3 etapas para integrar novos funcionários remotamente, enquanto trabalham em casa

O COVID-19 mudou o ambiente de trabalho para sempre.

Ninguém disse que gerenciar funcionários remotos (muito menos integrar novos funcionários!) Seria fácil. É um trabalho ainda mais difícil quando as empresas têm vários locais e tentam integrar um grande número de funcionários ao mesmo tempo.

Mas, não há porque temer! Integrar novos funcionários e treinar novos funcionários remotamente é mais rápido, econômico e fácil. Fornecemos 3 etapas para ajudar a simplificar o processo de integração de novos funcionários enquanto trabalham em casa.

Antes de iniciar o processo de integração de novos funcionários, crie uma lista de verificação de integração de novos funcionários remotos para garantir que tudo corra bem.

Alguns itens gerais que você deve incluir em cada lista de verificação de integração incluem:

1. Certifique-se de que todos os novos contratados tenham todas as ferramentas e equipamentos necessários para realizar seu trabalho com sucesso. Por exemplo, se seus novos funcionários remotos estiverem trabalhando em casa, você deve garantir que eles tenham um computador, teclado e mouse funcionando. Forneça a eles um software de gerenciamento de funcionários para simplificar as operações diárias e reduzir o atrito do dia a dia.

2. Certifique-se de que todos os novos funcionários recebam alguns itens de marca da empresa e um pequeno presente de boas-vindas, por exemplo, uma caneca ou um moletom.

3. Preencha toda a documentação e papelada necessária.

4. Forneça aos novos funcionários outro funcionário experiente e veterano para ajudar a orientá-los. A HBR comenta que “é importante que esse mentor informal seja uma pessoa diferente do gerente da pessoa, para que o novo funcionário se sinta à vontade para fazer qualquer pergunta, grande ou pequena. Qualquer novo funcionário terá e deve ter perguntas intermináveis, e a última coisa que você deseja é que eles se sintam incertos sobre a quem perguntar”.

5. Certifique-se de que todos os novos funcionários entendam a cultura e os valores da empresa. Forneça a eles o manual do funcionário e todas as políticas e procedimentos que você espera que eles sigam.

6. Certifique-se de que eles entendam o padrão de comunicação interna da empresa e quais canais de comunicação usar.

7. Certifique-se de que todos os novos funcionários tenham uma compreensão clara de quais são suas funções e responsabilidades. A HBR observa que “os novos contratados devem reconhecer como suas responsabilidades se encaixam no sucesso geral da empresa. Quando um indivíduo se junta à equipe, o gerente de contratação deve compartilhar as principais comunicações e apresentações feitas pela liderança da organização sobre a direção e os objetivos da empresa, para que o novo contratado possa colocar seu trabalho no contexto de todo ”.

8. Exija que os novos funcionários marquem reuniões individuais com seus gerentes diretos, líderes de equipe e colegas para que possam conhecer a equipe.

9. Treine novos funcionários com o uso de tecnologia, como softwares de gerenciamento de funcionários, para garantir que o treinamento seja tranquilo e eficiente.

10. Defina reuniões regulares durante os primeiros 3 meses dos funcionários, para verificar e garantir que o processo de integração ocorra sem problemas.

Estas são algumas das principais coisas nas quais você deve se concentrar ao criar uma lista de verificação de integração de funcionários. O mais importante nesta lista é fornecer a seus funcionários as ferramentas e tecnologias adequadas para tornar o processo de integração o mais fácil e eficiente possível.

Sem mencionar que essas ferramentas e tecnologias podem ser usadas diariamente para reduzir os processos manuais de caneta e papel e agilizar as operações diárias.

Hoje, as ferramentas e a tecnologia estão facilitando muito o trabalho dos gerentes de RH e dos empresários, especialmente as soluções de software de gerenciamento de funcionários.

Eles não apenas centralizam quase todos os aspectos do gerenciamento de funcionários, mas também reduzem a quantidade de processos manuais de caneta e papel, como agendamento, integração de novos funcionários, rastreamento preciso de horas de funcionários, folha de pagamento, tarefas diárias e muito mais. Além disso, eles têm um impacto direto e positivo na produtividade, engajamento, moral e responsabilidade dos funcionários.

Especificamente, o software de gerenciamento de funcionários pode ser usado para integrar e treinar novos funcionários remotos de maneira fácil, rápida, econômica e eficiente.

Um software de gerenciamento de funcionários, como o Connecteam, pode levar seu processo de integração e treinamento para o próximo nível das seguintes maneiras:

1. Envie todos os documentos e papéis necessários a serem preenchidos pelo novo funcionário diretamente pelo aplicativo móvel para o telefone pessoal do funcionário.
2. Crie cursos de treinamento e questionários totalmente personalizáveis ​​para cada funcionário ou departamento.
3. Todo o material de treinamento pode ser acessado diretamente do celular dos funcionários.
4. Novos funcionários podem concluir o treinamento em seu próprio ritmo e de qualquer local.
5. Os gerentes têm total supervisão e controle sobre o ritmo dos novos funcionários com notificações e alertas automatizados. Assim que um funcionário terminar seu curso de treinamento, a alta administração receberá uma notificação e o funcionário poderá passar para a próxima tarefa.
6. Garanta que os funcionários estejam entendendo o material com questionários personalizáveis.
7. Mantenha os cursos de treinamento divertidos e envolventes com vídeos, links, pesquisas, PDFs e muito mais.
8. Crie relatórios totalmente personalizáveis ​​a partir de dados exportados de treinamento e questionários para garantir que seu processo de integração e treinamento seja eficiente.
9. Forneça a todos os novos funcionários o manual, as políticas e os procedimentos do funcionário por meio do centro de conhecimento digital, que pode ser acessado 24 horas por dia, 7 dias por semana, no dispositivo móvel do funcionário.
10. Após a conclusão do treinamento, os funcionários podem fornecer feedback sobre o treinamento diretamente por meio do aplicativo. Dessa forma, você pode fazer as melhorias necessárias no processo de integração.
11. Um diretório de funcionários no aplicativo e mensagens no aplicativo permitem que os novos contratados entrem em contato facilmente com quem precisam com apenas alguns cliques. Novos funcionários podem facilmente procurar colegas pesquisando por nome ou filtrando por departamento.

Com um software de gerenciamento de funcionários, você não precisa treinar novos funcionários pessoalmente ou carregar pastas pesadas cheias de papelada. Com o Connecteam, o processo de integração e treinamento é totalmente digital, rápido e fácil, mesmo para seus funcionários menos experientes em tecnologia.

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Sabemos que a integração e o treinamento de um novo funcionário são difíceis, mesmo no escritório. É por isso que criar uma estratégia sólida de integração e treinamento é crucial para garantir seu sucesso. Existem também algumas dicas para garantir que o processo de integração ocorra sem problemas.

1. Não torne cada reunião formal. Você também deseja que os novos contratados conheçam todos os outros em um ambiente não formal. Por exemplo, marque algumas reuniões virtuais para alguns jogos divertidos para quebrar o gelo, para que os funcionários possam se conhecer melhor.
2. Almoçam juntos, virtualmente. Mesmo que os funcionários não estejam no escritório, ainda é bom almoçar juntos. Você pode até mesmo enviar uma refeição aos funcionários direto para a casa deles, fazer com que todos participem de uma chamada do Zoom e divirta-se!
3. Certifique-se de que os novos funcionários entendam a hierarquia da empresa. Com quem eles trabalharão, a quem se reportarão e assim por diante. Certifique-se de que eles conheçam alguns membros de cada equipe.
4. Faça com que os funcionários façam um vídeo de apresentação de 15 a 30 segundos. Tenha um canal de comunicação dedicado a apresentar e conhecer novos colaboradores. Com um software de gerenciamento de funcionários, como o Connecteam, você pode apresentar novos funcionários no feed social digital. Permita que os colegas gostem, comentem e dêem as boas-vindas aos novos funcionários, ao mesmo tempo em que aumentam o envolvimento dos funcionários.
5. Crie uma cultura de trabalho saudável e um ambiente de trabalho positivo. A pesquisa mostra “que não apenas um ambiente agressivo é prejudicial à produtividade ao longo do tempo, mas também um ambiente positivo levará a benefícios dramáticos para empregadores, funcionários e resultados financeiros”.

Como dissemos antes, sabemos que a integração e o treinamento são estressantes tanto para os gerentes quanto para os novos funcionários. É por isso que garantir que nem todos os aspectos do processo de integração e treinamento sejam sérios e relacionados ao trabalho torna a experiência mais divertida e envolvente!

Conclusão: etapas para integrar novos funcionários enquanto trabalha em casa

A atual situação global mudou definitivamente a forma como as empresas e organizações integram e treinam novos funcionários, e parece que esses processos vieram para ficar.

Integrar novos funcionários e treinar novos funcionários remotamente é econômico, fácil e rápido. Isso é especialmente verdadeiro para empresas e organizações que precisam integrar e treinar grandes quantidades de novos funcionários. Além disso, com a equipe remota, não há absolutamente nenhuma necessidade de trazer esses funcionários para treinamento presencial.

Para treinar e integrar remotamente novos funcionários de maneira eficiente e eficaz, enquanto trabalham em casa, crie uma lista de verificação de integração de funcionários remotos, forneça aos novos funcionários as ferramentas e tecnologias adequadas para garantir um processo de integração tranquilo e garanta que os novos funcionários se sintam confortáveis, além de de uma equipe e conhecem a cultura e os valores da empresa.