Como um varejista reduziu os custos de comunicação interna em 90% usando esta ferramenta incrível

Há muitas maneiras de reduzir seu custo operacional e aumentar o engajamento dos funcionários.

O objetivo ambicioso do nosso blog “Small Business Hackers” é cobrir (quase) todas as formas possíveis. Mas, para este post do blog, queremos fazer o que certos membros da nossa equipe não podem deixar de fazer, falar sobre nós mesmos. E nosso tópico favorito é como as empresas que gerenciam equipes sem escritório podem usar o aplicativo de funcionários da Connecteam para melhorar sua produtividade.

Na verdade, é muito simples. Já ouviu falar da intranet? Uma intranet é o que as grandes empresas usam para se comunicar internamente. Bem, o Connecteam é como um aplicativo móvel de intranet com esteroides. Você pode colaborar com funcionários remotos, executar suas operações e desenvolver habilidades profissionais em um aplicativo de funcionário totalmente seguro e de marca que é simples de usar - também é ótimo para pequenas empresas.

Mas você está aqui porque quer se aprofundar. Peça, e você receberá.

Vamos começar lançando alguns números para você: 66% das organizações não conseguem atrair funcionários que possuam as habilidades necessárias para o crescimento de seus negócios. 41% das organizações têm problemas para reter esses funcionários com habilidades críticas, e esses números fazem parte de uma tendência contínua nos últimos quatro anos. Então, o que tudo isso significa em dólares e centavos? Bem, isso significa que uma cara guerra de recrutamento entre empresas que tentam atrair os melhores talentos está em andamento.

Vamos voltar à analogia da guerra de recrutamento mais tarde. Por enquanto, vamos nos concentrar no problema real. Como o recrutamento de funcionários se tornou uma despesa difícil, demorada e cara, você esperaria que os gerentes fizessem tudo o que pudessem para desenvolver o conjunto de habilidades de sua força de trabalho atual e retê-los dentro da organização.

Mas, de acordo com pesquisas recentes, apenas 31% dos gerentes estão criando e utilizando um “uso aumentado/direcionado de oportunidades de treinamento” para funcionários com habilidades críticas. O resultado? Uma força de trabalho desconectada, desmotivada e desengajada, o que resulta, você adivinhou, em uma força de trabalho improdutiva e custos operacionais mais altos.

Entre nos programas de engajamento dos funcionários. Você provavelmente já ouviu falar de “engajamento do funcionário”, mas se ainda não ouviu: um funcionário engajado é aquele que aproveita seu eu físico, cognitivo e emocional para desempenhar sua função[1].

Em outras palavras, um funcionário engajado é aquele que se sente totalmente envolvido e sintonizado com os valores e objetivos de sua empresa e fará um esforço total para promovê-los. Funcionários engajados são 43% mais produtivos, 87% menos propensos a deixar a empresa e, em geral, superam funcionários desengajados em 200%.

Para recapitular, aprendemos que é mais difícil e mais caro do que nunca recrutar funcionários de qualidade. Ao mesmo tempo, investir em sua força de trabalho atual parece ser a coisa mais inteligente a se fazer. Qual é o próximo?

A batalha para atrair, engajar e reter

De volta ao campo de batalha, a vitória vai para aqueles que possuem a tecnologia e as táticas mais avançadas. É simples assim: adapte, modernize ou volte para casa derrotado.

Você pode ver onde estamos indo com isso? Uma empresa de sucesso é aquela que se baseia em um núcleo de excelentes funcionários. Se você deseja recrutar e reter o tipo de funcionários que farão seu negócio crescer e prosperar, você precisa das ferramentas e táticas mais modernas à sua disposição. Na guerra contínua para atrair e reter, essas são as trincheiras nas quais a batalha é travada.

Nos escritórios de RH do FOX Group, o maior grupo de varejo de roupas em Israel, isso não é novidade. Eles têm executado vários programas criativos para motivar seus funcionários, aumentar as oportunidades de carreira e desenvolver excelentes gerentes. Alguns de seus programas tiveram mais sucesso do que outros. Como a maioria de seus funcionários trabalha longe de uma mesa ou estação de trabalho, envolver essa força de trabalho móvel provou ser um desafio.

O Problema – Comunicar-se com funcionários sem escritório é complicado

A rede de roupas Fox opera mais de 400 filiais em 15 países por meio de sua sede em Israel. Sob seu guarda-chuva, você encontrará marcas mundialmente reconhecidas, como American Eagle, MANGO, BILLABONG, CHILDREN'S PLACE e muitas outras.

Um dos maiores e mais custosos desafios enfrentados pela equipe de operações da FOX é: como comunicar efetivamente os procedimentos da empresa e o treinamento básico aos funcionários de suas filiais?

Antes de usar a plataforma de aplicativos para funcionários da Connecteam, o método preferido da FOX de comunicar manuais de treinamento e procedimentos com suas unidades era imprimir, enviar e entregar manuais e panfletos para funcionários na parte de trás dos caminhões de entrega. A frota de caminhões passaria por todos os locais e entregaria em mãos cada procedimento ou manual de treinamento. Imagine o pesadelo logístico que deve ser, para não mencionar os custos de execução de tal operação. Na verdade, vamos dividir para você:

A maneira antiga:

• O RH cria panfletos para funcionários e contrata um editor para imprimir em massa para milhares de funcionários sem escritório (isso levaria 5 dias de trabalho em média).
• Os gerentes de RH então se coordenam com a logística e as operações para enviar panfletos de funcionários a todos os locais relevantes.
• Uma frota de caminhões é enviada para entregar os panfletos dos funcionários em cada filial.
• Funcionários recebem panfletos.

A solução – Usando o Connecteam para fornecer treinamento e medir a conformidade com os procedimentos da empresa

Barak Alfital, gerente de treinamento e organização do grupo FOX, percebeu que a forma de comunicar os manuais de procedimentos aos funcionários era um pouco antiquada e começou a pesquisar soluções mais modernas e com melhor custo-benefício, em sintonia com as necessidades dos funcionários em trânsito , e por último, mas definitivamente não menos importante, mensurável e responsável.

O Launch Pad do Connecteam permite que os gerentes criem recursos como cursos, pesquisas ou fluxos de trabalho e, em seguida, os entreguem rapidamente à força de trabalho por meio do aplicativo móvel. Para a FOX, a Connecteam ofereceu a solução perfeita para suas necessidades de comunicação interna.

A nova forma:

• O gerente de RH cria um aplicativo de funcionário de marca usando o Connecteam.
• O gerente então usa modelos prontos como base para criar rapidamente manuais de procedimentos, módulos de treinamento e outros ativos de negócios.
• O gerente então usa o Launch Pad para enviar uma mensagem de texto a todos os funcionários para baixar o novo aplicativo da empresa na App Store ou no Google Play.
• Depois de baixado, o funcionário tem todos os procedimentos, treinamentos e outros recursos disponíveis em seu próprio telefone.

Adotando novas tecnologias em um local de trabalho não tecnológico

Às vezes, a nova tecnologia é recebida com resistência e medo, especialmente ao introduzir uma nova tecnologia em um ambiente não tecnológico. É por isso que é uma boa ideia adotar uma nova tecnologia em passos de bebê, e o Grupo FOX deu esses passos de bebê apresentando seus manuais de procedimentos para funcionários selecionados.

Um dos principais objetivos do teste era ver como os funcionários reagiriam ao novo aplicativo. Eles aceitariam a nova tecnologia? Os funcionários se envolveriam com o aplicativo e com o conteúdo fornecido por ele? Seria eficaz não apenas na entrega de manuais de procedimentos, mas também reduziria os custos de implementação tecnológica?

Para surpresa da administração, não apenas os funcionários aceitaram o novo aplicativo prontamente, mas a notícia sobre o novo aplicativo para funcionários do Grupo FOX rapidamente se espalhou e o departamento de treinamento foi inundado com pedidos de funcionários que queriam participar do teste.

Mas o teste não estaria completo sem uma pesquisa de satisfação dos funcionários, entregue por meio do aplicativo móvel, obviamente. Os resultados da pesquisa com funcionários, bem como algumas outras estatísticas interessantes, são compartilhados abaixo:

Resultados

Há pesquisas suficientes para saber que ter funcionários mais engajados leva a funcionários mais felizes, o que leva a uma maior retenção e, eventualmente, reduz seus custos operacionais. Para o Grupo FOX, a justificativa para usar o Connecteam era muito mais fácil de ser obtida.

A FOX conseguiu reduzir o custo de entrega de manuais de procedimentos para seus funcionários em cerca de 90% usando a plataforma da Connecteam para criação de aplicativos para funcionários. O aplicativo para funcionários da FOX eliminou a necessidade de imprimir e enviar manuais de procedimento, que compunham a maior parte dos custos operacionais.

Finalmente, a cereja do bolo é que cada gerente pode usar o Launch Pad para obter informações sobre como suas equipes estão usando o aplicativo móvel, como: quais funcionários abriram seus manuais de procedimentos, como eles se envolveram com o ativo e como ele se compara com outros bens distribuídos anteriormente.

Mas o que tudo isso significa?

A maioria das empresas que gerenciam funcionários longe de estações de trabalho designadas já estão cientes de como pode ser difícil se comunicar de forma eficaz.

É por isso que, se você gerencia funcionários sem escritório, queremos que tire algumas sugestões dessa história de sucesso:

1. Encontre uma maneira econômica de se comunicar com seus funcionários usando dispositivos móveis.
2. Encontre uma maneira confortável e agradável de se comunicar usando os telefones celulares que seus funcionários já conhecem e adoram.
3. Meça o desempenho de sua nova ferramenta e compare para ver se você está, de fato, criando uma maneira mais eficaz de colaborar, executar suas operações e desenvolver o conjunto de habilidades de seus funcionários.

O FOX Group ainda está encontrando os melhores usos para seu aplicativo de funcionários e manteremos você atualizado sobre como eles se saem aqui.

Se esta história soa familiar, estamos aqui para ajudar! O Connecteam Launch Pad vem com templates prontos, elaborados de acordo com a história de sucesso do Grupo FOX. Você pode começar a reduzir seus custos de comunicação usando um dos modelos prontos.