Guia de guia de remessa: definição, o que incluir + modelo gratuito

Uma guia de remessa pode não ser um termo estranho no setor de comércio eletrônico, mas também não é algo de conhecimento comum. Comerciantes e clientes de comércio eletrônico podem confundi-lo com uma etiqueta de envio. Por isso, neste artigo, dissecamos todos os elementos que compõem uma guia de remessa e seu valor com nosso exclusivo guia de guia de remessa.

1) Guia de remessa: uma conta dos detalhes da remessa

No dicionário de logística, a guia de remessa é um documento que contém os detalhes de todos os produtos contidos em uma embalagem. Suas dimensões usuais são 4"×6" ou 8,5"×11" para um pedaço de papel ou um cartão no modo paisagem.

Uma guia de remessa geralmente inclui o peso, as dimensões e o número de SKUs (unidades de manutenção de estoque) no pacote. No entanto, eles podem ser dinâmicos e ter muito espaço para customizações se a marca desejar.

Alguns aproveitam a oportunidade para incluir os logotipos de suas marcas, uma chamada para ação (CTA), código de cupom e link de mídia social. Dessa forma, as guias de remessa se tornam uma excelente ferramenta de branding.

Normalmente, as guias de remessa são preenchidas com informações para agilizar os processos que envolvem a embalagem e a entrega de um pedido. Quando impresso no depósito ou no centro de distribuição, ele ajuda a equipe de empacotamento a garantir que o pedido seja embalado com precisão. Em alternativa, ajuda o comprador a verificar se a embalagem contém todos os produtos que encomendou.

2) Visão granular de um modelo de guia de remessa

Uma guia de remessa inclui todos os detalhes granulares de remessa de cada SKU solicitado pelo cliente. No entanto, uma empresa pode optar por incluir informações que ajudem no reconhecimento da marca. Aqui está uma lista dos fatos e elementos mais comuns que um modelo de guia de remessa possui:

2.1) Detalhes de envio

Os detalhes da remessa são a parte mais essencial de uma guia de remessa. Existem muitos componentes que se enquadram nesta categoria. Primeiro vêm os detalhes da marca, como nome da marca, endereço, site e informações de contato.

Em seguida, vem o número do pedido ou ID do pedido de compra, que é uma série de números exclusivos que identificam um determinado pedido. O terceiro elemento inclui a data do pedido e a hora da colocação do pedido.

A quarta parte contém o método de envio, como USPS Priority Mail ou UPS Ground. Esta seção contém os detalhes que ajudam os clientes a rastrear seus pedidos e fazer referência cruzada às informações de remessa quando recebem o pacote.

2.2) Informações de contato do cliente

Depois que as informações iniciais de remessa são impressas, o próximo conjunto crítico de informações pertence ao cliente ou ao destinatário. Esta seção contém a conta completa dos clientes, como nome, endereço, número de telefone e endereço de e-mail.

Às vezes, as marcas também mencionam o endereço de retorno, caso o cliente solicite uma devolução ou troca. Esta seção inclui o destino de envio. Isso pode ser útil se o pacote for um presente, fornecendo ao destinatário as informações do remetente.

2.3) Itens do Pedido e Produtos Fora de Estoque

A terceira seção é fundamental e inclui uma lista detalhada de SKUs solicitados. Existem algumas variações na listagem. Algumas marcas incluem nomes de produtos, enquanto outras listam o SKU ou UPC (Universal Product Number).

Além dos itens que estão sendo entregues, a guia de remessa também contém informações sobre os itens que estavam em falta e não puderam ser entregues. Esse detalhe importante ajuda os clientes a acompanhar seus produtos encomendados. Eles podem fazer uma consulta com a marca sobre os itens fora de estoque, se necessário.

Assim como o nome do produto, a quantidade e o preço de cada SKU são apresentados em uma guia de remessa. Portanto, em cada nome de produto ou número de SKU, são mencionados as quantidades e o preço.

Geralmente, um formato tabular é adotado por marcas contendo as colunas: Quantidade, número SKU, nome do produto, preço e preço total. O detalhe do preço total pode ser subdividido em preços dos itens, impostos, descontos, etc.

2.4) Notas da marca

Uma nota de marca é uma categoria opcional em uma guia de remessa. No entanto, quando incluído, adiciona um toque de personalização ao cliente. As empresas podem incluir qualquer mensagem para o comprador, desde um desejo de aniversário até uma mensagem de agradecimento.

As marcas também podem improvisar para incluir a mensagem do cliente para o destinatário nos casos em que os pedidos são presentes. As guias de remessa podem, portanto, ser personalizadas de qualquer maneira para incluir a identidade da marca, como o logotipo, e uma experiência de desembalagem personalizada com uma mensagem de boa sorte.

3) Utilidades de Guias de Remessa

3.1) Auxilia na Gestão de Pedidos

O processo de atendimento do comércio eletrônico é um processo tedioso. Antes de um pacote ser selado, o empacotador do depósito deve verificar se todos os produtos embalados dentro dele estão na lista de pedidos do cliente. Isso inclui as quantidades exatas dos SKUs, cor, dimensões, peso e tamanho. Uma guia de remessa fornece, assim, uma confirmação ao embalador de que o pedido foi atendido com precisão.

Como a guia de remessa registra e verifica o processo de atendimento, ela se mostra mais útil quando o pedido é dividido em várias remessas. Como um selecionador de armazém coleta vários itens SKU para um pedido de cliente, cada guia de remessa inclui os detalhes dos SKUs embalados separadamente.

A guia pode ser impressa previamente para informar ao embalador sobre os itens que devem ser agrupados. Isso não apenas simplifica o processo de embalagem, mas também verifica os pedidos quando todos os pacotes chegam ao cliente.

3.2) Melhora a experiência do cliente pós-compra

Uma guia de remessa pode ser considerada um instrumento pós-compra explicitamente usado para aprimorar a experiência do cliente. Ele tem vários usos para melhorar o envolvimento do cliente pós-compra.

Primeiro, as guias de remessa ajudam a melhorar o feedback do cliente sobre a marca, incluindo uma visão granular dos pedidos. Em segundo lugar, cria uma experiência positiva de unboxing quando as marcas escrevem mensagens personalizadas para os compradores. Em terceiro lugar, ajuda os clientes a reconhecer a marca com um formato de guia de remessa com a marca.

3.3) Auxilia no Rastreamento de Pedidos

A guia de remessa vem com uma série de detalhes críticos que podem ajudar os clientes e a marca a acompanhar os pedidos. Isso é especialmente verdadeiro para remessas divididas em que o pedido completo do cliente é dividido em pedidos menores. Eles geralmente são despachados de diferentes armazéns, e o varejista pode monitorá-los com guias de remessa.

Uma guia de remessa contendo o número do pedido de compra e os SKUs embalados em um pacote notifica o comprador sobre o estado atual de seu pedido. Eles podem rastrear a porção que chegou e estimar o valor do segmento do pedido.

3.4) Apoia a confirmação do pedido e verifica os danos

As guias de remessa ajudam empresas e clientes a confirmar que o pedido foi enviado e recebido com precisão. Uma guia de remessa ajuda os clientes a verificar, consultar e verificar todos os itens com seu preço, tamanho, quantidade e detalhes subsequentes.

As guias de remessa também ajudam os compradores a separar e identificar itens danificados nos casos em que os itens quebram durante o transporte ou ficam deformados. O cliente pode rastrear o item pedido com seu número SKU e verificar se o item é o mesmo ao desembalar o produto. Caso contrário, eles podem solicitar o reembolso ou solicitar a troca do produto pela marca.

3.5) Auxílios em Devoluções e Trocas

As devoluções são quase sempre inevitáveis ​​no comércio eletrônico e geram dores de cabeça tanto para o comprador quanto para a empresa. As solicitações de devolução podem ser iniciadas por vários motivos, como itens danificados, defeitos de fabricação, tamanhos e cores incompatíveis. Depois que uma solicitação de devolução é feita, ela cria uma cadeia de eventos desde a verificação do item até o reembolso.

Uma guia de remessa pode ser útil para verificar as reivindicações do cliente e acelerar o processo de reembolso. Por exemplo, quando um item é incompatível ou danificado, um comprador pode conferir o produto com a guia de remessa e fazer uma solicitação de devolução ou troca. Quando um item está faltando na embalagem, eles podem notificá-lo à marca e solicitar o reembolso.

Uma guia de remessa tem imensa utilidade para a indústria de vestuário no comércio eletrônico, que possui altos volumes de devoluções e trocas. Assim, eles podem personalizar a guia de remessa para incluir informações sobre as políticas de devolução. Ou informe os clientes sobre um item fora de estoque e um reembolso para diminuir a ansiedade do cliente.

4) O processo de criação de uma guia de remessa

Os comerciantes de comércio eletrônico podem criar manualmente uma guia de remessa ou usar sua ferramenta de gerenciamento de inventário. Em ambos os casos, eles primeiro precisariam coletar alguns dados, como todos os números de SKU, nomes de produtos, dimensões, peso e preços. Se eles usam um software de gerenciamento de inventário como o ShipSation, esses detalhes já devem estar disponíveis.

Depois de compilar os dados, o varejista pode usar um modelo de guia de remessa gratuito ou preencher os dados. Como alternativa, você também pode selecionar qualquer modelo disponível na ferramenta SaaS e inserir os detalhes. A maioria desses softwares permite que os varejistas personalizem o talão de acordo com suas preferências, como logotipos e notas da marca.

Uma vez que o modelo de guia de remessa esteja no lugar, os comerciantes podem salvá-lo e imprimir o recibo para ser incluído no pacote. Nos casos em que usam software, os varejistas podem criar vários modelos para diferentes ocasiões. Eles também podem automatizar o processo de impressão acertando os detalhes do pedido nos modelos específicos.

5) Recibo é diferente de Nota Fiscal?

Dado que uma guia de remessa inclui dados quase idênticos a uma etiqueta de remessa e faturas, não é incomum considerar uma guia de remessa como uma etiqueta de remessa ou uma fatura. A diferença entre os três está em seu propósito.

Uma fatura é um documento financeiro que contém o preço de venda de cada produto, o status de pagamento do pedido, o método de pagamento e os termos. Portanto, mesmo que uma guia de remessa tenha os detalhes do preço do item, ela não inclui os métodos de pagamento e qualquer pagamento pendente envolvido com a remessa.

As faturas especificam o valor necessário a ser pago pelo destinatário quando os clientes envolvem vários métodos de pagamento. Por exemplo, quando os clientes pagam metade do valor via UPI e o restante é pedido em dinheiro. Nessas circunstâncias, a fatura funciona como uma conta para a pessoa responsável pela compensação do pagamento.

6) Guia de remessa é o mesmo que etiqueta de remessa?

Não, o que diferencia uma guia de remessa de uma etiqueta de remessa é a finalidade desta última. Uma etiqueta de remessa inclui o endereço de cobrança e remessa, indicando a origem da remessa e os locais de entrega.

Também pode incluir detalhes do pedido, como itens SKU, o peso do pacote e o método de envio. No entanto, ele contém uma etiqueta de rastreamento de pedido baseada em QR e um número que pode ser digitalizado e rastreado. Isso está ausente de uma guia de remessa.

7. Conclusão

As guias de remessa são uma ótima maneira de garantir a verificação do pedido e a precisão do atendimento para uma loja de comércio eletrônico. Esses pequenos pedaços de papel também têm a capacidade de trazer uma impressão positiva da marca para os clientes. A versatilidade da guia de remessa garante que as empresas possam incluir qualquer personalização de marca, além de mencionar os detalhes do pedido.

Ter uma guia de remessa é como acertar dois coelhos com uma cajadada só. As empresas de comércio eletrônico podem exercer controle sobre o processo pós-despacho e o envolvimento do cliente pós-compra.

8) Perguntas frequentes

8.1) Quanto custa para criar uma guia de remessa?

As guias de remessa podem ser criadas gratuitamente na maioria dos casos. Existem muitos modelos de guias de remessa gratuitos disponíveis na Internet que podem ser baixados e usados ​​gratuitamente. Na verdade, o software de gerenciamento de estoque oferece guias de remessa gratuitamente. O único componente de custo envolve a impressora, tinta e papel usados.

8.2) As guias de remessa são ecologicamente corretas?

As guias de remessa impactam o meio ambiente ao contribuir para o desperdício de papel. Nesse sentido, não é ecologicamente correto. No entanto, as marcas ainda podem incluir guias de remessa criteriosamente para remessas específicas, pacotes internacionais e remessas divididas. Além disso, para remessas de caixa única, os varejistas podem se concentrar em uma versão digital da guia de remessa e enviá-la ao endereço de e-mail do cliente.