Como usar um sistema de inventário perpétuo para seu negócio de comércio eletrônico

O estoque é a alma do seu negócio. Você precisa de estoque suficiente para acompanhar a demanda do cliente, mas não tanto que esteja pagando demais nos custos de armazenamento. É aí que um sistema de inventário entra em jogo.

O sistema de inventário permanente é uma maneira confiável de acompanhar o inventário em tempo real. Continue lendo para saber o que é um sistema de inventário permanente e como ele funciona.

O que é um sistema de inventário permanente?

Um sistema de inventário permanente é um sistema usado para rastrear e registrar os níveis de estoque, no qual cada compra e venda de estoque é registrada de forma automática e imediata. Nesse sistema, toda vez que uma transação é realizada, o software registra em tempo real uma mudança nos níveis de estoque.

O que é estoque permanente?

O estoque perpétuo é um método contábil no qual uma empresa acompanha continuamente seus níveis de estoque em tempo real. Esse método disponibiliza contagens de estoque mais precisas para uma empresa o tempo todo.

O estoque perpétuo é diferenciado de um sistema de estoque permanente, que geralmente se refere ao software ou programa que executa o método de contabilidade de estoque permanente.

Quais são as vantagens de um sistema de inventário permanente?

Um sistema de inventário permanente tem muitas vantagens para empresas de comércio eletrônico de todos os tamanhos. Não apenas ajuda a rastrear dados de inventário em tempo real, mas também ajuda a eliminar custos de mão de obra e erros humanos. Vejamos por que as empresas de comércio eletrônico optam por usar um sistema de inventário permanente.

Registra dados em tempo real

Um sistema perpétuo registra as atualizações e movimentos de estoque à medida que ocorrem. Isso significa que você pode confiar que suas contagens de inventário serão sempre precisas.

Fornece uma trilha de papel detalhada

Um sistema de inventário permanente rastreia movimentos e interações de inventário em toda a sua cadeia de suprimentos de comércio eletrônico. Esses dados fornecerão mais informações sobre gargalos em seus procedimentos, para que você encontre maneiras de otimizar sua cadeia de suprimentos.

Diminui os custos de gerenciamento de estoque

Com atualizações em tempo real, os custos de manutenção de estoque e reabastecimento de estoque são controlados e minimizados. Como os sistemas de inventário permanente automatizam muitos processos que seriam manuais, podem economizar em custos de mão de obra.

Calcula o saldo de estoque no final do ano

Como um sistema de estoque permanente contabiliza o estoque continuamente, seu saldo de estoque no final do ano é calculado instantaneamente quando o ano termina. Isso ajuda a garantir que você tenha números de inventário precisos para relatar para fins contábeis.

As previsões exigem mais precisão

Um sistema de inventário em tempo real simplifica a previsão da demanda . Os dados históricos de estoque e vendas podem ser usados ​​para prever ciclos de vendas futuros e garantir que você tenha uma quantidade ideal de estoque durante diferentes épocas da temporada, como feriados.

“A ferramenta de análise do ShipBob também é muito legal. Isso nos ajuda muito no planejamento de novos pedidos de estoque, vendo quando os SKUs vão acabar e podemos até configurar notificações por e-mail para sermos alertados quando um SKU tiver menos do que uma certa quantidade restante. Há muito valor em sua tecnologia.”

Oded Harth, CEO e cofundador da MDacne

Como funciona o sistema de estoque permanente?

Um sistema de estoque permanente funciona atualizando as contagens de estoque continuamente à medida que as mercadorias são compradas e vendidas. Esse método de contabilidade de estoque fornece uma maneira mais precisa e eficiente de contabilizar o estoque do que um sistema de estoque periódico. Aqui está uma visão geral passo a passo de como esse tipo de sistema de inventário funciona.

Etapa 1: o sistema de ponto de venda atualiza os níveis de estoque

Sempre que um produto é vendido, o sistema de gestão de estoque acoplado ao sistema POS (ponto de venda) aplica imediatamente o débito ao estoque principal em todos os canais de venda. Códigos de barras ou scanners RFID (identificação por radiofrequência) tornam esse processo rápido e fácil.

Por exemplo, digamos que você administre uma empresa que vende velas perfumadas. Um cliente compra 3 velas com aroma de baunilha (em outras palavras, 3 unidades de um único SKU) por $ 10,00 por vela, ou $ 30,00 no total.

Quando um selecionador do armazém seleciona cada unidade, o selecionador lê o código de barras de cada vela. Assim que cada código de barras é digitalizado, o software do seu sistema de inventário permanente diminui a contagem geral de inventário para esse SKU em 3.

Com o sistema de estoque permanente, as vendas aos clientes também acionam dois lançamentos contábeis em sua demonstração de resultados e dois em seu balanço patrimonial.

Em sua demonstração de resultados, a quantia em dinheiro que o cliente paga pelos itens — neste caso, US$ 30,00 — é registrada como crédito na receita. Em seu balanço, esse mesmo valor é registrado como débito em contas a receber ou caixa.

Etapa 2: o custo das mercadorias vendidas é atualizado automaticamente

Sempre que um produto é vendido ou recebido, o custo das mercadorias vendidas (CPV) é recalculado.

Continuando o exemplo acima, vamos supor que o CPV para cada vela com aroma de baunilha (que considera despesas como matérias-primas, mão de obra de armazém e despesas gerais) é de $ 5,00 por unidade. Cada vez que uma vela é escaneada, $ 5,00 são adicionados ao CPV geral da sua empresa – o que significa que após escanear 3 velas, o CPV aumentou $ 15,00.

Esses $ 15,00 devem ser registrados em mais dois lançamentos contábeis. Em sua demonstração de resultados, US$ 15,00 são registrados como débito no CPV. Em seu balanço, esse mesmo valor é creditado em seu estoque.

Etapa 3: os pontos de reabastecimento são ajustados com frequência

Com base em dados históricos, um sistema de estoque permanente atualizará automaticamente os pontos de reabastecimento à medida que as vendas aumentam ou diminuem para manter um nível ideal de estoque o tempo todo.

Seguindo o exemplo anterior, digamos que sua loja oferece uma vela especial com tema natalino e, nos últimos 4 anos, as vendas dessa vela sempre aumentaram no quarto trimestre.

Um sistema de estoque perpétuo aprenderá com os dados de vendas dos últimos 4 anos e aumentará automaticamente seu limite de reabastecimento de 25 unidades para 50 unidades. Dessa forma, você pode reordenar o estoque mais cedo do que faria normalmente e evitar rupturas.

Passo 4: Os pedidos de compra são gerados automaticamente

Sempre que um item ou SKU atinge seu ponto de reabastecimento, o sistema gera um novo pedido de compra e o envia ao seu fornecedor sem intervenção humana.

Por exemplo, as vendas da sua vela com tema natalino aumentam rapidamente no quarto trimestre, exatamente como você previu. Assim que você tiver apenas 50 unidades dessa vela em estoque, seu sistema de inventário perpétuo gerará automaticamente um novo pedido de compra de mais 500 velas (a serem compradas a $ 3,00 cada) e o enviará ao seu fornecedor.

Esta transação de compra aciona outro lançamento contábil manual, desta vez apenas em seu balanço. Neste exemplo, um total de $ 1.500 (500 unidades x $ 3,00 cada) deve ser registrado como um débito no estoque e um crédito em contas a pagar ou em dinheiro.

Etapa 5: os produtos recebidos são digitalizados no inventário

Quando o estoque é enviado ao seu armazém, um funcionário do armazém digitaliza o produto usando um software de gerenciamento de armazém (WMS), para que ele apareça no painel de gerenciamento de estoque e os disponibilize para compra em todos os canais de vendas ou selecionados.

Em nosso exemplo, digamos que o pedido de compra seja aprovado e, após uma ou duas semanas, a remessa de 500 velas do seu fornecedor chegue ao seu depósito.

À medida que os funcionários do armazém passam pelo processo de recebimento, cada unidade é verificada quanto à qualidade e digitalizada com um scanner de código de barras antes de ser movida para o armazenamento do armazém. Assim que uma unidade é verificada, o sistema de inventário permanente aumenta automaticamente a contagem de inventário para esse SKU em 1. Depois que todas as 500 unidades são verificadas, a contagem de inventário deve ter aumentado em 500.

Qual é a diferença entre um sistema de inventário permanente e um sistema de inventário periódico?

Os sistemas de inventário periódico e permanente são dois métodos diferentes de rastreamento de estoque que as empresas de comércio eletrônico usam para rastrear e monitorar mercadorias em estoque. O sistema de inventário permanente é mais avançado e usado com mais frequência do que um sistema periódico.

Um sistema de controle de estoque permanente rastreia o estoque em tempo real e centraliza os dados de estoque. Os dados de estoque estão disponíveis para todas as partes do sistema para prever tendências de vendas, calcular pontos de reabastecimento e fornecer itens que estão atualmente em falta.

Um sistema de estoque periódico é mantido atualizado por uma contagem física de mercadorias disponíveis em intervalos específicos para calcular o CPV usando métodos de avaliação de estoque , como FIFI, LIFO e médias ponderadas . Com um sistema de inventário periódico, uma empresa calcula as contagens de inventário atuais no final de um período contábil ou ano financeiro e só então relata.

Inventário perpétuo vs. inventário de livros

O estoque contábil refere-se à quantidade de estoque que uma empresa possui, de acordo com os registros contábeis. Não é necessariamente o mesmo que o estoque real (que é a quantidade real de estoque que uma empresa tem em mãos), pois o estoque pode ser danificado, perdido, roubado ou de outra forma super ou subcontado nos livros.

Os sistemas de inventário permanente ajudam a manter seu inventário contábil mais preciso, pois é menos provável que você perca transações, danos, inventário perdido e outras inconsistências mais rapidamente com registros detalhados em tempo real.

Fórmulas usadas em métodos de inventário permanente

Para ser mais preciso ao solicitar itens de estoque, fórmulas podem ser usadas. Existem várias fórmulas que os proprietários de empresas podem usar para acompanhar as contagens de inventário físico. Aqui está uma lista dos nossos favoritos.

EOQ

EOQ, ou quantidade econômica de pedidos, é projetado para encontrar a quantidade ideal de pedidos para as empresas minimizarem certas coisas, como custos, espaço de armazenamento e falta de estoque.

Fórmula: EOQ = raiz quadrada de: [2SD] / H

S = Custos de configuração (por pedido, geralmente incluindo envio e manuseio)

D = Taxa de demanda (quantidade vendida por ano)

H = Custos de manutenção (por ano, por unidade)

Produtos acabados

O estoque de produtos acabados refere-se ao estoque disponível aos clientes para compra que pode ser atendido. Com a fórmula de estoque de produtos acabados, os vendedores podem calcular o custo do estoque.

Fórmula: (COGM – CPV) + Valor dos Produtos Acabados do Ano Anterior

FIFO

FIFO (first in, first out) é um método de avaliação de estoque que vende as mercadorias compradas primeiro antes das mercadorias compradas posteriormente. Em teoria, isso significa que o estoque mais antigo é enviado aos clientes antes do estoque mais novo.

LIFO

LIFO (last in, first out) é um método de avaliação de estoque que usa o custo dos produtos mais recentes comprados para calcular o custo das mercadorias vendidas (CPV), enquanto o valor do estoque mais antigo é considerado o estoque final em um balanço.

Custo médio ponderado

O custo médio ponderado é um sistema de contabilidade que usa uma média ponderada para determinar a quantidade de dinheiro que entra no CPV e no estoque.

Fórmula: Custo das mercadorias disponíveis para venda / Número total de unidades em estoque

Como otimizar seus processos de gestão de estoque

Escolher um sistema de estoque permanente em vez de um manual e demorado é o primeiro passo no gerenciamento de estoque. Mas você também precisa da tecnologia e dos parceiros certos para otimizar seus sistemas e processos de rastreamento de estoque.

O atendimento de pedidos não pode ser feito corretamente sem o processo correto de gerenciamento de estoque implementado. A logística de terceiros (3PLs) permite que os comerciantes terceirizem o atendimento , incluindo armazenamento, gerenciamento de estoque, coleta e embalagem e envio. Com o ShipBob, você pode gastar menos tempo em tarefas de gerenciamento de estoque e ainda ter visibilidade total do processo de atendimento.

A Skubana faz parceria com a ShipBob e oferece recursos avançados de gerenciamento de inventário multicanal perpétuo, como estoque automático, relatórios de inventário e análises poderosas.

“A rede de atendimento para a qual mudamos parecia ter uma solução para isso calculando automaticamente esse número e sincronizando diretamente com a página do produto.

No entanto, descobrimos que os números do inventário não são confiáveis. Por exemplo, nossa visualização de loja mostraria unidades negativas de um produto em estoque, mas as contagens de estoque de atendimento mostrariam milhares de unidades disponíveis.

Com o ShipBob, conseguimos marcar qualquer combinação de SKUs como um pacote exclusivo e selecionar os SKUs de componentes diretamente no painel.

Cada vez que esse pacote era atendido pelo ShipBob, podíamos ver os componentes individuais que foram separados fisicamente e saberíamos que o pedido saiu conforme o esperado. O ShipBob também nos permitiu fazer alterações nos pacotes em tempo real com controle e visibilidade completos.”

Gerard Ecker, fundador e CEO da Ocean & Co.

Conclusão

Um sistema de inventário permanente é a melhor escolha para empresas de comércio eletrônico em rápido crescimento. Um sistema de inventário periódico tem alta probabilidade de discrepância e controle de estoque mais fraco. Com um sistema de estoque permanente, você pode centralizar o gerenciamento de estoque, otimizar os níveis de estoque e muito mais.

A tecnologia de atendimento do ShipBob vem com ferramentas integradas de gerenciamento de estoque, incluindo previsão de demanda , gerenciamento de pedidos e dados e análises . Para saber mais sobre como o ShipBob pode apoiar seu negócio de comércio eletrônico, clique no botão abaixo para solicitar informações.

Tem o seu próprio armazém?

O ShipBob possui o melhor sistema de gerenciamento de armazém (WMS) da categoria para marcas que têm seu próprio armazém e precisam de ajuda para gerenciar estoque em tempo real, reduzindo erros de separação, embalagem e envio e dimensionando com facilidade.

Com o Merchant Plus, as marcas podem até aproveitar os serviços de atendimento da ShipBob em qualquer um dos centros de atendimento da ShipBob nos EUA, Canadá, Europa e Austrália para melhorar o envio internacional, reduzir custos e acelerar as entregas.

Perguntas frequentes sobre o sistema de inventário permanente

O rastreamento de inventário é uma parte importante do seu negócio de comércio eletrônico. É fundamental ter estoque disponível para venda e garantir que você mantenha o CPV no mínimo. Um sistema de inventário permanente é o método mais comum usado por empresas de comércio eletrônico em rápido crescimento.

1. O que é um sistema de inventário permanente?

Um sistema de inventário permanente é um método de inventário que rastreia as mudanças nos níveis de estoque em tempo real. Ele fornece uma visão detalhada do estoque disponível e das mercadorias vendidas.

2. Como funciona um sistema de estoque permanente?

Com o uso de software de gerenciamento de estoque, um sistema de estoque permanente rastreia os níveis de estoque e pedidos em tempo real e centraliza os dados em um só lugar.

3. Por que as empresas usam sistemas de estoque permanente?

Um sistema de inventário permanente oferece a uma empresa de comércio eletrônico uma visão precisa dos níveis de estoque a qualquer momento, sem o processo manual necessário para um sistema de inventário periódico. A automação que um sistema de inventário permanente oferece libera tempo e capital.

4. Qual é a vantagem de um sistema de estoque permanente?

Um sistema de inventário permanente é mais preciso do que o sistema de inventário periódico menos avançado. Ter uma contagem mais precisa do estoque em todos os momentos evita problemas de falta de estoque e excesso de estoque.