8 maneiras de otimizar o agendamento de turnos de seus funcionários em 2022

O agendamento de turnos dos funcionários deve ser fácil, certo?! Você não quer que o agendamento ocupe muito do seu tempo, mas ainda o faz. Seu gerente médio gasta 3,14 horas por semana compondo a agenda dos funcionários . Mesmo grandes marcas e grandes corporações têm enormes enxaquecas de agendamento e são conhecidas por cometer erros de milhões de dólares na programação de turnos dos funcionários.

Se os grandes, com toda a sua experiência e orçamento, cometem erros, então você esperaria que para um gerenciamento de funcionários de uma pequena empresa - o agendamento de turnos dos funcionários estaria condenado desde o início. Mas, não precisa ser.

Pense em sua programação de turnos como uma máquina com muitas partes móveis que precisam trabalhar juntas para que a máquina funcione corretamente e, na maioria das vezes, automaticamente. Se uma parte falhar, as outras têm que pegar a folga. Se eles falharem, sua máquina só precisa de alguns reparos.

No que diz respeito às máquinas, as boas raramente exigem manutenção, enquanto algumas mal são mantidas juntas com fita adesiva e boas intenções. Se o agendamento de turnos de seus funcionários é um daqueles velhos agendamentos baseados em planilhas enferrujadas ou agendamento manual (Deus me livre), em vez de um software moderno de agendamento de turnos, falhas comuns podem custar um centavo.

O que aconteceu com o agendamento de funcionários da RyanAir

Em setembro de 2017, a companhia aérea foi forçada a cancelar 20.000 voos devido a problemas de escalação , deixando a maior companhia aérea da Europa em número de passageiros incapaz de contratar pilotos para aviões. O resultado foi uma enxurrada de clientes furiosos, milhares de libras em pagamentos de reembolsos e multas, muitos pilotos saindo para trabalhar para concorrentes e a necessidade de aumentar substancialmente as condições de pagamento e atualização para os demais permanecerem.

Sem surpresa, a RyanAir foi apanhada com os cintos de segurança desafivelados. Não é um bom plano de voo para uma empresa cujo slogan é “Sempre melhorando”.

Erros de agendamento são caros

Acho que todos podemos concordar que erros de agendamento podem acabar custando caro. Quantos? Bem, a RyanAir foi forçada a prometer aos pilotos melhores salários e condições, que alega exceder as oferecidas pelos rivais. No entanto, isso não será suficiente para evitar que isso aconteça no futuro . É por isso que a empresa está contratando centenas de pilotos na esperança de elevar sua taxa de tripulação para 11,0 pilotos por aeronave, de 10,5, a tempo das férias de verão na Europa.

A RyanAir também investiu na otimização do agendamento de turnos e registro de ausências, incluindo um novo aplicativo para celular de controle de tripulação . A otimização de processos e a adoção de aplicativos móveis para funcionários não são manchetes de imprensa, mas são igualmente parte integrante do plano da RyanAir de evitar quase acidentes dispendiosos no gerenciamento do cronograma de pilotos.

Como economizar dinheiro no agendamento de turnos (não seja outro RyanAir )

1. Planeje os horários de turnos com bastante antecedência

Tempo é tudo. Por exemplo, você pode reduzir as ausências e solicitações de ausências simplesmente fornecendo aos funcionários os horários de trabalho com antecedência . Mais tempo para preparar e trocar os turnos oferece aos funcionários a flexibilidade de que precisam para mover as coisas de acordo com seus horários de turno.

Dar a todos bastante espaço para planejar e ajustar também reduz a taxa de luta de última hora para encontrar substitutos. Você sabe qual deles – aquele que está consumindo as horas de trabalho do gerente.

Mais fácil falar do que fazer?

Claro, planejar o rodízio de funcionários com duas ou três semanas de antecedência pode parecer uma tarefa assustadora. No entanto, ter um aplicativo móvel para permitir que os funcionários insiram suas preferências de turno com antecedência e visualizem as agendas planejadas e atualizadas com algumas semanas de antecedência ajuda a reduzir o estresse e a tensão geral associados às postagens de agendamento de última hora.

Trata-se de criar rotinas e melhorar a maneira como você trabalha. Como qualquer bom escoteiro lhe dirá que gastar tempo na preparação agora economizará tempo depois e permitirá que você entre em um ritmo em que os turnos sejam preparados com antecedência. Dessa forma, mesmo que as mudanças venham, e elas virão, você estará pronto para elas.

Sem mencionar que um cronograma previsível mantém seus funcionários felizes e engajados com sua organização. Eles podem manter uma vida fora do trabalho e para os pais que trabalham isso significa muito. Um cronograma previsível pode significar que seus funcionários decidem ficar com você por muito mais tempo, resolvendo o que provavelmente é o maior problema do trabalho por hora – a rotatividade de funcionários .

De acordo com um estudo da CAP, o custo de substituição de um funcionário é de cerca de 16% do seu salário anual. Manter um cronograma previsível pode acabar economizando mais do que apenas um pedaço de mudança, pode ser um divisor de águas para o seu negócio.

2. Diga não ao agendamento de plantão

O agendamento de plantão é a prática de solicitar que os funcionários liguem antes do início do turno e verifiquem se são realmente necessários. Agendar funcionários para um turno e enviá-los para casa se o turno for lento é uma prática duvidosa na melhor das hipóteses e pode realmente custar mais dinheiro do que economizar. Muito relacionado ao exposto, os horários precisam ser previsíveis, não apenas para o gestor, mas para o empregado.

Até recentemente, a maioria dos grandes varejistas praticava o agendamento de plantão, mas devido à forte pressão regulatória e pública, The Gap, A&F, Starbucks e outros prometeram encerrar o agendamento de plantão. No entanto, isso é apenas uma pequena parte da história. O que eles não estão lhe dizendo é que eles têm acionistas em quem pensar e se houvesse grandes lucros a serem obtidos na programação de plantão, eles ainda estariam fazendo isso.

O negócio real é que o agendamento de plantão não é apenas ruim para o PR, é uma solução ruim para um problema crescente, que é o agendamento não otimizado que acaba custando dinheiro em excesso de pessoal. Existem maneiras melhores e mais econômicas de resolver esse problema, mas isso exige que os gerentes sejam muito orientados a dados e acompanhem tudo o que acontece em seus negócios.

3. Fique de olho nas horas extras

Um cronograma otimizado não é apenas para varejistas, também é muito importante em outros setores. Quando se trata de empreiteiros, OT é onde está o dinheiro. Existe um equívoco comum de que as horas extras não custam nada, uma vez que todas as despesas gerais fixas já são contabilizadas em uma semana de trabalho padrão de 40 horas . O pagamento e as despesas adicionais são compensados ​​porque você já considerou isso como despesas gerais fixas.

Para que isso funcione, você precisa ser muito bom em licitar seus clientes, por um lado, e gerenciar a produtividade de seus funcionários, por outro. Apenas fazer um dos dois pode ser bastante desafiador. Se você pode gerenciar ambos de forma contínua, então você tem essa coisa de contratação resolvida.

Para todo o resto dos humanos, isso é o que geralmente acontece (exemplo cortesia de WoodWeb):

Digamos que você está em um trabalho de preço fixo e, por qualquer motivo, está um dia atrasado sem culpa sua e sem penalidade (em outras palavras, você estava atrasado por causa de algo como um atraso de chuva e não apenas porque algo demorou mais do que o normal).

Você trabalharia no fim de semana pagando OT ao seu pessoal, mesmo que você tenha calculado o trabalho na taxa de tempo normal, apenas para poder começar outro trabalho que você havia programado anteriormente para começar na segunda-feira e, portanto, adiar o início até terça-feira? A resposta é que você trabalha o fim de semana OT na taxa normal (é uma lavagem), mas porque você pode, então comece o próximo trabalho a tempo e você não perdeu nenhum dia de produção.

Um segundo exemplo ilustra como você precisa contabilizar as horas extras com a maior precisão possível de antemão ou isso acaba custando a você: Por exemplo, sua sobrecarga é baseada em 320 horas-homem por mês (2 homens a 40 horas semanais por 1 mês) e você utiliza apenas 240 dessas horas, e 40 dessas 240 são horas extras. Em outras palavras, você trabalha seus dois homens por 60 horas cada na semana 1 com base em um prazo de trabalho, então você os manda para casa por falta de algo para fazer nas semanas 2 e 3, então você os trabalha por 60 horas cada na semana 4 , novamente com base no prazo do trabalho, mas possivelmente faltando materiais e/ou informações para começar durante as duas semanas em que não têm nada para fazer (nunca seria tão óbvio, mas para ilustrar meu ponto, escolhi este exemplo por simplicidade).

Para empresas que pagam horas extras a seus funcionários, as horas extras quase sempre se tornam um problema. A solução é simples: basta dizer não ao OT . se você tiver funcionários que precisam trabalhar mais do que as 40 horas semanais normais, pode valer a pena torná-los funcionários assalariados. Mudar os trabalhadores de serem elegíveis para horas extras para empregados assalariados tem sido uma tática empregada por empresas como a Walgreens.

4. Responda rapidamente

Cenário de pesadelo: metade dos funcionários programados para abrir a loja amanhã ligam para dizer que estão doentes com aquela gripe desagradável que está por aí. Ou imagine um cenário feliz e maravilhoso em que sua empresa recebe uma avaliação positiva inesperada de alguma estrela da mídia social e os clientes estão fervilhando em . O que você normalmente faria é surtar, entrar em pânico e, em seguida, ligar para todos os funcionários, possivelmente oferecendo a eles um pagamento extra pela mudança de turno de última hora.

Em ambos os casos, você precisa responder rápido se quiser ter a mão de obra necessária no relógio para manter as coisas funcionando sem problemas. Telefonemas frenéticos dificilmente são a maneira mais eficaz de lidar com mudanças inesperadas na rota planejada. Idealmente, quando um turno fica disponível para os funcionários “reivindicarem”, eles são notificados automaticamente e podem optar por buscá-lo se estiverem livres e puderem usar o turno extra.

Na seção 1, já mencionamos os benefícios de engajar seus funcionários e como isso afeta positivamente a rotatividade de funcionários. A tecnologia também é sua amiga quando se trata de comunicar eficazmente com os seus trabalhadores . Existem várias ferramentas que podem transformar um pesadelo de comunicação em um processo fácil e eficaz, mesmo que você precise alcançar a equipe de backup além de seus funcionários atuais com folha de pagamento.

5. Distribuição de turnos justa (e inteligente)

Os humanos têm dificuldade em ser objetivos. Portanto, ao planejar um horário de turno de funcionário, podemos ser influenciados por hábitos que desenvolvemos ao longo do tempo. Alguns funcionários ficam descontentes porque (eles pensam) que você está jogando com favoritos. Outros recebem menos turnos ou opções de horas extras mais escassas.

Em muitos casos, a razão é a diferença de habilidade e experiência. Você precisa de pelo menos um funcionário que possa fechar a loja no turno da noite, mas isso pode levar rapidamente os mesmos funcionários a conseguir essa função noite após noite, o que pode ser uma coisa boa ou ruim.

Computadores não têm favoritos. Basta configurar e ir. Você pode atribuir “funções” e habilidades aos funcionários enquanto configura a rota perfeita para considerar as preferências dos funcionários e as necessidades de sua empresa também.

Se você ainda não o fez, adquira um software de escalação, também conhecido como software de gerenciamento de turnos, para ajudá-lo a otimizar seus turnos . Existem alguns bons por aí que não serão uma grande dor para configurar e não esvaziarão seus bolsos.

6. Simplifique a alocação de turnos

Mudanças e trocas manuais de turno adicionam bastante sobrecarga para funcionários e gerentes. Todos nós já vimos isso acontecer, uma mudança de turno é solicitada ou aprovada pessoalmente, mas em algum lugar ao longo do caminho é esquecida ou mal comunicada.

Um processo rápido e eficaz para trocas e aprovações de turnos pode facilitar as coisas para todos, garantindo que cada turno seja composto por pessoas com as habilidades e “funções” necessárias .

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7. Como a análise preditiva ajuda os gerentes de turno

Os detalhes contam, basta perguntar a qualquer gerente de funcionários. Falta de pessoal significa que seus clientes não estão recebendo o serviço que merecem e seus funcionários estão trabalhando demais. Excesso de pessoal significa que você está perdendo dinheiro com salários desnecessários para funcionários que sonham em viajar de férias (se os voos não forem cancelados por causa da falta de pessoal). Você precisa acertar.

Ser capaz de contabilizar todos os custos e receitas por turno é o que separa os bons gerentes de turno dos excelentes. Antes de começar a pensar na tecnologia, você precisa saber como deseja usá-la. Da mesma forma que a equipe, você não quer ter um estoque insuficiente ou estoque excessivo, tudo precisa ser otimizado da maneira certa. Mas, e é aí que você precisa se apoiar, ele precisa ser otimizado não para o turno de ontem, mas para o turno de amanhã e da próxima semana.

Você e seus gerentes de turno, gerentes de projeto ou capatazes precisam ser magos estatísticos e prever seus custos e receitas futuros.

O que é análise preditiva?

Simplificando, a modelagem preditiva usa estatísticas, como histórico de receita de um trabalho de instalação ou receita de um turno de almoço, para prever resultados futuros.

Por exemplo, como empreiteiro de HVAC, você pode usar um modelo preditivo para analisar dados de todos os seus trabalhos de instalação de dutos no ano passado, como custo de peças, folha de pagamento, receita por hora trabalhada e usar esses dados para prever como seu próximo trabalho de instalação de dutos.

O que você pode fazer com modelos preditivos?

• Assuma empregos em segmentos da indústria em crescimento que serão mais lucrativos no futuro
• Equipe seus turnos de trabalho com mais funcionários altamente treinados
• Equipe para baixo seus turnos lentos
• Preveja com precisão custos e receitas por trabalho/turno
• Preveja o desempenho de seus funcionários
• Preveja o custo do crescimento do seu negócio e a receita projetada

Os 3 principais modelos de análise preditiva para otimização de turnos

Existem três principais modelos preditivos relevantes para a otimização de turnos:

1. Modelos de propensão — Examina as variáveis ​​existentes para prever a ação
2. Modelos de cluster — Classifica os usuários algoritmicamente em segmentos com base em seu comportamento
3. Filtragem colaborativa — Usa redes Bayesianas para analisar dados, semântica latente e outras técnicas para encontrar pontos em comum (Se você gosta de The Godfather , vai gostar de Scarface )

A maioria das soluções de software de agendamento que oferecem um modelo de otimização funciona com um desses modelos. No entanto, o software de agendamento preditivo pode ser muito caro, portanto, se você quiser economizar algum dinheiro e aprender algo novo, poderá aprender mais sobre como usar cada modelo clicando nos links acima.

8. Abandone o papel, mude para o software

As etapas acima para a otimização da agenda dos funcionários exigem que você adote a tecnologia e vá além das tabelas de papel desatualizadas e planilhas não confiáveis. Com soluções de software de agendamento flexíveis e fáceis de usar disponíveis para empresas de todos os tamanhos, não há realmente nenhuma razão para você continuar usando métodos antiquados para agendamento de turnos em 2018. Na verdade, mudar para um aplicativo de agendamento de turnos certamente economizará mais dinheiro do que o software provavelmente custará.

E o papel? Você ainda pode fazer aviões de papel com ele e enviá-lo voando pelo escritório sem um piloto. Porque, ao contrário da RyanAir, você não precisa gerenciar uma lista de milhares de pilotos, todos querendo tirar uma folga para as férias. E, se seus funcionários não são do tipo técnico, aqui está um guia útil que pode ajudar.

Conclusão sobre como otimizar o cronograma de turnos do funcionário

Se você é como nosso gerente médio de antes, provavelmente gasta um bom tempo criando sua rota de turno. Mas, não termina aí. Que tal trocar de turno? mudanças de agendamento? Imagine o que você e sua equipe poderiam fazer se pudessem fazer com que o agendamento não fosse uma droga! E se eu lhe disser que você pode fazer isso enquanto elimina as despesas associadas a ausências não planejadas, bem como os custos de falta e excesso de pessoal.

1. Planeje os horários de turnos com bastante antecedência
2. Diga não ao agendamento de plantão
3. Fique de olho nas horas extras
4. Responda rápido
5. Distribuição de turnos justa (e inteligente)
6. Simplifique a alocação de turnos
7. Como a análise preditiva ajuda os gerentes de turno
8. Abandone o papel, mude para o software