Como aumentar a produtividade com soluções de comunicação empresarial

Na última década, assistimos a uma revolução no mundo da comunicação interna. Em um piscar de olhos, os telefones celulares se tornaram comuns e populares para praticamente todos. E não apenas em nossas vidas pessoais.

As operações de negócios mudaram drasticamente, das tarefas do dia a dia à comunicação interna, à satisfação do cliente e muito mais – tudo pode ser feito com o clique de um botão e até mesmo em movimento.

Funcionários e gerentes que antes estavam desconectados e inacessíveis agora podiam permanecer conectados em tempo real. Isso teve um grande impacto na produtividade e no engajamento. Hoje é difícil imaginar que antigamente funcionários e gerentes só podiam se encontrar cara a cara, depois disso, eles estavam por conta própria. Se algo mudasse, se ocorresse um incidente ou uma grande venda, funcionários e gerentes tinham que esperar até o final do dia apenas para comunicar qualquer uma dessas ocorrências.

Mas agora, os telefones celulares são a principal ferramenta em nossa vida cotidiana. É a maneira mais fácil para os gerentes alcançarem seus funcionários e gerenciarem suas necessidades comerciais diárias. Pense nisso: quantos telefonemas você atende ou faz por dia? A pesquisa diz que você está fazendo uma ligação ou respondendo uma cerca de três vezes por hora.

Mas depois de quase uma década contando com nossos telefones para tarefas diárias, também podemos ver o lado negativo dessa conectividade. Especialmente quando se trata de telefonemas intermináveis.

Se você não está totalmente convencido, continue lendo para destacar o lado negativo das ligações telefônicas, especialmente seu impacto negativo na produtividade. Mas, há uma solução e entraremos nisso daqui a pouco.

Como as ligações telefônicas prejudicam a produtividade

1. As chamadas telefônicas são perturbadoras

Uma chamada não planejada afasta você do que você e seu funcionário estão tentando realizar e, se essa não é a definição de perda de produtividade, não sabemos o que é. Na verdade, uma chamada não planejada leva 23 minutos para se recuperar. Toda vez que você liga para o seu funcionário, você está fazendo com que ele interrompa qualquer tarefa em que esteja e leva mais tempo para voltar a ela.

2. O tempo é tudo

Existem centenas de razões pelas quais as chamadas não são atendidas, seja você em uma reunião ou seu funcionário está com um cliente. Pense nisso, quantas vezes por dia seus funcionários estão tentando entrar em contato com você sem sucesso? E quantas vezes você está tentando alcançá-los? Este jogo interminável de etiqueta telefônica só consome seu tempo.

3. Imagens valem mais que mil palavras

Infelizmente, quando você está em uma ligação telefônica, está limitado apenas à comunicação verbal. Pode ser muito difícil explicar completamente algo quando uma imagem pode fazer o trabalho com muito mais eficiência. Por exemplo, deixar um cliente saber como está indo o projeto que você o contratou para concluir, o status do seu trabalho de limpeza, um problema inesperado durante um trabalho de construção, a extensão do seu acidente de trabalho e assim por diante.

4. Compartilhamento e recebimento de informações

O que acontece se a tarefa fácil e rápida se tornar complexa e demorada? Você pode precisar fazer várias ligações telefônicas apenas para compartilhar informações simples e encontrar uma solução. Que tal compartilhar os detalhes de um próximo evento da empresa? Ou aprofundar as políticas de segurança após um acidente?

Claro, você pode agendar uma teleconferência ou trazer todos para o mesmo local para poder comunicar tudo isso. No entanto, coordenar esses eventos é um aborrecimento porque nenhum dia ou horário único funcionará de maneira geral. Você só se encontrará perseguindo todos que perderam a ligação ou não puderam comparecer à reunião para garantir que estejam informados; e assim, um dia inteiro ou até uma semana é desperdiçado!

Além disso, seus funcionários também não têm uma solução fácil e em tempo real para compartilhar informações com você.

5. Os dados não são estruturados

Digamos que alguém ligou para você para relatar uma lâmpada quebrada na loja e precisa consertá-la em dois dias. Então você desliga o telefone, mas percebe que esqueceu de perguntar que tipo de lâmpada é e quando o reparador pode vir à loja. Agora você tem que ligar novamente para o seu funcionário para obter todas as informações, uma vez feito isso e você ligar para o reparador, você verá que ainda faltam informações e precisará ligar novamente para o funcionário. O ciclo continua indefinidamente. Isso é o que acontece quando a informação não é estruturada.

6. As prioridades são inexistentes

Você nem sempre tem a capacidade de decidir o que é mais importante quando se trata de chamadas telefônicas. Por exemplo, passar por uma dúzia de e-mails pode ser mais fácil de priorizar com base na linha de assunto ou de quem é. Mas quando chega uma ligação, se for um número reconhecido, você não sabe qual é a urgência da ligação. Talvez seja seu chefe apenas fazendo check-in ou talvez você esteja esperando a equipe aparecer no local de trabalho, mas eles estão presos no trânsito ou é apenas uma chamada de spam. A menos que você atenda naquele exato momento e pare o que está fazendo, não tem como saber se precisa atender a ligação imediatamente ou se ela pode esperar.

7. Não há registros

Como nada é gravado, quando você precisa recuperar informações de uma ligação que aconteceu há três dias, não pode. Não existe nenhuma análise para mostrar qual era o assunto da chamada. E se você não estiver anotando todas as chamadas recebidas, não será capaz de se lembrar facilmente das informações de relance.

Agora, aqui está a coisa. Reconhecemos que as ligações telefônicas vieram para ficar, especialmente porque mais trabalhadores estão migrando para o trabalho remoto e as videochamadas parecem ser a nova norma. Mas, conhecendo os problemas associados às ligações telefônicas, empresários e gerentes estão se voltando para soluções mais modernas, como soluções de comunicação empresarial para garantir eficiência e produtividade.

O que são soluções de comunicação empresarial?

Ao equipar sua empresa e seus funcionários com soluções de comunicação empresarial, você pode aumentar a eficiência, aumentar o envolvimento dos funcionários e melhorar o compartilhamento de conhecimento entre sua equipe.

Mas, tudo bem, o que são soluções de comunicação empresarial? As soluções de comunicação empresarial permitem que você compartilhe informações e colabore com seus funcionários de qualquer lugar e a qualquer momento. Não pense apenas nas soluções de comunicação empresarial como um mecanismo para aprimorar a comunicação interna, mas também como uma forma de simplificar o gerenciamento de tarefas, lidar com o gerenciamento de relatórios, discutir cronogramas de trabalho, gerenciar o processamento da folha de pagamento e muito mais.

Reconhecendo o que foi dito acima, muitos estão escolhendo o Connecteam como sua solução de comunicação empresarial, pois é um aplicativo completo de gerenciamento de funcionários.

Os recursos de comunicação do Connecteam garantem a transparência da empresa, oferecem um mecanismo de feedback para envolver os funcionários com pesquisas e enquetes ao vivo e incluem um único local para colaborar, gerenciar tarefas e muito mais.

Recursos Necessários em Soluções de Comunicação Corporativa

Apontamos três pontos problemáticos das ligações telefônicas no blog – elas são perturbadoras, as chamadas perdidas são infinitas e as fotos são cruciais – e uma solução de comunicação empresarial, como o bate-papo, pode ajudar a diminuir ou eliminar todos esses três problemas. Em vez de interromper seus funcionários com um telefonema, basta enviar uma mensagem por meio de um aplicativo de bate-papo para que eles continuem trabalhando e não parem o que estão fazendo para atender você. Se um funcionário receber uma notificação push, ele também pode parar o que está fazendo. No entanto, é uma pequena interrupção em comparação com um telefonema que exige que você pare quase completamente o que está fazendo ou simplesmente tira muito de sua concentração.

Em vez de se envolver em um jogo de etiqueta telefônica, novamente você pode enviar facilmente um bate-papo em grupo para retransmitir o que precisar. Você também pode enviar rapidamente uma foto, vídeo ou local para seu gerente ou funcionário quando relevante, em vez de gastar tempo em uma chamada quando uma imagem vale mais que mil palavras.

O chat simplifica a comunicação interna; crie facilmente chats de equipe ou inicie um diálogo individual para economizar tempo e evitar perda de produtividade. O Connecteam é uma solução de comunicação empresarial online que apresenta ferramentas avançadas de gerenciamento construídas especialmente para uso dentro da organização; crie pesquisas, uma caixa de sugestões, um diretório de funcionários e muito mais.

Pense no exemplo que demos: se um funcionário entrar em contato com você sobre uma lâmpada quebrada na loja. Em vez de ligarem para você, eles podem simplesmente abrir um relatório digital pré-criado no aplicativo de solução de comunicação empresarial e preencher todas as informações relevantes, você pode até obter uma assinatura digital. Isso economiza tempo de vocês dois e garante que nenhuma informação seja perdida, além de você ter um histórico de todas as entradas já feitas.

As soluções de comunicação empresarial devem facilitar a criação de um formulário, relatório ou lista de verificação. Com o Connecteam, você pode começar do zero ou editar um modelo existente e escolher entre várias opções de campos, como texto livre, múltipla escolha, upload de imagens, scanner de documentos, assinatura digital, localização GPS e muito mais, especialmente para dispositivos móveis.

Envie uma atualização imediata com uma notificação por push para alcançar facilmente todos os seus funcionários com ou sem capacidade de comentários do usuário. Dessa forma, seus funcionários obtêm as informações de que precisam quando precisam, e você pode acompanhar facilmente as taxas de engajamento e saber exatamente quem visualizou sua atualização e quando. A maioria das soluções de comunicação empresarial hoje em dia são baseadas em nuvem, então você terá o histórico incorporado em todos os recursos, de forma que nenhum dado seja perdido.

O resultado final das soluções de comunicação empresarial

O objetivo dessas soluções de comunicação empresarial é ajudar você e seus funcionários a simplificar a comunicação, gastar menos tempo em chamadas telefônicas e melhorar a produtividade. O sonho de um gerente.

Não importa se você é gerente de uma grande empresa ou de uma empresa familiar, a comunicação interna está na vanguarda do sucesso e da satisfação. E com as soluções de comunicação empresarial, gerenciar a comunicação interna é um processo mais fácil.