Modelo de fatura de envio

Visão geral do modelo de fatura de envio

Assim como há um recibo para cada compra que você faz, há uma fatura de envio para cada remessa enviada. Embora isso possa soar como um trava-línguas, gerar faturas de remessa precisas e detalhadas é parte integrante de todas as operações de remessa. Você pode usar modelos de fatura de envio disponíveis na internet se não quiser perder tempo formulando uma fatura de envio.

Uma fatura de remessa oficial adequada tem muitos componentes e encargos que precisam ser incluídos e, se forem perdidos, podem criar problemas durante o trânsito. As transportadoras costumam gerar essas faturas para rastrear a remessa por meio de seus sistemas e criar uma maneira padronizada e eficiente de garantir que cada pacote chegue ao seu destino.

Para entender como criar e usar faturas de envio, vejamos as faturas de envio.

1) O que é uma Nota Fiscal?

Tecnicamente falando, uma nota fiscal de envio é um documento criado pelo vendedor para declarar e fornecer informações sobre os produtos e serviços que estão sendo enviados ao cliente e as instruções de envio. Há muitas informações na fatura de envio, e você não pode perder ou esquecer nenhuma delas.

Você pode usar um modelo de fatura de frete grátis disponível na internet ou usar o word ou excel para criar um modelo de fatura de frete. Como resultado, a maioria das empresas usa um modelo de fatura de remessa com um campo predefinido e design com todas as informações estáticas já no documento. Você só precisará adicionar as alterações de informações a cada remessa. Isso permite agilizar a criação e impressão de faturas de remessa para a conveniência da transportadora e do cliente.

Uma fatura de envio, também conhecida como Conhecimento de Embarque, também serve como recibo de envio para o remetente e indica os termos e condições para o envio das mercadorias, incluindo as condições de pagamento. A fatura de envio funciona como o documento de título dos produtos e serviços que você está enviando para seus clientes. Os detalhes sobre o produto e as instruções de envio são repassados ​​pelo cliente, permitindo uma comunicação perfeita.

2) O que incluir em um modelo de fatura de envio?

Agora que você está familiarizado com a definição de uma fatura de remessa e a finalidade do conhecimento de embarque, vamos começar com a parte vital da criação de um modelo de fatura de remessa.

Seja criando um novo modelo de fatura de remessa ou usando um modelo de fatura gratuito da Internet, você deve incluir essas nove coisas em seu modelo de fatura.

2.1) Dados do Remetente/Remetente

O modelo de fatura de remessa deve ter o nome e o logotipo da empresa e incluir um endereço de correspondência preciso da sua empresa para que não haja confusão em caso de devoluções e remessas perdidas.

2.2) Detalhes do Receptor

Um endereço preciso do cliente/destinatário, informações de contato e código PIN de entrega podem tornar mais fácil para as transportadoras parceiras fazer entregas e reduzir a quantidade de RTOs.

2.3) Detalhes da Transportadora / Parceiro 3PL

O Conhecimento de Embarque deve conter o nome e detalhes do transportador, pois ele é responsável pela encomenda durante o trânsito.

2.4) Número de Referência do Cliente / Número do Pedido de Compra

Se você incluir o número de referência ou o número do pedido de compra no modelo de fatura de remessa, será mais fácil rastrear as remessas internamente.

2.5) Descrição dos Produtos / Mercadorias

Para evitar problemas com a alfândega, você pode incluir a quantidade e as descrições dos produtos na fatura de envio. Isso deve ser incluído no modelo, pois as leis estaduais / internacionais continuam mudando. A descrição na fatura permite evitar aborrecimentos e confusões com as autoridades.

2.6) Destino e Detalhes do Frete

Seu modelo de fatura de envio deve incluir o peso e as dimensões do pacote e os detalhes precisos do destino. Você deve incluir a natureza da mercadoria, por exemplo, se é frágil ou contém material perigoso ou inflamável.

2.7) Data de Recolha

A data de recolha denota a data e hora em que a responsabilidade do envio foi entregue ao transportador parceiro. Ele também pode ser usado para rastrear o prazo da entrega.

2.8) Tipo de Embalagem

Você deve incluir se usou caixas, pellets, engradados ou barris para enviar seus produtos para facilitar o processamento.

2.9) Notas de Entrega e Instruções

Ao criar seu modelo de fatura de frete, você pode adicionar uma coluna para fornecer instruções especiais ao seu parceiro de transporte repassado pelo cliente. Isso permite que você aprimore sua experiência de entrega e melhore a satisfação do cliente.

3) Como fazer um modelo de fatura de envio?

Criar um modelo de fatura de envio pode ser uma tarefa tediosa e deve ser feita com cuidado. Para simplificar para você, reduzimos a tarefa em algumas etapas simples.

3.1) Etapa 1: baixe um modelo personalizável

Mesmo se você quiser formular seu modelo de fatura de envio, baixe um modelo de fatura de envio gratuito da Internet que se adapte à sua cor ou um com espaçamento e formatação adequados. Isso vai lhe poupar muito tempo.

3.2) Passo 2: Adicione os detalhes necessários.

Adicione linhas e espaço separadamente para os detalhes do remetente, destinatário e transportador. Certifique-se de que há espaço suficiente para as partes, pois esses campos incluirão endereços e informações de contato.

3.3) Etapa 3: incluir detalhes do pedido

Em seguida, você precisará adicionar guias e espaços para informações do pedido, incluindo códigos de barras para os números de referência de envio e números do pedido.

3.4) Etapa 4: adicionar termos e condições

Certifique-se de adicionar termos e condições e detalhes de pagamento na fatura de envio. Isso melhora a experiência de entrega e torna mais fácil para as empresas de courier classificar os pedidos COD.

3.5) Etapa 5: Descrição do item

Se você normalmente envia para todo o estado e fronteiras internacionais, é ideal que você adicione uma linha de descrição do item em sua fatura de envio. Isso permitirá que seus produtos sejam facilmente avaliados pelas autoridades e garantirá que suas remessas não fiquem presas na alfândega.

3.6) Passo 6: Incluir Encargos Adicionais / Instruções de Envio

Adicionar uma coluna para mencionar instruções de envio, cobranças adicionais etc. ajudará você a aprimorar sua experiência de entrega. Outros encargos como mão de obra e manuseio podem ser mencionados diretamente na fatura de envio para promover a transparência.

4) Tipos de faturas de envio

Como sabemos, o transporte e a logística não são processos simples. Com as empresas de comércio eletrônico buscando alcance global, é natural que um tipo de fatura de envio não seja suficiente para dar suporte a todo o ecossistema logístico. Embora o formato dos modelos de fatura de envio seja quase idêntico com alguns pequenos ajustes, você precisa entender os diferentes tipos de faturas de envio.

4.1) Fatura Padrão: A Fatura Padrão é apenas uma simples fatura de remessa para embarque de mercadorias.

4.2) Fatura Comercial: A fatura comercial é normalmente usada para denotar a importação de mercadorias estrangeiras e detalha os detalhes das mercadorias para fins alfandegários.

4.3) Fatura pró-forma: A fatura pró-forma geralmente é fornecida antes que as mercadorias sejam compradas ou enviadas para fornecer uma estimativa ao comprador.

4.4) Nota Fiscal de Crédito: A Nota Fiscal de Crédito é normalmente utilizada para emitir uma nota de crédito pendente ao cliente, principalmente em caso de devoluções ou reembolsos.

4.5) Fatura de Débito: Normalmente, uma fatura de débito é usada para cobrar taxas/custos especiais de mercadorias após a entrega.

5) Importância do Modelo de Fatura de Envio

As operações de remessa e as cadeias de suprimentos se tornam complexas à medida que você cresce. Você terá que usar um software de gerenciamento de remessa e atendimento, como o ClickPost, para superar os desafios técnicos e agilizar todo o processo. Se você deseja construir uma marca, provavelmente atenderá a uma base global de clientes.

Uma nota fiscal de embarque torna-se essencial nesses cenários, pois é um documento juridicamente vinculativo do acordo entre o remetente e a empresa transportadora. Além disso, uma fatura de envio facilita o rastreamento e gerenciamento de pedidos internamente e responsabiliza a transportadora por remessas perdidas/danificadas de acordo com os termos do SLA.

Embora os modelos de fatura de frete grátis estejam disponíveis na Internet, talvez você precise trabalhar neles para adicionar sua marca e toques pessoais de acordo com seu processo de atendimento. Mas, para uma organização de nível empresarial, idealmente, é impossível gerar uma fatura de remessa separada, pois normalmente lidam com um volume de pedidos mais alto. Nesses casos, criar e formular um modelo de fatura de remessa por conta própria pode ajudá-lo a acelerar significativamente o processo.

6) Onde você pode encontrar modelos de fatura de frete grátis?

Um modelo de fatura de frete grátis é o melhor lugar para começar se você deseja criar um modelo de fatura gratuitamente para sua empresa. Existem inúmeras fontes de modelos de fatura de envio editáveis ​​gratuitos. Você pode verificar o modelo de fatura de envio ClickPost aqui.

Além do ClickPost, se você estiver procurando por opções de design, existem modelos de fatura de envio no word se estiver procurando por um modelo com muito texto. O benefício de usar um modelo de envio personalizável da palavra é que ele é gratuito e você obtém algumas opções de design. Você pode até mesmo adicionar o logotipo da sua marca para oferecer uma experiência de marca personalizada aos seus clientes.

No entanto, se você deseja criar um modelo tabular ou usar planilhas do Excel ou do Google para rastrear seus pedidos, pode ser melhor procurar um modelo de fatura de envio no Excel. Se você não conseguiu encontrar um design que gostou nessas três opções, você pode pesquisar no Google modelos de fatura de frete grátis e obter vários sites que fornecem modelos para download gratuitamente. A vantagem de usar esses modelos de frete grátis é que facilita a inserção dos dados e você pode até automatizar todo o processo de geração. Mas você não pode adicionar muito texto a esses modelos, pois o Excel é um aplicativo de planilha.

7) Modelo de Fatura de Envio Internacional

Ao enviar internacionalmente, as regras de exportação/importação e alfandegárias podem ser complicadas. Uma fatura de remessa é um documento que pode acelerar o desembaraço aduaneiro. Mas, para isso, você precisará certificar-se de que sua fatura de envio tenha todos os requisitos dos funcionários da alfândega para liberar seu pedido.

Você precisa de um modelo de fatura de envio internacional infalível para garantir que suas faturas de envio não tenham discrepâncias. Isso garantirá que seus pedidos não tenham problemas durante o desembaraço aduaneiro. A fatura de envio internacional ou fatura comercial geralmente é usada para descrever todos os itens que estão sendo vendidos. A fatura comercial torna-se um documento juridicamente vinculativo e uma prova de venda para todas as outras atividades legais que precisam ser realizadas para importar suas mercadorias para o respectivo país ou estado.

O modelo de fatura de envio internacional deve ser impecável, pois o governo o usará para impor taxas alfandegárias sobre os itens, avaliando o valor real das mercadorias. A fatura comercial também pode ser usada como prova de compra/envio em caso de sinistros.

8) Conclusão

As operações de envio são a espinha dorsal de todos os negócios de comércio eletrônico. À medida que sua popularidade e volume de pedidos aumentam, fica cada vez mais difícil gerenciar e enviar seus pedidos de forma eficaz sem criar um sistema infalível. Em todos os sistemas de gerenciamento de remessa bem-sucedidos, as faturas de remessa são a chave para rastrear e gerenciar seus pedidos em várias transportadoras.

Uma fatura de envio não é apenas um documento que pode ser usado para fins internos, mas também um documento juridicamente vinculativo que denota os termos e condições discutidos entre o remetente e o transportador. Uma fatura de remessa clara e concisa pode ser a chave para operações eficientes de remessa e atendimento. Mas, para gerar sempre esta fatura de envio impecável, você precisa de um modelo confiável de fatura de envio geral que cubra todas as suas bases. Um modelo de fatura de envio devidamente formulado pode minimizar o incômodo de gerar a fatura.

Para fazer isso, você pode usar os modelos de fatura de frete grátis disponíveis na internet, ou pode usar os modelos de fatura de envio do Word ou os modelos de fatura do Excel que estão prontamente disponíveis no software. Você também pode contar com a ajuda de um software de gerenciamento de remessas, como o ClickPost, para otimizar ainda mais suas operações. Se você quiser acessar o modelo de fatura de envio ClickPost, confira nosso site ou siga o link fornecido acima.

Se você atende a uma base global de clientes, deve ter um modelo de fatura de remessa preciso. A fatura de remessa serve como documento de título das mercadorias enquanto são importadas para um país. As autoridades o utilizam como referência para avaliar o valor das mercadorias e sua elegibilidade para entrar no país. Portanto, deve-se usar um modelo de fatura de remessa que forneça todas as informações necessárias no conhecimento de embarque para que suas remessas não fiquem presas na alfândega.

Ao concluir, você pode dizer que um modelo de fatura de remessa é um dos fatores mais importantes a serem considerados ao desenvolver uma operação de remessa confiável e eficiente. O modelo permitirá que você agilize seus processos e economize o incômodo manual de criar um novo documento de fatura. Você pode até adicionar sua marca na fatura de envio para melhorar a visibilidade da marca.

9) Perguntas frequentes sobre o modelo de fatura de envio

9.1) Como crio um modelo de fatura de envio?

Para criar um modelo de fatura de envio personalizado, você pode abrir um documento de fatura em branco no Word ou Excel ou escolher entre os modelos pré-existentes disponíveis neste software. Você pode editar os campos, adicionar sua marca e salvar o modelo. Agora você pode usar este modelo para gerar suas próprias faturas de envio.

9.2) Existem modelos de fatura de frete grátis no Microsoft Word ou Excel?

Existem alguns modelos de fatura de frete grátis no Word e Excel que você pode usar para criar seu próprio modelo de fatura de frete gratuitamente.

9.3) O que é o Conhecimento de Embarque?

Conhecimento de embarque é apenas outro termo para faturas de remessa. Ele contém todas as informações necessárias para fazer uma entrega bem-sucedida e informações sobre as mercadorias dentro das remessas.

9.4) Qual é a diferença entre uma fatura comercial e uma fatura de envio?

A diferença significativa entre uma fatura comercial e uma fatura de envio é que a fatura comercial geralmente é gerada durante o envio de pedidos internacionais. A fatura comercial contém o valor da mercadoria juntamente com a descrição. Isso permite que as autoridades o usem como um documento oficial sobre seguros, alfândegas e outros procedimentos financeiros.