Principais recursos das plataformas seguras de comunicações internas

As ferramentas certas de comunicação interna mantêm sua equipe conectada e produtiva, não importa onde estejam.

Neste artigo, analisamos cinco recursos principais de plataformas de comunicação interna eficazes e seguras.

O que é comunicação interna e por que ela é importante?

Uma plataforma de comunicação interna é um sistema que permite o compartilhamento de informações dentro da sua organização. Ele permite que gerentes e funcionários compartilhem conhecimento e atualizações, façam e respondam perguntas e gerenciem tarefas importantes.

Há muitos benefícios em usar uma plataforma de comunicação interna segura:

• Ele protege dados confidenciais , garantindo que as conversas ocorram em um ambiente controlado. As permissões do usuário, o acesso revogável e a capacidade de remover conteúdo impróprio mantêm as conversas profissionais e privadas.
  
• Ele melhora a produtividade no local de trabalho , garantindo que os funcionários tenham as informações de que precisam. Recursos como listas de verificação, formulários, notas de turno e artigos da base de conhecimento limitam os erros, aumentam a eficiência e reduzem a frustração dos funcionários.
  
• Ele contribui para uma forte cultura no local de trabalho por meio de discussões em grupo, atualizações em toda a empresa e documentação consistente. Isso é especialmente importante para os trabalhadores sem escritório, que tendem a se sentir desconectados da cultura da empresa.
  
• Ele ajuda a manter os trabalhadores móveis e solitários seguros . Em setores como construção e transporte, a segurança é uma prioridade. As atualizações em tempo real mantêm os funcionários remotos informados e seguros.

Diferentes métodos de comunicação interna segura

As empresas podem garantir que suas comunicações internas sejam mantidas seguras de várias maneiras.

• Criptografia de dados. A criptografia no dispositivo e na nuvem garante que as conversas e os ativos da empresa não possam ser visualizados por pessoas não autorizadas.
  
• Mensagens instantâneas seguras permitem que gerentes e funcionários troquem arquivos e discutam tópicos relacionados ao trabalho, sem a distração ou os problemas de segurança de mensagens de texto pessoais.
  
• As permissões do usuário definem quem pode ver quais ativos e conversas em que momento. A capacidade de agrupar funcionários por local de trabalho, projeto ou classificação é especialmente útil.
  
• As soluções baseadas em nuvem limitam quais informações são armazenadas nos dispositivos dos funcionários e oferecem maior controle sobre todos os ativos da empresa.

Ameaças comuns para proteger as comunicações internas

O software certo pode ajudar a aliviar muitas preocupações comuns de segurança. No entanto, as empresas ainda precisam estar atentas à segurança, especialmente quando se trata de erro humano.

Ameaças comuns incluem:

• Acesso não autorizado . Onde as pessoas erradas podem acessar as informações da empresa. Os gerentes devem realizar auditorias regulares das permissões do usuário e garantir que o acesso de funcionários externos foi revogado.
  
• Ataques de phishing . Isso ocorre quando os funcionários são levados a revelar informações ou clicar em um link em uma mensagem. Os funcionários devem passar por treinamento regular de segurança para ajudá-los a identificar e evitar esses ataques. Limitar as conversas a um aplicativo seguro, em vez de e-mails ou mensagens de texto do dia a dia, também ajuda. Uma conversa em grupo dedicada permite que os funcionários notifiquem a gerência e uns aos outros sobre e-mails suspeitos.
  
• Abuso de dados internos . O uso indevido intencional de dados confidenciais por funcionários é uma realidade desagradável. Compartilhe apenas o máximo de informações que os funcionários precisam para fazer seu trabalho e concentre-se na construção de uma boa cultura da empresa, o que pode limitar bastante as intenções abusivas.

Melhores práticas para comunicação interna segura

Conhecer as ameaças à segurança da sua empresa é apenas o começo. Aqui estão os elementos obrigatórios de uma política de comunicação interna para manter suas informações seguras.

• Criptografar dados privados. Registros de funcionários, dados de clientes, relatórios financeiros e outros dados confidenciais devem ser criptografados. Qualquer software que você usa deve fazer isso por padrão.
  
• Use aplicativos seguros. Os aplicativos desenvolvidos para empresas possuem recursos de segurança integrados. Eles fornecem controle pessoal autorizado e a capacidade de monitorar as comunicações.
  
• Limite o acesso a informações privadas. Apenas os funcionários que precisam de acesso a informações confidenciais devem tê-lo. Monitore quem acessa arquivos confidenciais para evitar o uso indevido de dados.
  
• Ofereça treinamento em segurança de dados. O treinamento de funcionários educará seus funcionários sobre ameaças à segurança de dados e ensinará as melhores práticas ao conversar e compartilhar ativos da empresa.
  
• Crie, atualize e revise regularmente as políticas de segurança Elas informam aos funcionários como usar o software com segurança e quais são suas obrigações.
  
• Use a autenticação multifator. A autenticação multifator exige que os usuários comprovem sua identidade (por exemplo, inserindo um código enviado ao celular), além de inserir uma senha.
  
• Atualize seu software. Sempre atualize o software da empresa para a versão mais recente. Como alternativa, use uma plataforma de software como serviço (SaaS) como o Connecteam, que está sempre atualizado.

Como escolher uma plataforma de comunicação interna segura

Procure esses recursos ao escolher uma plataforma de comunicação interna segura.

Criptografia de dados, permissões de usuário e armazenamento baseado em nuvem

A criptografia Secure Sockets Layer (SSL) é o padrão-ouro para proteger dados durante a transmissão. Certifique-se de que sua plataforma de comunicação interna suporte isso.

Além disso, escolha uma plataforma que permita controlar quem tem acesso a quais dados. Você deve ser capaz de definir permissões de usuários e grupos para documentos, bate-papos e outros ativos da empresa e revogar o acesso em tempo real.

Finalmente, os dados da empresa nunca devem ser mantidos nos dispositivos dos funcionários. As conversas que acontecem no Connecteam, por exemplo, ficam armazenadas de forma segura na nuvem, não podendo ser baixadas ou compartilhadas pelos funcionários.

Orçamento e dimensionamento

Desconfie de plataformas que possuem um modelo de preço alto por usuário. $ 10 por usuário pode não parecer muito, mas mesmo para uma pequena empresa de 15 pessoas, esses $ 150 por mês. Isso dificulta o dimensionamento. É também um custo totalmente desnecessário, pois existem soluções econômicas.

A Connecteam, por exemplo, oferece um Plano Small Business gratuito para até 10 usuários. Os planos pagos começam em $ 29 por mês para até 30 usuários e $ 0,50 por usuário depois disso.

Por fim, em vez de pagar por operações separadas, comunicações e software de recursos humanos, opte por uma plataforma completa. Não só será mais barato, como também será muito mais seguro.

Usabilidade e compatibilidade

Uma das maiores ameaças à segurança das comunicações internas é a baixa usabilidade.

Os funcionários rapidamente ficam frustrados com ferramentas difíceis de usar e, como resultado, adotam métodos menos seguros, como mensagens de texto pessoais. O uso desses aplicativos não autorizados coloca os ativos da empresa em risco significativo.

Qualquer plataforma que você usar também deve ser compatível com seu software atual e se adequar aos fluxos de trabalho existentes e às operações diárias. A personalização é, portanto, uma característica importante. As plataformas multifuncionais também ajudam a resolver o problema de compatibilidade e facilitam as operações.

Conclusão

As comunicações internas seguras garantem que os ativos da empresa permaneçam seguros, enquanto as operações do dia-a-dia funcionam sem problemas. O Connecteam é o melhor aplicativo de comunicação interna e gestão de equipes disponível atualmente, com ferramentas para manter as equipes alinhadas e produtivas.

Ele apresenta uma rica experiência de bate-papo no aplicativo que é envolvente para os funcionários, simples de gerenciar e altamente segura. Os gerentes podem criar grupos de bate-papo para projetos, clientes, turnos e muito mais, e ter controle total sobre quem está envolvido na conversa. Os bate-papos nunca são armazenados nos dispositivos dos funcionários e, quando um funcionário é desligado, seu acesso às informações da empresa é imediatamente revogado.

Você pode usar pesquisas e enquetes para obter feedback dos funcionários e tomar decisões informadas. Seus funcionários apreciarão ter suas vozes ouvidas e você obterá insights poderosos sobre as experiências de seus funcionários.

Por fim, o Connecteam possui ferramentas para ajudá-lo a organizar eventos, compartilhar conhecimento e informações da empresa com segurança, compartilhar atualizações com equipes individuais ou com toda a organização e muito mais.

Você pode gerenciar todas as suas comunicações internas, operações, RH e muito mais com o Connecteam para um gerenciamento de equipe perfeito e seguro.