Escale sua empresa de segurança com o aplicativo de guarda de segurança nº 1

Há muitas partes móveis quando você gerencia uma empresa de segurança. Desde o gerenciamento dos funcionários até os clientes e as operações diárias, tudo é super importante e super urgente. Acima de tudo, existem numerosos regulamentos e uma esperança básica de que você será lucrativo no final do mês.

Depois que mais de 100 empresas de segurança se tornaram clientes da Connecteam, queríamos criar um guia sobre como outras empresas de segurança poderiam usar o aplicativo de segurança Connecteam para escalar seus negócios. Nós olhamos para dois aspectos principais:

1. Quais desafios as empresas de segurança enfrentaram antes de escolher a Connecteam?
2. Por que escolheram o Connecteam e como estão utilizando o aplicativo?

Abaixo estão as conclusões que encontramos para que você possa escalar sua empresa de segurança com o aplicativo de segurança nº 1.

Desafios que as empresas de segurança enfrentavam antes do Connecteam

Difícil manter todos na mesma página

“Como tudo está mudando regularmente, é um desafio manter todos na mesma página.”

“É superdifícil ter total visibilidade de quem recebeu a mensagem e receber informações de campo de nossos funcionários demora muito.”

“É um incômodo obter informações em tempo real do campo e usamos ferramentas diferentes para que nada seja gravado e todas as mensagens fiquem confusas e sem formato.”

Processo confuso para criar um cronograma eficaz e distribuir turnos

“Criar um cronograma preditivo com antecedência e que funcione para todos não é uma tarefa fácil de fazer, e usar caneta e papel ou pilhas de planilhas do Excel para fazer o trabalho só me afoga na papelada.”

Rastrear horas com precisão para folha de pagamento não é fácil

“Ter funcionários sem escritório cria um pesadelo quando se trata de controlar as horas. Assim como na criação de um cronograma, temos pilhas de papéis e cartões perfurados ou e-mails intermináveis ​​nos quais os funcionários informam quando entram e saem. Além disso, devemos cumprir as leis regulatórias, por isso temos que garantir o horário correto de todos os nossos funcionários.”  

Integração e treinamento

“Ser vigilante é assumir maior responsabilidade e habilidade, o que exige muita experiência e treinamento. Devemos preparar nossa equipe para todos os desafios, ajudá-los a ter um desempenho de alto nível e aprovar os regulamentos governamentais. No entanto, descobrimos que os métodos de integração e treinamento regular são demorados e difíceis de organizar, especialmente quando todos não estão no mesmo local.

“Temos muitos funcionários temporários, por isso precisamos de um processo de integração rápido, mas completo, e isso não deve nos custar um braço e uma perna.”

Dê ao cliente a melhor experiência

“Meus clientes esperam a melhor e mais moderna experiência. Trabalho muito para me diferenciar da concorrência e oferecer valor agregado.”

Como as empresas de segurança usam o aplicativo Connecteam Security Guard

1. Comunicação interna fácil e simplificada

Nunca perca o ritmo com seus guardas de segurança e mantenha todos na mesma página com o clique de um botão. A comunicação interna com sua equipe é essencial para a satisfação no trabalho e até mesmo para a satisfação do cliente!

Além disso, você pode acompanhar todos os resultados do painel para saber quem leu sua mensagem e quem não leu. Envie um lembrete para aqueles que perderam sua mensagem para ter certeza de que todos estão informados.

Exemplos do tipo de comunicação que você pode enviar por meio do aplicativo de guarda de segurança Connecteam incluem:

• Comunicação direcionada : dirija-se a todos ou a um grupo específico de funcionários (como supervisores ou em um local específico) e envie atualizações, informações relevantes, novos protocolos, reconhecimento do funcionário do mês e muito mais.
• Diretório de funcionários: é fácil encontrar os detalhes de contato de sua equipe com gerenciamento de permissão total.Inicie uma conversa com quem for relevante em um toque
• Grupos de bate-papo: é muito simples simplificar a comunicação do dia-a-dia de maneira fácil e eficiente, enviando mensagens para o grupo relevante ou por meio de um bate-papo privado.Avise a sua equipe qual o melhor trajeto a ser feito ou se há alguma ocorrência em um dos locais ou se houve algum acidente e eles precisam ficar atentos. Quaisquer informações que eles precisem conhecer para executar seu trabalho com eficiência - compartilhe com eles em tempo real, sem a necessidade de cadeias intermináveis ​​de WhatsApp, telefonemas desleixados ou mensagens de texto desatualizadas.
• Notificações e atualizações por push: envie anúncios formais e informais, como operações, atualizações do CEO, reconhecimento de funcionários, atualizações administrativas e muito mais.Isso mantém todos informados de cima a baixo sobre todos os assuntos da empresa.

2. Agendamento e despacho dependentes e mais rápidos

O Connecteam permite despachar trabalhos ou criar turnos com o clique de um botão! Atribua seus guardas de segurança a determinados turnos com base em diferentes locais e base de clientes, suporte o planejamento de várias equipes por turno de trabalho e você também pode incluir informações detalhadas de turnos para garantir que as coisas sejam feitas corretamente, como endereço, tarefas, lembretes e muito mais.

Todos os seus funcionários têm acesso imediato à sua programação de qualquer lugar para que possam aceitar ou rejeitar um turno, ver se um turno está disponível e muito mais.

Planeje facilmente com antecedência e obtenha uma visão geral em tempo real da situação dos projetos, sabendo onde estão seus funcionários.

• Atribua guardas de segurança para turnos com base em diferentes locais e base de clientes
• Apoiar o planejamento de várias equipes por turno
• Mantenha registros do horário e local de entrada e saída do relógio, permitindo até anotações e comentários de turno
• Permitir que os funcionários aceitem/rejeitem turnos (opcional – pode ser desabilitado)
• Obtenha pedidos de folga e férias e seja capaz de visualizar instantaneamente se foram aprovados ou rejeitados

3. Horas precisas e melhor gerenciamento da folha de pagamento

O Connecteam simplifica o registro de entrada e saída, tudo o que os funcionários precisam fazer é clicar no botão grande e pronto! Como gerente, você pode ter certeza de que os funcionários estão onde dizem que estão, para que você os pague com precisão, pois um registro de data e hora do GPS é marcado para cada função de entrada e saída. Isso ajuda a limitar as perfurações de amigos e o abuso de tempo é coisa do passado - o que significa que você está gerenciando a folha de pagamento de maneira mais inteligente e precisa para todos.

Economize tempo na folha de pagamento e nas planilhas de horas com a automação de controle de horas do Connecteam:

• Para registro de entrada e saída de turnos com um carimbo de localização GEO
• Aproveitando as configurações predefinidas de lembretes para garantir que os funcionários cheguem e saiam no horário
• Utilizando notas e tags para atender a necessidades específicas (como filtrar por um cliente ou datas específicas)
• Exportação de folhas de pagamento, por turno ou total
• Integra-se diretamente com QuickBooks Online e Gusto para folha de pagamento sem preocupações

Observe que existem limitações de relógio que você pode configurar para garantir que os guardas de segurança possam marcar apenas NO LOCAL atribuído a eles e somente QUANDO deveriam.

4. Automatize os processos diários

Pode ser difícil gerenciar relatórios de campo, geralmente há uma lacuna e, na maioria das vezes, você gasta muito tempo perseguindo determinados relatórios porque não foram enviados a você no prazo. E nem me faça começar a tentar decifrar uma caligrafia bagunçada se seus seguranças ainda estiverem preenchendo tudo com papel e caneta.

Torne todas as listas de verificação, formulários e relatórios digitais para que seus funcionários possam preenchê-los quando e de qualquer lugar. Com um clique, você obtém feedback imediato do local para poder tomar decisões de negócios inteligentes. Por exemplo, relatórios resumidos, registros diários, relatórios de incidentes, reembolso de despesas, listas de verificação de equipamentos e muito mais. Todos esses fluxos de trabalho podem até ser compartilhados automaticamente com seus clientes, se você desejar.

Melhore facilmente suas operações diárias enviando relatórios do campo para o escritório em segundos. Enquanto estão em movimento, os funcionários podem preencher o seguinte e muito mais:

• Relatório de início ou fim de turno
• Relatório de inspeção do supervisor
• Relatório de incidente
• relatório de acidente
• Relatório de resposta de alerta
• Relatório de perigo/observação de segurança
• Relatório de reclamação do cliente
• Formulário de pedido uniforme
• Solicitação de manutenção do veículo

Além disso, disponibilize todos os seus materiais mais comuns no aplicativo, como:

• Procedimentos Operacionais Padrão (POPs)
• Manual do funcionário
• Protocolos de segurança e emergência
• Código de Ética
• política uniforme
• política de assédio sexual

5. Melhore o treinamento e a integração de todos os guardas de segurança

A indústria de segurança costuma enfrentar muita rotatividade, o que significa que as horas que você gasta treinando cada novo contratado podem custar caro a longo prazo.

Com o Connecteam, você garante que todas as informações estejam disponíveis no smartphone do seu colaborador desde o material de treinamento até procedimentos, protocolos, vídeos e muito mais. Você pode acompanhar seu progresso em tempo real, enviar notificações para quem está ficando para trás e, o melhor de tudo, seus funcionários são treinados em seu próprio ritmo, em seu próprio tempo. Mesmo em movimento!

Sempre que um novo contratado se juntar à equipe, dê a ele o melhor primeiro dia de todos, oferecendo a experiência do século 21:

• Uma carta formal de boas-vindas ao funcionário na empresa
• Passe por uma “Lista de verificação de novos funcionários” para garantir que nada seja esquecido
• Formulário de informações pessoais (informações pessoais, informações de contato, contato de emergência)
• Acordo de confidencialidade e não divulgação
• Pedido de registo criminal
• Obtenha uma cópia do documento de identificação do novo contratado e outros documentos relevantes
• Treinamento de saúde e segurança
• Assinaturas de uniformes, crachás e outros equipamentos

Melhore as habilidades profissionais regularmente, permitindo que todo o material relevante esteja disponível com o clique de um botão:

• Treinamento de saúde e segurança
• treinamento de assédio sexual
• Uso e manutenção de equipamentos
• teste e questionários

6. Aumente a conformidade em toda a empresa

O Connecteam é usado por empresas de segurança para fins de conformidade, quase nada é mais importante do que cumprir os regulamentos federais e estaduais.

Formulários de 'ler e assinar' são comuns, assim como treinamentos periódicos de atualização. Todos os documentos são registrados e enviados automaticamente como uma cópia em PDF para e-mails predefinidos que podem ser personalizados para cada formulário, e os usuários podem exportar um relatório resumido a qualquer momento.

“Ter certa papelada em arquivo é um dos recursos que eu mais gosto, pois os funcionários podem assinar tudo em seus telefones. Criei políticas de assédio sexual, políticas médicas, incluindo uma folha para reunir as preferências de benefícios da equipe, políticas de segurança e muito mais. Os funcionários reconhecem e assinam no aplicativo sem precisar estar fisicamente no escritório. Isso nos economiza muito tempo e evitamos o incômodo de acompanhamento de ida e volta.”– Parfait Vandi, Presidente e Gerente Qualificado da UGS Private Security Inc.

Leia e Assine Documentos:

• Reconhecimento do manual do funcionário
• Acordo uniforme
• política de assédio sexual
• Outros ler e assinar documentos

Treinamento periódico de atualização:

• treinamento de assédio sexual
• Treinamento de protocolos de emergência
• Treinamento de familiaridade com o campus
• Treinamento de atualização de protocolo

Tudo o mais que for necessário para que sua empresa de segurança obtenha melhor conformidade geral pode ser gerenciado com o Connecteam.

7. Mais fácil de gerenciar tarefas de RH

Automatize processos e obtenha melhor controle sobre questões relacionadas à força de trabalho:

• Indique um amigo: é muito fácil para seus funcionários recomendar amigos para uma posição que ajuda a aumentar seu alcance de recrutamento.
• Gerenciamento de solicitações de licença médica/férias: os usuários recebem atualizações automáticas se as solicitações forem negadas ou aprovadas.
• Formulário de informações pessoais para integração de novos funcionários (informações pessoais, informações de contato, contato de emergência, documentos como formulários de impostos/identidade com foto, etc.)
• Atualização de informações de contato, como endereço, nome, e-mail, conta bancária e muito mais.
• Pesquisa de Satisfação do Funcionário que você pode enviar semanalmente ou mensalmente ou a qualquer momento que você escolher.

Gerencie seu RH interno com uma solução direta e em tempo real, fácil de usar e que garante que seus funcionários tenham acesso imediato a todas as informações relacionadas à empresa.

Por que as empresas de segurançaescolhem o aplicativo Connecteam Security Guard

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