Como pedir o pagamento do seu cliente sem ser rude

Infelizmente, freelancers e empreendedores autônomos precisam aprender a pedir pagamento sem serem rudes, porque faturas não pagas são comuns no setor. Não importa quão bom seja o serviço que você presta, sempre haverá um cliente que testará sua paciência.

Aqui está um guia completo sobre como solicitar pagamentos profissionalmente, sem ser rude. Você descobrirá algumas dicas sobre como fazer isso antes e depois do vencimento do pagamento. Você também pode acessar scripts úteis de telefone e e-mail.

Além de solicitar pagamentos, você obterá algumas ideias sobre o que fazer caso seu cliente se recuse a pagar. Por fim, você descobrirá como evitar ou, no mínimo, minimizar as chances de trabalhar com clientes inadimplentes.

O que é rude em termos de pedir o pagamento devido?

Pagamentos atrasados ​​vêm com muitas frustrações. Afeta o fluxo de caixa e pode alterar as operações de todo o seu negócio.

No entanto, você nunca deve deixar a frustração tomar conta de você ao solicitar pagamentos. Primeiro, evite usar palavras duras e não profissionais. Manter relacionamentos profissionais com os clientes é essencial mesmo quando eles não estão pagando em dia.

Usar palavras duras, ameaças e acusações só serve para alienar o cliente.

E lembre-se que seu cliente pode estar passando por um problema financeiro. Então, a última coisa que você quer é arruinar um relacionamento com um cliente que está passando apenas por um revés temporário.

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O que você deve fazer em vez disso é permanecer educado. E sim, você pode pedir seu pagamento de forma direta e consistente sem ser rude.

Dicas de como pedir o pagamento sem ser rude

A maioria dos freelancers e empreendedores solo considera lutar por pagamentos como parte do trabalho. É assim que esse problema é desenfreado. Então, aqui estão algumas dicas sobre como pedir pagamentos educadamente:

Confirme se a fatura foi entregue

Antes de enviar vários e-mails solicitando pagamento, verifique se o cliente recebeu sua fatura. Se você é uma pequena empresa com um departamento de contas, fale com sua equipe e confirme se a fatura foi enviada.

Se você é um freelancer, revise seus registros. Considere investir em um aplicativo ou software de fatura para garantir que suas faturas sejam sempre enviadas no prazo.

Envie uma solicitação de pagamento

Depois de confirmar que o cliente recebeu sua fatura, é hora de solicitar o pagamento. A maioria das empresas prefere e-mails porque são mais profissionais.

Se você iniciar um negócio online e seus únicos meios de comunicação são e-mail e telefone, mantenha os mesmos canais. Se, por outro lado, você também se comunicar com seus clientes por meio de mensagens SMS, não custa nada pedir o pagamento por SMS. Apenas certifique-se de manter um registro das mensagens.

Seja qual for o canal escolhido, certifique-se de ser educado durante toda a sua mensagem. Aqui estão algumas coisas para manter em mente:

Seja amigável

O tom da sua mensagem deve ser amigável e profissional. Você também deve mencionar ao cliente que está ansioso para fazer mais projetos juntos.

Seja direto

Seu pedido precisa ser o mais direto possível, sem ser excessivamente agressivo.

Crie uma mensagem curta e direta. Se você tiver qualquer outro assunto que precise discutir com o cliente, agende-o para um horário diferente.

Anexar a fatura

É uma boa prática anexar a fatura sempre que solicitar um pagamento. Isso torna mais fácil para o cliente ver de que pagamento você está falando e quanto ele deve a você.

Considere este exemplo:

Olá [NOME DO CLIENTE]

Eu espero que tudo esteja bem. Este é apenas um aviso rápido de que a fatura [INVOICE NUMBER] , por um total de $ [AMOUNT] , vence daqui a sete dias. Anexei uma cópia da fatura para sua referência.

Por favor, deixe-me saber se você tiver alguma dúvida sobre a fatura ou modos de pagamento.

Obrigado, [NOME DO CLIENTE] !

Atenciosamente,

[SEU NOME]

O script de e-mail marca todas as caixas. É super direto, o que deixa pouco espaço para distração. O tom também é caloroso e amigável.

Faça o acompanhamento do pagamento

Os acompanhamentos são essenciais quando a data de vencimento está próxima e o cliente ainda não efetuou o pagamento. Os e-mails de acompanhamento precisam transmitir um senso de urgência enquanto permanecem profissionais.

Você pode usar os e-mails de acompanhamento para lembrar o cliente das condições de pagamento acordadas. Se, por exemplo, você tiver uma taxa de multa, lembre o cliente da taxa e da data em que ela entrará em vigor.

Como pedir o pagamento sem ser rude uma vez que está atrasado

Você fez incontáveis ​​acompanhamentos, já passou do prazo; o que agora? É neste ponto que a maioria das pessoas começa a perder a calma.

Não deixe isso acontecer.

Comece enviando outro e-mail de lembrete de pagamento, desta vez destacando o fato de que o pagamento já está vencido. Também é o momento perfeito para mencionar sua taxa de penalidade, se você tiver uma.

Olá [NOME DO CLIENTE]

Espero que você esteja tendo um ótimo dia. Este é um lembrete rápido de que a fatura [INVOICE NUMBER] venceu há duas semanas. Observe que uma multa de atraso de 3% ao mês será cobrada a partir de [DATA] de acordo com as condições de pagamento.

Por favor, limpe a fatura o mais rápido possível para evitar a taxa de atraso.

Ficaremos felizes em ajudar se você tiver problemas para processar seu pagamento.

Obrigado. Atenciosamente,

[SEU NOME]

Se o cliente não responder ao e-mail, ligue para o telefone. Um telefonema é super direto, além de impedir que o cliente se esconda atrás do computador.

Na chamada, comece apresentando-se. Diga-lhes o seu nome e o projeto em que trabalhou. Também ajuda a apontar as datas.

Em seguida, mencione brevemente os e-mails de acompanhamento que você fez.

Não acuse o cliente de ignorar seus e-mails. Em vez disso, use algo como " Acredito que você perdeu minhas solicitações de pagamento para o projeto em que trabalhamos ". É muito mais amigável e passa a mensagem com a mesma eficácia.

Aqui está um bom exemplo de um script de telefone:

Olá [NOME DO CLIENTE] . Este é [SEU NOME] . Trabalhamos juntos em [NOME DO PROJETO] sobre [QUANDO VOCÊ COLABOROU] . Enviei vários e-mails a respeito do pagamento do projeto, mas acredito que você os perdeu. Usei o seguinte endereço de e-mail ao me comunicar com você; [SEU ENDEREÇO ​​DE E-MAIL] .

Ser profissional e amigável na ligação ajudará você a obter um resultado positivo sem arruinar o relacionamento. Quando terminar a chamada, envie outro e-mail.

Referencie o telefonema que você acabou de receber e envie a fatura com detalhes de pagamento mais uma vez.

Modelos de como pedir pagamento sem ser rude

De um modo geral, você precisa de dois tipos de modelos. O primeiro é para lembretes por e-mail enviados antes da data de vencimento. Os outros modelos são para acompanhamentos após a data de vencimento.

Aqui estão alguns scripts que você pode usar:

Modelo 1

Use este modelo uma semana antes da data de vencimento.

Olá [NOME DO CLIENTE] ,

Espero que você esteja tendo um dia maravilhoso. Este é apenas um lembrete rápido de que o pagamento de [NOME DO PROJETO] vence daqui a uma semana em [DATA DE VENCIMENTO] .

Por favor, encontre em anexo a fatura para sua referência.

Não hesite em entrar em contato se tiver alguma dúvida.

Obrigado. Atenciosamente,

[SEU NOME]

Modelo 2

Envie outro lembrete de pagamento se for a data de vencimento e o cliente ainda não pagou. Aqui está um script de e-mail que você pode usar.

Olá [NOME DO CLIENTE] ,

Espero que esteja tudo bem por aí. Gostei muito de trabalhar com você em [NOME DO PROJETO] .

Isto é para lembrá-lo de que a fatura de [NÚMERO DA FATURA] vence hoje. Você pode efetuar o pagamento através de qualquer um dos métodos destacados na fatura.

Também anexei uma cópia da fatura para sua conveniência.

Por favor, entre em contato se tiver alguma dúvida adicional.

Que você, [NOME DO CLIENTE] .

Atenciosamente,

[SEU NOME]

Modelo 3

Se o cliente não pagou vários dias após a data de vencimento, é hora de criar um senso de urgência em seus e-mails. Aqui está uma maneira de fazer isso:

Olá [NOME DO CLIENTE] .

Espero que você esteja bem. Este é um lembrete de que o pagamento da fatura [INVOICE NUMBER] venceu em [DATE] .

Por favor, limpe o pagamento o mais rápido possível.

Obrigada,

[SEU NOME]

Modelo 4: uma semana após a data de vencimento

Você precisa ser firme a partir deste ponto. Por isso, ressalte que o pagamento está atrasado.

Olá [NOME DO CLIENTE] ,

Eu espero que tudo esteja bem. Com base em meus registros, ainda não recebi o pagamento da fatura [INVOICE NUMBER] . Por favor, note que o pagamento era devido há uma semana.

Por favor, envie o pagamento o mais rápido possível,

Anexei a fatura com o valor devido e a forma de pagamento para sua conveniência.

Obrigada. Atenciosamente,

[SEU NOME]

Modelo 5: Um mês após a data de vencimento

É hora de ser mais sério. Mencione sua multa por atraso e se a taxa já estiver ativa, dê ao cliente a fatura atualizada. Aqui está um script para você:

Olá [NOME DO CLIENTE] ,

Espero que você esteja bem. De acordo com meus registros, o pagamento da fatura [INVOICE NUMBER] está atrasado um mês. Uma multa por atraso de [PENALTY FEE] foi adicionada. Isso traz o valor total devido a [REVISED AMOUNT] .

Por favor, me avise quando o pagamento será feito. Estou à disposição caso tenha alguma dúvida.

Obrigada. Atenciosamente,

[SEU NOME] .

Modelo 6: script de mensagem de texto

Aqui está um script que você pode usar se quiser solicitar o pagamento via SMS.

Olá, [NOME DO CLIENTE] . É [SEU NOME] aqui. Trabalhei com você em [NOME DO PROJETO] . Eu só queria entrar em contato com você sobre o pagamento em atraso para o projeto. Este é um bom momento?

Modelo 7: script de chamada telefônica

Considere este script se você quiser fazer uma ligação telefônica.

Olá, [NOME DO CLIENTE] . É [SEU NOME] aqui. Trabalhei com você em [NOME DO PROJETO] . Enviei vários e-mails sobre o pagamento deste projeto. Acho que você pode ter perdido eles.

Agora que liguei para você, seria ótimo discutir o pagamento do projeto. No momento, estou devendo [QUANTIA] . Isso está pendente desde [DATE] . Teve problemas para efetuar o pagamento?

Há algo que eu possa fazer para ajudar a facilitar esse pagamento?

Seu objetivo é obter uma data de pagamento confirmada e algumas próximas etapas claras. Isso ajuda a definir as expectativas. Você pode optar por gravar esta chamada se planeja entrar com um processo judicial em uma data posterior.

Digamos que você faça tudo isso e o cliente não pague; O que você faz em seguida?

Dicas para receber em dia

Lidar com clientes inadimplentes é emocionalmente desgastante. Sem mencionar que é desnecessariamente caro e pode prejudicar seu negócio.

Infelizmente, não há maneira infalível de evitar inteiramente os clientes inadimplentes. No entanto, várias etapas podem minimizar o risco de trabalhar com um cliente problemático. Aqui está o que você pode fazer:

Faça uma pesquisa completa sobre o cliente

Evite a maioria dos problemas de não pagamento fazendo uma verificação de antecedentes em cada novo cliente. Vá online e procure a empresa ou o nome do cliente. Se for um grande negócio, verifique sua classificação no Better Business Bureau.

Você também pode usar suas redes para obter mais detalhes sobre o cliente.

O que você deve procurar durante a pesquisa?

Primeiro, verifique se há alguma reclamação de atraso ou falta de pagamento. Em segundo lugar, fique atento a quaisquer detalhes que possam indicar que o cliente está passando por dificuldades financeiras.

Observe que só porque o cliente tem várias reclamações de pagamentos atrasados ​​não significa que você deve evitá-los. A pesquisa é meramente para avaliação de risco. Portanto, você também precisa se perguntar quanto risco está disposto a assumir.

Em segundo lugar, existe uma maneira de reduzir o risco?

Criar um contrato legal

Ter um contrato legal em vigor ajudará a garantir que você seja pago. Não assuma que o cliente é um negócio muito grande para não pagar a tempo. Obter o acordo por escrito.

Um contrato legal torna seu acordo oficial e esclarece alguns detalhes críticos. Resolver disputas de faturas e outros problemas também é muito mais fácil quando há um contrato escrito.

O contrato deve conter os seguintes detalhes:

• Detalhes sobre o trabalho contratado – deve mostrar o tipo de trabalho que você deve fazer.
• Prazo de pagamento – quando é esperado o pagamento após o faturamento? Certifique-se de que esta informação está coberta no contrato.
• Forma de pagamento – que forma de pagamento será utilizada?
• Prazo – quando é a data exata de vencimento do pagamento?
• Taxas de atraso de pagamento – se você tiver uma política de atraso de pagamento, inclua-a no contrato.

Adicione quaisquer outros detalhes que se apliquem ao seu modelo de negócios específico. Se, por exemplo, você tiver um cronograma de pagamento, inclua essa informação.

Ofereça opções de pagamento flexíveis

Você pode evitar alguns problemas de não pagamento por meio de opções de pagamento flexíveis.

Digamos que você esteja trabalhando em um projeto de US$ 20.000. Em vez de pedir o valor total após a conclusão, divida-o em parcelas. Por exemplo, pagamentos mensais.

Você também pode usar marcos do projeto. Por exemplo, você pode concordar em receber a primeira parcela assim que 30% do projeto estiver concluído. E assim por diante.

A abordagem reduz a carga do seu cliente, tornando mais fácil para ele acompanhar os pagamentos. Ele também garante um fluxo de caixa estável para você. O modelo de marco reduz seu risco e aumenta a chance de ser pago.

Considere pedir um depósito

Considere pedir um depósito antes de começar a trabalhar no projeto. É sempre um bom sinal se um cliente pagar o depósito sem problemas. Um depósito reduz o risco. E se eles forem problemáticos, pelo menos você não estará perseguindo 100% do pagamento.

Se você não pode pedir um depósito, considere o modelo de pagamento parcelado flexível.

Introduzir penalidades atrasadas

Por fim, você pode usar multas atrasadas para empurrar os clientes para compensar as faturas no prazo.

Se você tiver uma política de multa por atraso, comunique-a ao seu cliente com antecedência. Você também deve mencioná-lo em seu e-mail de solicitação de pagamento de acompanhamento.

Pensamentos finais

Neste artigo, abordamos quatro assuntos principais. Primeiro, você aprendeu a pedir o pagamento sem ser rude. Dei dicas de como solicitar o pagamento antes e depois da data de vencimento.

Em ambos os casos, destaquei a importância de manter a calma e ser gentil. A estratégia ajuda você a obter o dinheiro que lhe é devido, mantendo uma relação de trabalho com o cliente.

Em seguida, dei a você modelos de como solicitar pagamentos por meio de telefonemas e e-mails. Sinta-se à vontade para usar esses modelos e ajustá-los conforme necessário.

Em seguida, analisamos o que você pode fazer caso o cliente não pague em dia. Existem basicamente três opções aqui. Contrate uma agência de cobranças, entre com uma ação em um tribunal de pequenas causas ou corte suas perdas e deixe o cliente de lado.

Por fim, discutimos o que você poderia fazer de maneira diferente para evitar clientes inadimplentes. Eu compartilhei seis dicas práticas que são bem fáceis de implementar. Com todas essas informações em mãos, tenho certeza de que você se sairá melhor solicitando pagamentos de seus clientes.

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