O que os proprietários individuais de empresas precisam saber sobre as reuniões anuais

Quando a frase “assembléia anual de acionistas” é mencionada, que imagem ela evoca em sua mente? É uma grande reunião de figuras influentes na vanguarda de gigantes da indústria como Amazon, Exxon ou Apple?

Ou talvez sua mente se desvie para um cenário mais local, imaginando alguém como Jim, que opera uma pequena empresa de paisagismo em suas instalações residenciais?

Vários proprietários de pequenas empresas optam por se tornar incorporados, geralmente estabelecendo uma Corporação C ou uma Corporação S).

Eles fazem isso principalmente para proteger seus bens pessoais de possíveis responsabilidades relacionadas aos negócios. Além disso, a taxa de imposto corporativo atualmente reduzida torna a C Corporation uma opção atraente para empresas de vários tamanhos.

Sempre que uma corporação C ou S é formada, é crucial cumprir os requisitos administrativos corporativos de seu estado, mesmo que sua corporação consista em apenas uma pessoa. Essas estipulações exigem a hospedagem e a documentação das reuniões do conselho e dos acionistas.

Corporações de Proprietário Único

Esta peça fornecerá informações sobre corporações de um único proprietário. Um fenômeno que está se tornando cada vez mais comum, as corporações de um único proprietário trazem consigo um conjunto único de desafios e vantagens.

Em particular, responderemos a algumas das perguntas mais comuns sobre uma corporação de um único proprietário e os requisitos administrativos que acompanham o funcionamento de uma.

1. Posso ter uma corporação de um único acionista?

De fato, é possível ter uma única corporação de acionistas. Na verdade, todos os estados dos EUA permitem que um único indivíduo forme e administre uma corporação.

Eles também permitem que a corporação tenha apenas um diretor, abrindo a possibilidade de você assumir as funções de único acionista, diretor e diretor da sua empresa.

Isso significa que você pode efetivamente supervisionar e dirigir sua empresa sozinho.

2. Quais são os Requisitos de Reunião Administrativa para uma Corporação de Acionista Único?

Todas as empresas, independentemente do tamanho ou número de acionistas, são legalmente obrigadas a realizar pelo menos uma reunião anual de acionistas e uma reunião do conselho de administração.

Embora seja viável e às vezes necessário realizar reuniões adicionais, o mínimo está firmemente estabelecido em uma por ano.

Este requisito é válido mesmo para empresas de um único acionista. É uma parte essencial da manutenção da boa governança corporativa e do cumprimento das obrigações estatutárias.

3. O que devo discutir na Reunião Anual de Acionistas?

A reunião anual de acionistas é dedicada principalmente a eleger o conselho de administração da corporação para o próximo ano.

Em corporações maiores, esse processo pode se tornar um assunto competitivo e acalorado, com vários candidatos disputando uma vaga no conselho. Para sociedades anônimas, no entanto, o processo é consideravelmente mais simples.

Em essência, você pode decidir unilateralmente se nomear como diretor. Em seguida, você deve elaborar atas de reuniões que demonstrem que você, único acionista, se elegeu como único conselheiro do conselho.

4. O que devo discutir em uma reunião de diretoria?

O conselho de administração de uma corporação normalmente é encarregado de tomar decisões financeiras impactantes, que afetam substancialmente tanto a corporação quanto seus acionistas.

Essa responsabilidade abrange uma série de decisões, como emissão de ações, aprovação de empréstimos ou aquisições, nomeação de diretores, definição da remuneração dos diretores, aprovação de aumentos e anúncio de dividendos.

No contexto de empresas de um único proprietário, o tópico mais recorrente que você provavelmente “discutirá” e registrará refere-se a mudanças notáveis ​​em sua remuneração e quaisquer distribuições de dividendos.

5. Como faço para documentar uma reunião?

Tanto para a reunião do conselho de administração quanto para a reunião anual de acionistas, é essencial elaborar as chamadas atas.

Embora essas atas não precisem detalhar todas as discussões ou eventos ocorridos, elas devem documentar com precisão os pontos principais e quaisquer decisões tomadas. Normalmente, essas atas de reunião consistem em:

• A data, hora e local da reunião
• Quem assistiu. Observação: para uma reunião do conselho de administração em que você é o único participante, você precisará documentar que ocupa todos os três cargos executivos (CEO, CFO/tesoureiro e secretário) e está presente.
• Itens da agenda com uma breve descrição de cada item
• Ações de votação - no caso de uma corporação de um único acionista e um único diretor, você apenas documentará como votou
• Hora em que a reunião foi encerrada

Você não é obrigado a criar atas de reunião do zero. Vários modelos gratuitos estão prontamente disponíveis on-line para atuar como uma estrutura.

A utilização de um modelo não apenas torna a tarefa menos assustadora, mas também pode garantir que você cumpra suas responsabilidades administrativas prontamente.

É importante ressaltar que não há exigência de arquivar suas atas com o estado ou qualquer outro órgão. Eles devem, no entanto, ser armazenados com segurança com seus outros registros corporativos significativos, como artigos de incorporação, estatutos e resoluções.

6. Eu realmente preciso me preocupar com isso?

Ao operar como um único acionista e diretor, pode ser tentador contornar as formalidades corporativas. Isso pode parecer irrelevante a curto prazo, mas negligenciar esses requisitos pode comprometer sua proteção de responsabilidade.

Manter o status de sua corporação como uma entidade legal separada requer adesão a certas formalidades corporativas, como realizar uma reunião anual de acionistas ou arquivar seu relatório anual.

Se você enfrentar uma ação judicial, a parte contrária poderá argumentar que sua corporação não cumpriu suas obrigações corporativas e é apenas uma extensão de seus assuntos pessoais.

Se eles conseguirem apresentar um caso persuasivo, poderão obter um julgamento contra seus bens pessoais, além dos recursos de sua empresa.

A mensagem principal é clara: você deve realizar uma reunião anual de acionistas e uma reunião anual do conselho de administração, independentemente do tamanho de sua corporação.

Como único acionista/proprietário, suas reuniões e decisões provavelmente serão diretas.

É crucial dedicar um pouco de tempo para conduzir sua reunião e gravá-la adequadamente. Ao fazer isso, você estará protegendo a boa reputação de sua corporação e preservando seu status de responsabilidade limitada.

Vamos reservar um momento para comparar visualmente as principais características das Corporações de Proprietário Único e Corporações de Múltiplos Acionistas. A tabela a seguir fornece uma visão geral concisa dessas duas formas de corporações:

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