Um guia para faturas proforma

A fatura proforma baseia-se na ideia de que o envio de um documento relacionado à venda de um produto ou serviço ao comprador antes da venda pode evitar complicações desnecessárias. Menos complicações equivalem a menos chances de perder dinheiro. Neste artigo, explicamos o que é uma fatura pró-forma, quais são os elementos importantes (como o número obrigatório da fatura), como criar uma e discutimos como ela difere de outros documentos financeiros.

O que é uma fatura proforma?

Em termos leigos, uma fatura proforma é um documento entre o comprador e o vendedor que inclui bens ou serviços ainda a serem entregues, juntamente com outras informações críticas, como taxas de envio e informações de entrega. O importante a lembrar é que o comprador recebe a fatura proforma antes de obter o produto ou serviço.

Agora que você conhece a definição de uma fatura proforma, vamos discutir sua finalidade.

Pró-forma ou Pró-forma?

Uma fatura pró-forma às vezes é listada como uma fatura pró-forma. A resposta para “o que é uma fatura pró-forma” é a mesma que “o que é uma fatura pró-forma”. Você vê listado de uma forma ou de outra, e às vezes até como pró-forma, mas todos eles significam a mesma coisa.

Qual é o objetivo de uma fatura proforma?

Considere os seguintes requisitos:

• O comprador precisa saber o valor do que está comprando?
• O comprador deve saber o que esperar ao comprar de um vendedor? (ou seja, há boa fé?)
• O processo de vendas deve ser tranquilo?
• Você precisa de um documento juridicamente vinculativo para os termos e condições da venda?

Se você pensou “sim” para a maioria ou todos os itens acima, uma fatura proforma pode ser útil para você!

Como criar uma fatura pró-forma

Precisa fazer uma fatura? As faturas proforma não são muito complicadas, mas é útil ter um modelo de fatura proforma à mão ao criar um. Você pode usar nossos modelos de faturas gratuitos ou o gerador de faturas gratuito para essa finalidade.

Como é juridicamente vinculativo em algumas partes do mundo, você deve criar uma fatura precisa e válida. Uma fatura proforma deve conter as seguintes informações:

• Informações do cliente (nome, endereço, etc.)
• Suas informações comerciais (nome, endereço, etc.)
• Termos de venda
• As mercadorias vendidas mais os preços individuais
• Impostos, descontos e taxas de envio aplicáveis
• Preço total
• Número da fatura
• Datas de envio e datas de vencimento
• Outras informações diversas necessárias

No devido tempo, você pode eventualmente transformar sua fatura pró-forma em uma fatura comercial. Se o cliente aceitar sua fatura pró-forma, a Hiveage poderá transformá-la em uma fatura comercial útil.

Quais informações são necessárias em uma fatura proforma?

Todos os bens ou serviços devem ter alguns termos envolvidos em sua venda. Por boa fé, você deve incluir os detalhes de contato de ambas as partes e os detalhes acima mencionados. É fundamental incluir qualquer informação que ajude o comprador a entender o que está recebendo.

Seja uma fatura pró-forma ou fatura comercial, o documento legal deve ser preciso para as mercadorias envolvidas. Se alguma informação essencial for deixada de fora da papelada, isso pode trazer problemas legais desnecessários. Só para reiterar:

• Preço dos produtos
• Descrições dos referidos produtos
• Datas de envio e entrega
• Detalhes do contato
• Total devido

Os dados acima estão entre os dados mais importantes a serem incluídos em uma fatura pró-forma, portanto, não se esqueça de incluí-los! Uma fatura verdadeira deve aspirar a ser a mais precisa possível para evitar possíveis confusões. Se você não tiver certeza, sempre poderá procurar exemplos de faturas pro forma e ver como elas incluem mercadorias, termos e tudo o que você precisa saber.

Qual é a diferença entre uma fatura e uma fatura pró-forma?

Pense na fatura comercial padrão (às vezes chamada de fatura de vendas) como papelada para confirmar a venda das mercadorias e solicitar algum tipo de pagamento. Em comparação, uma fatura proforma é mais uma declaração do que está por vir, pois é enviada antes do pagamento das mercadorias – uma espécie de fatura preliminar. As faturas regulares também tendem a ser mais juridicamente vinculativas do que as faturas pro forma padrão.

Em termos de formatação, a distinção mais importante entre os dois é que a fatura pró-forma deve se rotular como uma fatura pró-forma. Além disso, uma fatura comercial está mais vinculada à contabilidade do que as faturas pro forma, pois a venda em si pode não ter ocorrido com uma fatura proforma.

Lembre-se de que uma fatura pró-forma geralmente é feita antes que o comprador compre os bens ou serviços que você oferece. Uma fatura oficial é criada durante o período de compra. Se você precisa de uma fatura comercial, uma fatura proforma ou qualquer outra coisa depende dos termos e condições apresentados ao comprador.

Você pode receber o pagamento em uma fatura pró-forma?

Tecnicamente, você pode receber o pagamento em uma fatura pró-forma, mas normalmente não o fará até que uma fatura regular seja configurada. Você deve considerar uma fatura pró-forma mais parecida com um aviso em oposição à fatura real. Como as faturas pro forma geralmente não são usadas na contabilidade, você não deve esperar pagamentos: os clientes provavelmente aguardarão suas faturas finais.

Comparações com outros formulários de compra

Embora uma fatura proforma seja diferente de uma fatura normal, é essencial distingui-la de outros tipos de formulários de compra incluídos no processo de venda. As faturas são bastante distinguíveis das faturas de vendas, recibos de vendas, etc.

Faturas pro forma comparadas a um recibo de venda

Se a fatura proforma mostra o que pode ser comprado no futuro, um recibo de venda mostra o que já foi comprado: pense em uma fatura proforma como algo que acontece antes de um recibo de venda ser feito.

Faturas pro forma comparadas a uma nota fiscal

Uma nota fiscal transfere a propriedade, enquanto uma fatura proforma não. Uma fatura proforma não pode provar que quaisquer mercadorias foram vendidas, enquanto uma nota fiscal pode. Da mesma forma, as faturas padrão podem ser usadas antes da nota fiscal.

Faturas Internacionais

Como existem 195 países por aí, algumas pequenas diferenças nas leis (como tarifas, limites de envio, etc.) podem influenciar o que você pode colocar nas faturas pro forma. Verifique com as autoridades competentes dos países com os quais você faz negócios para evitar possíveis confusões.

O envio de mercadorias de um país para outro pode demorar mais do que o comércio doméstico, portanto, esteja preparado para atrasos. Como uma fatura proforma geralmente é feita antes de um item ser enviado, a data de entrega pode estar incorreta. No entanto, ainda é uma excelente prática participar de boa fé.

Informações cruciais sobre uma fatura proforma

As faturas proforma não são um pedido de pagamento ou um pedido de entrega de mercadorias. Em vez disso, as faturas proforma são usadas de forma preliminar, enviadas aos compradores antes do envio ou entrega. Pense nisso como um relato do que está por vir.

Não há diretrizes 100% definidas a serem seguidas no que diz respeito à formatação. Existem dados úteis que você deve incluir, mas muitas faturas proforma diferem umas das outras. Lembre-se, uma fatura proforma não é uma fatura comercial.

Uma fatura pró-forma deve fornecer ao comprador conhecimento suficiente para saber o que ele poderia obter ao comprar as mercadorias. Tenha em mente que ele vem antes da fatura final ser entregue ao cliente.

Você deve enviar uma fatura pró-forma?

Sim, você deve enviar uma fatura proforma para estabelecer uma linha de base dos bens e serviços que você oferece. Seu cliente pode ver os termos que você lista e possivelmente contestar os termos se assim o desejar. Como normalmente nenhum pagamento é feito, isso permite que uma negociação mais confiável seja iniciada.

Na maioria dos casos, você não é obrigado a enviar uma fatura pró-forma, mas geralmente é uma boa ideia incluir uma. Se os detalhes contidos nele são o que o cliente tem em mente, ele não precisa se envolver em longas discussões. Você deve usar uma fatura proforma sempre que puder para simplificar o processo de transação.

Certifique-se de usar uma fatura proforma se fizer muitos envios e entregas. Algo tão simples quanto o cliente entender os termos do que você oferece pode ser crucial para o sucesso do seu negócio. Juntamente com as faturas proforma, você deve usar faturas comerciais para confirmar as transações.

Termos de uma fatura proforma

Os termos incluídos neste tipo de fatura são semelhantes às faturas reais. No entanto, o comprador não precisa necessariamente comprar o que você oferece quando vê suas faturas proforma. Certifique-se de que a descrição de seus termos seja atraente para o comprador e razoável o suficiente para que eles a considerem.

Observações finais sobre faturas proforma

Se você tiver as mercadorias e os termos alinhados de maneira atraente, suas faturas proforma devem ser bem-sucedidas. Lembre-se de incluir:

• Taxas (preços de itens, descontos, impostos, taxas de envio e valor total)
• Datas (data de envio, data de entrega)
• Descrição dos itens a serem adquiridos
• Dados de contato do comprador e do vendedor

Como esses tipos de faturas não têm um formato rígido, você pode ser flexível com o que pode incluir. Formatação, esquemas de cores e outros fatores diversos são coisas que você pode personalizar para destacar suas faturas. Se você estiver em dúvida, confira nosso gerador de faturas para obter um modelo limpo e fácil de usar.

Armado com esse conhecimento de como as faturas pro forma funcionam, esperamos que você possa estabelecer mais confiança com seus clientes e trabalhar no crescimento de seus negócios!

Perguntas frequentes sobre faturas proforma

O que é uma fatura proforma?

Uma fatura pro forma é uma cotação em formato de fatura que é oferecida antes da entrega de bens e serviços ao comprador. Ajuda a tornar o processo de vendas mais fácil e atua como um acordo legalmente vinculativo para os termos e condições da venda.

Qual é a diferença entre fatura proforma e fatura?

Uma fatura formal é uma solicitação de pagamento que indica os detalhes finais do valor total devido. Uma fatura proforma é uma declaração do vendedor de fornecer produtos e serviços em uma data e hora especificadas, enviada antes da venda real.

O pagamento pode ser feito em fatura pró-forma?

Um pagamento não pode ser feito em uma fatura pró-forma. É gerado antes da entrega de bens e serviços. Teria que ser criada uma fatura de venda, com condições de pagamento e outros detalhes, para ser enviada ao departamento de contas a pagar do comprador.