Como se tornar um gerente de operações de varejo bem-sucedido: um guia para administrar várias lojas

Os gerentes de operações de varejo são frequentemente comparados aos gerentes de loja, mas com a longa lista de deveres e responsabilidades, você simplesmente não pode comparar! Os gerentes de loja precisam apenas garantir que sua loja física funcione sem problemas. No entanto, os gerentes de operações de varejo supervisionam várias lojas e têm uma carga de trabalho muito maior. Espera-se que os gerentes de operações de varejo viajem de filial em filial para analisar o desempenho e fornecer indicadores. O candidato certo pode direcionar o tráfego de vendas na direção certa, aumentar o moral, melhorar a experiência geral do cliente em toda a loja e muito mais.

Com toda a turbulência causada pela pandemia, as operações de varejo tiveram que se adaptar às novas regras e regulamentos. Portanto, os gerentes de operações de varejo estão procurando novas maneiras de melhorar a eficiência, vendas, produtividade e reduzir custos. O gerente de operações certo, equipado com as ferramentas certas, pode fazer toda a diferença para atingir esses objetivos!

Abaixo, mergulhamos nos desafios que os gerentes de operações de varejo enfrentam com frequência e como resolvê-los da melhor maneira possível – muitas vezes, a solução certa para muitos desses desafios comuns é uma solução digital.

O que é um gerente de operações de varejo?

O trabalho de um gerente de operações de varejo exige raciocínio rápido. Há pouco espaço para erros, pois alguns movimentos errados podem colocar seu cliente em potencial na loja do concorrente. Portanto, um gerente de operações de varejo requer boas habilidades interpessoais, pois eles precisam contratar os candidatos certos, treiná-los, comunicar-se bem, agendar turnos e muito mais. Nós apenas arranhamos a superfície de quantos chapéus essa pessoa precisa usar.

Um gerente de operações de varejo precisa trabalhar bem com números para atingir as metas de vendas, manter os orçamentos alocados, alocar horas extras corretamente e conseguir isso com caneta e papel pode ser um desafio.

Além disso, um gerente de operações de varejo precisa distribuir planogramas. Em seguida, eles precisam viajar de loja em loja para garantir que a execução seja precisa. Com muito mais funções, aqui está um resumo:

• Gerenciando agendas
• Avaliações
• Rescisões
• Inserir informações no sistema POS
• Monitorar KPIs
• Definir promoções de fim de ano
• Supervisionar o inventário
• Relatórios de devolução
• Novas coleções e análise de inventário
• avaliações de desempenho
• Cumpra a proteção de dados
• Garantir atendimento ao cliente consistente
• Bom relacionamento com os compradores e chefe de varejo

Desafios para gerentes de operações de varejo

Os gerentes de operações de varejo têm muitas responsabilidades e estão sempre buscando reduzir custos e melhorar a produtividade. As operações de varejo têm muito a fazer para melhorar a eficiência e, ao mesmo tempo, manter o cliente final satisfeito. Cobrimos os desafios e como se tornar um gerente melhor. Os desafios incluem:

12 dicas para se tornar o melhor gerente de operações de varejo

As 12 dicas abaixo cobrem desafios em toda a linha. As soluções fornecidas são para o gerente de operações de varejo usando um aplicativo de funcionário, como o Connecteam. Se você ainda não estiver usando um aplicativo para funcionários, poderá ajustar as soluções com o que está usando agora.

Um grande líder sabe ouvir bem e está aberto às ideias da equipe. Seus funcionários no chão ouvem o feedback do cliente. Portanto, é vital ouvir suas sugestões. Afinal, não dá para estar em todas as lojas ao mesmo tempo. Adote uma política de portas abertas para que vocês possam enfrentar os desafios juntos antes que eles se tornem um problema. Por exemplo, se um item não está vendendo e o pessoal do chão o avisa, você tem a oportunidade de posicioná-lo em outro lugar para gerar vendas. Conhecendo as informações com antecedência, você pode fazer as alterações necessárias. Trabalhar em conjunto ajudará você a atingir as metas com mais eficiência.

Dica Connecteam: Os processos diários não precisam mais ser estressantes. Você pode configurar um checklist para o gerente da loja preencher antes de abrir e fechar a loja. As listas de verificação podem ser preenchidas por meio do aplicativo. Assim, as operações de varejo não precisam esperar pelos dados.

Seja facilmente o gerente com a política de portas abertas usando o recurso de bate-papo. Você pode configurar grupos inteligentes por loja, por equipes, por andar, etc. Você pode enviar mensagens e eles podem enviar mensagens para obter feedback em tempo real, sem que você precise estar fisicamente no local! A busca por um funcionário não precisa mais ser difícil, basta abrir o diretório e procurar por nome ou departamento. Não há necessidade de telefonar e enviar mensagens, enviar uma mensagem ou ligar diretamente pelo aplicativo sem trocar números de telefone.

Você sempre deseja garantir que seus funcionários estejam cientes dos ladrões. Os trabalhadores devem relatar a outras lojas a aparência do ladrão e como eles abordaram a loja. Isso é para o caso de eles aparecerem em outra agência.

A segurança também inclui as listas de verificação diárias que você deve criar e que os gerentes de loja precisam distribuir. Antes que os funcionários se abram aos clientes, eles precisam preencher listas de verificação, que incluem:

• Verifique se as ilhas estão limpas
• Pisos limpos e secos
• Todos os equipamentos, como escadas, são armazenados corretamente
• etc.

Dica Connecteam: Se você ainda não é digital, pode se pegar ligando para cada filial para atualizar sua equipe sobre o ladrão. Quando você terminar, o ladrão pode ter visitado algumas lojas. No entanto, com o Connecteam, você pode usar o recurso de atualização para alertar todos em toda a loja em segundos. É tão rápido!

As listas de verificação de segurança podem ser preenchidas no aplicativo e em tempo real. Se houver um problema, os funcionários podem informar os gerentes da loja antes que saia do controle.

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Como gerente de operações de varejo, você desconfia que todos os gerentes de filial tenham os planogramas, planilhas de vendas, procedimentos etc. corretos. Isso geralmente envolve digitá-los, imprimi-los e, em seguida, dirigir para distribuir para cada filial. A impressão custa muito dinheiro, tempo e é simplesmente ineficiente.

Os assistentes de vendas precisam ler essas folhas, garantindo que estejam atualizados com as últimas vendas ou novos lançamentos. Os assistentes geralmente se referem às folhas quando um cliente pergunta o preço do item de venda. O problema surge quando você imprimiu apenas uma folha por ramo. Muitas vezes você fica se perguntando se seus assistentes o leram. Os funcionários geralmente gastam tempo tentando procurá-lo, seja debaixo de uma mesa, com outro assistente ou no pior caso de desaparecimento. Quando um cliente se aproxima e o atendente ainda não leu, fica claro e acaba sendo muito pouco profissional.

Dica Connecteam: Você pode reduzir custos e melhorar a eficiência na hora de lançar produtos e vender. Em vez de dirigir por horas se perguntando se os funcionários leram a planilha, abra o aplicativo Connecteam e carregue todos os seus documentos na base de conhecimento. Cada funcionário tem acesso ao aplicativo a partir de um desktop ou de qualquer dispositivo móvel a qualquer hora e em qualquer lugar. Não há necessidade de eles ficarem aborrecidos procurando a folha, pois todas as informações estão no bolso de trás. Você também pode rastrear quem o leu e pode enviar uma mensagem direta via chat para qualquer funcionário que ainda não o tenha lido.

Atualmente, se o fornecedor o atualizar sobre um produto defeituoso, você é obrigado a ligar para cada loja e avisá-los sobre as últimas alterações. Seu gerente de vendas precisa localizar todos os funcionários e atualizá-los com as instruções do fornecedor. Você acaba gastando metade do dia ligando para todos os gerentes da loja e, se eles estiverem ocupados, o cliente final sofre. Principalmente se eles entrarem na loja e o atendente não tiver ideia do que o cliente quer.

Dica Connecteam: Os gerentes das operações de varejo não precisam mais ligar para todas as filiais com atualizações. Você pode enviar mensagens para todos os gerentes de loja via chat, que chegarão em minutos, e você pode seguir com o resto do dia.

Depois que o fornecedor fornecer as instruções, você poderá inseri-las na base de conhecimento e chamar a pasta procedures. A pasta pode conter notas do fornecedor sobre como explicar a falha ao consumidor, juntamente com perguntas e respostas em folhas digitais. Os trabalhadores saberão o que fazer em minutos e não se assustarão quando os clientes começarem a chegar. Os funcionários também se sentem mais tranquilos, pois recebem as informações diretamente, em vez de esperar que o gerente de vendas as atualize.

Nas operações de varejo, quando você percebe uma tendência, deseja notificar a todos com antecedência. Ao fazer isso, você pode fornecer à sua equipe as próximas etapas ou resolvê-las completamente. Quando um gerente de vendas relata uma tendência por meio de telefonemas e mensagens de texto, pode levar dias até que todas as filiais estejam cientes.

Dica Connecteam: Seja o gestor que atualiza todo mundo em tempo real. Os funcionários podem preencher os relatórios no aplicativo, que chega em segundos. Você está ciente da situação sem todos os telefonemas! Use o recurso de atualização para dizer x aconteceu e permitir que colegas de trabalho curtam e comentem a postagem. Depois de ver que é uma tendência, você pode atualizar a equipe que contatou o fornecedor. Os funcionários também podem ver o status de como a situação está sendo tratada.

Convenhamos, o mais importante são as vendas por dia. A alta administração quer ver lucros. Os gerentes de operações de varejo analisam os números de vendas para descobrir por que uma loja tem vendas mais altas do que outra. Você precisa ligar para o gerente de vendas do local A para entender por que o local B está indo melhor. Quando você coletar essas informações, a imagem pode ter mudado.

Caso tenha ocorrido um lançamento recente, a matriz pode solicitar vendas por dia do novo produto. Portanto, você deve falar com cada filial diariamente para uma contagem de estoque. Você também pode fornecer dicas para as lojas que não atingiram a cota de vendas. Quando você está trabalhando com papel e caneta, calcular todos os números pode levar muito tempo. Além disso, não há incentivo para que os vendedores vendam. Portanto, não incentiva o engajamento em um setor conhecido pela alta rotatividade.

Dica Connecteam: Quando você está digitalizado, os relatórios ficam muito mais simples. Seus gerentes de vendas podem informar a você os números do final do dia via chat ou um relatório digital completo. Com os dados, você tem uma visão clara do que está funcionando e do que não está. Os dados chegam tão rápido que você pode fazer alterações no mesmo dia.

As operações de varejo podem aumentar o engajamento usando incentivos, como distribuir presentes para os cinco principais vendedores da semana. Você pode anunciar os cinco mais vendidos da semana usando o recurso de atualização, onde outros funcionários podem curtir e comentar. Os vendedores vão querer aparecer nas atualizações ou ganhar um presente. Além disso, isso poderia motivar os assistentes a vender mais. Se um vendedor estiver vendendo muito de um produto, os colegas podem filmar o vendedor para mostrar aos funcionários como vender. Depois de enviá-lo como uma atualização para toda a empresa, todos gostarão, comentarão e reunirão a equipe.

Começar um novo trabalho no varejo pode ser desafiador porque os trainees precisam conhecer a empresa e seus produtos antes de chegarem à área de vendas. O cliente espera atendimento e não considera o treinamento da pessoa. Você deve garantir que os gerentes de vendas encontrem tempo suficiente para treinar seus novos contratados e fornecer-lhes conhecimento suficiente. Muitas vezes, isso leva horas e pode ser desgastante tanto para o gerente de vendas quanto para o novo funcionário.

Dica Connecteam: Onboarding não precisa mais ser estressante e ineficiente. Os funcionários podem estar prontos e confiantes para entrar na área de vendas. Ao adicionar os materiais de treinamento, incluindo fotos e vídeos na base de conhecimento, os funcionários podem treinar sozinhos. Assim que chegam à área de vendas e têm um problema com um procedimento ou PDV, eles abrem o dispositivo móvel, visualizam o texto, o vídeo ou a imagem das instruções e continuam com o trabalho. Não há necessidade de esperar pela ajuda dos gerentes de vendas. Portanto, o novo assistente pode oferecer um serviço profissional.

Os gerentes de vendas podem visualizar e acompanhar o progresso do treinamento. Se eles precisarem de ajuda, o gerente de vendas pode enviar uma mensagem privada no chat.

Como gerente de operações de varejo, você tem uma visão geral de como os novos funcionários estão se saindo.

O treinamento contínuo significa que você deve definir um horário em que toda a sua equipe possa sentar-se em uma sala, o que é praticamente impossível. Em seguida, você deve garantir que todos os gerentes de vendas entendam as novas táticas de vendas ou novos produtos. Os gerentes de vendas precisam, então, passar informações que ouviram apenas uma vez para suas equipes. O processo pode ser exaustivo e, muitas vezes, os funcionários precisam se lembrar de todas as informações que você forneceu.

Dica Connecteam: O funcionário não precisa mais sentir que tem uma chance de pegar todas as informações, e pronto. Você pode enviar vídeos, fotos e todos os outros materiais para a base de conhecimento. Os funcionários podem visualizar tudo de qualquer desktop, dispositivo móvel a qualquer hora, em qualquer lugar.

As operações de varejo incluem o preenchimento de relatórios sobre várias coisas. Estes podem incluir; vendas de um produto quente, relatórios de vendas, lucros e perdas, etc.

Muitas vezes, quando você precisa preencher relatórios sem tecnologia, você se vê verificando pedaços de papel para ver o que anotou. Você então tem que correr de volta para o escritório e carregar as informações em uma planilha. Depois de fazer isso, só então você pode enviá-lo para a alta administração. Este é um processo demorado e, muitas vezes, os dados são perdidos durante a transferência.

Dica Connecteam: Reportar não precisa mais ser uma tarefa que você teme. Os gerentes de vendas podem preencher seus relatórios no site e você recebe as informações em tempo real. Para a equipe com menos vendas, você pode visitá-la para encorajá-la e fornecer feedback. Ao preencher os relatórios digitalmente, você economiza tempo e tem resultados mais precisos.

O layout da loja é vital para qualquer varejista. Os itens certos devem ser colocados no nível correto para empurrar determinados produtos. Depois de elaborar seu planograma, você deve imprimir e fornecer cópias para cada filial. Os funcionários têm apenas um planograma para trabalhar, portanto, o plano é concluído em etapas, o que pode ser caro, pois os novos produtos estão apenas esperando em suas caixas.

Outro problema é com as vitrines. Depois de imprimir o visual, você quer saber se os pôsteres e outras imagens estão de acordo com o plano. Como gerente de operações de varejo, você precisa viajar para cada loja para verificar se cada exibição está de acordo com as diretrizes.

Se houver um problema com a vitrine, os funcionários devem tentar ligar e pedir ajuda ao gerente de operações de varejo.

Dica Connecteam: Para garantir que as lojas estejam seguindo as diretrizes, você pode carregar o planograma ou os documentos da vitrine na base de conhecimento. Todos os funcionários têm sua cópia para que todos possam trabalhar ao mesmo tempo. Você também pode solicitar fotos e vídeos, permitindo verificar se todas as lojas o preencheram corretamente.

Se os funcionários tiverem um problema, eles não precisam mais esperar que você ligue de volta ou faça uma visita. Eles podem enviar uma imagem para você via chat e você pode ajudá-los imediatamente. Se houver um problema real, você pode definir um status no aplicativo e todos os funcionários saberão que alguém está lidando com o problema. Os funcionários podem verificar se o status está atualizado.

Você pode querer promover um produto em uma determinada hora, então você aconselhará as lojas a atualizar as vitrines com o sinal. Outra tarefa pode ser que os pôsteres das janelas precisem ser trocados. As tarefas diárias podem incluir vendas, manutenção, gerenciamento de estoque, etc. Além disso, algumas podem vir de gerentes regionais ou da sede, e essas podem ser as principais prioridades.

Para saber que as tarefas estão concluídas, você pode ligar ou enviar uma mensagem de texto para o gerente da loja para ouvir a atualização. No entanto, saber que está de acordo com o planejado sem tecnologia digitalizada pode levar você a dirigir até cada loja.

Dica Connecteam: Definir prioridades e saber se as tarefas foram concluídas pode ser muito mais fácil ao usar um aplicativo para funcionários. Com a solução de gerenciamento de tarefas da Connecteam, você pode definir a prioridade de cada tarefa.

Você não precisa mais dirigir de loja em loja. Os gerentes de loja podem enviar fotos e vídeos para os gerentes de operações de varejo no chat via aplicativo.

A programação geralmente apresenta desafios, especialmente se você ainda estiver trabalhando com papel e caneta. Os funcionários gostam de saber seus horários de antemão para que possam planejar seu tempo livre. Os funcionários não querem que seus turnos sejam alterados no último minuto. Como gerente de operações de varejo, você precisa garantir que o agendamento para os gerentes de loja seja fácil e aumente a produtividade.

Dica Connecteam: Sabe-se que as vendas aumentam 7% com um cronograma adequado. O Connecteam tem a ferramenta de agendamento perfeita para empresas de varejo fazerem o agendamento levar minutos em vez de horas. Os gerentes de loja não precisam mais fazer ligações quando alguém pede férias. Os funcionários têm acesso à programação e podem distribuir suas férias com bastante antecedência. Você pode até copiar e colar agendamentos anteriores.

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A Connecteam ajuda os varejistas a superar os desafios do dia a dia. Entrar na era moderna não precisa ser difícil, em cinco minutos você pode estar pronto. Milhares de empresas em todo o mundo deram o salto e estão colhendo os benefícios. Eles notaram melhorias na comunicação, engajamento, integração mais rápida e muito mais, quando é a sua vez?

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