Como alugar um espaço para escritório: dicas essenciais para sua primeira locação

Embarcar na jornada para alugar um espaço de escritório pode ser emocionante e opressor para os locatários iniciantes. Tomar decisões informadas é fundamental para encontrar o ajuste certo para o seu negócio, e este artigo tem como objetivo orientá-lo sobre como alugar um espaço de escritório.

Reunimos 21 dicas essenciais para ajudá-lo a navegar no mundo dos aluguéis de escritórios, evitar erros comuns e garantir uma transição perfeita para seu novo espaço de trabalho.

Compreendendo os fundamentos do aluguel de um espaço de escritório

Alugar um espaço de escritório envolve entrar em um contrato de locação com um proprietário para usar um local específico para fins comerciais. Aqui estão algumas dicas e considerações básicas para o processo de locação.

Entenda suas necessidades: antes de iniciar sua pesquisa, é importante entender o que você está procurando em um espaço de escritório. Considere fatores como o tamanho de sua equipe, o tipo de trabalho que você faz, qualquer equipamento ou instalações especiais de que você precisa, seu orçamento e o local que seria mais conveniente para sua equipe e seus clientes.

Encontrar um espaço adequado: Depois de saber o que você precisa, você pode começar a procurar espaços adequados. Isso pode envolver pesquisa online, entrar em contato com agentes imobiliários ou visitar espaços de coworking. Lembre-se de considerar os planos de crescimento do seu negócio, pois você pode precisar de um espaço maior no futuro.

Revisando os termos do aluguel: quando você encontrar um espaço que pareça adequado, precisará revisar cuidadosamente o contrato de aluguel. Aqui estão alguns termos e condições importantes que você deve observar:

• Duração do aluguel: Este é o período de tempo que você está se comprometendo a alugar o espaço do escritório. Isso pode variar de alguns meses a vários anos. Um prazo de locação mais curto oferece mais flexibilidade, enquanto um prazo mais longo pode oferecer economia de custos.
• Aluguel Mensal: Este é o valor que você deverá pagar todos os meses pelo uso do espaço. Certifique-se de que isso caiba no seu orçamento.
• Caução: Os proprietários normalmente exigem um depósito de segurança no início de um contrato de arrendamento. Trata-se de uma quantia em dinheiro que o senhorio mantém como garantia contra quaisquer danos que possam ocorrer durante o arrendamento. Geralmente é reembolsável no final do contrato, desde que o espaço seja devolvido em boas condições.
• Custos de Manutenção: São os custos associados à manutenção do espaço do escritório. Isso pode incluir limpeza, reparos e outros custos contínuos. Alguns arrendamentos podem exigir que o inquilino cubra esses custos, enquanto outros podem incluí-los no aluguel.
• Serviços públicos: abrange serviços como eletricidade, água, aquecimento e internet. Alguns arrendamentos podem incluir serviços públicos no aluguel, enquanto outros podem exigir que o inquilino pague esses custos diretamente.

Assessoria Jurídica: Antes de assinar um contrato de locação, é altamente recomendável consultar um profissional jurídico especializado em imóveis. Eles podem ajudá-lo a entender as implicações do contrato de locação e podem negociar melhores condições em seu nome.

Assinando o contrato de locação: quando estiver satisfeito com os termos do contrato e consultar seu advogado, você poderá assinar o contrato e fazer os pagamentos iniciais necessários, como o primeiro mês de aluguel e o depósito de segurança.

Mudança: Depois de assinar o contrato, você pode iniciar o processo de instalação do seu escritório. Isso pode envolver a compra de móveis, a instalação de equipamentos e, possivelmente, pequenas alterações no espaço (com a permissão do proprietário).

Alugar um espaço de escritório pode ser um processo complexo, mas um planejamento cuidadoso e consideração podem fornecer um ambiente adequado e produtivo para o seu negócio.

Diferenciando entre espaços de escritórios comerciais e espaços de escritórios privados

Espaços de escritórios comerciais e privados vêm com seu conjunto exclusivo de vantagens e desvantagens.

Espaços de escritórios comerciais:

Vantagens:

• Espaço maior: espaços de escritórios comerciais geralmente oferecem significativamente mais metragem quadrada do que escritórios particulares. Isso os torna ideais para empresas com grande força de trabalho ou negócios que requerem amplo espaço para equipamentos, estoque ou até mesmo áreas voltadas para o cliente. Esse espaço extra também pode acomodar crescimento e expansão futuros.
• Mais instalações: Esses tipos de espaços de escritório geralmente são equipados com uma ampla variedade de instalações que a maioria dos escritórios privados não pode oferecer. Por exemplo, escritórios comerciais podem oferecer grandes salas de conferências, cozinhas modernas, banheiros sofisticados e potencialmente até extras como uma academia ou espaço ao ar livre. Eles também podem incluir comodidades como internet de alta velocidade, serviços de limpeza e segurança 24 horas por dia, 7 dias por semana.
• Ambiente Profissional: Os escritórios comerciais geralmente têm uma aparência mais profissional, o que pode ser benéfico quando se trata de impressionar clientes ou investidores. Eles também criam um ambiente de trabalho mais formal, que pode aumentar a produtividade e promover um senso de cultura corporativa entre os funcionários.

Desvantagens:

• Custo mais elevado: Uma das grandes desvantagens dos escritórios comerciais é o seu custo. Eles geralmente exigem um investimento inicial significativo para aluguel, serviços públicos, manutenção e possivelmente construção. Eles também podem exigir prazos de locação mais longos, o que pode prender uma empresa em um local e tamanho de espaço por um longo período de tempo.
• Menos flexibilidade: espaços de escritórios comerciais geralmente vêm com muitas restrições. Pode haver limitações na personalização do espaço e os termos do aluguel podem ser menos flexíveis em comparação com escritórios particulares. Mover ou reduzir o tamanho pode ser difícil e caro se envolver a quebra de um contrato de aluguel.

Espaços Privados de Escritório:

Vantagens:

• Mais controle pessoal: espaços de escritórios privados geralmente fornecem um nível mais alto de controle sobre o ambiente de trabalho. Permitem uma maior personalização em termos de design, layout e estética geral, possibilitando a criação de um espaço de trabalho que reflita a marca e os valores da empresa.
• Custo mais baixo: escritórios privados geralmente têm custos mais baixos associados a aluguel ou hipoteca, serviços públicos e manutenção. Isso os torna uma escolha mais acessível para startups, pequenas empresas ou empreendedores individuais.

Desvantagens:

• Espaço limitado: os escritórios privados costumam ser menores do que os espaços comerciais, o que pode limitar o potencial de crescimento ou dificultar a acomodação de equipes maiores. Eles também podem não ter espaço para instalações especiais, como salas de conferência ou áreas de descanso.
• Menos instalações: além de ter menos espaço geral, os escritórios privados costumam ter menos instalações integradas. As comodidades padrão em espaços comerciais, como internet de alta velocidade ou serviços de limpeza, podem não estar incluídas e podem incorrer em custos adicionais. A ausência dessas instalações pode afetar a experiência geral de trabalho dos funcionários.

Para escolher entre espaços comerciais e privados, é essencial avaliar as necessidades e recursos específicos do negócio. Algumas empresas podem achar mais valioso o profissionalismo e o espaço dos escritórios comerciais, enquanto outras podem preferir a relação custo-benefício e as possibilidades de personalização dos escritórios privados.

21 dicas valiosas para alugar um espaço de escritório

Aventurar-se no mundo do aluguel de escritórios pode parecer assustador, mas com a orientação certa, você pode tornar esse processo de aluguel administrável e até recompensador. Vamos orientá-lo através das seguintes dicas essenciais para alugar um espaço de escritório.

Entenda suas necessidades de negócios: você precisa alugar um espaço de escritório?

Compreender as necessidades do seu negócio é a base para encontrar o espaço de escritório perfeito. É crucial considerar o tipo de espaço, localização e instalações que sua empresa requer. É necessário um escritório físico ou você pode operar virtualmente?

Defina um orçamento realista

Estabelecer um orçamento realista envolve mais do que apenas calcular o aluguel mensal. Lembre-se de considerar custos como:

• Serviços de utilidade pública
• Manutenção
• Seguro
• serviço de internet
• Mobília e equipamento

Escolha o local certo para o escritório

Selecionar o local certo envolve avaliar sua acessibilidade, proximidade com sua clientela e comodidades incluídas. Um local ideal seria facilmente acessível para clientes e funcionários.

Considere o tamanho do espaço alugado

Avaliar o tamanho do espaço do escritório inclui considerar:

• O número de funcionários
• Crescimento futuro previsto
• A necessidade de salas de reunião ou áreas comuns

Entenda o contrato de locação

Compreender o contrato de locação e negociar termos flexíveis é crucial antes de assinar. Isso pode ajudar a evitar mal-entendidos ou custos inesperados no futuro.

Avalie a condição do edifício

Inspecionar a condição do edifício é necessário. Fatores como segurança, limpeza e manutenção devem ser cuidadosamente avaliados para garantir um ambiente de trabalho propício.

Verifique se há estacionamento adequado

Especialmente para empresas voltadas para o cliente, estacionamento suficiente é essencial. É benéfico para sua equipe e clientes.

Pesquise sobre acessibilidade

Um espaço de escritório acessível beneficia funcionários e clientes. Deve estar perto de transporte público e acessível para pessoas com deficiência.

Considere o layout do escritório: há espaços de trabalho prontos para usar?

Um layout de escritório funcional pode aumentar a produtividade e acomodar o fluxo de trabalho da sua empresa. Considere se o espaço inclui estações de trabalho prontas para uso.

Examine as medidas de segurança do prédio

Medidas de segurança, como CFTV, pessoal de segurança e controle de acesso, são importantes para proteger sua empresa e proporcionar tranquilidade.

Pesquise o proprietário

Investigar a reputação de responsabilidade e justiça do proprietário pode ajudar a garantir um bom relacionamento entre proprietário e inquilino.

Considere o crescimento futuro

O crescimento potencial do negócio deve ser considerado ao escolher um espaço de escritório. Você precisará de mais espaço ou instalações diferentes no futuro?

Procure custos ocultos

Alguns arrendamentos podem incluir custos ocultos, como manutenção, serviços públicos ou taxas de serviços adicionais. Certifique-se de descobri-los antes de assinar.

Arrume um advogado

Contratar um advogado para revisar o contrato de locação pode ajudar a proteger seus interesses comerciais e evitar possíveis armadilhas legais.

Fator nos custos de renovação

Certas atualizações podem ajudá-lo a criar um espaço de escritório inspirador. O custo de reformas ou modificações no espaço do escritório deve ser levado em consideração em seu orçamento.

Verifique a acessibilidade à Internet

O acesso confiável e de alta velocidade à Internet é fundamental no mundo dos negócios digitais de hoje.

Entenda as leis de zoneamento locais

As leis de zoneamento locais podem afetar a forma como você usa o espaço do escritório. Certifique-se de que suas atividades comerciais estejam em conformidade com essas leis.

Considere o prazo de locação

Suas necessidades de negócios devem guiar a duração do seu prazo de locação. Um arrendamento de curto prazo oferece flexibilidade, mas menos estabilidade, enquanto um arrendamento de longo prazo oferece estabilidade, mas menos flexibilidade.

Inspecionar as instalações

Inspecionar as instalações cuidadosamente antes de assinar um contrato de arrendamento é importante. Fique atento a:

• Sinais de infestação de pragas
• Má manutenção
• Problemas com encanamento ou sistemas elétricos

Entenda as condições de rescisão

Compreenda as condições de rescisão do contrato de arrendamento para evitar consequências inesperadas se precisar rescindir o contrato.

Obtenha tudo por escrito

Acordos verbais devem sempre ser documentados no contrato de locação para evitar possíveis disputas.

Perguntas frequentes: Alugar um espaço de escritório

Quanto devo orçar para o espaço do escritório?

O orçamento do espaço de escritório depende de vários fatores, como localização, tamanho e tipo de espaço. Orçamento para aluguel, serviços públicos, seguro, manutenção e possíveis custos de renovação.

Por que o espaço de escritório é tão barato?

O espaço do escritório pode ser barato devido a fatores como localização, idade do prédio ou termos de aluguel. É fundamental inspecionar bem o espaço e entender o contrato de locação para evitar custos inesperados.

Como posso encontrar imóveis comerciais?

Imóveis comerciais podem ser encontrados por meio de listas de propriedades on-line, agentes imobiliários comerciais ou redes de negócios.

Quais são os custos ocultos ao alugar um espaço de escritório?

Os custos ocultos podem incluir taxas de manutenção, custos de serviços públicos, cobranças por serviços adicionais e possíveis custos de renovação.

Quanto espaço eu preciso para cada funcionário?

Os padrões da indústria sugerem cerca de 150-250 pés quadrados por funcionário. Isso pode variar de acordo com a natureza do seu negócio e estilo de trabalho. Há também muitas ideias diferentes de espaços de escritório, como espaços de trabalho compartilhados ou espaços colaborativos, que podem ajudá-lo a aproveitar ao máximo seu escritório.

Posso negociar os termos do contrato de arrendamento?

Sim, os termos do aluguel geralmente podem ser negociados. Há muitas considerações sobre novos espaços de escritório que você pode discutir, incluindo aluguel, duração do contrato e responsabilidades por reparos e manutenção.

O que acontece se eu quebrar o contrato mais cedo?

Quebrar um contrato antecipadamente pode resultar em penalidades, que normalmente são descritas no contrato de locação.

Como é um aluguel típico de escritório?

Um aluguel de escritório típico inclui a duração do aluguel, aluguel mensal, depósito de segurança, responsabilidades por reparos e manutenção e condições de rescisão do aluguel.

Qual a diferença entre um espaço de coworking e mesas dedicadas em termos de aluguel de escritório?

Os espaços de coworking oferecem flexibilidade e oportunidades de networking, mas menos privacidade. Mesas dedicadas fornecem um espaço reservado em um escritório compartilhado, oferecendo mais estabilidade, mas menos flexibilidade.

Imagem: Envato Elements