Integração Salesforce Sharepoint – Benefícios, Processos e Desafios

No mundo empresarial acelerado em que as empresas operam, a integração de múltiplas tecnologias e plataformas autocomplementares já não é uma tendência, mas sim uma necessidade. Este artigo detalha as nuances da criação de uma sinergia entre dois gigantes da tecnologia – Salesforce e SharePoint. Ao combinar os recursos robustos de gerenciamento de documentos do SharePoint com o gerenciamento de relacionamento com o cliente do Salesforce, as empresas ficam um passo mais perto de desbloquear níveis massivos de colaboração e produtividade.

Se você está planejando estabelecer a integração do Salesforce SharePoint, mas não tem certeza dos benefícios que isso ofereceria ao processo e dos desafios que podem surgir no processo, suas perguntas serão respondidas aqui.

[Leia também: Soluções de integração Salesforce – Principais benefícios, recursos e abordagens]

A integração do SharePoint com o Salesforce é mesmo necessária?

Embora o Salesforce ofereça funcionalidades de upload e manutenção de documentos, ele não está isento de limitações. Para resolver isso antes que comece a impactar a produtividade, as empresas começam a procurar sistemas de colaboração baseados em documentos, como o SharePoint, para armazenar seus documentos e gerenciar colaborações em toda a empresa.

Mas será que esta integração é realmente necessária? Bem, aqui está o que acontece quando você mantém seus processos limitados ao Salesforce.

1. Tamanho do arquivo – O Salesforce vem com duas opções para fazer upload de documentos – “Anexos”, que permite o upload de dados de até 25 MB, e “Arquivo”, que permite o upload de dados de até 2 GB. A alocação de dados e o gerenciamento de documentos de um tamanho de dados maior que esse podem aumentar diretamente os custos de armazenamento e prejudicar o desempenho do sistema ao longo do tempo devido à arquitetura multilocatária da plataforma.
2. Acessibilidade e privacidade de documentos – O compartilhamento de documentos do Salesforce com usuários que não são do Salesforce só pode ser possível por meio de um URL público. Isso, no entanto, traz problemas de conformidade com o GDPR e outras leis de segurança de dados, uma vez que o documento está sendo compartilhado publicamente. Uma solução para isso é obter licenças adicionais para usuários que não são do Salesforce – algo que pode ser caro.
3. Sincronização em tempo real – As alterações feitas na unidade local dos usuários não são sincronizadas automaticamente com os arquivos do Salesforce e vice-versa. A única opção que os usuários têm é fazer upload/download e substituir o arquivo pela nova versão.

Embora neste cenário o SharePoint nem esteja em cena, pode haver outro evento em que as empresas usem o Salesforce e o SharePoint, mas eles não estejam integrados. Aqui estão os problemas associados a essa abordagem.

1. Processo falho – Como os contratos de fornecedores, clientes e parceiros funcionam em torno do mesmo processo de aprovação, eles tendem a ser automatizados em uma solução de gerenciamento de fluxo de trabalho como o SharePoint. Agora, quando se trata de aprovações de contratos, os usuários do Salesforce precisam mudar do CRM para o SharePoint e vice-versa.
2. Colaboração de equipe problemática – Embora os registros do cliente sejam armazenados no Salesforce, sua colaboração acontece no SharePoint e no Salesforce. Como resultado, os usuários do Salesforce tendem a perder tempo alternando entre os sistemas para manter contato com suas equipes.
3. Duplicação de documentos – Outro desafio que surge com a falta de integração do Salesforce com o SharePoint é que a equipe de vendas geralmente precisa baixar documentos do SharePoint e depois carregá-los no Salesforce sempre que precisar compartilhá-los com sua equipe ou clientes. Esse processo, muitas vezes, leva à duplicação de documentos em dois sistemas, o que leva a uma confusão de versões de arquivos.
4. Deserção de conteúdo – As equipes de vendas podem copiar links de arquivos do SharePoint no Salesforce, mas não poderão visualizá-los ou mesmo encontrá-los na pesquisa global do Salesforce. Como resultado, o conteúdo que poderia ter sido valioso para a comunicação dos clientes fica enterrado nas bibliotecas do SharePoint.

Agora que analisamos os efeitos colaterais de não ter integração com SharePoint e Salesforce, vamos examinar os benefícios visíveis de estabelecer uma antes de passarmos para as etapas de integração.

Quais são alguns dos principais benefícios da integração do SharePoint e do Salesforce?

O sistema de gerenciamento de documentos SharePoint integrado ao Salesforce traz enormes benefícios para empresas que buscam melhorar a colaboração entre as equipes de serviço e vendas, ao mesmo tempo em que gerenciam o tratamento de dados com eficiência. Os recursos combinados do Salesforce como CRM e do SharePoint como plataforma de gerenciamento de documentos e armazenamento de arquivos se complementam perfeitamente.

Colaboração de equipe aprimorada

A integração do SharePoint e do Salesforce melhora a colaboração não apenas entre as equipes de vendas e serviços, mas também entre outros domínios, como marketing e jurídico. Vejamos isso através de exemplos.

Cenário 1 – Imagine que um executivo de vendas e redator de conteúdo tenha a tarefa de criar uma proposta para o cliente. Com a ajuda da integração do SharePoint com o Salesforce, as alterações feitas pelo executivo de vendas no documento do redator serão refletidas em tempo real para todos os membros da equipe (com acesso ao documento). Isso garantiria que todos estivessem na mesma página e o risco de controle de versão seria reduzido.

Cenário 2 – A equipe jurídica analisa e aprova um contrato armazenado no SharePoint, após o qual o executivo de vendas pode visualizar essas alterações no Salesforce instantaneamente. Isso pode ajudar a equipe de vendas a se atualizar ao compartilhar atualizações importantes com seus clientes.

Segurança de Documentos

A integração do Salesforce SharePoint dá às empresas acesso aos recursos de segurança robustos do SharePoint, como equipes, funções e níveis de permissão, o que as ajuda a cumprir leis de conformidade como HIPAA e GDPR, etc. dessa forma, fornecedores terceirizados não poderão acessar o arquivo após a data de expiração.

Análise e relatórios

A integração do SharePoint Salesforce garante recursos analíticos e de relatórios fáceis, pois os dados provenientes de ambas as plataformas podem ser combinados para obter insights sobre o desempenho de vendas, uso de documentos e interações com clientes. Por exemplo, com a ajuda da ferramenta de relatórios e auditoria do SharePoint Online, as equipes podem analisar os documentos que são acessados ​​com frequência no processo de vendas – fornecendo-lhes insights sobre os recursos que tiveram o maior impacto no fechamento de negócios ou na resolução de problemas dos clientes.

[Leia também: Um guia completo sobre ciência e análise de dados para empresas]

Melhor balanceamento de carga

Um dos principais benefícios da integração do Salesforce com o SharePoint reside na melhoria do balanceamento de carga. O uso individual de ambas as plataformas sobrecarrega os sistemas, levando a um maior tempo de inatividade e desempenho lento. Sua integração, no entanto, permite o compartilhamento de dados e arquivos entre duas plataformas, levando a um melhor balanceamento de carga e a zero desperdício de recursos devido à duplicação e manutenção de múltiplas cópias.

Esses quatro são apenas os benefícios de alto nível associados à integração do Salesforce e do SharePoint. Em um nível de processo e fluxo de trabalho mais diário, várias outras vantagens vêm à tona, como: controles de compartilhamento externo, melhor gerenciamento de dados, maior produtividade e escalabilidade.

A probabilidade de testemunhar esses benefícios em sua organização, entretanto, depende inteiramente de quão bem você executa a integração do Salesforce SharePoint. Antes de chegarmos a essa seção, vamos dar uma breve olhada nos quatro princípios orientadores que podem garantir o sucesso do processo.

Os princípios orientadores da integração do SharePoint Salesforce

Na economia digital de hoje, as integrações bem-sucedidas desempenham um papel crucial na construção de uma organização eficaz e eficiente. Garantir que sua empresa consiga isso exigirá que você siga alguns princípios orientadores.

1. Residência de Dados – Deve-se garantir que os dados estejam dentro de suas fronteiras geográficas pré-especificadas: onde foram criados, onde serão acessados ​​e onde serão armazenados. Isso se torna ainda mais importante quando você precisa cumprir as conformidades em relação à privacidade e ao armazenamento de dados.
2. Segurança – Sua integração com o SharePoint Salesforce deve manter a segurança como prioridade máxima. Embora ambas as plataformas venham com um algoritmo de segurança robusto, você deve prestar atenção às permissões de acessibilidade de arquivos e ao rastreamento de seu uso. [Leia também: Segurança de aplicativos em nuvem: protegendo seus dados na nuvem]
3. Arquitetura de dados – Os dados que você usa devem ser organizados e estruturados de forma lógica para aproveitar ao máximo o processo de integração. Isso geralmente inclui rotular, categorizar e vincular pontos de dados relacionados no Salesforce e no SharePoint.
4. Compartilhamento de dados – Depois que os dados estiverem bem organizados e armazenados, o próximo passo é planejar seu acesso e distribuição. Para resolver isso, o SharePoint vem com uma série de recursos, como adicionar datas de expiração em documentos, um painel para visualizar e rastrear quem acessou um documento, etc.

Com os princípios de integração do Salesforce SharePoint agora discutidos, vamos nos aprofundar no processo de como você pode conectar as duas plataformas e se há alguma limitação para a qual você deve se preparar.

O passo a passo da integração do SharePoint com o Salesforce

Ao chegar ao processo de integração do Salesforce com o SharePoint, você normalmente terá três opções: usar o Files Connect, criar uma ferramenta de integração personalizada e usar plataformas de terceiros para conectar as duas plataformas.

Vamos explorar todas as três opções aqui.

Método Salesforce Files Connect SharePoint

1. Abra o Salesforce AppExchange e pesquise “Files Connect”. Em seguida, clique no botão “Obter agora” para iniciar a instalação.
2. Após a instalação, você terá que conceder permissões acessando a seção “Conjuntos de permissões” no menu de configuração do Salesforce e selecionando “Conexão de arquivos”. A partir daqui, você pode atribuir as permissões de usuário necessárias, como a capacidade de visualizar, editar e excluir arquivos.
3. Em seguida, estabeleça um provedor de autenticação navegando até “Provedor de autenticação” e selecionando “Conexão de arquivos”. A partir daqui, você pode criar e gerenciar as configurações necessárias, como tipo de autenticação e usuários com acesso concedido.
4. Depois disso, você deve configurar a conta do SharePoint. Vá para a seção “SharePoint” e selecione “Files Connect”. Agora você pode inserir as informações necessárias, como credenciais de login e URL do SharePoint.
5. Agora é hora de configurar o aplicativo desenvolvido. Para isso, vá para a seção “Desenvolver” do menu de configuração do Salesforce e selecione “Files Connect”. A partir daqui, você pode definir as configurações necessárias, como o tipo de integração e os dados que serão compartilhados entre os sistemas.
6. A próxima etapa crucial para a integração do Salesforce com o Sharepoint é configurar a ferramenta Salesforce Files Connect. Vá para a seção “Configuração” no menu Salesforce e vá para “Files Connect”. Agora você pode definir configurações como o tipo de integração e os dados que serão compartilhados entre os sistemas.
7. A última etapa da integração do Salesforce SharePoint é construir um link entre as duas plataformas. Para estabelecer isso, vá para a seção “Fontes de dados externas” no menu de configuração do Salesforce e vá para “Files Connect”. Neste ponto, você pode definir facilmente configurações como o tipo de integração e os dados que serão compartilhados entre os sistemas.

Embora esta seja a forma mais aplicada de integração entre Salesforce e SharePoint, existem algumas limitações preocupantes do Files Connect, como suporte restrito a sistemas externos, sem opção de upload, sem controle de permissão, complexidade no compartilhamento externo, latência, limitações de pesquisa, etc.

Aplicativos de integração do Salesforce para SharePoint de terceiros

Vários conectores de terceiros têm como objetivo resolver as restrições do Files Connect. Vejamos uma visão tabular da comparação entre o Files Connect e eles.

Ferramenta personalizada de integração do SharePoint Salesforce

A última opção que as empresas geralmente optam ao realizar a integração online do Salesforce e do SharePoint é construir uma ferramenta personalizada. A parceria com um provedor de serviços de desenvolvimento de software como a Appinventiv pode fornecer o conjunto de habilidades necessárias para uma integração personalizada que aborda todas as complexidades e restrições do Files Connect e de software de terceiros.

Agora que você conhece as três opções que normalmente teria ao planejar a integração do SharePoint com o Salesforce, gostaríamos de prepará-lo para alguns desafios comuns que podem surgir independentemente do modelo de integração escolhido.

Desafios comuns com a integração do SharePoint Salesforce e as maneiras de superá-los

A integração do SharePoint com o Salesforce pode ser uma jornada complexa para muitas empresas que não possuem os detalhes técnicos para combinar as duas plataformas massivas.

Migração de dados

A migração de dados do Salesforce para o SharePoint ou vice-versa pode ser uma tarefa extremamente complexa e demorada, pois as empresas devem garantir que seus dados foram formatados, organizados e migrados adequadamente, sem duplicação ou erros de correção. Para superar esse problema, eles podem utilizar ferramentas de migração de dados de terceiros ou até mesmo contratar serviços especializados de migração de dados para ajudar na abordagem.

Segurança de dados

Garantir que os dados confidenciais estejam totalmente protegidos e que o acesso seja restrito apenas a usuários autorizados é fundamental para uma integração bem-sucedida do Salesforce SharePoint. Recomendamos resolver isso através da aplicação de recursos de segurança como firewalls, criptografia e controles de acesso.

Costumização

Personalizar a integração e seu resultado é extremamente difícil quando você segue o caminho do Files Connect. A falta de um é o que leva as empresas a optar por uma solução de terceiros ou a fazer parceria com uma empresa de desenvolvimento de software que ajudaria a construir uma ferramenta de integração personalizada.

Com isso, examinamos todas as diferentes facetas da integração do Salesforce SharePoint. Para um rápido resumo, abordamos como o recurso de gerenciamento de documentos do Salesforce por si só não pode atender aos requisitos de uma empresa em crescimento, juntamente com as razões para isso. A seguir, analisamos alguns dos principais benefícios da integração, os detalhes das opções que você teria ao combinar os dois e, por último, os desafios que você pode encontrar.

Como a Appinventiv pode ajudar na integração do Salesforce Sharepoint?

Na Appinventiv, entendemos que toda equipe de crescimento de negócios está procurando uma solução para ser mais produtiva e orientada para resultados – algo que a integração do Salesforce e do SharePoint promete. Mas mesmo nesta integração, algumas limitações óbvias podem ser resolvidas através da utilização de uma solução personalizada. É aqui que entra a nossa expertise.

Temos o conhecimento técnico e o senso comercial para entender seus problemas básicos do dia a dia que surgem devido à falta de integração e temos as soluções técnicas não apenas para resolvê-los, mas até mesmo para desenvolver os recursos de ambas as plataformas.

Entre em contato com nossos especialistas em integração hoje mesmo para encontrar uma solução de integração personalizada e mais eficaz para combinar os dois poderosos softwares empresariais.

Perguntas frequentes

P. O Salesforce é semelhante ao SharePoint?

R. Embora o Salesforce tenha algumas funcionalidades de gerenciamento de documentos, em essência, é uma plataforma de CRM. Por outro lado, o principal ponto de venda do SharePoint é que ele é um sistema de gerenciamento e armazenamento de documentos.

P. Qual é o benefício da integração do Salesforce SharePoint?

R. Existem vários benefícios associados à integração do Salesforce e do SharePoint. Aqui estão os principais:

• Colaboração de equipe aprimorada
• Segurança de Documentos
• Análise e relatórios
• Melhor balanceamento de carga
• Controles de compartilhamento externo
• Melhor gerenciamento de dados
• Produtividade aprimorada
• Maior escalabilidade e muito mais.

P. O Files Connect é a única opção para conectar as duas plataformas?

R. Embora o Files Connect seja o método de integração mais usado, não é o único. Você também pode usar ferramentas de integração de terceiros ou criar uma plataforma personalizada que tenha recursos de integração.