Princípios de gerenciamento de operações para 2023 e além

À medida que as empresas buscam maior eficiência, lucratividade e adaptabilidade, independentemente das condições econômicas, os princípios de gerenciamento de operações desempenham um papel vital no sucesso das empresas em todos os setores.

A exigência de fazer mais com menos permanecerá uma constante, pois organizações de todos os tamanhos navegam em mercados em constante mudança. Melhore a eficiência. Cortar custos. Adaptar processos. Garantir a satisfação do cliente com produtos, serviços e experiências de qualidade.

Os gerentes de operações devem abordar um mundo de negócios cada vez mais complexo e acelerado de forma holística e com agilidade, usando os melhores recursos digitais para as diversas facetas de cada processo, incluindo design de produto, desenvolvimento e controle de qualidade, bem como a logística envolvida em previsão, compra, gerenciamento de estoque e remessa e entrega. Tudo isso deve ser equilibrado com a manutenção de uma excelente experiência do funcionário e do cliente.

Embora as ferramentas práticas e as abordagens teóricas para cada processo de negócios possam variar e mudar inevitavelmente, alguns princípios fundamentais podem orientar sua empresa a obter e manter a eficiência operacional e a vantagem competitiva tão cruciais para o sucesso em 2023 e além.

10 princípios de gerenciamento de operações

Os princípios do gerenciamento de operações equilibram o controle disciplinado dos elementos fundamentais da eficiência operacional, resolução criativa de problemas e gerenciamento ágil de mudanças.

Talvez a orientação mais citada sobre esse tópico seja a apresentação de Randall Schaefer na Conferência Internacional da Association for Supply Chain Management (APICS) de 2007. Ele descreveu 10 princípios:

1. Realidade
2. Organização
3. Fundamentos
4. Responsabilidade
5. variância
6. Causalidade
7. Paixão controlada
8. Humildade
9. Sucesso
10. Mudar

Schaefer culpou a violação desses princípios fundamentais como um dos principais contribuintes para as lutas de muitas empresas. As empresas que praticam os princípios fundamentais do gerenciamento de operações são as mais lucrativas e competitivas.

Embora Schaefer tenha apresentado esses princípios no contexto de por que os fabricantes dos EUA estavam ficando para trás dos concorrentes de todo o mundo, o foco principal ainda se aplica à economia global de hoje e a todos os setores e indústrias.

Vamos examinar mais de perto os princípios de gerenciamento de operações de Schaefer e aplicá-los aos negócios modernos.

1. A realidade da gestão de operações

O equilíbrio alcançado entre o gerenciamento de operações comerciais altamente controladas e previsíveis e a adoção de mudanças rápidas e inevitáveis ​​é adequado para o sucesso em tempos voláteis. Pense na física de Newton e na teoria do caos se unindo.

Teorias, pensamentos e princípios são ótimos, mas ninguém sozinho pode resolver todos os seus problemas. Isso porque a realidade é confusa e se move mais rápido e em direções diferentes do que nossos melhores esquemas e estruturas.

Soluções universais não existem. Princípios e estruturas são ferramentas, e é mais fácil e confortável focar neles do que em um problema ou conjunto de problemas muito confusos.

Mas, para ser eficaz, concentre-se no(s) problema(s), não na(s) ferramenta(s). Os problemas são a realidade agora; ferramentas vieram de problemas do passado que nem sempre são os mesmos dos problemas de hoje. O que funcionou da última vez pode não funcionar desta vez da mesma maneira.

2. Esforçando-se pelo princípio da organização

Tanto quanto possível, organize todas as facetas de suas operações em um ecossistema coeso e independente. Busque o máximo de consistência. Isso permite previsibilidade e medição e, portanto, melhoria controlada, levando a maior eficiência e lucratividade.

A organização se traduz em lucros consistentes e previsíveis. Esse é o objetivo, o ideal. Tenha em mente que a realidade se insinua com problemas confusos, então não se surpreenda quando algo diferente acontecer.

Além disso, a mudança é inevitável, e mudar uma coisa muda outra, muitas vezes de forma imprevista. A terceira lei de Newton tem suas limitações.

3. Aderindo aos fundamentos de operações

Inovação é uma das palavras-chave favoritas do capitalismo, e por boas razões. Seja na ciência, na arte ou nos negócios, a inovação geralmente leva a grandes avanços para mudar o mundo.

A inovação é o que há de divertido e empolgante no centro das atenções. Mas geralmente só é possível devido à diligência nos fundamentos das operações de negócios e gerenciamento de operações que ocorrem em grande parte nos bastidores, incluindo a manutenção de registros precisos de estoque, logística tranquila, recursos humanos e gerenciamento da cadeia de suprimentos.

Essas funções e processos garantem que as pessoas, as informações e os materiais entrem e saiam e cheguem onde precisam estar no prazo e com eficiência são operações fundamentais que mantêm um negócio produtivo e lucrativo, criando margens para que a inovação ocorra.

Ater-se estritamente aos fundamentos, dia após dia, é a melhor chance para as empresas sobreviverem aos tempos difíceis, ao mesmo tempo em que nutrem a inovação e se preparam para o crescimento.

4. Gerentes de operações e responsabilidade

Manter as pessoas responsáveis ​​por suas contribuições e resultados é um grande motivador. Os gerentes de operações são responsáveis ​​por estabelecer metas, padrões e métricas e, em seguida, avaliar os resultados para determinar o reforço positivo ou negativo apropriado.

Essas metas e padrões precisam ser bem comunicados para que todos saibam o que é esperado e como o desempenho é medido.

5. Tudo sobre contexto: Variação

Dependendo do contexto, objetivos e perspectiva, a variação pode ser boa ou ruim. Quando você busca maior controle dos processos para maximizar a eficiência e obter custos mais baixos, as variações são invariavelmente ruins.

No entanto, quando o objetivo é maior variedade e uma gama mais ampla de opções, a variância pode ser boa. Afinal, a inovação requer variação para se desenvolver e emergir como algo novo de um processo ou sistema altamente controlado.

Mas o fato é que algum grau de variação é inevitável. Às vezes, a variação é criativa e até projetada no sistema, e às vezes é o sintoma de um problema subjacente.

Marketing em uma era de mudanças de alta frequência

Enfrentamos uma enxurrada constante de interrupções diárias, mas uma estratégia que prioriza os dados dá aos profissionais de marketing a agilidade para sair na frente.

6. Causalidade: não foque nos sintomas

Chegue à raiz do problema e resolva-o, em vez de tratar os sintomas que voltarão continuamente, desde que a causa subjacente exista.

Os sintomas devem ser tratados, é claro, mas pode ser tentador se concentrar apenas nos sintomas e seguir em frente com o dia depois de aliviados.

7. Pessoas e princípios: paixão gerenciada

Embora o controle e a disciplina possam ajudar as empresas em tempos econômicos difíceis, é importante lembrar que seu pessoal é, bem, gente. Eles são o que fazem ou quebram sua organização.

Os gestores são responsáveis ​​por conduzir o negócio da forma mais eficiente e lucrativa possível, o que requer controle sobre todos os aspectos das operações, tornando-as o mais previsíveis possível para reduzir o número e a volatilidade das variáveis.

Os gerentes de sucesso também sabem como motivar e administrar a paixão dos funcionários por meio da responsabilidade, bem como recompensas e críticas construtivas.

8. Humildade: O gerente de operações verdadeiramente sábio

Sócrates e Shakespeare tinham coisas semelhantes a dizer sobre as pessoas sábias serem extremamente conscientes dos limites de seu próprio conhecimento. O orgulho é outra daquelas forças que podem ser boas ou más.

O orgulho pode ser criativo quando alimenta a confiança para enfrentar novos desafios e fazer o seu melhor trabalho. Quando o orgulho o impede de admitir que não sabe alguma coisa ou de pedir ajuda ou buscar conselhos sábios, fica caro rapidamente. Você encontrará problemas com os quais nunca lidou antes.

Bons gerentes podem admitir quando não sabem o que fazer. Então eles pedem ajuda, aprendem com a situação e continuam com os negócios.

9. Equilibrando princípios com agilidade para o sucesso

Muitos desses princípios podem parecer rígidos e sufocantes à primeira vista, e alguns necessariamente são, mas é importante equilibrar a necessidade de disciplina e controle rígidos no gerenciamento de operações com o entendimento de que a adaptabilidade também é um princípio fundamental para um negócio.

A adaptabilidade ajuda você a estabelecer e manter operações, mas também a enfrentar tempos econômicos difíceis, como recessões, e promover o crescimento. Você define o sucesso do seu negócio, define metas com KPIs e OKRs. Mas, à medida que os mercados e as economias mudam (leia-se: à medida que os clientes mudam), é importante revisitar, repensar e revisar o que constitui o sucesso.

As operações internas são vitais para o sucesso de qualquer negócio, e a razão pela qual sua empresa opera é oferecer ótimos produtos, serviços e experiências aos seus clientes.

10. Gerenciando mudanças

A única constante é a mudança. As soluções são temporárias. Surgirão novos problemas e desafios que não se encaixam no manual atual ou no conjunto de ferramentas disponíveis.

A primeira ferramenta não ficou solitária por muito tempo. Novas questões exigiam novas formas de pensar e novas ferramentas. Os gerentes podem ter heurísticas e métodos favoritos para avaliar e tentar resolver problemas, mas é importante evitar a fixação em uma visão, uma ferramenta ou uma teoria.

“Gerencie a estabilidade no curto prazo”, disse Schaefer. “Entenda que tudo acabará mudando e administre a mudança a longo prazo.”[/h2 ]

Isso não significa tentar prever o futuro – embora o advento da análise de dados, do aprendizado de máquina e da internet das coisas tenha ajudado a dar aos gerentes maior visibilidade das operações e informações para uma tomada de decisão mais precisa). “A capacidade de administrar a mudança separa os bons gerentes dos fracos”, disse Schaefer.

Por que o gerenciamento de operações é tão importante

Aqui estão algumas maneiras pelas quais os princípios de gerenciamento de operações podem ser adaptados para 2023, à medida que as empresas navegam em uma economia que pode ou não atingir um pouso suave.

Boom ou busto, os princípios se aplicam para alcançar a eficácia operacional em uma variedade de áreas:

• Eficiência
• Qualidade
• Flexibilidade
• Velocidade
• Controle de custo
• Confiabilidade
• Melhoria continua
• Atendimento ao Cliente
• Inovação
• Capacidade de resposta
• Escalabilidade
• Sustentabilidade

Duas facetas do gerenciamento de operações - gerenciamento da cadeia de suprimentos e logística - incorporam a maioria ou todas essas qualidades e desempenham papéis importantes em tornar um negócio lucrativo e bem-sucedido.

Disciplina e controle são a essência dos princípios da gestão de operações. Aumentar a eficiência e cortar custos são preocupações perenes para ser e se manter competitivo e lucrativo. Mas quando a economia se contrai e a ameaça de recessão se aproxima, as empresas precisam se preparar para tempos difíceis. Orçamentos apertados e medidas de corte de custos tornam-se prioridade máxima.

Fundamentos que resistem ao teste do tempo

Adaptando o Princípio de Pareto (a regra 80/20) para o gerenciamento de operações, Schaefer disse que a execução diligente dos fundamentos básicos pode levar seu negócio a 80% do caminho para o sucesso.

Adaptabilidade, gerenciamento de mudanças, solução criativa de problemas e aplicação dos princípios e teorias apropriados às causas profundas dos problemas podem conduzir os 20% restantes, qualquer que seja a definição no momento.

Schaefer nomeou os princípios especificamente para a apresentação do APICS, então versões posteriores aparecem em várias formas por diferentes especialistas. Mas quase três décadas depois, sua apresentação continua relevante. Claro, a lista foi adaptada e repetida, mas a essência dos princípios continua, servindo como um lembrete de que quanto mais as coisas mudam, mais elas permanecem as mesmas.