Erros de folha de pagamento que custam dinheiro e como corrigi-los

Ainda usando caneta e papel para manter o registro de horas dos funcionários? Baseando-se em horários de turnos para cálculos de folha de pagamento? Então sua empresa está vazando dinheiro e você provavelmente está aberto a ações judiciais e multas do IRS.

Se serve de consolo, você não está sozinho. 33% dos empregadores cometem erros na folha de pagamento que custam bilhões de dólares anualmente, de acordo com o IRS. A American Payroll Association mostra uma taxa de erro entre 1-8% da folha de pagamento total em empresas que usam cartões de ponto tradicionais e aproximadamente 40% das pequenas empresas incorrem em uma média de $ 845 por ano em multas do IRS como resultado de processos de folha de pagamento mal administrados.

“Erros vão acontecer”, disse Bill Dunn, diretor de relações governamentais da American Payroll Association, à CNBC Make It. “Eles não são comuns, mas acontecem.”

Você já sabe que erros na folha de pagamento prejudicam seu negócio do ponto de vista da receita líquida. No entanto, não se esqueça de que os erros na folha de pagamento prejudicam ainda mais seus funcionários.

Os funcionários devem prestar atenção a esses erros na folha de pagamento

Não perca o dinheiro pelo qual você trabalhou tanto, em vez disso, certifique-se de revisar seu contracheque regularmente e preste atenção especial a:

• Olhe para o salário bruto ou líquido, você vê alguma mudança?
• Seus salários foram registrados corretamente? (Se você trabalha por hora, foi pago por todas as horas trabalhadas? Se você é um empregado assalariado, seu salário foi registrado corretamente no período de pagamento?)
• Quais impostos foram retidos (federais e estaduais)?
• Suas contribuições 401(k) estão corretas?
• Os outros benefícios dos funcionários, como assistência médica, seguro de vida, invalidez ou transporte, estão sendo retidos corretamente?

Além disso, você e seu gerente devem ler as regras do relógio de ponto para que ambos cumpram o que é exigido por lei.

Se você identificar erros, poderá levar isso aos recursos humanos para corrigir rapidamente o erro e evitar que erros futuros na folha de pagamento ocorram novamente. Trata-se de corrigir erros de folha de pagamento antes que saiam do controle.

Erros de folha de pagamento que os gerentes enfrentam diariamente

Como proprietário de uma pequena empresa, você faz tudo ao seu alcance para gerenciar a folha de pagamento com eficiência e sem erros. Bem, talvez nem tudo . Afinal, você tem um negócio para administrar e há um limite de tempo que você ou sua equipe de RH (se houver uma) podem investir na verificação e na nova verificação dos quadros de horários dos funcionários.

No entanto, alguns dos erros ocultos nessa pilha de quadros de horários já estão custando dinheiro e podem custar mais no futuro.

É por isso que tantas empresas estão investindo no software de folha de pagamento da Connecteam para reduzir os erros de folha de pagamento e automatizar os processos de controle de tempo.

Corrija facilmente todos os seus erros de folha de pagamento com o Connecteam

Saber mais

Aqui estão apenas alguns dos problemas que afetam as empresas que ainda dependem de práticas de cronometragem desatualizadas:

Uma das principais desvantagens do papel em relação à mídia digital é o desafio de manter os backups atualizados. Quadros de horários em papel e cartões perfurados são frágeis e perecíveis. É uma responsabilidade! Eles podem ser trocados, alterados manualmente sem registro das alterações feitas, destruídos ou simplesmente extraviados.

Imagine ter que lidar com um incêndio ou uma inundação em sua empresa e, ao mesmo tempo, surtar por não ter registros de horas de funcionários para calcular a folha de pagamento.

Como proprietário de uma pequena empresa, você deve calcular corretamente os salários das horas extras – os salários das horas extras são completamente diferentes dos salários regulares. Você deverá salários, multas e juros se não pagar o valor correto das horas extras. Corrigir erros de folha de pagamento significa examinar de perto os salários de horas extras.

Saiba mais aqui sobre as novas regras de horas extras que entraram em vigor em 2020.

De acordo com a FLSA, você é obrigado a pagar aos funcionários 1,5 vez o valor normal de pagamento, ou hora e meia, pelo tempo trabalhado além de 40 horas em uma semana de trabalho. Por exemplo, se um funcionário recebe regularmente US$ 10 por hora, você deve a ele US$ 15 por hora pelas horas extras trabalhadas. Observe que a maioria dos estados e cidades tem diferentes leis de pagamento de horas extras, portanto, certifique-se de estudar se for obrigado a seguir as regras mais rígidas.

Dependendo de como você calcula a folha de pagamento e de quais fontes de dados você confia (relógios de ponto, programações de turnos, relatórios de funcionários), você pode encontrar entradas de relógio de ponto sobrepostas e horas a pagar acidentalmente classificadas incorretamente .

Na melhor das hipóteses, esse tipo de confusão exigirá tempo para ser resolvido. Na pior das hipóteses, você pode acabar pagando muito mais do que precisa.

Por exemplo, considere um funcionário que está de férias de repente tendo que trabalhar para cuidar de um assunto urgente. Seus registros podem ter um funcionário em licença remunerada marcando o horário de trabalho. Organizar toda essa bagunça pode ser uma pequena dor de cabeça quando você tem uma equipe de uma dúzia. Mas, à medida que sua força de trabalho cresce, esse tipo de sobreposição pode se transformar em verdadeiras dores de cabeça na folha de pagamento.

Se você tiver sorte, você tem uma equipe de folha de pagamento ou terceiriza. Se você não é. você faça você mesmo (manipulação da folha de pagamento do restaurante, por exemplo). No final, porém, você não pode eliminar 100% dos erros.

Você só pode reduzi-los. Realmente não importa se é você ou outra pessoa cometendo erros – somos todos apenas humanos.

Todos nós cometemos erros de digitação e qualquer um pode inserir acidentalmente 20 horas em vez de 2. São 18 horas faturáveis ​​geradas por um erro de digitação.

Este problema é antigo, mas bom... bem, talvez apenas antigo. 19 por cento dos funcionários (1 em cada 5) participaram de alguma forma de roubo de tempo, o que pode custar às empresas até 7 por cento de sua folha de pagamento anual bruta.

Não se trata apenas de “socos de amigos” – funcionários “cobrindo” uns aos outros e marcando pontos uns para os outros para roubar tempo. A média semanal de “roubo” de tempo é de 4 horas e 5 minutos por funcionário por período de pagamento . Isso incluía longos almoços e pausas, atrasos, saídas antecipadas, etc.

A qualquer momento, as taxas de imposto estão mudando, portanto, quaisquer taxas que você começou a usar para pagar seus funcionários podem não ser aplicáveis ​​ou corretas agora. Pagar a taxa errada significa que você precisa compensar quaisquer impostos, multas e juros.

Regularmente, verifique suas taxas de imposto de trabalho, pois a maioria das taxas de imposto é atualizada a cada ano. Fique de olho no seguinte sobre como corrigir erros na folha de pagamento:

• imposto de renda federal

  
• Imposto sobre seguranca Social

• Imposto do Medicare

• imposto federal de desemprego

• imposto de renda estadual

• Imposto estadual de seguro-desemprego

• Imposto de renda local

Dependendo da sua localização, fique de olho nas taxas de impostos adicionais.

Você pode contratar contratados independentes, enquanto outros são funcionários em tempo integral. No entanto, quando você confunde esses trabalhadores, é um erro caro. Por exemplo, um empreiteiro não precisa receber salário mínimo ou horas extras.

Além disso, você não retém impostos trabalhistas de seus salários. Portanto, se um funcionário for classificado como contratado, ele pode perder salários e os governos perderão receitas fiscais.

Ao classificar erroneamente um trabalhador, você é forçado a pagar a parte dos impostos do empregado e do empregador, mais todas as multas e juros. Além disso, você pode até mesmo dever salários atrasados ​​ao funcionário. Como saber se um trabalhador deve ser classificado como autônomo ou empregado?

O Departamento do Trabalho dos EUA recomenda que você use o teste de realidades econômicas de seis partes. E se você ainda não tiver certeza, preencha um Formulário SS-8 para evitar problemas de folha de pagamento de classificação incorreta. Ao preencher este formulário, você solicita que o IRS determine o status do trabalhador.

Você simplesmente não ama as auditorias do IRS?! Que tal processos de funcionários por salários injustos?! Você pode pensar que os regulamentos que exigem que você mantenha registros precisos das horas de trabalho dos funcionários são um empecilho burocrático, mas na verdade eles existem para protegê-lo. Assim como as leis estaduais que regulam os processos de folha de pagamento.

Claro, você ainda pode cumprir os regulamentos enquanto usa soluções tradicionais ou apenas sua boa e velha caneta e papel. Mas é simplesmente mais fácil com um aplicativo.

Como corrigir erros de folha de pagamento: tornando-se digital

Mudar para atendimento digital e gerenciamento de folha de pagamento não é tão caro ou complicado quanto você pode pensar, ou como pode ter sido quando você verificou pela última vez.

As soluções de aplicativos móveis baseados em nuvem, como o Connecteam, permitem que proprietários e gerentes de negócios lidem com quase todos os aspectos da folha de pagamento.

Desde rastrear o tempo de seus funcionários facilmente, certificando-se de que eles marcam sem ter que fazer check-in ou enviando planilhas de horas claras para folha de pagamento, o Connecteam cobre todas as bases e muito mais.

Vamos detalhar ainda mais como o Connecteam ajuda com erros na folha de pagamento:

1. Diferentes tipos de trabalho devem ser pagos de forma diferente: Connecteam garante que diferentes funcionários possam ser visivelmente qualificados para diferentes trabalhos. Como resultado, o tempo trabalhado em cada trabalho é calculado em seu quadro de horários.
2. Os funcionários precisam ser reembolsados ​​por suas despesas em sua folha de pagamento: Com o Connecteam, os funcionários podem adicionar suas despesas, quilometragem do carro ou qualquer outra informação relevante ao quadro de horários para facilitar o reembolso.
3. Os funcionários não têm acesso às planilhas de horas anteriores para identificar erros: a Connecteam garante que pode fazer exatamente isso, diretamente de seu aplicativo móvel. Eles podem enviar solicitações de edição para seu gerente em tempo real e todas as alterações são atualizadas automaticamente após a aprovação.
4. Difícil identificar as horas extras dos funcionários, o que significa que as horas extras são pagas por acidente : você pode usar o Connecteam para codificar com cores as horas extras de seus funcionários, o que significa que você nunca mais as perderá em seus quadros de horários.
5. Os gerentes precisam coletar os quadros de horários sempre que precisam enviá-los para a folha de pagamento: os relatórios automáticos do Connecteam facilitam a definição de quando os quadros de horários são enviados automaticamente ao responsável pela folha de pagamento.
6. A necessidade de usar vários softwares para lidar com a folha de pagamento: Tecnicamente falando, você pode lidar com todos os aspectos da folha de pagamento com o Connecteam – desde que já esteja usando QuickBooks Online e Gusto. Se for esse o caso, você pode integrar perfeitamente os dois softwares, o que significa que você pode enviar seus quadros de horários diretamente para a QBO com o clique de um botão.
7. Os gerentes lutam para acompanhar as horas de trabalho/localização dos funcionários: com a tecnologia Breadcrumbs integrada da Connecteam via rastreamento por GPS, os funcionários podem entrar e sair dentro do cronograma e, entre esse horário, pontos de localização aleatórios são coletados, fornecendo aos gerentes uma ideia básica de onde (e quando) cada funcionário trabalhou.

O resultado final na correção de erros na folha de pagamento

As pessoas não mudam, então a tecnologia tem que mudar. As pessoas sempre encontrarão uma maneira de enganar os erros nos relatórios de atendimento.

No entanto, ao mudar para um relógio de ponto móvel, você pode reduzir bastante a frequência de erros, economizar dinheiro e aumentar a eficiência em seus negócios.

Embora possa parecer que fazer uma mudança digital é uma tarefa difícil de realizar, quando você considera os benefícios que as soluções de rastreamento de tempo apresentam para eliminar erros na folha de pagamento, fica claro que vale a pena o esforço.

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