20 exemplos eficazes de mensagens fora do escritório para inspirá-lo
Publicados: 2023-07-10Uma mensagem de ausência do escritório, ou mensagem OOO para abreviar, é uma parte crucial das comunicações comerciais. Quando você está de férias, doente ou não está no escritório por qualquer motivo, pode configurar uma mensagem de resposta automática que responda a cada novo e-mail, informando que você não está. informações e deixando o destinatário saber como entrar em contato com você.
Veremos o que são mensagens de ausência temporária e alguns exemplos para ajudá-lo a criar sua resposta automática.
Índice
O que é uma mensagem de ausência temporária?
Uma mensagem de ausência temporária é uma resposta automática que você pode configurar em seu cliente de e-mail se estiver fora do escritório e não tiver chance de verificar sua conta de e-mail. Por exemplo, você pode configurar um com antecedência porque comprou uma passagem para uma conferência no dia mais barato para voar e sabe que não estará disponível naquele dia.
Você pode executá-lo por um período de tempo específico e adicionar datas exatas para que as respostas automáticas sejam enviadas apenas durante essas datas. A mensagem de ausência será enviada automaticamente para as mensagens recebidas nas datas em que você decidir executar a mensagem automática.
Quando uma mensagem de ausência temporária é necessária?
Existem várias razões pelas quais uma mensagem de ausência temporária é necessária para comunicações comerciais. Mais notavelmente, é bom informar às pessoas que você não estará disponível para responder durante determinados horários e é uma boa etiqueta de e-mail.
O e-mail fora do escritório também pode informar aos clientes em potencial com que rapidez eles devem esperar uma resposta sua e fornecer instruções sobre a melhor forma de entrar em contato com você em caso de emergência.
Aqui estão algumas das principais razões pelas quais você precisaria de um OOM:
- Viagens de negócios: as mensagens de ausência do escritório são necessárias quando você está fora do escritório em viagens de negócios. Isso permite que as pessoas saibam que não receberão uma resposta imediata e lhes dá um ponto de contato alternativo, como um colega de trabalho ou supervisor.
- Férias: Tirar uma folga para as férias é importante para recarregar as energias e relaxar, mas deixar as pessoas saberem que você está ausente é igualmente importante. Uma mensagem de ausência temporária pode informar às pessoas que você está de férias e quando estará de volta.
- Indisponível: Se você precisar tirar uma folga por motivo de doença ou emergência, uma mensagem de ausência do escritório manterá seus contatos informados sobre a situação e quando você estará de volta.
- Reuniões com o cliente: as mensagens de ausência temporária são ótimas para informar às pessoas que você está ausente em uma reunião com o cliente e quando esperar uma atualização ou resposta sua.
- Cursos de Formação: Se estiver a frequentar um curso de formação, avise os seus contactos, para que não pensem que os está a ignorar
Não deixe de conferir o vídeo 'Como definir uma ausência temporária no Microsoft Teams' depois de terminar a leitura:
Como criar uma mensagem OOO incrível
Você deseja que sua mensagem de ausência do escritório seja pessoal e informativa. Aqui estão algumas dicas sobre como destacar seu e-mail fora do escritório:
Etapa 1: mantenha-o curto e doce
Uma mensagem de ausência temporária deve ser curta, concisa e passar o ponto. Ninguém quer ler uma mensagem longa apenas para descobrir que você não responderá imediatamente.
Passo 2: Seja Gentil
Você quer que sua mensagem seja educada e profissional, então evite usar frases como “fora do escritório até novo aviso”, pois isso pode soar um pouco desdenhoso.
Passo 3: Torne-o Pessoal
Se você estiver de férias ou em um evento, considere adicionar algo pessoal sobre o que você fará. Isso ajudará sua mensagem a se destacar e mostrar que está vindo de uma pessoa real, não de um sistema automatizado.
Passo 4: Dê Instruções Claras
Certifique-se de fornecer instruções claras sobre como as pessoas podem entrar em contato com você em caso de emergência ou se precisarem de algo com urgência.
Etapa 5: adicione um pouco de humor
Se você está se sentindo criativo, por que não adicionar um pouco de humor à sua mensagem? Isso ajudará a destacá-lo do pacote e pode até iniciar conversas com seus contatos.
Além disso, não se esqueça de adicionar as seguintes informações à sua mensagem de e-mail de resposta automática:
- Por que você está fora do escritório
- Quando você estará de volta, incluindo o intervalo de datas (data de início, data de retorno, etc.) para quando você estiver fora do escritório
- Outras maneiras de entrar em contato com você, como um número de telefone celular, se aplicável. Você pode colocar algo como "Se precisar de assistência imediata, entre em contato com (seu número de celular)" em suas mensagens de e-mail de resposta automática.
- Outros pontos de contato que o destinatário pode alcançar na sua ausência em casos de assistência imediata, incluindo outro endereço de e-mail de contato, número de telefone e/ou site comercial.
O que não escrever em uma mensagem de ausência temporária
- Evite adicionar muitos detalhes à sua resposta de ausência temporária: pode ser tentador adicionar uma longa explicação, como você está em um almoço , mas é melhor evitar colocar muitos detalhes. Em vez disso, mantenha sua mensagem de e-mail de escritório automático curta e concisa.
- Não incluir outras informações de contato: se possível, sempre deve haver outro ponto de contato incluído na mensagem para saber com quem entrar em contato, se necessário.
- Transmitir muitos detalhes pessoais: Colocar informações em excesso em e-mails torna mais difícil para os leitores obterem as informações de que precisam. Além disso, adicionar muitos detalhes pessoais para o mundo ver pode ser uma preocupação de segurança, especialmente se você deixar as pessoas saberem que estará longe de lugares como seu escritório doméstico.
- Não obter permissão para internar um colega: Se você precisar internar um colega na sua ausência, obtenha a permissão dele antes de fazê-lo.
- Acrescentar que você responderá assim que voltar ao escritório: Dizer a todos que você responderá assim que voltar pode ser uma mina terrestre. Embora esta seja uma ótima indicação de como você está cuidando de seus clientes e colegas de trabalho, pode levar algum tempo para responder a todos que entraram em contato com você enquanto você estava ausente. Mantenha as coisas realistas, para que ninguém se sinta ignorado quando você voltar.
Aqui está uma tabela dessas etapas para referência rápida:
| Etapa | Descrição | Dicas importantes |
|---|---|---|
| 1 | Mantê-lo curto e doce | Sua mensagem deve ser concisa, entregando as informações necessárias sem ser muito extensa. |
| 2 | Seja gentil | Sempre mantenha um tom educado e profissional. Evite frases como “fora do escritório até novo aviso”, pois podem parecer desdenhosas. |
| 3 | Torná-lo pessoal | Se você estiver de férias ou em um evento, adicione um toque pessoal ao que está fazendo. Isso ajuda a mensagem a parecer mais humana e menos automatizada. |
| 4 | Dê instruções claras | Inclua instruções sobre como as pessoas podem entrar em contato com você em caso de emergência ou se precisarem de assistência urgente. |
| 5 | Adicione um pouco de humor | Se apropriado, infundir um toque de humor em sua mensagem. Isso pode ajudá-lo a se destacar e até mesmo iniciar conversas. |
| 6 | Explique sua ausência | Indique claramente por que você está fora do escritório. Esteja você de férias ou em uma conferência, seus contatos merecem saber. |
| 7 | Indique sua data de retorno | Forneça as datas (início e fim) de quando você estará fora do escritório para que as pessoas saibam quando esperar uma resposta. |
| 8 | Forneça outras opções de contato | Inclua formas alternativas de entrar em contato com você ou outra pessoa da empresa para obter assistência imediata. Inclua outro e-mail de contato, número de telefone e/ou site comercial. |
20 exemplos incríveis de mensagens fora do escritório
Se você não tiver certeza de como estruturar sua mensagem de ausência temporária, apresentamos uma amostra de mensagens de ausência temporária para diferentes situações .
1. Exemplo de mensagem simples de ausência temporária
Este é curto, doce e direto ao ponto:
Obrigado pela sua mensagem. Estou fora do escritório sem acesso ao e-mail até (data), responderei quando voltar ao escritório. Agradeço sua compreensão.
Atenciosamente,
(nome)
2. Mensagem de Ausência Profissional
Uma mensagem OOO profissional é ótima para colegas, clientes e contatos comerciais:
Obrigado pela sua mensagem. Estou fora do escritório de (data) a (data) com acesso limitado ao e-mail. Se você precisar de assistência imediata, por favor, entre em contato comigo no meu celular (número) ou minha secretária XX no (número do telefone).
Atenciosamente
(nome)
3. Mensagens engraçadas fora do escritório
Uma mensagem engraçada de ausência do escritório pode dar um toque pessoal e ajudar seus contatos a saberem que você ainda está vivo e bem e não se leva muito a sério. Aqui está um exemplo:
Obrigado pela mensagem, mas este é um robô respondendo a você porque (nome) está fora do escritório e tentando muito não verificar o e-mail do escritório. Eles estarão de volta em (data), então sinta-se à vontade para entrar em contato!
Obrigado
O robô de e-mail
4. Mensagens de e-mail de resposta automática fora do escritório
Se você precisar enviar uma mensagem automática de ausência do escritório enquanto estiver de férias ou indisponível, aqui está um exemplo:
Esta é uma mensagem de e-mail de resposta automática do escritório, pois não estou disponível e não estou verificando o e-mail. Responderei ao seu e-mail quando voltar ao escritório.
Esta é uma mensagem OOO automática, pois estou fora do escritório até (data). Responderei a sua mensagem prontamente após meu retorno. Se precisar de assistência imediata, entre em contato com XX em (e-mail) para obter mais detalhes.
5. Exemplo de mensagem de licença médica fora do escritório
A licença médica é um tempo para descansar e se recuperar. Certifique-se de informar seus colegas e contatos de que você não estará disponível com uma mensagem como esta:
Obrigado pela sua mensagem, mas no momento estou de licença médica ou médica e não posso responder ao e-mail. Se precisar de assistência imediata, não hesite em entrar em contato com o escritório XX.
Obrigado pela sua compreensão
(nome)
6. Mensagem de férias fora do escritório
Se você estiver saindo de férias, aqui está uma mensagem informativa de resposta de férias por e-mail para seus contatos:
Obrigado pelo seu e-mail. No momento, estou de férias e não posso responder a telefonemas ou mensagens até retornar em (data). Se o seu assunto for urgente, você pode entrar em contato com XX para obter assistência em (e-mail). Como alternativa, você pode enviar um e-mail para (e-mail genérico da empresa) e alguém da equipe entrará em contato.
Melhor,
(nome)
Além disso, se você quiser elevar sua mensagem, inclua uma resposta automática especial para torná-la mais divertida para o leitor. Você pode fazer isso criando um link para um GIF em sua resposta de ausência temporária.
7. Mensagem de licença-maternidade fora do expediente
Está tirando licença maternidade e não quer se preocupar? Respostas automáticas como esta mensagem OOO de exemplo abaixo podem ajudar a avisar seus contatos quando você estará de volta ao escritório, diminuir a pressão para responder às mensagens e lhe dar tranquilidade:
Obrigado pela sua mensagem. Atualmente, estou em licença maternidade sem acesso a e-mails ou telefonemas até (data). Se o seu assunto for urgente, entre em contato (e-mail). Como alternativa, você pode entrar em contato com a equipe mais ampla em (e-mail da equipe) e alguém da empresa o ajudará o mais rápido possível.
Tudo de bom,
(nome)
8. Mensagem de ausência temporária em viagem de negócios
Se você estiver viajando a negócios, este exemplo de mensagem de ausência do escritório pode ajudá-lo a comunicar sua ausência e detalhes de contato:
Obrigado pela sua mensagem. Estou viajando a negócios até (data) e retornarei ao escritório com acesso limitado ao e-mail. Para assistência imediata, entre em contato com meu colega XX em (e-mail).
Cumprimentos,
(nome)
9. Ausência sabática
Os sabáticos são uma ótima maneira de recarregar as energias e voltar com novas ideias. Esta mensagem de ausência temporária pode ajudá-lo a comunicar sua ausência:
Obrigado pela sua mensagem. Estou tirando um período sabático de (data) a (data) e não estarei disponível para e-mails ou telefonemas durante este período. Se precisar de ajuda, entre em contato com XX em (e-mail). Aguardo retorno em breve!
Atenciosamente,
(nome)
10. Mensagem de ausência temporária para emergência pessoal
A vida pode lançar bolas de curva inesperadas. Esta mensagem de ausência temporária pode ajudá-lo a comunicar qualquer emergência pessoal:
Obrigado pela sua mensagem. Estou fora do escritório devido a uma emergência pessoal e não estarei disponível até (data). Se o seu assunto for urgente, entre em contato com XX em (e-mail) para obter assistência.
Desejo tudo de bom,
(nome)
11. Treinamento Fora do Escritório
Vai a um curso de formação? Esta mensagem de ausência temporária pode ajudá-lo a comunicar os detalhes que seus contatos precisam saber:
Obrigado pela sua mensagem. Estou fora do escritório para um curso de treinamento até (data) e não poderei responder a e-mails ou telefonemas durante esse período. Se precisar de ajuda, entre em contato com XX em (e-mail).
Tudo de bom,
(nome)
12. Fora do escritório para nomeação
Esta mensagem de ausência temporária pode ajudá-lo a comunicar sua ausência ao sair para um compromisso:
Obrigado pela sua mensagem. No momento, estou fora do escritório para um compromisso e não poderei responder até (data). Se precisar de ajuda, entre em contato com XX em (e-mail).
Cumprimentos,
(nome)
13. Mensagem de Saída do Escritório
Mudando para um novo escritório ou casa? Esta mensagem de ausência temporária pode ajudá-lo a comunicar sua ausência durante a mudança:
Obrigado pela sua mensagem. Estou mudando de escritório e talvez não consiga responder a e-mails ou telefonemas até (data). Se precisar de ajuda imediata, entre em contato com meu colega XX em (e-mail).
Tomar cuidado,
(nome)
14. Reunião fora do escritório
Esta mensagem de ausência temporária pode ajudá-lo a comunicar sua ausência às pessoas durante uma reunião:
Obrigado pela sua mensagem. Estou fora do escritório participando de uma reunião e não poderei responder até (data). Se precisar de assistência, entre em contato com XX em (e-mail) para obter mais informações.
Melhor,
(nome)
15. Mensagem de saída da equipe fora do escritório
Este fora do escritório é perfeito para passeios em equipe, pois pode ajudá-lo a comunicar os detalhes pertinentes que as pessoas precisam saber:
Obrigado pela sua mensagem. Estou viajando com minha equipe em uma viagem de um dia e não poderei responder até (data). Para obter ajuda imediata, entre em contato com meu colega XX em (e-mail) e marque mensagens urgentes como alta prioridade.
Desejo tudo de bom,
(nome)
16. Mensagem de Conferência Fora do Escritório
Obrigado pela sua mensagem. No momento, estou participando de uma conferência e não poderei responder até (data). Se o seu assunto for urgente, entre em contato com XX em (e-mail) para obter assistência.
Tudo de bom,
(nome)
17. Mensagem de curto prazo fora do escritório
Muitas vezes, as mensagens OOO são adaptadas para um longo período de tempo. Por outro lado, este foi criado para o caso de se ausentar do escritório por um curto período de tempo e inclui o que colocar para quem tem um assunto urgente que não pode esperar:
Obrigado pela sua mensagem. Estou fora do escritório por um curto período e não poderei responder até (data). Para assuntos urgentes, entre em contato com XX em (email).
Cumprimentos,
(nome)
18. Fora do alcance Fora do escritório
Este é para aqueles que estão fora do escritório e não podem responder, geralmente devido ao acesso limitado:
Obrigado pela sua mensagem. No momento, estou fora do escritório hoje e não tenho contato por e-mail e não poderei responder até (data). Para assuntos urgentes, entre em contato com XX em (e-mail) para obter assistência.
Atenciosamente,
(nome)
19. Mensagens de feriados fora do escritório
Marque esta mensagem OOO de feriado em sua lista de tarefas antes de fazer uma pausa com este exemplo para todos os fins:
Obrigado pela sua mensagem. Estou de férias de (data) a (data). Para assistência imediata, entre em contato com XX em (e-mail).
Boas festas,
(nome)
20. Mensagem de trabalho remoto fora do escritório
Este exemplo de mensagem OOO é para aqueles que não estão no escritório, mas ainda trabalham remotamente:
Obrigado pela sua mensagem. No momento, estou trabalhando remotamente e não poderei responder até (data). Para assuntos urgentes, entre em contato com XX em (email).
Atenciosamente,
(nome)
Use estes exemplos de mensagens de ausência temporária para criar suas próprias
As mensagens de ausência temporária fornecidas acima são apenas um ponto de partida para criar as suas próprias. Ao escrever sua própria mensagem, pense no que os clientes e membros da equipe precisarão saber e quem seria a melhor pessoa da equipe para orientá-los em sua ausência.
Esses exemplos podem dar uma ideia de quanta informação incluir (ou excluir) e os componentes importantes que entram na criação da mensagem.
Além disso, não se esqueça de atualizar suas mensagens de ausência do escritório assim que retornar ao escritório para que seus clientes recebam respostas oportunas.
O que é uma boa resposta automática de e-mail? Aquele que vai gerar leads
Tenha certeza de que existe uma excelente resposta automática de mensagem de escritório para você na terra da Internet. No entanto, é realmente uma boa ideia pensar em adaptar suas mensagens de ausência do escritório para geração de leads. Em primeiro lugar, criar uma mensagem de e-mail de resposta automática fora do escritório é importante e ainda mais essencial para o marketing por e-mail.
A boa notícia é que é surpreendentemente fácil criar uma oportunidade de geração de leads que coletará um lead em sua resposta. Além disso, exemplos de mensagens de escritório que coletam leads, incluem um senso de urgência, têm uma frase de chamariz clara e fazem o leitor sorrir.
Existem modelos que você pode usar para um e-mail fora do escritório?
Sim, existem vários modelos disponíveis on-line que podem ajudá-lo a criar uma mensagem de ausência temporária eficaz. Aqui estão alguns pontos-chave a serem observados:
- Em plataformas como Etsy, você pode encontrar modelos de mensagens OOO com preços razoáveis. Isso pode ser particularmente útil se você estiver procurando uma abordagem mais distinta ou criativa.
- Esses modelos Etsy geralmente vêm com opções de personalização, permitindo que você adapte a mensagem para se adequar à voz da sua empresa ou ao seu estilo pessoal.
- A Amazon também oferece uma seleção de recursos digitais, incluindo livros e guias eletrônicos, que fornecem uma variedade de modelos ou amostras para mensagens OOO.
- Existem plataformas online que oferecem mais do que apenas modelos. Essas plataformas fornecem um conjunto abrangente de ferramentas para ajudá-lo a projetar, escrever e agendar suas mensagens OOO. Algumas dessas plataformas podem incluir gerenciamento de e-mail ou software de automação.
- Lembre-se, o objetivo de usar um modelo deve ser guiá-lo na criação de uma mensagem OOO concisa, informativa e que reflita seu profissionalismo. Um bom modelo deve tornar esse processo mais simples, não mais complicado.
É sempre aconselhável personalizar esses modelos de acordo com a sua situação, pois o objetivo de uma mensagem OOO não é apenas informar, mas também manter e aprimorar seus relacionamentos profissionais.
Como faço para colocar fora do cargo no status?
Para colocar fora do escritório no status, você precisará habilitar sua resposta Fora do escritório. Se você usa um cliente de e-mail baseado na Web, como Gmail ou Outlook, pode fazer isso acessando Configurações e ativando a função Fora do escritório.
Você também pode ter acesso a uma resposta automática em suas configurações de e-mail, que é uma ótima ferramenta para configurar seu status de Ausência Temporária. Se você estiver usando um cliente de e-mail para desktop, precisará acessar as configurações desse programa específico para ativar a mensagem Fora do escritório.
Como configuro uma mensagem de ausência temporária no Gmail?
Configurar uma mensagem de e-mail fora do escritório no Gmail é fácil! Basta abrir as configurações do Gmail, selecionar a guia “Vacation Responders” e marcar a caixa para ativar o recurso. Em seguida, basta inserir a resposta desejada, definir uma data inicial e uma data final para quando você estará fora de sua caixa de entrada e retornará e salvar suas alterações.
Você também pode personalizar sua mensagem de ausência temporária para incluir informações de contato específicas para consultas urgentes e quaisquer outros detalhes pertinentes, como tempos de resposta esperados.
Como configuro uma mensagem de ausência temporária no Outlook?
Configurar uma mensagem de e-mail fora do escritório no Outlook também é muito fácil! Basta abrir a guia “Arquivo” e selecionar a opção “Enviar respostas automáticas”. Em seguida, marque a caixa para ativá-la, digite a resposta desejada e salve as alterações. Você pode personalizar sua mensagem de ausência temporária para incluir informações de contato específicas para consultas urgentes, bem como quaisquer outros detalhes pertinentes, como tempos de resposta esperados.
Últimas verificações para o seu respondente de férias
Antes de sair, você deve verificar o seguinte:
- Disponibilidade: tudo em suas mensagens de resposta automática, incluindo a resposta automática de férias e o período de tempo, como as datas de início e término, estão indisponíveis para você.
- Formatação: dependendo do cliente de e-mail, uma mensagem de resposta automática às vezes pode apresentar problemas de formatação.
- Aparência: certifique-se de verificar e ver como suas mensagens de resposta automática aparecem em computadores e dispositivos móveis antes de serem enviadas para clientes e membros da equipe.
- Conteúdo: verifique e verifique novamente suas mensagens de resposta automática para garantir que sejam precisas, claras e profissionais.
- Assuntos urgentes: certifique-se de incluir informações de contato alternativas, como número de celular ou endereço de e-mail, para assuntos urgentes.
Depois que sua mensagem de ausência temporária estiver configurada e pronta para uso, você poderá relaxar sabendo que todos os e-mails enviados para sua caixa de entrada serão respondidos em tempo hábil. Com estes 20 exemplos de mensagens fora do escritório da Small Business Trends, você certamente criará a mensagem perfeita e começará a arrecadar leads! Boa sorte e feliz tempo longe!
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Imagem: Envato Elements