Software de gerenciamento de fluxo de trabalho de projeto: o que é? Qual ferramenta é certa para você?

Publicados: 2019-11-27

À medida que sua empresa cresce, fazer as coisas se torna complicado e desafiador. Você se torna parte das estatísticas que o Project Management Institute descobriu em seu estudo de 2018: em média, mais de um terço dos projetos não atingem seus objetivos – o mesmo que em 2012.

Gráfico do Project Management Institute 2018 sobre métricas de desempenho do projeto

Fonte: Project Management Institute

E, assim como o Project Management Institute explica, você, como empresários e gerentes em todos os lugares, entende que quando os projetos falham, o mesmo acontece com os lucros, porque as organizações têm menos probabilidade de atingir os objetivos estratégicos.

Em seu estudo de 2017, o PMI conversou com Barry O'Reilly, coautor deLean Enterprise: How High Performance Organizations Innovate at Scale, e disse: “empresas de sucesso estão continuamente experimentando para aprender o que funciona e o que não funciona. Eles se concentram em atender às necessidades dos clientes, esclarecendo metas, encurtando os ciclos de feedback e medindo o progresso com base nos resultados, e não nas saídas.”

Gráfico do Project Management Institute 2018 sobre entrega de valor

Fonte: Project Management Institute

No gráfico acima, podemos ver que as organizações que têm 80% ou mais dos projetos concluídos no prazo e dentro do orçamento, e que também atendem às metas originais e à intenção de negócios, experimentarão alta maturidade na percepção de benefícios. O PMI também aponta em seu estudo de 2017, “37% dos projetos falham devido à falta de metas claras, conforme confirmado pelos líderes empresariais”.

A própria IBM (International Business Machines Corporation) disse: “A IBM tem 3 objetivos principais claros para projetos – cronograma, orçamento e qualidade. Apenas 40% dos projetos atendem a esses objetivos principais.”

Então, como todo mundo, você decide integrar soluções tecnológicas em suas operações, esperando fazer seu negócio crescer com mais eficiência. Mas então você descobre que não é tão fácil quanto você pensou que seria escolher as ferramentas certas.

Quero dizer, não faltam soluções para ajudá-lo a fazer as coisas. Dependendo do tamanho vertical e da empresa, você pode ter dezenas (se não centenas) de soluções e serviços de software para escolher.

Mas quais critérios você deve considerar e como encontrar as soluções mais precisas para as metas e operações de seu negócio específico?

Gerenciamento de Projetos versus Gerenciamento de Fluxo de Trabalho

O PMChat relata “que o uso de software de PM disponível comercialmente aumenta o desempenho e a satisfação”, mas “44% dos gerentes de projeto não usam nenhum software”.

Se for você, entrar no mercado de ferramentas pode ser esmagador. Portanto, antes de falarmos sobre ferramentas e soluções de software, vamos esclarecer a diferença entre gerenciamento de projetos e gerenciamento de fluxo de trabalho, para ajudar você a entender o que procurar.

Mesmo que os dois conceitos estejam relacionados, eles não são os mesmos .Como os nomes sugerem, um é para gerenciamento de projetos, enquanto o outro é sobre gerenciamento de operações e processos – ou, para dizer de outra forma, fluxos de trabalho.

Curiosamente, a PWC descobriu que “o software de PM digital aumenta o desempenho e descobriu que 77% dos projetos de alto desempenho usam software de gerenciamento de projetos, mas descobriu-se que 44% dos gerentes de projeto não acreditam no uso de software para gerenciar projetos”. Além disso, o Access Group descobriu que 66% dos gerentes de projeto observam que a decisão principal de investir em software cabe à organização. Com essas mensagens confusas, escolher o software de gerenciamento de projetos certo é crucial, não apenas para terminar seu projeto, mas também para convencer aqueles que usam o software de gerenciamento de projetos de que ele realmente funciona. Encontrar a ferramenta certa é a diferença entre o sucesso e o fracasso. Afinal, “para cada US$ 1 bilhão investido nos Estados Unidos, US$ 122 milhões foram desperdiçados devido à falta de desempenho do projeto”, diz o PMI.org. Diremos novamente, o software de gerenciamento de projetos certo apenas ajudará sua empresa a atingir seus objetivos.

Gerencie seus funcionários e negócios com o Connecteam

O Connecteam é o melhor software de gerenciamento de projetos para ajudar sua empresa a atingir seus objetivos. Você pode facilmente gerenciar projetos e melhorar as operações organizacionais em andamento enquanto estiver em trânsito.

Descubra mais

O que é Gerenciamento de Projetos?

De acordo com o Project Management Institute, o gerenciamento de projetos é a “ aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos requisitos do projeto. ”

Quer ver como é o dia na vida de um gerente de projeto de construção? Confira este vídeo antigo, mas bom:

Como você pode ver no vídeo, projetos são operações únicas, únicas e transitórias, limitadas por tempo e escopo . Portanto, as ferramentas de gerenciamento de projetos geralmente são criadas para trabalhos que têm uma linha de partida e uma linha de chegada. A intenção deles é ajudá-lo a planejar e gerenciar o quadro geral de cada empreendimento.

É aqui que eles diferem das ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho.

O que é gerenciamento de fluxo de trabalho?

O gerenciamento do fluxo de trabalho se concentra nos pequenos detalhes que transformam o quadro geral em realidade. De acordo com TaskTrakz, “ o fluxo de trabalho é… [uma] série de estágios, bem como como você pode se mover entre os estágios .”

As ferramentas especializadas nisso ajudam você a gerenciar tarefas e cargas de trabalho de funcionários individuais e a criar processos de negócios bem definidos que se tornam rotinas .

A intenção aqui é criar e automatizar processos repetitivos, que você ajusta e otimiza ao longo do tempo para aumentar a produtividade e, consequentemente, aumentar o crescimento.

Você pode usar essas ferramentas para gerenciar melhor os projetos e para melhorar as operações organizacionais em andamento.

Parece complicado…

Aqui está uma ótima visualização do gerenciamento de fluxo de trabalho. Entre outros, você verá como os profissionais de saúde que cobram apenas 60% de suas faturas - devido à complexidade e burocracia do setor - podem finalmente receber por todo o trabalho que realizam quando finalmente otimizam e automatizam seus negócios processos.

O aspecto crítico que falta na maioria das ferramentas de gerenciamento de projetos e gerenciamento de fluxo de trabalho

Curiosamente, embora você não possa dar vida ao quadro geral do gerenciamento de projetos sem os pequenos detalhes que o gerenciamento de fluxo de trabalho permite otimizar, o gerenciamento de fluxo de trabalho está em desvantagem no mercado .

Já é ruim o suficiente encontrar muito mais metodologias e ferramentas para gerenciamento de projetos, enquanto as soluções de gerenciamento de fluxo de trabalho geralmente oferecem nada mais do que listas de verificação glorificadas.

Mas o que é realmente frustrante é que, como no gerenciamento de projetos, a maioria das ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho carece de opções de colaboração e comunicação. Muitas ferramentas dependem muito de soluções externas, como e-mail, para coordenação e comunicação.

Como resultado, muitas vezes você se encontrará gerenciando uma equipe em que pessoas diferentes usam ferramentas diferentes para trabalhar no mesmo empreendimento . Por exemplo, algumas pessoas usam o Google Docs para facilitar a colaboração, enquanto outras ainda se apegam ao bom e velho Microsoft Word.

Não é de admirar que 62% das empresas acreditem que entender quanto tempo e dinheiro um projeto lhes custa é o desafio número 1 do gerenciamento de projetos.

Para superar isso, você precisa de uma abordagem holística para projetos e processos de operação de negócios. Entre no gerenciamento de fluxo de trabalho do projeto.

Gerenciamento do fluxo de trabalho do projeto: combinando o melhor dos dois mundos para uma solução holística

O gerenciamento do fluxo de trabalho do projeto é mais uma abordagem do que uma categoria de software. Ao implementar metodologias de gerenciamento de projetos no gerenciamento de fluxo de trabalho (e vice-versa), você pode obter o melhor dos dois mundos com um número mínimo de sistemas envolvidos.

Isso, é claro, significa maior produtividade, crescimento mais rápido e maiores lucros.

De acordo com Dan Epstein, que tem mais de 25 anos de experiência no setor, uma das razões pelas quais o gerenciamento do fluxo de trabalho do projeto é tão eficaz é que ele cria um gerenciamento de projetos sem erros . Assista a todo o seu webinar sobre o tema aqui:

Como escolher a melhor ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho do projeto para você

Felizmente, existem produtos de software que permitem otimizar o gerenciamento de projetos e o fluxo de trabalho, mantendo-se ágeis e versáteis, de maneira econômica.

Essas ferramentas permitem que você se comunique com as equipes, não importa onde todos estejam, atribua tarefas e subtarefas e colabore com outros membros da equipe de maneira mais rápida e eficaz. Isso, por sua vez, se traduz em economia de custos e maior crescimento dos negócios.

O que todo grande software de gerenciamento de fluxo de trabalho de projeto precisa oferecer

A maioria das ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho simplesmente fornece várias listas de verificação repetitivas, mas isso não é suficiente para que um produto de software seja realmente considerado uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho de projeto.

Em vez disso, a ferramenta precisa fornecer uma perspectiva mais holística e ser capaz de demonstrar como as tarefas funcionam juntas como parte de um roteiro de projeto, com metas, objeções e tarefas específicas. O software deve ser capaz de fornecer responsabilidade no nível do funcionário singular e fornecer esses insights de maneira fácil de digerir. Além disso, a ferramenta deve ser capaz de fornecer uma solução holística para a colaboração da equipe em um projeto específico e também entre projetos.

5 outras considerações críticas para garantir que você escolha uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho de projeto precisa para sua empresa

Suas necessidades. Mapeie-os primeiro e, em seguida, escolha um software que o ajude a realizar suas principais prioridades.
Seu orçamento. Escolha um produto que faça sentido para o seu fluxo de caixa e para a quantidade de tempo que você economizará.
Quanto tempo leva? Quão fácil ou complexo é?
Fácil de usar. Deixe sua equipe experimentá-lo durante o teste gratuito para garantir que seja adequado.
Confiabilidade e experiência. Veja quem mais eles estão atendendo em seu setor específico. Leia depoimentos e estudos de caso de seus colegas.

Nossas ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho de projeto favoritas: uma comparação

Para tornar mais fácil para você ser produtivo, decidimos fazer todo o trabalho pesado e fornecer uma comparação de nossas ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho de projeto favoritas.

Preços

Duração da avaliação gratuita

Implementação

Confiabilidade e Experiência

US$ 74-149/mês. Mais para empresas, menos para startups em estágio inicial. 20% de desconto para compras anuais.

30 dias

Oferece uma grande base de conhecimento (vídeos incluídos) para você começar.

Histórias de sucesso incluem LinkedIn, Siemens, OkCupid.

$ 29- $ 49 / mês para até 30 usuários, além de poder adicionar mais usuários e há um plano Enterprise. O Connecteam é perfeito para funcionários sem escritório.

14 dias, além de um plano gratuito para sempre para até 10 usuários

Sessões individuais de integração, centro de ajuda, tutoriais integrados e postagens de blog.

As histórias de sucesso incluem Sodastream, FOX Group, Centennial Sweeping, Canada Restoration, SodexoMAGIC,

$ 33-111/mês para a versão em nuvem. Mais se você tiver mais de 100 usuários. Descontos de compra anual disponíveis. Versões do servidor: $ 559-2.239 pagamento único. Mais se mais de 100 usuários.

14 dias

A base de conhecimento inclui uma riqueza de manuais.

Histórias de sucesso incluem Gita Technologies, World Innovation Technologies, Lear Corporation.

Calcule seu preço escolhendo o número de membros da equipe, convidados, gerentes de projeto e aqueles com passe de acesso total, bem como a duração da assinatura. Os descontos começam com uma assinatura de 3 meses.

14 dias

A base de conhecimento oferece guias de usuário e tutoriais (incluindo tutoriais em vídeo).

Os clientes incluem CLH, Repsol, Loewe, Elavon.