O que é uma fatura recorrente? + Como configurar um para ganhar dinheiro fácil

Um dos maiores desafios ao administrar um negócio é criar um sistema de pagamento eficaz. As faturas geralmente são seguidas por intermináveis ​​e-mails de acompanhamento e ligações para os clientes. Para pequenas empresas que não possuem segurança de caixa e recursos maciços, cada pagamento atrasado pode ser preocupante.

E se houvesse uma maneira de automatizar todo o processo de faturamento e cobrar a empresa antecipadamente de uma forma que beneficie ambos os lados? É aqui que uma fatura recorrente entra em jogo.

Ele permite que você crie um sistema onde uma fatura é enviada ao seu cliente em intervalos regulares. Eles geralmente estão vinculados aos seus cartões de crédito por um valor acordado, ajudando ambos os lados a manterem-se em dia com seus pagamentos.

Neste guia, veremos alguns dos benefícios de uma fatura recorrente e como você pode configurar o sistema de cobrança. Também veremos se o sistema é adequado para o seu negócio. Vamos mergulhar!

O que é uma fatura recorrente?

Uma fatura recorrente é uma fatura que é enviada automaticamente aos seus clientes em intervalos regulares. Eles contêm os mesmos detalhes da fatura e são perfeitos para empresas que oferecem o mesmo serviço em intervalos regulares.

Ele ajuda você a criar um sistema eficiente que fatura seus clientes regularmente sem o incômodo de lembretes e envio manual da fatura.

As empresas que costumam usar faturas recorrentes são empresas de aluguel, serviços baseados em assinatura, empresas de marketing e consultores. No entanto, não se limita apenas a essas indústrias. Qualquer empresa que ofereça pouca ou nenhuma alteração em seus serviços pode configurar faturas recorrentes para agilizar seu processo de cobrança.

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Por exemplo, se você possui uma pequena agência de SEO, pode oferecer um pacote fixo de marketing para seus clientes. O pacote provavelmente terá preço padrão mensal. Em vez de elaborar uma fatura todos os meses com os mesmos detalhes, você pode simplesmente usar uma fatura recorrente que fatura seus clientes.

Uma empresa pode usar uma fatura recorrente depois de obter permissão do cliente para ser cobrada regularmente por um valor regular. A cobrança continua até a data de rescisão do contrato ou quando o cliente decide alterar o processo de cobrança.

As faturas recorrentes geralmente são automatizadas e dependem do software para fazer o trabalho para você. Basta definir o modelo com os detalhes do cliente e sentar. Você pode optar por enviar automaticamente a fatura todos os meses ou fazer alterações para trabalhos pontuais antes de ir para o cliente.

Uma fatura recorrente difere da fatura padrão de duas maneiras principais:

Um , os detalhes de uma fatura padrão variam de acordo com o serviço. Cada fatura padrão é diferente e é elaborada após a entrega do serviço.

Dois , a maioria dos detalhes da fatura recorrente é decidida de antemão e é baseada no pacote em que o cliente se concentra. No entanto, os detalhes de uma fatura padrão são preenchidos após o serviço. Em alguns casos, o cliente pode até pedir revisões na fatura.

Uma fatura recorrente é um grampo de qualquer pequena empresa que oferece serviços empacotados em intervalos regulares. Na próxima seção, veremos alguns dos benefícios de usar esse sistema de faturamento.

Benefícios de usar uma fatura recorrente

Uma fatura recorrente ajuda a simplificar seu processo de contabilidade. Vamos dar uma olhada em alguns dos benefícios de usar este sistema.

1. Melhora o fluxo de caixa

Uma fatura recorrente fornece receita em intervalos regulares. Seu fluxo de caixa recebe um aumento constante mensal para ajudá-lo a cobrir custos e despesas devido à receita recorrente.

Saber a quantidade de dinheiro que entrará também ajuda a fazer projeções precisas de fluxo de caixa. Não quer dizer que as faturas recorrentes devam ser a única base para suas projeções de fluxo de caixa. No entanto, ajuda você a saber quanto dinheiro você pode depositar a cada mês.

Depois de descobrir quanto você pode ganhar todos os meses, o planejamento das despesas também se torna mais gerenciável. Uma renda mensal garantida pode ajudá-lo a tomar decisões de negócios informadas sobre onde e como planejar suas despesas.

2. Acelere seus pagamentos

Um dos maiores obstáculos para as pequenas empresas é receber os pagamentos em dia. Uma fatura recorrente pode ajudá-lo a reduzir os intermináveis ​​e-mails e acompanhamentos. Como a maioria dos pagamentos recorrentes é decidida antecipadamente, o cliente tem uma ideia melhor de quando o pagamento é devido e pode planejar melhor.

Ao enviar faturas em intervalos regulares, você pode incentivar uma rotina de pagamento. Quando os clientes sabem quando devem pagar, isso pode ajudá-los a planejar melhor seus cronogramas de pagamento.

Uma vez que uma rotina é estabelecida, é provável que haja menos pagamentos perdidos. Isso ajuda a evitar acompanhamentos desajeitados e economiza tempo. Para o cliente, ele não precisa se lembrar de fazer o pagamento e evitar multas por atraso. Um ganha-ganha!

Além disso, algumas faturas recorrentes também permitem vincular ao cartão de crédito do cliente. Isso ajuda a tornar o processo de pagamento mais conveniente para ambas as partes.

3. Economiza tempo

Uma fatura recorrente ajuda você a economizar tempo de duas maneiras principais. Um, você gasta menos tempo perseguindo pagamentos. Segundo, ajuda a evitar a criação de uma fatura do zero todos os meses.

Quer você defina suas contas para envio automático ou corrija o rascunho, você ajuda a evitar a duplicação de esforços. Também ajuda a liberar recursos para outras atividades.

Embora não seja demorado criar uma nova fatura todos os meses, isso sobrecarrega seus recursos. É verdade, especialmente para pequenas empresas que têm recursos limitados. O tempo pode ser melhor aproveitado em outras funções como marketing e vendas.

4. Cometa menos erros

Cada vez que você cria uma fatura, corre o risco de cometer um erro. Criar um sistema automatizado de faturamento ajuda você a cometer menos erros.

Use o software de fatura online para criar um modelo de fatura, definir a programação e fazer alterações, se necessário. Ele ajuda você a criar um processo automatizado que tem pouco ou nenhum espaço para erros humanos.

Você pode revisar as alterações se o pedido for alterado, mas a fatura principal permanecerá inalterada. Isso significa menos erros e não há mais trabalho duplicado.

5. Melhore o relacionamento com o cliente

Ao longo do tempo, faturas pontuais e menos acompanhamentos de pagamento se traduzem em um melhor relacionamento com seu cliente. Pode ser difícil acompanhar o pagamento, especialmente com clientes de longo prazo.

Configurar uma fatura recorrente ajuda você e o cliente a gerenciar melhor os cronogramas de pagamento. Ao vincular o cartão de crédito aos seus sistemas de pagamento, você tem a garantia do pagamento. Isso ajuda você a se concentrar nas entregas em vez de perseguir pagamentos.

Também ajuda o cliente a vê-lo como parte de sua equipe estendida, em vez de um fornecedor ad hoc. Ao faturar em intervalos regulares, você tende a se tornar parte de seu orçamento e se tornar uma extensão natural de seu processo de planejamento.

6. Integrações e várias opções de gateway

A maioria dos softwares de cobrança também permite a integração com outros sistemas, como plataformas de gerenciamento de relacionamento com o cliente, sistemas de contabilidade e gateways de pagamento.

Estes permitem ter uma visão completa dos registos de cada cliente e promovem a transparência. Ele permite que sua equipe tenha um melhor instantâneo dos clientes e promove a colaboração.

O software de cobrança recorrente também permite que você escolha entre várias opções de pagamento. Caso um gateway falhe, os clientes sempre podem escolher outro modo de pagamento. Isso lhes dá flexibilidade e permite que você se proteja contra quaisquer falhas e falhas em um sistema de pagamento.

A consistência e a precisão de um dispositivo recorrente podem ajudá-lo a criar um cronograma de pagamento tranquilo. Beneficia tanto o cliente quanto você, pois economiza tempo e reduz os acompanhamentos desnecessários.

Na próxima seção, veremos como você pode configurar um sistema de fatura recorrente para o seu trabalho.

Como configurar uma fatura recorrente?

Para configurar uma fatura recorrente, primeiro você precisa criar a fatura em seu software. Embora as etapas exatas dependam do software escolhido, o básico permanece o mesmo.

Tomemos o exemplo do FreshBooks. O primeiro passo é criar a fatura, que pode ser convertida em um modelo de fatura recorrente (imagem abaixo).

Para criar a fatura recorrente, siga as etapas abaixo:

1. Escolha uma data

Depois de criar a fatura, você precisa definir a data e a frequência da fatura. Na programação recorrente, escolha a próxima data de emissão em que a primeira fatura será gerada.

A data geralmente é o último ou o início do mês, dependendo do seu contrato. Em seguida, digite a frequência com que deseja que a fatura seja gerada. Você pode escolher entre as opções anual, mensal ou semanal. Ele também permite que você defina um intervalo personalizado como a cada seis semanas.

Em seguida, defina quantas faturas você precisará. Dependerá da duração do seu contrato e variará de infinito (contratos mais estendidos) a x número de faturas (projetos menores).

2. Insira o trabalho contabilizado

Depois de definir a data, adicione o trabalho a ser cobrado do cliente. Aqui, você pode adicionar notas, multas por atraso ou outros termos relevantes para o cliente.

O software de faturamento também permite que você adicione automaticamente todo o trabalho e despesas vinculadas a esse cliente específico. Ao configurar a fatura recorrente, clique no botão “Adicionar uma linha” e escolha “importar tempo e despesas não faturados” (imagem abaixo).

Aqui, você pode escolher entre três opções: todos os tempos e despesas não faturados, apenas o tempo não faturado ou apenas as despesas não faturadas. Defina o período para essas despesas, e o software acompanhará automaticamente todas as despesas e o tempo para gerar sua fatura.

3. Incluir o total devido

Em seguida, inclua o total devido ao cliente. O valor final incluirá todas as despesas e tempo rastreado durante um determinado período.

Aqui, você também pode optar por adicionar qualquer taxa extra ou trabalho realizado. O valor da fatura aparecerá no modelo de fatura recorrente, conforme mostrado na imagem acima.

4. Adicione o cliente ao qual ele se aplica e defina como recorrente

Para iniciar sua fatura recorrente, adicione o cliente. Nas opções de entrega, escolha entre “enviar faturas automaticamente” ou “criar rascunhos de faturas e enviar manualmente”. A segunda opção é para aquelas faturas que você pode precisar adicionar trabalho extra ou tempo gasto em um projeto durante o intervalo determinado.

Defina a fatura como recorrente. Você pode visualizar facilmente seus modelos de fatura recorrente (como mostrado na imagem acima).

Depois que o modelo de fatura recorrente for corrigido, apenas relaxe e deixe o software cuidar disso. Embora a maioria dos programas de software ofereça uma ampla variedade de serviços, algumas práticas recomendadas podem ajudá-lo a aproveitar ao máximo esse sistema de cobrança.

Na próxima seção, veremos algumas dicas a serem lembradas ao projetar seu sistema de faturamento recorrente.

Práticas recomendadas em faturas recorrentes

A maioria dos softwares recorrentes já possui medidas padrão que ajudam a criar um sistema eficaz. No entanto, alguns aspectos, como quando faturar e como proteger melhor seus pagamentos, podem ajudá-lo a criar um sistema hermético de pagamentos e criar um sistema transparente que beneficiará você e o cliente.

Aproveite ao máximo o software, mantendo algumas dicas em mente. Isso ajudará você a otimizar ainda mais seu ciclo de cobrança.

1. Cronometrando sua fatura

As empresas têm diferentes ciclos de pagamento - enquanto algumas preferem o início do mês, outras costumam pagar seus funcionários e fornecedores no final do mês. Certifique-se de alinhar seu ciclo de faturamento de acordo com o padrão em sua área.

Como as faturas recorrentes visam estabelecer uma rotina de pagamento saudável, planejar seus pagamentos em torno do esquema de pagamento natural ajudará sua empresa. É provável que o cliente o veja como uma extensão de seus pagamentos internos.

2. Sempre receba confirmação por escrito para cobrança recorrente

O faturamento recorrente usa as informações do cartão de crédito do cliente e outros detalhes. Além disso, certifique-se de que você também tenha o consentimento por escrito do cliente para cobrá-lo regularmente.

Embora seu contrato principal possa cobrir a duração do faturamento, ter um acordo por escrito sobre o uso de suas informações financeiras é uma ótima maneira de evitar disputas posteriores.

Também deve mencionar quando você retirará o dinheiro, por quanto tempo e o pagamento acordado.

3. Trabalhe trabalhos pontuais no contrato

As faturas recorrentes geralmente são usadas para pacotes de pacotes, mas às vezes você também pode acabar fazendo trabalhos pontuais para o cliente em um determinado mês.

Certifique-se de incluir isso em seu contrato por escrito. Há duas coisas a considerar aqui. Um, você estará usando o mesmo método de pagamento. Dois, o trabalho único será cobrado junto com os serviços de assinatura.

Uma fatura recorrente está configurada corretamente para o seu negócio?

Seja você uma plataforma de comércio eletrônico ou uma empresa de software, um sistema de fatura recorrente é adequado para todos os negócios. É sem dúvida o melhor ajuste para empresas que fornecem serviços regulares.

É uma ótima maneira de automatizar e acelerar o processo de pagamento e beneficiar você e o cliente. Isso os ajuda a planejar suas despesas e estabelecer o cronograma de pagamento de um cliente, ajudando-os a evitar taxas atrasadas e outras cobranças.

Estes são alguns dos tipos de negócios que podem se beneficiar significativamente de um sistema de cobrança recorrente:

• Empresas que prestam serviços mensais, como agência de marketing digital com um número fixo de postagens ou destinos de conteúdo.
• Empresas de manutenção mensal que oferecem suporte como manutenção de software e maquinário.
• Empresas que oferecem treinamento mensal ou workshops de aprendizado. Geralmente, são um número fixo de sessões fornecidas em intervalos regulares.
• Empresas de software que oferecem serviços ou pacotes baseados em assinatura por uma taxa de licença ou plano mensal.

A melhor parte das faturas recorrentes é que elas são flexíveis e podem ser adaptadas às suas necessidades. Por exemplo, se você tem um negócio sazonal ou está interrompendo os serviços para um cliente, basta pausar a fatura recorrente e reiniciar quando voltar.

Seja você um freelancer ou uma pequena empresa, um sistema de cobrança recorrente é uma ótima maneira de estabelecer um hábito de pagamento saudável. Ele não apenas protege seus pagamentos, mas também ajuda você a ser regular com seu faturamento. É fácil enviar um e-mail recorrente ao mesmo tempo que uma fatura recorrente se você quiser notificar os clientes sobre o pagamento.

Em Fechamento

Um sistema de cobrança recorrente é uma ótima maneira de evitar correr atrás de pagamentos e criar uma rotina de pagamento saudável. Ele ajuda você a economizar tempo, cometer menos erros e criar um fluxo de caixa saudável para o seu negócio.

Ajuda o cliente a planejar suas despesas e, com menos chamadas de acompanhamento para pagamentos, leva a um melhor relacionamento de trabalho com você. Como o sistema exige uma pré-autorização para pagamentos, também ajuda você a ter certeza de seus pagamentos.

Dependendo do seu software, você pode criar uma programação de faturamento. Basta criar um modelo e deixar o software preencher os detalhes. Em seguida, ele enviará automaticamente a conta para seus clientes como um relógio.

Certifique-se de obter permissão por escrito para o uso dos detalhes financeiros do cliente. Planejar sua programação de faturamento em torno de seus ciclos de pagamento também ajuda a criar um sistema eficaz. Então, o que você está esperando? Configure seu sistema hoje!

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