Revelando as limitações do WhatsApp: buscando melhores alternativas para a comunicação interna
Publicados: 2023-07-30O WhatsApp tornou-se uma ferramenta de comunicação cotidiana para as organizações, devido mais à sua ampla popularidade e uso do que a qualquer decisão deliberada.
No entanto, o WhatsApp falha em atender às necessidades das organizações que buscam uma ferramenta de comunicação interna eficaz – para não mencionar os riscos associados ao seu uso – e muitas vezes é manipulado para tentar fazê-lo, apesar de suas limitações.
De que forma o WhatsApp deixa de permitir uma comunicação eficaz?
A comunicação não é mensurável
“Você notificou a equipe? Mandei uma mensagem para eles no WhatsApp, não sei quem viu... Vou pedir para responderem.”
A comunicação eficaz permite que as organizações meçam facilmente a entrega e o impacto da mensagem, uma tarefa desafiadora ao usar o WhatsApp. Algumas organizações tentam fazer isso analisando manualmente cada mensagem do WhatsApp enviada e revisando a lista por trás de cada uma. Em casos extremos, as organizações até documentam essas listas no Excel para confirmar que sua equipe revisou as informações relevantes que lhes foram comunicadas.
Falta priorização de mensagens
“Desculpe, nunca vi essa atualização. Vejo agora que foi enviado anteriormente no tópico e simplesmente não percebi.
No WhatsApp, todas as mensagens são tratadas igualmente. Não há como marcar as mensagens como 'prioritárias', fazendo com que elas sejam facilmente perdidas ou ignoradas no fluxo contínuo de mensagens. Esta é uma deficiência crítica em contextos organizacionais, onde atualizações urgentes ou importantes não podem ser ignoradas.
Falta histórico de conversas para novos membros da equipe
“Como posso encontrar informações que foram compartilhadas? Acabei de entrar no time e não tenho no meu grupo do WhatsApp.”
Sempre que as organizações experimentam mudanças nos membros de sua equipe, elas precisam adicionar ou remover pessoas de seus grupos do WhatsApp. Como os novos membros da equipe não podem acessar as conversas anteriores à sua entrada, as informações importantes compartilhadas anteriormente não estão disponíveis para eles. Além disso, é difícil acompanhar quais informações foram vistas por quem, especialmente quando os membros da equipe entram em momentos diferentes.
Falta formato e estrutura
“ Eu vi que você enviou as informações. Você tem uma foto do incidente? Você se lembrou de pedir informações de contato?
Às vezes, o WhatsApp simplesmente não é a ferramenta certa para o trabalho. É frequentemente usado para transmitir informações que devem ser bem estruturadas e formatadas, por exemplo, ao relatar um incidente ou resumir um evento específico. No entanto, o WhatsApp é uma ferramenta de texto gratuita e não oferece suporte a isso, tornando os relatórios mais tediosos, menos estruturados e menos controlados.
Não construído para delegação de tarefas
“ Eu disse para você fazer isso…”
Embora o WhatsApp permita delegar tarefas rapidamente, uma grande desvantagem é a falta de gerenciamento e documentação adequados de tarefas. Quando as tarefas são atribuídas via WhatsApp, rastrear o que foi solicitado e de quem é difícil. Além disso, os gerentes têm dificuldade em rastrear o andamento e a conclusão das tarefas e em manter registros delas, resultando em confusão e desorganização.
Uma ferramenta manual não adequada para dimensionamento
“Ainda estou esperando Jamie remover Josh do grupo de supervisores regionais. Você o removeu de todos os outros grupos do WhatsApp?”
Como o WhatsApp não foi concebido como uma ferramenta de comunicação organizacional, carece de recursos organizacionais essenciais. Usá-lo como tal, portanto, requer muita manutenção manual. Mesmo a administração básica de membros do grupo torna-se desafiadora quando os usuários devem ser removidos manualmente dos grupos. Algumas organizações usam planilhas do Excel para fazer isso, resultando em erros como deixar pessoas de fora de grupos importantes ou mantê-las após o desligamento.
No geral, a falta de escalabilidade e recursos organizacionais tornam o WhatsApp uma escolha impraticável para uma comunicação eficiente e sem erros em grandes organizações.
Falta a capacidade de atingir diretamente toda a equipe em escala
“P: Quanto tempo vamos levar para notificar a equipe? R: Bem, depende da rapidez com que nossos gerentes regionais o repassarem…”
O WhatsApp falha quando se trata de transmitir informações em cascata em diferentes níveis organizacionais para todos os funcionários. Embora menos problemático para equipes pequenas, as informações teriam que passar por vários grupos de bate-papo para chegar às equipes de linha de frente em organizações maiores. E sem uma maneira confiável de garantir que todos recebam e reconheçam informações importantes, o WhatsApp não permite uma comunicação consistente em toda a organização.
“ O WhatsApp não pretende servir como uma ferramenta de comunicação organizacional e é usado principalmente por organizações por hábito. É insuficiente para capacitar a comunicação eficaz para as organizações devido às suas limitações e falta de recursos. Recomendamos enfaticamente buscar melhores alternativas para organizações que acreditam que a comunicação é a chave para seu sucesso.”
Amir Nehemia, CEO e co-fundador da Connecteam
Buscando Melhores Alternativas para a Comunicação Organizacional
Compreender o que torna a comunicação eficaz e envolvente é crucial ao buscar melhores alternativas. Empresas com equipes sempre em movimento exigem uma solução mobile-first que atenda a toda a equipe, não apenas à equipe do escritório. É por isso que as organizações costumam recorrer ao WhatsApp hoje em dia: é facilmente acessível a todos os funcionários da linha de frente que se sentem fora de alcance.
Então, o que torna uma plataforma de comunicação organizacional eficiente?
Ter um canal direto com sua equipe
Plataformas de comunicação eficazes permitem que as organizações se comuniquem diretamente com toda a equipe sem intermediários. Uma plataforma de comunicação apropriada, portanto, permitirá que você envie instantaneamente a mensagem certa para a equipe certa sem afunilar a comunicação. A capacidade de segmentar equipes rapidamente e escolher o público relevante é essencial para garantir que as informações certas cheguem às pessoas certas.
Atendendo a diversas direções de comunicação
Isso inclui de cima para baixo, de baixo para cima e ponto a ponto. Embora a função de bate-papo seja crucial para a comunicação do dia a dia, não é necessariamente a ferramenta certa para um funcionário se dirigir ao CEO ou incentivar a comunicação ponto a ponto em diferentes níveis. Uma plataforma de comunicação eficaz fornecerá às organizações diferentes ferramentas de comunicação além de apenas mensagens de bate-papo.
Exigindo trabalho manual mínimo
Para ser bem-sucedida e inclusiva para todos na equipe, uma plataforma de comunicação deve exigir o mínimo de trabalho manual de seus operadores e automatizar o máximo de processos possível. No entanto, esta é apenas a linha de base. As plataformas de qualidade devem promover proativamente uma comunicação eficaz, reduzindo a carga do comunicador e melhorando a experiência da equipe.
Apoiando a comunicação estruturada e não estruturada
Embora o bate-papo seja uma ótima maneira de conversar sobre pequenas coisas do dia a dia, muitas vezes é necessária uma abordagem mais estruturada. Plataformas de comunicação eficazes permitem que as organizações usem formatos estruturados predefinidos, garantam a conclusão dos relatórios e reduzam as idas e vindas.
Garantir a entrega da mensagem e medir o impacto
Por meio de uma plataforma de comunicação eficaz, as organizações podem identificar rapidamente quem recebeu as informações e solicitar confirmação ativa da equipe quando necessário. Ele garante que as mensagens prioritárias não sejam perdidas e permite que você feche o ciclo com todos os funcionários em minutos, em vez de dias.
Bem governado e controlado
A comunicação é uma grande parte do dia-a-dia de qualquer organização e, como tal, deve ser bem administrada e controlada. Ao contrário do WhatsApp, as plataformas de comunicação eficazes oferecem ferramentas, configurações e permissões que permitem que as organizações supervisionem e controlem seus processos de comunicação.
Resumo
Apesar dos riscos associados ao WhatsApp, muitas organizações o utilizam hoje para se comunicar com suas equipes.
Como nunca teve a intenção de servir como uma ferramenta de comunicação organizacional, o WhatsApp deixa a desejar em uma comunicação direta, mensurável, eficaz e bem governada.
As organizações devem, portanto, reconsiderar seus objetivos de comunicação e explorar melhores alternativas ao WhatsApp.
Diante disso, convidamos você a explorar o Connecteam, uma plataforma projetada desde o início para atender às necessidades de comunicação de organizações com muitos membros da equipe em trânsito.