Como equilibrar segurança, interoperabilidade e usabilidade em software de comunicações e operações

O software de operações comerciais e comunicações internas pode ajudar as equipes a serem mais produtivas e engajadas. Eles garantem que os funcionários tenham acesso a informações críticas e fornecem aos gerentes ferramentas práticas para a liderança.

No entanto, essas plataformas abrigam grande parte dos dados de missão crítica e confidenciais de uma empresa, incluindo conversas entre funcionários, políticas e práticas recomendadas e ativos de recursos humanos. Como resultado, questões de segurança, privacidade de dados e conformidade regulatória são grandes.

Os gerentes de TI também precisam garantir uma boa interoperabilidade com o software existente e uma boa experiência geral do usuário. Caso contrário, as operações sofrem e os trabalhadores podem recorrer a soluções não autorizadas e menos seguras, como mensagens de texto.

Neste artigo, exploramos essas e outras preocupações que os gerentes de TI devem ter em mente ao escolher ou implementar software para comunicações internas e operações comerciais.

Segurança, privacidade de dados e facilidade de uso

Os funcionários precisam ser capazes de compartilhar informações e recursos com facilidade. O gerenciamento de tarefas, a segurança e a proteção do trabalhador e a cultura da empresa dependem disso.

Os gerentes de TI, por outro lado, devem garantir que esses dados sejam trocados com segurança. Vazamentos de dados — potencialmente devastadores para as operações e a imagem pública de uma empresa — ocorrem regularmente.

Felizmente, o melhor software de operações e comunicações é construído com boa segurança em mente. Por exemplo, o Connecteam permite que gerentes e profissionais de TI monitorem e removam o acesso dos funcionários a chats em grupo, bases de conhecimento e outros ativos a qualquer momento. Os dados também são criptografados, seja na nuvem ou no dispositivo de um funcionário.

Na verdade, estudos mostraram que o maior risco à segurança dos dados vem dos próprios funcionários, cujas práticas de segurança inadequadas colocam em risco os ativos da empresa.

Os gerentes de TI devem, portanto, se concentrar em:

• Garantir que os funcionários recebam treinamento adequado e possam detectar ataques de phishing e outras artimanhas comuns de segurança cibernética.
• Implementação de políticas de senhas fortes.
• Restringindo o acesso a dados confidenciais.
• Fazer backup regularmente de dados importantes ou garantir que seu provedor de software faça isso.

Isso permite que gerentes e funcionários compartilhem informações e se comuniquem de forma eficaz, sem ter que passar por etapas de segurança adicionais, muitas vezes complicadas.

Compatibilidade, Integrações e Interoperabilidade

A empresa média usa pelo menos alguns softwares diferentes. Muitos usam dezenas. Ecossistemas complexos como este são difíceis de manter e dão origem a frequentes problemas de compatibilidade e interoperabilidade.

As plataformas completas que agrupam operações, comunicações, recursos humanos e muito mais em uma única solução oferecem uma solução elegante para esse problema e melhoram a compatibilidade e a interoperabilidade em toda a empresa.

A compatibilidade com fluxos de trabalho existentes e práticas diárias também é importante. “Forçar” uma solução para os funcionários que já têm uma maneira estabelecida de fazer algo leva à frustração e à sombra da TI (o uso de aplicativos não autorizados como uma solução alternativa para as deficiências percebidas ou reais de uma plataforma oficial).

Personalização e flexibilidade salvam o dia a esse respeito. O software que pode ser personalizado para atender às necessidades de negócios garante que o software atenda aos funcionários e não o contrário.

Garantindo a Conformidade Regulatória

Questões de privacidade e conformidade regulatória são igualmente importantes para segurança e compatibilidade.

Os gerentes de TI desejarão priorizar plataformas que facilitem a conformidade com as leis relevantes de proteção de dados dos funcionários. Esses incluem:

• Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia (CCPA);
• A Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguro Saúde (HIPAA);
• A Lei dos Americanos com Deficiência (ADA);
• Regulamento Geral de Proteção de Dados da União Europeia (GDPR).

Além disso, as leis exigem que os empregadores mantenham registros específicos com segurança. Por exemplo, a Comissão de Oportunidades Iguais de Emprego (EEOC) dos EUA exige que os empregadores mantenham registros de emprego e pessoal por um ano após uma rescisão involuntária. O Fair Labor Standards Act (FLSA) exige que os registros da folha de pagamento e dos funcionários sejam mantidos por três anos.

Portanto, você precisará da capacidade de arquivar e não apenas excluir dados de funcionários desligados ou fora de temporada. O Connecteam, por exemplo, permite que você revogue o acesso aos ativos da empresa enquanto mantém os documentos de recursos humanos. Eles podem receber um prazo específico após o qual também devem ser excluídos ou atualizados.

Cumprindo as restrições de custo e orçamento

O software de operações e comunicações tende a seguir um modelo de preços por usuário. À medida que as equipes crescem, os custos aumentam. Isso pode ser proibitivamente caro para empresas de todos os tamanhos. Mas pode ser especialmente difícil para pequenas empresas e startups, onde o custo por funcionário tende a ser maior.

Modelos que cobram uma taxa mensal fixa ou um valor adicional muito pequeno para cada funcionário dão às empresas espaço para respirar e crescer. O nível pago do Connecteam, por exemplo, começa em $ 29 por mês para até 30 usuários, com usuários adicionais custando apenas $ 0,50. Há também um plano Small Business gratuito para até 10 usuários.

Por fim, os aplicativos que podem ser usados ​​com segurança em dispositivos pessoais evitam que as empresas tenham que fornecer hardware aos funcionários. Para que isso funcione, a plataforma deve ser fácil de instalar, simples de usar e funcionar em todos os dispositivos móveis.

Como Encontrar a Solução Certa

A escolha final do software pode ou não recair sobre o gerente de TI. De qualquer forma, como gerente de TI, você deve vir preparado com uma lista de itens obrigatórios para ajudar a orientar o processo de tomada de decisão.

Essa lista deve incluir os fatores abordados neste artigo: interoperabilidade e compatibilidade, custo, facilidade de uso e segurança e proteção de dados. Compare os fornecedores usando esses fatores para obter uma imagem clara de qual é o melhor para o seu negócio.

Se possível, os gerentes de TI também devem participar de demonstrações práticas ou virtuais e garantir que tenham tempo para experimentar o software antes de implementá-lo. Avaliações de sites como Captera e TrustPilot podem ajudar a revelar quaisquer pontos comuns de problemas de TI.

A solução certa fornece ferramentas eficazes e simples para operações e comunicações, ao mesmo tempo em que garante que as principais preocupações dos gerentes de TI sejam atendidas. Muitos gerentes de TI acham que o Connecteam é a melhor solução para comunicação interna e operações. É uma solução econômica, escalável e completa.