Organizando seu dia de trabalho: como melhorar sua eficiência

Ser seu próprio patrão pode ser ótimo, mas pode ser difícil se ajustar ao fato de que você realmente precisa ser seu próprio patrão. Aqueles que têm empregos tradicionais muitas vezes têm suas tarefas definidas para eles – aqueles que trabalham por conta própria têm que definir as suas próprias; então eles têm que completá-los.

No entanto, nem todas as tarefas podem ser concluídas em um dia, ou mesmo em uma semana. Como tal, priorização, estrutura e disciplina são a chave para o sucesso. O freelancer em período integral e meio período está se tornando cada vez mais popular – uma organização sólida pode colocá-lo à frente da curva.

Neste post, falaremos sobre a importância da eficiência e daremos algumas dicas fáceis sobre a melhor forma de organizar seu dia de trabalho. Também apresentaremos algumas ferramentas que ajudarão você a gerenciar o saldo. Vamos pular!

Por que é importante maximizar sua eficiência

Ineficiência é um termo frequentemente usado no mundo corporativo para descrever coisas como excesso de pessoal e procedimentos redundantes. Embora sua empresa possa não precisar 'cortar a gordura' da mesma maneira, os fundamentos da ineficiência são verdadeiros desde a startup até a multinacional: comunicação ruim, mau uso do tempo e mau uso do dinheiro.

Se você trabalha por conta própria, pode ter dias únicos improdutivos por quase qualquer motivo; mesmo uma noite de sono ruim pode ter seu preço. No entanto, a ineficiência continuada é geralmente devido a um problema maior. Isso pode incluir qualquer coisa, desde ter um espaço de trabalho bagunçado ou pode ser uma comunicação ruim com o cliente e um planejamento ruim.

Digamos que você acorde na segunda-feira e salte para um trabalho empolgante com vencimento na quarta-feira. Em sua pressa, você se esquece de trabalhar em um trabalho rápido com vencimento na segunda-feira à tarde, o que leva a um prazo perdido e a um cliente irritado. Mesmo os mais lúcidos podem cometer tal erro – mas erros como esses podem ser evitados por alguma organização simples.

Problemas contínuos com a organização podem custar caro às pequenas empresas e aos indivíduos. Não só pode impactar negativamente seu relacionamento com seus clientes, mas também pode reduzir a qualidade do seu trabalho e prejudicar seus resultados.

3 maneiras de organizar seu dia de trabalho

Ao fazer algumas considerações simples sobre planejamento e estrutura, você pode manter o controle de suas tarefas. Aqui estão três dicas para ajudá-lo a começar!

1. Seja realista sobre seu fluxo de trabalho

Ser realista sobre o que você pode e não pode fazer – tanto como empresa quanto como ser humano – tornará sua vida muito mais fácil. Embora seja difícil recusar empregos, um projeto apressado refletirá muito pior em seus negócios a longo prazo do que recusá-lo educadamente. Se você não pode fazer um trabalho, considere recomendar alguém que possa – eles podem retribuir o favor um dia.

Ao definir parâmetros diretos e realistas, você nunca morderá mais do que pode mastigar. Como tal, pense nas horas que deseja trabalhar, no tempo que seus projetos levarão e mantenha os prazos em primeiro lugar em cada dia de trabalho.

Depois de pensar em sua carga de trabalho, é útil defini-la visualmente. O Evernote é uma ótima ferramenta para fazer isso. Ele manterá seus projetos em um só lugar e ajudará você a priorizá-los e esclarecê-los com calma.

Se você deseja delegar ou planejar um trabalho em etapas, experimente o Trello. Este prático programa permite que você coordene projetos por meio de post-its virtuais – movendo, atribuindo e acionando-os conforme necessário, ou mantendo-os em segundo plano até uma data posterior.

2. Crie metas e cronogramas (e cumpra-os)

Com seu fluxo de trabalho diário resolvido, é hora de olhar para o quadro geral: o que você deseja alcançar este mês ou mesmo este ano? Talvez você queira conquistar um determinado cliente, terminar um grande lote de trabalho ou ganhar uma certa quantia. Seja qual for o objetivo, definir metas (e horários para alcançá-las) é uma ótima maneira de deslizar suavemente em direção à linha de chegada.

Um Google Calendar simples garantirá que você possa manter seus olhos no prêmio proverbial – seja daqui a uma semana ou um ano. É fácil de anotar e funciona de forma brilhante em vários dispositivos, para que você possa acessá-lo mesmo se não estiver em sua mesa.

Outra ferramenta útil é o wunderlist.com, que o ajudará a reduzir lentamente suas tarefas e mantê-lo avançando em direção aos seus objetivos. Depois de definir suas listas de tarefas e prazos, você receberá atualizações e notificações úteis para mantê-lo no caminho certo. Além disso, você pode categorizar facilmente suas listas e compartilhá-las com outras pessoas.

3. Use uma ferramenta de gerenciamento de tempo

Por fim, usar uma ferramenta de gerenciamento de tempo garantirá que você seja capaz de reduzir ao mínimo as distrações e acompanhar o tempo em que está realmente trabalhando. Isso é importante para garantir que você esteja faturando corretamente, trabalhando de forma produtiva e mantendo seus registros.

Uma dessas ferramentas é o Focus Booster, que divide todo o trabalho em partes de 25 minutos. Isso também é conhecido como a Técnica Pomodoro e pode ajudá-lo a manter o foco em seu trabalho e manter um equilíbrio saudável entre trabalho e vida. Seu painel também visualizará onde há espaço para melhorar sua eficiência.

Quando se trata de garantir que seu tempo seja devidamente registrado e faturável, o Time Tracker integrado do Hiveage é apenas o bilhete. Ele permite que você acompanhe suas horas, incluindo despesas, quilometragem e taxas, antes de convertê-las perfeitamente em uma fatura.

Conclusão

A desorganização e a ineficiência podem ter um impacto muito negativo no seu negócio – criando um ciclo de perda de tempo e oportunidades perdidas. Ao manter o controle de seu fluxo de trabalho e gerenciamento de tempo, você poderá ser seu próprio chefe!

Neste artigo, discutimos como você pode melhorar sua eficiência e organizar melhor seu dia de trabalho. Para fazer isso, você precisará:

1. Seja realista sobre seu fluxo de trabalho.
2. Crie metas/horários e cumpra-os.
3. Equipe-se com ferramentas de gerenciamento de tempo.

Você tem alguma dúvida sobre como gerenciar seu tempo de forma eficaz? Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo!