O que é inventário físico? Como fazer e dicas em 2023

Introdução

Quase todas as casas têm uma lista de compras colada na geladeira. Se algo está esgotado, a pessoa coloca na lista. O mesmo fluxo de trabalho é seguido em um armazém que segue o protocolo de inventário físico. O processo de auditoria é usado para avaliar os níveis de estoque dentro do armazém.

Neste artigo, exploraremos os muitos meandros e complexidades que cercam o inventário físico. Esta exploração permitirá que você entenda qual é o fluxo de trabalho ideal para o seu armazém e como melhorar a eficiência do atendimento de pedidos.

O que é inventário físico?

O inventário físico é exatamente o que parece. É a contagem física do estoque em estoque. Normalmente também se refere ao método de auditar os níveis de estoque dentro de um armazém em relação aos níveis do sistema. Normalmente, seu objetivo é resolver discrepâncias e bugs, garantindo o rastreamento do inventário em tempo real.

Estas discrepâncias têm de ser abordadas numa base prioritária. Caso contrário, isso pode levar à duplicação de SKUs ou falsificações de estoque falsas em seu site, resultando em perda de receita. Este processo de auditoria também fornece informações importantes sobre dados no nível básico. Com esses insights, você pode agilizar a aquisição e o gerenciamento de inventário. Você pode até prever números de vendas e usá-los para planejar e traçar estratégias de outros aspectos do seu negócio de comércio eletrônico.

3 Métodos de Auditoria do Inventário Físico

Antes de nos aprofundarmos no conceito de inventário físico para empresas de comércio eletrônico , vamos entender a classificação dos processos. Aqui estão três das maneiras mais populares de auditar o inventário físico.

1) Contagem manual

Quando a equipe contabiliza manualmente cada SKU, o processo é conhecido como Contagem Manual. Feito principalmente em escala muito pequena, esse método é a forma mais primitiva de auditoria de estoque. A maioria das lojas tende a evitá-lo devido à alta probabilidade de irregularidades nos números. No entanto, é uma das formas mais baratas devido à sua natureza básica.

2) Contagem Eletrônica

Nesse método, as lojas utilizam um sistema POS e um leitor de código de barras para contabilizar os níveis de estoque. O código de barras conterá informações sobre os SKUs individuais. Os funcionários escaneiam esses códigos de barras para inserir informações sobre sua presença no sistema.

O sistema POS rastreia o estoque de saída e esse número é então comparado com o estoque existente. A vantagem deste método é a sua alta precisão. No entanto, este método de auditoria pode ser bastante demorado e também requer mão de obra considerável.

3) Contagem cíclica

No método de contagem cíclica, a equipe audita uma parte do inventário para avaliar os níveis existentes. Este método é normalmente usado por varejistas que desejam implementar a auditoria física sem implementar o processo manual.

Nesse processo, os produtos são segregados em diferentes categorias. Os itens são auditados de acordo com sua prioridade na cadeia de suprimentos do negócio, e parcelas são utilizadas para contabilizar todo o estoque. Este processo é normalmente mais rápido do que os métodos tradicionais e é utilizado por armazéns maiores para acelerar o processo de auditoria.

5 melhores práticas a serem seguidas durante a contagem do estoque físico

O inventário físico pode ser um processo tedioso e longo, mas ainda é uma forma eficaz de rastrear seus níveis de estoque. No entanto, como o processo é manual, muitas vezes você pode ter problemas. Aqui estão cinco práticas para evitar esses erros e estabelecer um processo quase perfeito.

1) Considere as flutuações sazonais

A maior parte do comércio eletrônico tende a ter uma época específica do ano em que recebe um grande fluxo de pedidos. Ao auditar fisicamente o estoque, essas flutuações sazonais tendem a afetar os números. O aumento da movimentação de estoque leva a um aumento na discrepância no número.

Portanto, você deve levar em conta essas flutuações sazonais de antemão. Outra boa dica é focar nos de alto valor ou nos de alta demanda. Isto permite-lhe concentrar os seus esforços em áreas de alto impacto e garantir que as irregularidades não tenham um impacto negativo nos resultados financeiros.

2) Instale medidas de controle e gerenciamento de estoque

O controle manual sobre o inventário é limitado em sua funcionalidade. Se quiser exercer um melhor controle, você terá que instalar um sistema de gerenciamento de estoque . Este sistema atuará como mediador durante o processamento do pedido e registrará cada movimentação no estoque.

Essa visibilidade permite rastrear esses pedidos e permite um controle muito melhor sobre o estoque. Junto com isso, a sincronização em tempo real permite agilizar o processo de auditoria de inventário físico. Também melhora a precisão do processo, pois o sistema contabiliza cada movimento no armazém.

3) Calcular a taxa de rotatividade de estoque

O índice de giro de estoque é a frequência de reposição de estoque necessária durante um período de tempo. A proporção permite compreender o movimento geral do estoque no armazém. O número é comparado com os níveis da auditoria física para apontar eventuais irregularidades.

A proporção também é útil para compreender as tendências de mudança nas vendas. Você pode determinar o ciclo de vida do seu inventário com o número. Portanto, você pode ter um controle mais holístico sobre o estoque físico do seu armazém. Além disso, o índice de rotatividade também permite fácil aquisição de estoque.

4) Automatize o processo de auditoria de estoque

Desde que os processos sejam manuais, a probabilidade de erros e irregularidades é sempre proeminente. Para corrigir essas irregularidades, incorpore recursos de automação no processo de auditoria. Você pode automatizar aspectos do processo de contagem usando tecnologias como códigos de barras e RFID.

Junto com isso, você pode implementar um sistema de gerenciamento de estoque que permite rastrear seus níveis em tempo real em vários locais. Isso ajudará em uma expansão eficiente e permitirá um melhor controle sobre toda a sua cadeia de suprimentos de atendimento.

5) Incluir previsão de estoque para compras

Todos nós já ouvimos: 'Tudo em proporção'. Esta afirmação também tem peso para o gerenciamento de estoque. Você deve garantir sempre os níveis corretos de estoque em seu armazém. Para que isso seja possível, você terá que utilizar as auditorias de inventário físico para entender o tempo de resposta.

Com o tempo de resposta e a análise de dados anteriores, você pode prever com quase precisão os níveis de estoque necessários. Você pode então estudar as tendências e descobrir o plano de compras ideal.

3 KPIs importantes conectados ao inventário físico

1) Taxa de rotatividade de estoque

Conforme explicado, o índice de giro de estoque é a frequência de reposição de estoque. Para ser exato, é o custo total das mercadorias dividido pelo estoque médio. Para um inventário físico, o índice de rotatividade pode ajudar a encontrar irregularidades sem a auditoria real.

2) Relação estoque/vendas

A relação estoque/vendas é a relação entre o valor médio do estoque e o valor líquido de vendas. É entender o nível de estoque que você carrega em oposição às capacidades de venda. Você pode reduzir os custos de manutenção de estoque com a ajuda desse número e manter um número de estoque mais realista. Isso também ajudará a reduzir o custo de manutenção de estoque.

3) Taxa de venda por distribuidores

A taxa de venda por distribuidores denota a taxa de consumo de estoque durante um determinado período de tempo. A taxa de venda por distribuidores é crucial para compreender a precisão das auditorias de inventário físico. O número também é vital para determinar o cronograma de compras.

Qual é a alternativa ao inventário físico?

O estoque perpétuo é a alternativa ideal ao estoque físico. Simplificando, o inventário permanente é um método em que os sistemas mantêm os níveis de inventário em tempo real sem exigir confirmação física. Esses sistemas tornaram-se cada vez mais populares à medida que as empresas de comércio eletrônico começaram a usar vários centros de distribuição para entregas mais rápidas.

O principal benefício do inventário físico é a precisão. O processo elimina quase completamente a intervenção humana, sincronizando os números em tempo real. Essa sincronização em tempo real é mantida com a ajuda de sistemas POS e scanners.

Esse tipo de estoque também é útil quando combinado com um sistema de Planejamento de Requisitos de Materiais (MRP). O emparelhamento é útil para melhorar sua previsão de estoque e agilizar seu processo de aquisição.

Conclusão

Independentemente da natureza virtual do ecossistema moderno, o inventário, no seu núcleo, terá algum valor físico. Portanto, auditorias de inventário físico podem ser o começo certo que uma empresa de comércio eletrônico precisa. Embora possa ser um processo demorado, permite que uma empresa verifique a integridade dos seus sistemas de gestão de inventário e armazém .

Perguntas frequentes

1) Quais são os principais componentes dos custos de gestão de estoque?

Os custos de gerenciamento de estoque incluem custos de capital, o custo de manutenção do estoque e custos operacionais do armazém. É provável que varie de acordo com a natureza das mercadorias e o tamanho do armazém.

2) Por que o inventário físico costuma ser auditado?

As auditorias físicas geralmente são realizadas para combinar os níveis atuais de estoque com o estoque físico. Também pode ser utilizado para compreender as irregularidades e falhas nos sistemas de PDV e Gestão de Pedidos.