O que é um Sistema de Gestão de Segurança? O guia do iniciante

Todas as habilidades e qualificações profissionais do mundo não impedirão a ocorrência de possíveis acidentes. Quando tudo estiver dito e feito, você precisa de políticas e procedimentos detalhados para manter seus colegas de trabalho e clientes seguros.

Mas é o seguinte – um grande fichário de manuais e protocolos de segurança é uma maneira extremamente ineficaz e desatualizada de implementar protocolos de segurança em qualquer empresa. O pior de tudo é que encontrar informações relevantes é um pesadelo durante um evento de segurança.

É aí que entra um sistema de gerenciamento de segurança. Essa variedade de procedimentos e políticas deve manter sua equipe preparada para qualquer perigo potencial. Mas o que é um sistema de gestão de segurança? Que benefícios ele traz e como você pode implementar um?

O que é um Sistema de Gestão de Segurança?

Um sistema de gerenciamento de segurança (SMS) é uma abordagem formalizada em toda a organização para ajudar uma empresa a atingir um nível aceitável de segurança no local de trabalho. As organizações devem tratar seus SMS com o mesmo nível de prioridade que todos os outros processos críticos de negócios.

Um SMS organizado geralmente pode ser dividido em políticas, procedimentos, estruturas e responsabilidades, que você pode dimensionar dependendo do tamanho da sua organização.

Normalmente, o SMS pode ser implementado para atender aos requisitos federais, como o Título 14 do Código de Regulamentações Federais dos EUA (CFR), aplicado pela Federal Aviation Administration (FAA).

O Propósito de um Sistema de Gestão de Segurança

Em suma, o principal objetivo de um Sistema de Gestão de Segurança é manter funcionários e clientes seguros. Mas vai muito além disso. Esse tipo de sistema fornece a uma organização a estrutura para gerenciar o risco no ambiente de trabalho, levando em consideração todos os processos e operações em que a segurança é primordial.

Outro objetivo de um SMS é reforçar a cultura de segurança no local de trabalho. Esta área de gestão de negócios é parte integrante de setores de alto risco, como marítimo, aviação e construção, para citar alguns.

Os benefícios de um sistema de gestão de segurança

Embora a implementação de um sistema de gerenciamento de segurança possa ser um processo complicado e esmagador, ele oferece uma ampla gama de benefícios, tanto a curto quanto a longo prazo. Esses incluem:

• Melhora a comunicação e a cultura de segurança : as equipes se comunicam e geralmente trabalham melhor juntas quando um SMS é implementado.
• Simplifica o gerenciamento de riscos de segurança : o SMS ajuda os funcionários a identificar perigos e riscos com mais facilidade, garantindo que as medidas de controle sejam aplicadas mais cedo.
• Tudo é documentado : Com um SMS, cada inspeção, procedimento e processo é documentado e disponível para referência futura, melhorando a responsabilidade a longo prazo.

Outros benefícios dos sistemas de gestão de segurança incluem:

• Reduz acidentes, lesões e doenças

• Decisões mais bem informadas

• Melhora a segurança organizacional

• Reduz custos operacionais

• Aumenta a eficiência

• Melhora a distribuição de recursos

• Demonstra a devida diligência

• Reduz erros

• Reforça o cumprimento das leis de segurança

• Cria boa vontade e confiança no local de trabalho

• Melhora a reputação da marca

• Reduz os prêmios de seguro

Os Componentes Básicos de um Sistema de Gestão de Segurança

De acordo com a FAA, os sistemas de gestão de segurança sempre precisam incluir quatro componentes principais:

1. Políticas e objetivos de segurança
2. Gerenciamento de riscos de segurança
3. Garantia de segurança
4. Promoção de segurança.

Dentro desses componentes, existem 12 elementos que garantem o sucesso da implementação e manutenção de um SMS. Cada componente inclui elementos específicos. De acordo com a Organização da Aviação Civil Internacional (ICAO), esses componentes e elementos podem ser divididos da seguinte forma:

A segurança deve ser integrada em todas as partes das operações de uma empresa, com metas de segurança específicas sendo estabelecidas e cumpridas em todos os momentos. A responsabilidade e os deveres atribuídos à segurança devem ser levados tão a sério quanto qualquer outra área de negócios. É trabalho e compromisso do gerente garantir que as medidas de risco sejam tomadas quando devem.

Uma vez que a empresa identifica seus gerentes de segurança, a documentação de segurança precisa ser implementada, pois revisões regulares precisam ser realizadas. A FAA também afirma que a documentação do SMS pode ser adicionada aos processos de manutenção de registros existentes ou convertida em um manual único.

Os elementos das Políticas e Objetivos de Segurança são:

• Compromisso de gestão
• Responsabilidade e responsabilidades de segurança
• Nomeação de pessoal-chave de segurança
• Coordenação do planejamento de resposta a emergências
• Documentação do sistema de gestão de segurança

Os membros da equipe nomeados precisam ser ensinados a conduzir processos relevantes para gerenciar e controlar todos os riscos de segurança. Existem cinco etapas que desempenham um papel fundamental na implementação de uma gestão eficaz dos riscos de segurança:

• Descrição do sistema/análise de tarefas : Usado para destacar os detalhes fundamentais sobre as condições e atividades do local de trabalho, como clima, equipamentos, meio ambiente, etc. Um membro da equipe designado analisa os fatores que podem contribuir para os riscos de segurança.
• Identificação de perigos : Qualquer coisa que possa causar ferimentos, doenças ou fatalidades a uma pessoa ou resultar em danos ao equipamento ou à propriedade é um perigo potencial (perigos do canteiro de obras, por exemplo). Condições relacionadas a erros humanos, como falta de conhecimento e pressão de tempo, também podem ser fatores contribuintes.

• Análise de Risco : Isso envolve o trabalho das chances e gravidade das consequências atribuídas aos perigos.
• Avaliação de risco : Decidir se um risco de segurança é aceitável ou não e priorizar os riscos de segurança que valem a pena abordar para informar a alocação precisa de recursos (como avaliações de risco de trabalhadores solitários).
• Controle de Risco : Também conhecido como mitigação de risco, é a implementação de medidas para manter os funcionários, bens e equipamentos seguros. Essas medidas podem ajudar a reduzir a probabilidade de riscos e erros.

Os dois elementos que formam a Gestão de Riscos de Segurança são a identificação de perigos e a avaliação e mitigação de riscos de segurança.

Este componente de SMS gira em torno da supervisão dos controles de risco no meio das operações. Inclui também a avaliação da eficácia dos controles. Investigações, auditorias e relatórios são funções típicas da garantia de segurança.

Todas as informações vitais são então analisadas e comparadas com as tendências e padrões de risco atuais. Ações corretivas precisam ser tomadas caso os controles de risco não funcionem. Isso geralmente pode ser feito por meio de processos como manutenção de equipamentos, supervisão, treinamento adicional de segurança e muito mais. Espera-se também que os gerentes desempenhem um papel vital na garantia de segurança.

A garantia de segurança pode ser dividida em três elementos. Estes são monitoramento e medição de desempenho de segurança, gerenciamento de mudanças e melhoria contínua do SMS.

Também chamada de Cultura de Segurança, a Promoção de Segurança refere-se às atividades realizadas para implementar o SMS dentro de uma empresa. Isso inclui compartilhamento de conhecimento, treinamento e comunicação interna. Fazer com que cada funcionário desenvolva uma compreensão detalhada de seu SMS garante que a segurança no local de trabalho se torne um valor central da empresa. Todos os gerentes devem ser capazes de explicar a importância de cada procedimento para promover ainda mais uma cultura de segurança positiva da empresa.

Os dois elementos que formam a Promoção da Segurança são a formação/educação e a comunicação de segurança.

Sistemas de Gestão de Segurança na Aviação

A aviação é uma das indústrias mais prevalentes em que os sistemas de gestão de segurança são implementados. Abrange uma ampla variedade de operações de aeronaves, como recursos financeiros, jurídicos e humanos.

De acordo com a última versão do ICAO Doc 9859 ou Safety Management Manual (SMM), a implementação do SMS é determinada pelo porte da empresa e quais serviços e produtos são fornecidos.

A FAA confirmou que os sistemas de gestão de segurança não requerem um departamento de segurança específico, principalmente porque o sistema pode e deve ser utilizado em todos os departamentos.

De acordo com a ICAO, as principais funções do SMS na aviação são:

• Identificação de perigo
• Gerenciamento de riscos
• Relatório de ocorrência
• Análise de desempenho
• Garantia de segurança

Neste último, fontes operacionais como horários de tripulação, registros de despacho de voo e relatórios de discrepância de aeronaves são ferramentas valiosas de monitoramento para controles de riscos de segurança.

Usando soluções digitais para implementar sistemas de gestão de segurança

Embora um sistema de gestão de segurança seja um termo amplo e se refira a um conjunto de políticas e procedimentos da empresa que uma organização adota, a implementação de tal sistema pode ser demorada e ineficiente, dependendo das ferramentas utilizadas.

Fornecer aos funcionários pilhas de manuais e documentos de segurança em papel provou ser uma maneira ineficaz de manter a conformidade em uma empresa.

Atualmente, soluções de software digital como o Connecteam permitem que os empregadores simplifiquem a implementação do sistema de gerenciamento de segurança. Esse tipo de software geralmente inclui recursos relevantes, como recursos de treinamento, formulários e listas de verificação digitais de relatórios de incidentes, gerenciamento de documentação e comunicação bidirecional.

Perguntas frequentes

Como o SMS atende aos requisitos de segurança de uma empresa?

Um sistema de gerenciamento de segurança ajuda as empresas a analisar suas operações atuais para tomar melhores decisões orientadas à segurança no futuro. Qualquer SMS ideal é:

• Reativo : Facilita a reação a incidentes e acidentes dentro da organização.
• Proativo : Analisa os processos da organização antes que surjam incidentes/acidentes.
• Preditivo : Identifica riscos e perigos potenciais analisando o ambiente e as circunstâncias atuais da organização.

Que problemas os sistemas de gestão de segurança podem apresentar?

Apesar de seus benefícios, há muitos problemas que podem surgir com o uso de um SMS. Esses incluem:

• Algumas ferramentas são muito difíceis para os funcionários usarem e são muito focadas nos meandros do sistema em oposição à sua usabilidade.
• Muitos sistemas de gerenciamento de segurança não incluem versões móveis, tornando difícil para os funcionários relatar incidentes ou executar procedimentos de segurança de qualquer local.
• O gerenciamento de segurança bem-sucedido requer comunicação interna bidirecional. Infelizmente, porém, muitos sistemas de SMS não dão aos funcionários e à gerência a capacidade de abrir canais de comunicação sobre problemas e incidentes de segurança.

No entanto, existem muitas soluções de SMS que resolvem esses problemas.

Quais indústrias se beneficiam de um sistema de gestão de segurança?

Embora praticamente todas as empresas possam se beneficiar de um, alguns setores específicos exigem um sistema de gerenciamento de segurança, pois inevitavelmente apresentam mais riscos potenciais e riscos de segurança para seus funcionários e clientes.

Setores como aviação, transporte, construção, marítimo, petróleo e gás e manufatura são legalmente obrigados a implementar o SMS em suas operações para manter a conformidade com as leis e regulamentos nacionais. Na verdade, a norma ISO 45001 afirma que todas as organizações, independentemente do tamanho ou tipo, requerem algum tipo de SMS.

A linha de fundo em sistemas de gestão de segurança

Está ficando cada vez mais claro que os métodos usados ​​para integrar um sistema de gerenciamento de segurança em uma organização são tão críticos quanto o próprio sistema.

Com isso dito, vale a pena notar que a maioria das soluções digitais projetadas para implementar SMSs envolve apenas entre 10 e 20% da força de trabalho que os utiliza.

A chave é adotar uma solução de software que otimize o gerenciamento, o engajamento e a comunicação dos funcionários, além de permitir que os gerentes implementem seus procedimentos e políticas de segurança.

Em última análise, quanto mais fácil for o uso do software, mais bem-sucedidos os funcionários terão na identificação de riscos, gerenciá-los e evitar que incidentes aconteçam no futuro.