Horários flexíveis: o melhor guia de negócios

Trabalhar com horário flexível é uma tendência crescente para os empregadores, principalmente diante da demanda dos funcionários. Vamos detalhar o que é um horário flexível, seus prós e contras para empregadores e funcionários, e até mesmo responder algumas perguntas frequentes sobre o assunto.

A demanda por um horário flexível vem crescendo significativamente na última década.

Mesmo antes do COVID-19, pesquisas mostraram que 87% dos funcionários queriam a oportunidade de trabalhar em casa pelo menos parte do tempo.

Metade está mesmo disposta a aceitar um corte salarial em troca.

Um horário de trabalho flexível permite que os funcionários trabalhem em seus níveis máximos de produtividade e lhes dá a capacidade de levar um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal. Na verdade, um horário flexível está se tornando mais comum à medida que mais funcionários da geração Y e Z estão entrando no mercado de trabalho.

Neste blog, vamos mergulhar na finalidade dos horários flexíveis, seus vários prós e contras para funcionários e empregadores, e como implementar efetivamente um horário flexível em seus negócios.

O que é um horário flexível?

Um horário flexível oferece aos funcionários uma alternativa ao padrão das 8h às 17h, mas ainda totaliza uma semana de trabalho de 40 horas. Em geral, isso significa que não existe um cronograma rigoroso que seja o mesmo para todos. Em vez disso, os funcionários podem escolher turnos ou intervalos de tempo que mais se adequam a eles ao longo do dia (ou da noite).

Um horário flexível permite que os funcionários variem os horários de início e término de seu dia de trabalho, desde que ainda estejam fazendo a mesma quantidade de trabalho e mantenham o mesmo nível de produtividade ou superior .

Que tipos de horários flexíveis estão disponíveis?

Se você precisa trabalhar fora do escritório de vez em quando ou só pode trabalhar durante os fins de semana, um horário flexível pode ser um cenário vantajoso para empregadores e funcionários e pode assumir várias formas.

Semana de trabalho compactada

Uma semana de trabalho compactada é talvez o horário flexível mais comum, pois inclui uma semana de trabalho de quatro dias com funcionários trabalhando quatro dias de dez horas. Esse tipo de horário flexível dá à sua equipe um dia de folga adicional para que eles possam desfrutar de um equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

Normalmente, uma semana de trabalho compactada funciona melhor em ambientes de escritório. No entanto, se você planejar corretamente, ele pode se adequar a qualquer negócio, como varejo, restaurantes e assim por diante. Outros benefícios das semanas de trabalho compactadas incluem melhor descanso e menos deslocamento.

Horário flexível diário

Por meio de uma programação flexível diária, os funcionários têm algumas opções à mão:

• Comece cedo e termine cedo
• Comece a trabalhar mais tarde e fique de plantão mais tarde
• Tire um tempo extra durante a pausa para o almoço, que depois é compensada
• Trabalhando durante a noite
• Ter fins de semana flexíveis ou dias fixos em dias personalizados, em vez de fins de semana padrão

Um horário flexível diário permite trabalhar das 10h às 3h ou das 7h às 16h. Esse tipo de horário flexível difere do horário padrão e é decidido pelo empregado e pelo empregador.

Horário flexível

Com o horário flexível, o empregador não fica obcecado com o horário que você marca. Em vez disso, eles querem que você trabalhe a quantidade padrão de horas que você concordou e faça todas as suas tarefas. Isso significa que você pode vir ao escritório quando quiser e sair quando quiser!

Desde que o funcionário seja responsável pelo seu tempo e alcance seus objetivos, isso é tudo que importa. Então, se eles passaram apenas 15 horas no escritório e o resto foi feito em casa, ei, mais poder para você.

Dividir o turno

Um horário de turno dividido significa que você está dividindo suas horas ao longo do dia. Por exemplo, você pode trabalhar quatro horas durante a manhã, mais duas no meio da tarde e terminar a noite com as últimas duas horas.

Outra variante é trabalhar quatro horas pela manhã e quatro horas à noite. A programação de turnos divididos significa simplesmente que sua programação para o dia é dividida para permitir outros acontecimentos da vida no meio.

Com base em tudo o que descrevemos acima, horários de trabalho flexíveis podem resultar em um processo de trabalho eficaz e eficiente. Com as mudanças crescentes na força de trabalho, você deve ficar à frente das tendências para garantir o envolvimento e a satisfação dos funcionários.

Cronograma Alternativo

Esse tipo de horário flexível torna mais fácil para os funcionários que não podem trabalhar em uma semana de trabalho típica de cinco dias. Esses funcionários precisam de um cronograma que permita suas responsabilidades, como cuidar de crianças e outros assuntos pessoais.

Um horário alternativo facilita o trabalho dos funcionários nos finais de semana, o segundo turno ou até mesmo os turnos noturnos (todos os tipos de turnos), dando-lhes mais liberdade durante o dia.

Flexplace

O Flexplace funciona como um cronograma predeterminado projetado para facilitar o trabalho dos funcionários em casa ou em qualquer local remoto que não seja seu escritório. Isso pode variar de algumas horas ou dias da semana para uma base de tempo integral. O agendamento do Flexplace pode ser implementado de três maneiras:

• Teletrabalho : Usando computadores e dispositivos digitais para lidar com limitações relacionadas a tempo e localização, o teletrabalho permite que os funcionários trabalhem remotamente ou no local de trabalho.
• Hotelaria : Semelhante ao teletrabalho, os trabalhadores reservam um espaço de coworking separado para realizar seu trabalho, reduzindo os custos de espaço de escritório.
• Programas Snowbird : A capacidade de mudar os arranjos de trabalho para uma região mais quente durante o inverno. Os trabalhadores das empresas de comunicação e telemarketing se beneficiam muito dos programas snowbird.

Trabalho remoto

Esse tipo de horário flexível permite que os funcionários realizem todo o trabalho fora do escritório de forma temporária ou permanente.

Hoje, muitas empresas adotam o trabalho remoto, dando aos funcionários mais flexibilidade do que nunca para trabalhar e morar onde quiserem.

Os programas de trabalho remoto abrem o recrutamento para uma gama muito maior de candidatos com experiência e habilidades relevantes.

Cargos de meio período

O trabalho a tempo parcial é um substituto valioso para os trabalhadores que não podem trabalhar tantas horas ou dias como os colegas com horários de trabalho a tempo inteiro. Esse tipo de flexibilidade é para trabalhadores que têm outros compromissos fora do trabalho, como ser pai ou estudar.

Compartilhamento de trabalho

Para concluir as tarefas com eficiência e eficácia, os gerentes podem considerar a implementação de programas de compartilhamento de trabalho ou de trabalho em seus negócios. Esta é basicamente a divisão de responsabilidades de tempo integral entre dois ou mais trabalhadores de meio período.

Os funcionários escolhidos dividirão cada semana de trabalho entre eles, garantindo que o cronograma de trabalho “full-time” ainda esteja completo.

Folga Extra Paga (PTO)

Ao aumentar o tempo de folga remunerado dos funcionários, você os incentiva a continuar realizando rotinas de trabalho que podem facilmente se tornar monótonas.

O aumento do tempo de férias, ou mesmo o tempo de férias ilimitado, são políticas que muitas empresas estão considerando seriamente para motivar seus funcionários a realizar todo o seu potencial.

Como fazer um horário flexível funcionar para o seu negócio

Verdade seja dita, ambientes de trabalho flexíveis podem tornar a vida de um empregador extremamente difícil. Afinal, pode ser um pesadelo logístico tentar encontrar os funcionários certos para concluir trabalhos específicos, dependendo de sua disponibilidade. Pode ser uma maneira complicada de administrar um negócio, especialmente se você estiver trabalhando com funcionários em locais e fusos horários diferentes.

Com algumas etapas simples, porém, os empregadores podem fazer com que os horários flexíveis funcionem perfeitamente para o benefício de seus negócios.

1. Estabeleça o Horário de Trabalho Principal

Conseguir que uma equipe colabore de diferentes fusos horários e locais pode ser complicado. É por isso que estabelecer uma janela de trabalho comum é essencial.

Por exemplo, essa janela de trabalho principal pode ser das 11h às 16h e durante a semana. Somente durante esse período podem ser realizadas reuniões de equipe e delegação de tarefas.

Com essa base disciplinada, os funcionários sabem exatamente quando são os momentos ideais para se comunicar entre si e com a alta administração, ao mesmo tempo em que recebem a autonomia necessária.

2. Conheça seus funcionários em um nível pessoal

Nos dias de hoje, não é suficiente simplesmente conhecer seus funcionários em termos dos trabalhos que desempenham e das habilidades que eles trazem para a mesa.

Se você tiver uma visão clara de quem eles são como indivíduos e quais compromissos eles têm fora do trabalho, você terá uma melhor compreensão de sua disponibilidade e é mais provável que todos confiem uns nos outros.

Como resultado, as tarefas podem ser gerenciadas com mais eficiência. Isso também significa que você sabe quais indivíduos são mais adequados para trabalhos específicos. Isso também reduz as chances de precisar microgerenciar os funcionários.

Conhecer seus funcionários remotos em um nível pessoal pode ser um desafio. Mas existem alguns passos que você pode tomar para facilitar:

• Realize acompanhamentos regulares de videochamadas : é importante verificar com os funcionários regularmente, diariamente ou semanalmente. O mínimo de 15 a 30 minutos diários de recuperação pode tornar a comunicação em um nível remoto muito mais eficaz.
• Seja compreensivo : é importante dar aos funcionários remotos o benefício da dúvida, confiando que eles estão realizando o trabalho mesmo quando não estão por perto.
• Faça perguntas : gaste menos tempo concentrando-se em si mesmo ou na tarefa em mãos e dê um pouco de atenção aos seus funcionários. Mostre algum interesse em suas vidas. Isso cria respeito mútuo e mostra à sua força de trabalho que você se importa com eles.

3. Maximize suas reuniões de equipe

Embora as reuniões de equipe possam consumir muito tempo e atrapalhar o trabalho real, elas são essenciais para estabelecer o espírito e o moral da equipe. Para aproveitar ao máximo essas reuniões para acomodar as agendas lotadas de todos, você deve:

• Seja direto : não deixe a equipe sair pela tangente sem sentido. Mantenha as coisas concisas e no tópico.
• Envie uma agenda : Dar à equipe uma agenda pré-reunião sobre o que a reunião abordará de antemão pode prepará-los.
• Encerre as coisas : forneça aos seus funcionários dicas práticas que eles possam aplicar em seus trabalhos além da reunião.

4. Use uma solução de software de agendamento digital

Uma solução de software de agendamento digital pode ajudar os empregadores a preparar horários flexíveis detalhados e fáceis de ler para sua força de trabalho. Os funcionários podem fazer ajustes pessoais na programação a partir do conforto de seus dispositivos móveis para garantir que todos os turnos sejam preparados com antecedência.

Softwares desse tipo, como o Connecteam, podem permitir que os gerentes:

• Duplique ou defina agendamentos recorrentes, use arrastar e soltar ou abra turnos para ganhar.
• Receba alertas se as horas excederem suas limitações diárias ou semanais predefinidas.
• Adicione informações a cada turno, como hora, local, tarefas, notas, anexos, etc.
• Seja notificado se os funcionários aceitarem ou rejeitarem um turno, fizerem check-in atrasado ou concluírem uma tarefa.
• Adicione ou edite turnos, troque de usuários, atribua tarefas e muito mais.
• Agende turnos de várias maneiras (único, múltiplo, importação ou modelos).

Se você ainda não está convencido de que precisa de um horário flexível, vamos mergulhar nos prós e contras da perspectiva do empregador e do empregado.

Prós e contras de horários flexíveis para empregadores

Prós para os empregadores

Você, o empregador, pode se beneficiar da implementação de horários de trabalho flexíveis de várias maneiras. Esses incluem:

• Maior envolvimento e moral dos funcionários: Os funcionários com equilíbrio entre vida profissional e pessoal são muito mais felizes e realizados, o que leva a um melhor moral e engajamento dos funcionários. Além disso, também significa que eles não se incomodarão em procurar um novo emprego em outro lugar.
• Recrutamento mais fácil : a inclusão de um horário flexível oferece uma possibilidade muito maior de atrair os melhores talentos atuais. Não é nenhum segredo que o mercado de trabalho de hoje é altamente competitivo. Portanto, você precisa atender à força de trabalho atual com os incentivos e benefícios certos se quiser ficar à frente da concorrência.
• Rotatividade reduzida de funcionários : um horário de trabalho flexível pode se tornar um elemento-chave em suas estratégias de retenção de funcionários, o que pode reduzir a rotatividade de funcionários. Quando os funcionários estão engajados, felizes e satisfeitos, eles não procuram trabalho em outro lugar.
• Níveis de produtividade mais altos : Os estudos indicam níveis de produtividade muito mais altos e maior moral quando os funcionários recebem um horário flexível.
• Menos não comparecimentos ou atrasos : os funcionários com horários flexíveis podem planejar facilmente seus horários pessoais em torno de seus turnos, de modo que a pontualidade acontece naturalmente. Na verdade, este estudo mostra que os funcionários que têm a oportunidade de fazer horários de trabalho alternativos para atender às suas necessidades são mais propensos a chegar no horário. Com uma programação flexível e um aplicativo de rastreamento de tempo preciso, você ajuda a reduzir drasticamente os não comparecimentos e os atrasos.

Contras para empregadores

Com tudo isso dito, horários de trabalho flexíveis não são necessariamente o arranjo perfeito para o empregador. Por exemplo:

• Pode criar falta de confiança : a maioria dos gerentes está acostumada a ver seus funcionários entrando, fazendo seu trabalho e saindo. Isso permite que eles supervisionem o que seus funcionários fazem o dia todo. No entanto, um cronograma flexível depende da confiança. Alguns gerentes podem não ter total confiança em seus funcionários, o que pode causar relacionamentos negativos.
• Os funcionários podem abusar da flexibilidade : os funcionários que trabalham em casa podem participar de tarefas domésticas, assistir TV ou tirar uma soneca. Alguns de seus colegas de trabalho que trabalham regularmente das 9 às 5 podem considerá-los preguiçosos, pois os empregadores não podem monitorar a produtividade com seus próprios olhos.
• Reduz a satisfação do cliente : alguns clientes podem se sentir incomodados quando um determinado funcionário não está disponível. Quando você tem uma função de trabalho centrada no cliente, ela pode permitir apenas alguns agendamentos flexíveis. Talvez trabalhar em casa um dia inteiro simplesmente não seja possível.

Prós e contras de horários flexíveis para funcionários

Prós para os funcionários

Seus funcionários também podem se beneficiar do uso de horários de trabalho flexíveis de várias maneiras. Esses incluem:

• Equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal : desde obrigações familiares e outras paixões até o combate a problemas de saúde ou evitar longas viagens, as razões são infinitas. De acordo com estudos, 16,8% dos millennials escolheram seus empregos porque podem alcançar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Além disso, ao decidir onde trabalhar, a flexibilidade é uma prioridade.
• Economiza tempo e dinheiro para deslocamento : com um horário flexível, os funcionários podem trabalhar remotamente, o que significa que podem evitar o trânsito e outros eventos estressantes ao se deslocar. Além disso, os funcionários podem economizar dinheiro em combustível e tempo perdido durante o deslocamento.
• Mais oportunidades de crescimento : quando se trata de contratação e retenção de funcionários, as empresas precisam oferecer oportunidades de desenvolvimento de funcionários, especialmente porque é isso que os millennials e a geração Z estão exigindo. De fato, a Gallup relatou que “87% dos millennials classificam as oportunidades de crescimento e desenvolvimento profissional ou de carreira como importantes para eles em um trabalho”. Com o agendamento flexível, seus funcionários podem participar de cursos ou aulas profissionais quando não estão trabalhando, para que possam atingir suas metas educacionais e obter habilidades profissionais mais altas relacionadas às suas funções de trabalho.

• Custos mais baixos para cuidados infantis : Horários de trabalho compactos, diários e flexíveis oferecem aos pais a oportunidade de reduzir significativamente o custo dos cuidados infantis. Se um dos pais trabalha no horário tradicional, o pai com horário flexível pode estar disponível para entregas na escola enquanto o outro faz as coletas. Esse equilíbrio oferece aos pais a facilidade de administrar dois empregos em tempo integral sem a necessidade de cuidar dos filhos.
• Bem-estar mais saudável : 68% dos funcionários com horários inflexíveis relataram um “nível irracional de estresse no trabalho”. Ao mesmo tempo, aqueles com horários flexíveis relataram níveis de estresse substancialmente menores relacionados ao trabalho. A saúde física e mental de sua equipe é importante para o resultado final, para os clientes, para a taxa de rotatividade e para sua própria sanidade em sua vida pessoal.

Contras para funcionários

Assim como os empregadores, horários de trabalho flexíveis também podem representar desvantagens para os funcionários. Esses incluem:

• A programação pode se tornar complicada : os funcionários que trabalham regularmente em um ambiente de escritório podem achar difícil trabalhar melhor quando seus colegas de trabalho não têm o mesmo horário de trabalho. Pode ser complicado planejar reuniões de equipe, pois coordenar os horários flexíveis de todos pode causar dor de cabeça.
• Não atende a todas as funções : nem todas as funções de trabalho são adequadas para agendamento flexível, como cargos voltados para o cliente. Portanto, essas funções de trabalho exigem horários regulares definidos. Para funcionários assim, eles podem se ressentir de seus colegas de trabalho que têm mais liberdade em seus horários.
• Pode criar práticas inseguras : se um funcionário trabalha muito mais cedo ou mais tarde do que seus colegas de trabalho, geralmente está no escritório sozinho ou quase sozinho. Isso pode levar a problemas de responsabilidade porque, se ocorrer um acidente ou perigo, o funcionário não terá a quem recorrer.

Perguntas frequentes

Para que serve um horário flexível?

Um horário flexível permite que os funcionários ajustem suas horas de trabalho para que não correspondam necessariamente aos horários de trabalho tradicionais, como 9-5 a 8-6. Como o nome sugere, os horários flexíveis proporcionam flexibilidade tanto para o empregado quanto para o empregador, desde que o primeiro ainda esteja cumprindo o número de horas contratadas por semana.

Quais fatores você deve considerar ao criar um horário flexível?

Para criar um cronograma flexível relevante para seus funcionários, você precisa avaliar a cultura atual de sua força de trabalho e identificar as necessidades individuais e coletivas de seus funcionários.

A partir daí, você pode começar a criar políticas e estruturas que tornem os horários flexíveis em seu local de trabalho realistas e sustentáveis. Você precisa encontrar uma ferramenta eficaz para criar o cronograma real, seja por meio de processos manuais ou com uma solução digital. Uma vez implementado, é importante monitorar o sucesso do cronograma e ajustá-lo à medida que avança.

Quais perguntas você deve fazer aos seus funcionários ao criar um horário flexível?

Algumas perguntas que vale a pena perguntar aos seus funcionários ao projetar um horário flexível para eles incluem:

• Sua função pode ser desempenhada remotamente?
• Pode ser realizado a qualquer hora do dia?
• O agendamento flexível já é realizado no negócio? É bem sucedido?
• Os funcionários atualmente têm um equilíbrio eficaz entre vida profissional e pessoal?

O resultado final em horários flexíveis

É importante que você avalie os prós e os contras de fornecer um horário de trabalho flexível tanto para seu funcionário quanto para sua empresa. Destacamos vários benefícios, desde o aumento da produtividade até a menor rotatividade de funcionários.

Embora possa haver algumas desvantagens, com um planejamento cuidadoso, uma estratégia eficaz de gerenciamento de funcionários e um aplicativo de agendamento de funcionários, você pode combater facilmente os contras mencionados.