As 7 principais razões pelas quais você precisa de um aplicativo de comunicação com funcionários para o seu negócio de hospitalidade em 2023

Se você é um gerente de hotel, hoteleiro ou gerente de hospedagem, está totalmente ciente de quanto trabalho é necessário para garantir que as operações diárias sejam executadas sem problemas e com eficiência. E parabéns a você, porque sabemos como é difícil gerenciar várias equipes, especialmente quando a maioria de seus funcionários está em movimento e raramente atrás de um computador ou de uma mesa. Esta é apenas uma das muitas lutas que a indústria hoteleira está enfrentando nos últimos anos.

Além de simplesmente gerenciar as tarefas normais do dia-a-dia, como comunicação com funcionários, agendamento, garantir que todas as tarefas diárias sejam concluídas, integrar e treinar novos funcionários e motivá-los a dar o melhor de si; os gerentes de hotéis estão enfrentando novos desafios.

Alguns dos novos desafios que a indústria hoteleira enfrenta hoje incluem:

1. escassez de pessoal
2. Cumprindo com os regulamentos COVID-19 em constante mudança
3. Comunicação ineficiente da equipe do hotel entre as equipes
4. Dificuldade em criar horários de trabalho para todos os funcionários
5. Baixo engajamento e motivação dos funcionários
6. Competição com novos estilos de hospedagem, como Airbnb e HomeAway
7. Fornecer o melhor atendimento e experiência possível ao cliente

Um aplicativo de comunicação com funcionários permitirá que o gerenciamento resolva todos esses problemas e forneça uma solução para superar esses obstáculos.

Um poderoso aplicativo de comunicação com funcionários fornece as seguintes soluções para hotéis e empresas de hospedagem:

1. Um relógio de ponto com GPS para os funcionários entrarem e saírem diretamente de seus dispositivos móveis
2. Agendamento de funcionários simplificado
3. Formulários digitais e relatórios automatizados
4. Tarefas e operações diárias simplificadas
5. Um processo de contratação e integração mais eficiente e personalizado
6. Um centro de conhecimento onde os funcionários podem acessar informações importantes em qualquer lugar
7. Um feed social digital que promove o envolvimento e a colaboração dos funcionários
8. Integração perfeita de folha de pagamento e contabilidade com o QuickBooks Online

Para que a hotelaria supere e persevere nesses desafios, é importante aproveitar as novas tecnologias e ferramentas, como um aplicativo de comunicação com os funcionários, disponíveis para reduzir o atrito do dia a dia e superar a concorrência.

Ao implementar um aplicativo de comunicação com os funcionários, a gerência pode:

• Supervisione e gerencie todos os funcionários diretamente de um dispositivo móvel em trânsito
• Melhore a comunicação da equipe do hotel em várias equipes e departamentos
• Aumente a satisfação, o engajamento e a motivação dos funcionários
• Simplifique todas as tarefas e operações diárias
• Cumpra facilmente todas as novas restrições do COVID
• Mantenha todos os funcionários informados e informados com um centro de informações e conhecimento digital
• Integre, treine e requalifique facilmente os funcionários atuais para garantir que eles estejam oferecendo o melhor serviço ao cliente e a melhor experiência possível para os hóspedes
• Desfrute de uma folha de pagamento 100% precisa, graças à integração perfeita do QuickBooks Online

Se você ainda não está convencido de que sua empresa precisa de um aplicativo de comunicação para funcionários, fizemos nossa pesquisa e reunimos uma lista dos 7 principais motivos e benefícios que ajudam a esclarecer por que um aplicativo de comunicação é necessário e fundamental para o seu hotel ou empresa de hospedagem. ' sucesso no futuro. Esses 7 motivos são baseados em recursos fornecidos pelo aplicativo de comunicação do funcionário Connecteam. Embora nem todos os aplicativos de comunicação para funcionários forneçam os mesmos recursos ou benefícios, é importante fazer sua pesquisa e determinar qual solução de software é a mais adequada para sua empresa.

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O COVID-19 afetou a indústria hoteleira de várias maneiras. A EHL Insights observa que “no 1º semestre de 2020, quando as restrições do COVID-19 foram aplicadas, tivemos uma queda de 65% nas chegadas de turistas internacionais”. Mas as coisas estão mudando lentamente, pois “muitas pessoas em todo o mundo estão vendo o retorno das viagens internacionais no curto prazo. 65% dos americanos reservaram viagens internacionais para 2021, em vez de domésticas”.

Este é um bom sinal para a indústria hoteleira, pois significa um aumento nos negócios, mas também trará um novo conjunto de desafios e obstáculos em relação à conformidade e segurança do COVID-19. Por exemplo, garantir que os funcionários não fiquem doentes antes de chegar ao trabalho e proporcionar um ambiente de trabalho seguro e saudável para funcionários e convidados.

Com um aplicativo de comunicação com funcionários, você pode enviar uma notificação push automática diária a todos os funcionários para lembrá-los de preencher o formulário de declaração de saúde COVID-19. Ao toque de um botão, diretamente do dispositivo móvel do funcionário, ele pode preencher o formulário de declaração e enviá-lo antes de iniciar seu turno. Os gerentes não precisam mais coletar documentos ou perseguir os funcionários para garantir que eles enviaram a declaração de saúde, o que permite que a administração se concentre em outras questões administrativas mais prementes.

Além disso, o Connecteam oferece formulários de leitura e assinatura. Depois que um funcionário confirmar que não está com tosse, febre, falta de ar ou que esteve com alguém que testou positivo recentemente para COVID-19, ele pode assinar eletronicamente o formulário e enviá-lo digitalmente à gerência para aprovação. Assim que o formulário for preenchido, uma notificação por push será enviada diretamente para aprovação e armazenada eletronicamente com segurança na nuvem do aplicativo. Imagina a simplicidade!

Um dos aspectos mais importantes da administração de uma empresa de hospitalidade é garantir que você possa se comunicar com todas as equipes e departamentos separados da maneira mais eficiente possível.

Se você precisa se comunicar com a equipe de limpeza, culinária ou até segurança; um aplicativo de comunicação para funcionários pode reduzir o tempo gasto em ligações, mensagens de texto ou, pior ainda, e-mails. Essas formas de comunicação não são apenas ineficientes, mas também impessoais e é impossível garantir que essas mensagens sejam realmente vistas ou lidas por seus funcionários.

A gerência hoteleira observa que “os hoteleiros e líderes precisam procurar uma solução que lhes permita se comunicar com todos os seus funcionários em tempo real. Eles precisam de ferramentas e tecnologia que permitam aos hotéis compartilhar informações organizacionais com o pessoal da linha de frente, como camareira, recepção e garçons em tempo real, de maneira contínua e segura”. É aqui que um aplicativo de comunicação com funcionários será útil!

Com um aplicativo de comunicação com funcionários, os gerentes podem simplificar a comunicação da equipe do hotel das seguintes maneiras:

1. Um diretório de funcionários de todos os funcionários atualmente empregados permite que os funcionários entrem em contato com quem precisam com o toque de um botão. Agora, a gerência e os funcionários não precisam mais salvar os números do trabalho em seus dispositivos pessoais, em vez disso, eles são salvos no aplicativo.
2. Um bate-papo 1:1 permite mensagens pessoais diretas e individuais diretamente para o dispositivo móvel dos funcionários. Isso permite que os funcionários sem escritório recebam mensagens a qualquer hora e em qualquer lugar.
3. As mensagens em grupo permitem que o gerenciamento envie mensagens direcionadas apenas para equipes ou grupos específicos, reduzindo bastante o tempo gasto no envio e recebimento de mensagens separadas para cada indivíduo.
4. Notificações push e lembretes automáticos tornam mais fácil para todos os funcionários se manterem informados e engajados em atualizações e mensagens importantes.

A Hospitality Technology relata que “uma comunicação eficaz se traduz em maior eficiência, engajamento e retenção”. Com isso em mente, o setor hoteleiro deve dar um salto em direção a novas tecnologias, como aplicativos de comunicação com os funcionários, para agilizar e melhorar a comunicação dos funcionários do hotel.

Também é importante lembrar que isso também afeta a experiência do hóspede. Quando a comunicação da equipe do hotel está no seu melhor, os funcionários são mais produtivos e motivados para o melhor desempenho. Isso se traduz em melhor atendimento ao cliente, melhor experiência do hóspede e mais clientes recorrentes.

Parece um sonho certo? Bem, é possível simplesmente implementar um aplicativo de comunicação com funcionários para agilizar a comunicação na gestão hoteleira.

Em vez de gastar muito tempo criando tarefas diárias, formulários e fluxos de trabalho e, em seguida, divulgando-os em papel para cada membro da equipe do hotel, você pode digitalizar e automatizar facilmente todas as tarefas diárias, operações diárias e até relatórios por meio de um aplicativo de comunicação para funcionários.

O fluxo automatizado de informações melhora o tempo de resposta dos funcionários e fornece à gerência supervisão completa em tempo real das operações diárias. Esses aplicativos são especialmente projetados para reduzir o atrito das atividades do dia a dia e agilizar as operações diárias, então por que não aproveitar isso?

Por exemplo, um poderoso aplicativo de comunicação para funcionários pode digitalizar todas as tarefas e processos diários nos seguintes aspectos:

• Os funcionários podem receber listas de verificação e envios de tarefas diárias enquanto estão em trânsito.
• A gerência pode anexar listas de verificação e notas, status e arquivos da lista de tarefas diárias.
• Supervisão em tempo real da produtividade dos funcionários e do progresso das tarefas.
• Lembretes automatizados e notificações push quando os funcionários se esquecem de enviar um envio diário de lista de tarefas.
• Crie listas de verificação de inspeção de quartos para a equipe de limpeza.
• Listas de verificação matinais diárias para os funcionários do saguão e da recepção.
• Relatórios de tíquetes de manutenção e reclamações de clientes que podem ser exportados como dados mensuráveis.
• Relatórios de perigos e incidentes.
• Formulários de pedidos uniformes do hotel para todos os funcionários do hotel.
• Leia e assine formulários para garantir a conformidade.

É crucial lembrar que, ao digitalizar essas operações e processos diários, você diminui drasticamente a quantidade de tempo e esforço que o gerenciamento gasta para garantir que esses processos ocorram da melhor maneira possível. Você também evita e reduz a quantidade de erro humano ou extravio de informações ou documentos importantes.

Além disso, com um aplicativo de comunicação com funcionários, nunca foi tão fácil para um funcionário enviar uma lista de verificação digital ou concluir tarefas diárias. Os funcionários do hotel podem se livrar da papelada pesada e das pastas e ter acesso total a todas as tarefas diárias diretamente em seu dispositivo móvel, sempre que necessário.

Por fim, se houver alguma confusão ou dúvida, os funcionários podem entrar em contato facilmente com o líder da equipe por meio do bate-papo no aplicativo para esclarecer qualquer mal-entendido.

Os gerentes devem fornecer a todos os funcionários de hospitalidade da linha de frente as informações necessárias para garantir que eles possam oferecer o melhor serviço e experiência possível ao hóspede. A Hospitality Technology sabiamente menciona: “a administração precisa de uma maneira de disseminar as informações necessárias a todos os funcionários ou a um subconjunto de funcionários. Pode haver novas políticas que estão sendo implementadas, e é fundamental que todas as equipes estejam a bordo para que a experiência seja consistente para os clientes – independentemente de com quem eles interajam”. Se você ainda está fazendo isso divulgando grandes quantidades de papelada que podem ser perdidas ou extraviadas, você está colocando seu negócio de hospitalidade em uma enorme desvantagem.

Que tipo de informação você pode fornecer às suas diferentes equipes por meio de um aplicativo de comunicação com funcionários? Bem, é sobre isso que estamos aqui para falar.

Um aplicativo de comunicação do funcionário, facilmente acessível a todos os funcionários a qualquer momento, deve ter as seguintes informações armazenadas no centro de conhecimento:

• Um manual do funcionário
• Políticas da empresa
• Protocolos de saúde e segurança (Breve de Segurança Contra Incêndio, Médicos de plantão, etc.)
• Atividades e informações para convidados
• Cardápio do restaurante
• Guia de limpeza e configuração do quarto
• Informações sobre pontos turísticos/restaurantes/museus locais para turistas e convidados

Com um aplicativo de comunicação para funcionários, você pode armazenar com segurança todas essas informações no aplicativo. Além disso, você pode manter seus funcionários envolvidos incluindo vídeos, imagens e links. Mesmo que todos os seus funcionários não estejam localizados no mesmo local, todos os funcionários estarão informados e na mesma página quando tiverem acesso em tempo integral às informações relevantes necessárias.

Sem mencionar que você simultaneamente melhorará a comunicação com a equipe do hotel e, ao mesmo tempo, fornecerá o melhor serviço e experiência possível para os hóspedes.

A realidade atual de escassez de pessoal na indústria hoteleira está levando os hotéis e pousadas a contratar novos funcionários e aprimorar os funcionários que já estão empregados. Devido a esta situação atual, o treinamento e a integração devem ser considerados de alta prioridade para continuar a oferecer o melhor atendimento possível aos hóspedes e clientes.

É importante preparar seus novos funcionários para o sucesso, e isso começa com um processo de integração e treinamento eficiente e eficaz. Além disso, permitir que sua equipe aprimore os talentos atuais dá a eles espaço para crescimento na empresa e melhora a satisfação no trabalho. Sem mencionar que o treinamento contínuo dá aos funcionários atuais a chance de aprimorar suas habilidades para que possam oferecer a melhor experiência possível ao hóspede.

Além disso, quando os funcionários atuais estão confiantes em suas funções, eles podem orientar facilmente os novos contratados para auxiliar no processo de treinamento. O mentoring aumenta o envolvimento dos funcionários, a comunicação da equipe do hotel e a motivação para realizar o melhor que podem.

A Harvard Business Review menciona sua “pesquisa mostrou que ser sistemático na integração traz novos funcionários até a velocidade 50% mais rápido, o que significa que eles são mais rápidos e eficientes para contribuir para alcançar os objetivos desejados”. Ao implementar um aplicativo de comunicação do funcionário, você pode acelerar ainda mais o processo de integração e treinamento, fornecendo aos novos funcionários acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana, a todos os materiais de treinamento diretamente em seus dispositivos móveis.

Você pode fornecer a todos os novos contratados e funcionários existentes os seguintes materiais de treinamento e educação continuada:

• Uma carta formal de boas-vindas ao novo funcionário na empresa.
• Uma lista de verificação de “novo funcionário”.
• Formulários de informações pessoais (informações de contato, informações de contato de emergência, etc.).
• Treinamento em saúde e segurança.
• Assinatura de uniforme, crachá e equipamento.
• Questionários para os funcionários responderem diretamente em seus dispositivos móveis com atualizações de status e avaliações quando concluídos.
• Materiais de treinamento divertidos e envolventes com vídeos e textos.
• Links para documentos externos e artigos interessantes para educação continuada e treinamento para todos os funcionários, não apenas para novos contratados.

A HBR observa que esse tipo de “integração eficaz também reduz drasticamente as taxas de falha e aumenta o engajamento e a retenção dos funcionários”. Devido à previsível escassez de pessoal em um futuro próximo, a integração e a retenção de funcionários devem ser um foco importante para o setor de hospitalidade.

Se você ainda estiver usando planilhas ou, pior ainda, papel e caneta para criar uma programação para todos os funcionários do hotel, pare o que está fazendo o mais rápido possível. A Forbes comenta, “tudo isso cria muita papelada para os proprietários e dor para os funcionários também, muitos dos quais enfrentam uma enorme quantidade de imprevisibilidade em suas vidas, porque seus horários são mutáveis ​​e muitas vezes de última hora”. É hora de abandonar as planilhas ou a temida caneta e papel e navegar na onda tecnológica dos aplicativos de comunicação dos funcionários.

Outro grande benefício de usar um aplicativo de comunicação com funcionários; você pode reduzir o tempo e o dinheiro gastos na criação de um cronograma de trabalho para cada funcionário e simplificar drasticamente o processo de agendamento.

Com um aplicativo robusto de comunicação com funcionários, você pode agendar funcionários com mais eficiência das seguintes maneiras:

• Atribua turnos de equipe com base na função, disponibilidade ou habilidade do trabalho.
• Use arrastar e soltar, atribua turnos em massa, defina turnos recorrentes, crie modelos personalizáveis ​​e até mesmo permita que os funcionários reivindiquem turnos abertos disponíveis.
• Resolva facilmente problemas de agendamento com alertas de horas extras, alertas de limitação ou alertas de conflito de agendamento.
• Notificações push automatizadas para que os funcionários possam aceitar ou rejeitar turnos imediatamente, diretamente de seus dispositivos móveis.
• Inclua tarefas de turno, anotações e até mesmo arquivos no cronograma para que os funcionários saibam exatamente o que fazer ao chegar ao trabalho.
• Supervisão completa sobre o agendamento colaborativo da equipe em tempo real, enquanto estiver em trânsito.

É importante para qualquer setor, não apenas o setor hoteleiro, que os funcionários estejam engajados e motivados em seu trabalho. A HBR observa, “décadas de dados confirmaram que um maior envolvimento dos funcionários, ou a força da conexão mental e emocional que um funcionário sente em relação ao local de trabalho, tem muitos benefícios positivos – incluindo estresse reduzido, melhoria da saúde e satisfação no trabalho, bem como aumento da produtividade , retenção de empregos e lucratividade”.

E existem algumas maneiras muito fáceis pelas quais os gerentes de hospitalidade podem aumentar o envolvimento dos funcionários e colher os benefícios também. Além disso, se ainda não enfatizamos o suficiente, tudo é facilmente possível por meio de um aplicativo de comunicação para funcionários.

Algumas das maneiras pelas quais você pode aumentar o engajamento e a motivação dos funcionários com o Connecteam incluem:

• No aplicativo do funcionário, um feed social digital conecta todos os funcionários de todos os departamentos.
• Compartilhe anúncios, atualizações e boletins informativos em toda a empresa por meio do feed social e permita que os funcionários curtam ou comentem para aumentar o engajamento social.
• A gerência pode envolver os funcionários com pesquisas divertidas, enquetes digitais e até uma caixa de sugestões.
• Certifique-se de reconhecer publicamente os funcionários que vão além e permitir que outros comentem e os parabenizem por meio do feed social. O reconhecimento dos funcionários é um fator chave para promover o engajamento e a motivação dos funcionários! Quando os funcionários se sentem reconhecidos por seu trabalho árduo, é mais provável que continuem com esse comportamento no futuro.
• Compartilhe desejos de aniversário, aniversários, conquistas organizacionais e marcos pessoais no feed social para melhorar o senso de pertencimento de seus funcionários.
• Planeje dias divertidos em toda a empresa ou em equipe para promover a formação de equipes e a camaradagem dos funcionários.

De acordo com a pesquisa da Gallup, “funcionários engajados fazem questão de aparecer para trabalhar e fazer mais trabalho – unidades de negócios altamente engajadas percebem uma redução de 41% no absenteísmo e um aumento de 17% na produtividade. Trabalhadores engajados também são mais propensos a permanecer com seus empregadores.

Em organizações de alta rotatividade, unidades de negócios altamente engajadas alcançam 24% menos rotatividade. Em organizações de baixa rotatividade, os ganhos são ainda mais dramáticos: unidades de negócios altamente engajadas alcançam 59% menos rotatividade. Organizações de alta rotatividade são aquelas com mais de 40% de rotatividade anualizada, e organizações de baixa rotatividade são aquelas com 40% ou menos de rotatividade anualizada”.

No setor de hospitalidade, onde a rotatividade de funcionários é alta, manter os funcionários engajados e motivados em suas funções é de extrema importância, especialmente nos próximos anos.

A palavra final sobre a comunicação na gestão hoteleira

A comunicação da equipe do hotel é o catalisador para funcionários mais produtivos, engajados e motivados. Com os novos desafios que a indústria hoteleira enfrenta; falta de pessoal, conformidade com os regulamentos da COVID-19, agendamento e baixo engajamento e moral dos funcionários - por que dificultar para si mesmo tentando executar todas essas tarefas manualmente quando você tem tecnologia disponível que pode ajudá-lo a gerenciar todas essas tarefas e operações diárias para você! Lembre-se de que os motivos e recursos mencionados acima são baseados principalmente nos recursos do aplicativo Connecteam Communication. É importante determinar qual ferramenta é a mais adequada para sua empresa antes de escolher um aplicativo de comunicação.

Os aplicativos de comunicação dos funcionários foram especialmente projetados e criados para gerenciar e simplificar quase todos os aspectos das operações e procedimentos diários e para aumentar a comunicação na gestão hoteleira. Digitalize facilmente, leia e assine os formulários de declaração de saúde COVID-19 para seus funcionários preencherem antes da chegada ao trabalho. Todos os formulários podem ser exportados para fins de relatórios medidos no final do mês.

Além disso, simplifique toda a comunicação entre equipes e departamentos enviando mensagens 1:1 direcionadas para funcionários específicos ou bate-papos em grupo. Simplifique o processo de agendamento com turnos recorrentes, modelos personalizáveis ​​e recursos de arrastar e soltar. Você pode até codificar equipes ou departamentos separados por cores. Alertas automatizados de horas extras, limitação ou conflitos de agendamento facilitam a resolução de conflitos de agendamento.

Com um aplicativo de comunicação para funcionários, você pode digitalizar todas as tarefas e operações diárias. Os funcionários não precisam mais carregar papelada pesada e fichários para poder concluir seu trabalho. Em vez disso, todas as listas de verificação e tarefas diárias podem ser acessadas diretamente do dispositivo móvel dos funcionários, em qualquer lugar. Além disso, mantenha todos os funcionários informados e atualizados com um aplicativo de comunicação para funcionários. Por exemplo, armazene digitalmente o manual do funcionário, as políticas da empresa, os protocolos de saúde e segurança, as atividades dos hóspedes e as informações para que os funcionários acessem a qualquer hora e em qualquer lugar.

Você também pode integrar, treinar e até aprimorar os funcionários existentes de maneira eficiente e rápida, fornecendo a eles todo o material de treinamento por meio do aplicativo. Isso permite que os funcionários concluam o material de treinamento e a leitura externa em seu próprio tempo e ritmo, tudo diretamente na palma da mão. Por fim, envolva e motive os funcionários com pesquisas, enquetes ao vivo e uma caixa de sugestões.

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