Como usar o RPA nas finanças? Casos de uso e exemplos do mundo real

O processamento manual de dados, especialmente o que envolve números, tem um escopo maior de erro humano. O processo não é apenas demorado, mas também bastante caro. A solução eficaz para o problema é RPA, automação robótica de processos em finanças. As instituições financeiras já utilizam o RPA para processos financeiros e contábeis há algum tempo. A tecnologia está evoluindo rapidamente e pode lidar com dados com mais eficiência do que humanos, economizando enormes custos.

A figura mencionada acima mostra claramente a eficácia da implementação do RPA no setor financeiro. Ao contrário dos processos manuais, os processos automatizados funcionam sem problemas.

A eficácia do RPA em finanças também pode ser medida pelo fato de que cerca de 80% dos líderes financeiros implementaram ou planejam implementar a automação de processos robóticos em seus processos de negócios, conforme Gartner.

Hiperautomação não será a palavra errada para descrever RPA em finanças e contabilidade, pois pode realizar até 30 vezes mais trabalho do que um humano. A tecnologia evoluiu da execução de tarefas individuais simples de automação para o processamento de relatórios automatizados completos, análise de dados e previsão enquanto interage com outras tecnologias.

Além de economizar custos em recursos humanos, ao lidar com tarefas enormes e recorrentes relacionadas a dados, o mesmo pode ser utilizado de uma maneira melhor com foco em resultados mais significativos.

Casos de uso de RPA em finanças

Vamos explorar alguns dos casos de uso de RPA em finanças que certamente valerão o investimento que você fará.

Processamento de PO

As fintechs geralmente estão fortemente envolvidas nas entradas e saídas de caixa. A tarefa repetida de criar pedidos de compra para diferentes clientes e encaminhá-los, obter a aprovação não é apenas monótona, mas também passível de erros se feita manualmente.

Processar o mesmo por meio de RPA integrado com IA não apenas eliminará a possibilidade de erros, mas também capturará os dados de forma inteligente para criar P's. Com o sistema automatizado instalado, uma matriz de aprovação automatizada pode ser criada e encaminhada para aprovações sem intervenção humana. Simples, eficaz, rápido e econômico são alguns dos benefícios mais óbvios da RPA em finanças para processamento de pedidos de compra.

Processamento de faturas

O processamento de faturas também é uma tarefa repetitiva e tediosa, especialmente se as faturas forem recebidas ou geradas em formatos variados.

Como uma organização centrada no cliente, as organizações financeiras lutam para gerar faturas corretas nos formatos exigidos pelo cliente em tempo hábil. Além disso, a matriz e o processo de aprovação podem levar a muito retrabalho em termos de correção de formatos e dados. A automação pode assumir a tarefa repetitiva tediosa, garantindo a exatidão e encaminhando as faturas para a autoridade de aprovação alinhada rapidamente.

As contas a pagar e as contas a receber em geral podem ser totalmente automatizadas com um RPA no setor financeiro. O processo do fabricante e do verificador pode ser quase eliminado, pois a máquina pode executar as tarefas de combinar as faturas com os pedidos relevantes.

Conciliação de contas

Este é um processo de negócios crítico que pode levar um número significativo de horas úteis para o contador ou equipe de contadores para garantir que as comparações de saldo sejam precisas. Referências de ida e volta e logins necessários em diferentes sistemas exigem o olho de um falcão para garantir que nenhum erro seja cometido e que os números sejam comparados com precisão.

Para melhor compreendê-lo, uma organização com diferentes funções e subempresas segue diferentes estruturas e processos na manutenção de suas contas. Trazer todos eles para um formato comum de processamento pode não ser possível com base nos requisitos de negócios e nas necessidades do cliente. No entanto, a equipa central enfrenta desafios na conciliação das contas de todos os departamentos/sub-empresas. O processo é tedioso, propenso a erros e repetitivo. A implementação do RPA pode trazer alívio para a equipe central.

Este é o principal benefício do RPA para a contabilidade. Os bots de RPA tornam a tarefa rápida e consistente auditando e reconciliando os dados em cada etapa e processo com a mínima intervenção humana de incorporar os elementos básicos dessas tarefas. A intervenção humana só é necessária quando os dados refletem desalinhamentos.

Despesas de viagem

Levantar solicitações de viagens, verificar a categoria de despesas, aprovação necessária, documentos comprovativos necessários, etc. consome muito tempo da equipe de contas que pode até atrasar o processamento das mesmas.

Garantir que os registros de despesas estejam de acordo com as políticas da empresa e criar relatórios de despesas fica mais fácil com a implementação do RPA nas finanças corporativas. O gerenciamento de reembolsos pode ser feito em tempo hábil, automatizando o processo. Violações de política e discrepâncias de dados podem ser informadas aos indivíduos/departamentos envolvidos com a ajuda de alertas automatizados.

Cálculos de impostos

A coleta de dados para cálculos de impostos, criação de base tributária, preparação de relatórios etc., quando automatizada e realizada com a ajuda de bots de RPA, reduz redundâncias e imprecisões repetidas de tarefas que podem ocorrer durante a execução das mesmas manualmente. Dígitos e números devem ser precisos até as casas decimais para eliminar incompatibilidades na reconciliação e no processamento de dados.

Embora a maioria das empresas execute seu processo por meio de software de processamento de impostos, ainda há uma quantidade significativa de trabalho manual envolvido. A maior parte desse trabalho manual pode ser feito usando bots de RPA para reduzir tempo e custos, garantindo melhor precisão e aderência aos parâmetros de conformidade.

Planejamento e previsão de orçamento

A busca de detalhes com a ajuda de bots RPA de vários relatórios e sistemas com precisão ajudará na criação dos relatórios de variação, fornecendo vários ângulos para visualizar e analisar os dados. Com base em dados históricos e informações atuais, é possível fazer comparações e tendências que são as formas comprovadamente bem-sucedidas de prever e planejar seus negócios.

Relatório financeiro

Acompanhar as transações comerciais e os lucros e perdas diariamente ajuda você a planejar com antecedência e avisa sobre os problemas a tempo. Ser proativo no gerenciamento e tratamento desses problemas evita perdas. As mudanças podem ser implementadas para corrigir e improvisar os métodos e processos de negócios existentes.

Bancos e instituições financeiras são obrigados a gerar relatórios extensos que refletem desempenho, estatísticas e tendências que envolvem dados enormes. Os dados extraídos manualmente serão tediosos e não confiáveis. No entanto, a automação de processos robóticos em finanças e contabilidade facilita a coleta de dados de diferentes fontes e dados presentes em diferentes formatos. Reunir, relatar e analisar esses dados leva a uma melhor previsão e planejamento.

Processamento da folha de pagamento

O processamento da folha de pagamento é um dos processos mais importantes para qualquer negócio. O processamento oportuno e preciso leva à construção de uma força de trabalho mais feliz que, por sua vez, leva à construção de uma base de clientes satisfeita e a um negócio bem-sucedido.

Com as instituições financeiras presentes em vários locais em todo o mundo, capturar a produtividade, o atendimento e o regime tributário de acordo com a localização geográfica se torna tedioso. A coleta desses dados e a execução de cálculos estão sujeitas a erros que podem levar a funcionários insatisfeitos. O RPA oferece uma lufada de ar fresco automatizando todo o processo. Cálculos oportunos e corretos levam a funcionários mais felizes.

A execução das tarefas tediosas de validações de planilhas de horas, cálculos de deduções, cálculos de impostos, pagamentos de horas extras, etc. pode ser gerenciada por bots RPA com zero erros e atrasos.

Exemplos do mundo real de empresas que usam RPA em finanças

Keybank: Um dos principais bancos comerciais, o Keybank adaptou o RPA em um estágio inicial para melhorar a eficiência de maneira extremamente realista. A conta a receber que envolve várias etapas de tarefas repetitivas de geração de faturas e POs foi automatizada. Embora o foco principal do banco seja normalmente os pagamentos, a automação das contas a receber torna o processo de pagamentos tranquilo e sem erros desde a etapa 1 até a última.

Radius Financial Group: Um processo de hipoteca é um processo demorado de documentação e verificação. A coordenação entre a empresa hipotecária e o cliente para a documentação necessária consome a maior parte do tempo do agente hipotecário. Um único erro do funcionário do banco ou do cliente pode atrasar ainda mais todo o processo. A implementação de RPA assume essa complexa atividade de busca e verificação de detalhes de diferentes fontes de dados, reduzindo assim o tempo de processamento em 80%. Com a implementação do RPA, o Radius Financial Group conseguiu manter o ritmo dos negócios mesmo durante o difícil período de pandemia.

Banco Société Générale, Brasil : Ser líder em serviços financeiros pode se tornar possível automatizando algumas das tarefas repetitivas tediosas por meio da automação de processos robóticos. Os dados usados ​​no setor de serviços financeiros são enormes e complexos. No entanto, relatórios automatizados regulares ajudam os colaboradores a estarem mais bem informados e preparados para prestar um serviço de excelência ao cliente. O valor agregado positivo para melhorar a experiência do cliente mostrou uma mudança significativa.

Zurich Insurance : Com presença em diferentes países do mundo, seu desafio era seguir os regulamentos específicos da geografia. Com a ajuda da implementação do RPA, eles puderam segregar as políticas comuns e gerais que poderiam ser geradas por meio de um processo automático robótico, economizando muito tempo. Os subscritores poderiam ter tempo suficiente para revisar políticas mais complexas. O resultado foi surpreendente, pois eles poderiam economizar aproximadamente 50% do custo de processamento e, claro, tempo.

Auditoria facilitada com RPA em finanças e contabilidade

A auditoria se torna parte integrante dos processos mencionados acima, pois os bots de RPA nunca perdem nenhuma etapa, mesmo por engano, reduzindo assim a possibilidade de problemas de conformidade que possam surgir no futuro.

Ao integrar a automação robótica com Inteligência Artificial e Aprendizado de Máquina, as ferramentas de RPA podem interagir com uma ampla variedade de aplicativos internos, como planejamento de recursos empresariais (ERP) e gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) . Essa integração ajuda a reduzir o tempo de processamento, fornecendo análises precisas de dados, acionando respostas automatizadas aos clientes e interagindo com outros sistemas internos.

Uma equipe enxuta e econômica pode se concentrar em um melhor atendimento ao cliente e improvisar para aprimorar uma melhor experiência do cliente.

Essa integração com inteligência artificial e aprendizado de máquina aumenta o poder do RPA. Quaisquer pequenas alterações nos algoritmos podem ser facilmente gerenciadas pelo RPA, o que interromperia o processo de automação de outra forma. Buscar relatórios detalhados, padrões e análise de dados históricos e atuais ajuda no processo de tomada de decisão.

Empacotando!

Para superar os gargalos do fluxo de trabalho e possíveis erros humanos, comece com IA, automação de processos robóticos habilitados para ML em finanças e contabilidade. Isso também ajudará a eliminar as ineficiências que levam ao mau atendimento ao cliente. Tarefas repetidas e monótonas mantêm os funcionários desengajados. Com a implementação da automação robótica de processos, uma mudança notável pode ser observada nas seguintes áreas de negócios:

• Analise o comportamento do cliente regularmente com a ajuda de dados e relatórios criados por bots de RPA para impulsionar o crescimento sustentável.
• Melhore/aumente a eficiência operacional da equipe eliminando as tarefas monótonas e deixando o mesmo para os bots de RPA e obtenha análise de dados em tempo real
• Mantenha seus clientes informados sobre vários recursos críticos e novos de seus produtos e serviços e melhore a experiência do cliente.
• A automação também levará a uma redução na fraude financeira e sinalizará proativamente instâncias de fraude em potencial.
• Garanta a conformidade dos dados durante todo o processo.

Como a Appinventiv pode ajudar com RPA em finanças?

A Appinventiv é uma das empresas de desenvolvimento de software financeiro que mais cresce no mundo. Com uma equipe forte de mais de 800 entusiastas de tecnologia, fornecemos soluções de RPA que podem automatizar seus processos de negócios de Fintech de forma transparente. A nossa equipa acompanha cada passo desde a conceptualização até à implementação com o maior rigor e entusiasmo e garante que superamos as suas expectativas.

Um exemplo é a solução que fornecemos a um banco líder na Europa, automatizando seu processo bancário usando técnicas de aprendizado de máquina e inteligência artificial. Nossos esforços levaram a uma redução de 35% nos processos manuais do banco, o que também levou a uma redução de 20% nos custos com mão de obra.

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Perguntas frequentes

P. Por que o RPA é importante em finanças?

R. A importância do RPA está crescendo, pois ele pode efetivamente lidar com tarefas de natureza repetitiva que são propensas a causar erros e consomem tempo quando executadas manualmente. Você pode ter uma equipe enxuta e econômica reduzindo os custos operacionais e garantindo altos padrões de conformidade e erros humanos mínimos a zero.

Automatizar a maioria das tarefas mundanas de gerenciamento de estoque, contas a pagar e a receber regulares, manutenção de registros, processamento de folha de pagamento e geração de relatórios pode ser reduzida utilizando os recursos humanos para funções mais estratégicas de planejamento e relacionamento com clientes. É muito mais fácil gerenciar os dados e sistemas com o crescimento acentuado e substancial da empresa.

P. Qual é o futuro da RPA em Finanças?

R. Espera-se que os bots de RPA assumam completamente as tarefas transacionais como o básico. Ao integrar o RPA com aprendizado de máquina e inteligência artificial, transações complexas e estratégicas também serão automatizadas. Com o futuro do desenvolvimento de bots com pouca ou nenhuma codificação, a implementação do RPA será muito mais eficiente e econômica.

Uma maior integração com o mercado de RPA aprimorará os recursos, pois nenhum provedor pode fornecer todas as funcionalidades para integrar e automatizar vários processos que a empresa possa usar.

P. Qual é o impacto do RPA em Contas a Pagar?

A. Contas a pagar é um componente crítico de finanças e contabilidade. Como as tarefas envolvidas são repetitivas por natureza, é demorado e propenso a erros. O RPA integrado com ML e AI pode assumir a tarefa tediosa e monótona de realizar tarefas repetitivas de geração de faturas e POs. Isso manterá um controle da comparação das faturas levantadas com as POs, mantendo a auditoria em tempo real.