A IA para pequenas empresas tem grandes implicações no local de trabalho

Por muitos anos, a inteligência artificial (IA) era inacessível para pequenas empresas. A tecnologia era muito nova para ser geralmente acessível e suas limitações ainda estavam sendo estabelecidas. Como resultado, a maioria das empresas não estava familiarizada com suas implicações e potencial para aumentar a eficiência das operações de pequenas empresas.

Espero que 2023 resista a essa tendência e consolide o lugar da IA ​​como um dos pilares no espaço SaaS para pequenas empresas. Muitos fatores contribuirão, mas o principal driver permanecerá praticamente o mesmo: a entrada da IA ​​no mainstream como inclusões automáticas em software para toda a organização. Já estamos vendo isso nos aplicativos de escritório - conjuntos de programas que incluem bate-papo, e-mail, compartilhamento de arquivos e outros softwares de pequenas empresas colaborativos e focados na experiência do funcionário.

Na Zoho, oferecemos um conjunto abrangente desses aplicativos chamado Workplace, mas a maioria dos fornecedores de SaaS para pequenas empresas tem pelo menos um desses aplicativos entre seus produtos.

AI dentro de aplicativos de escritório ainda é um conceito relativamente novo, então aqui está mais sobre como a tecnologia pode ajudar as pequenas empresas hoje e o que essas empresas precisam saber sobre o futuro da IA ​​no software de escritório.

Pequeno, mas poderoso

É compreensível que as pequenas empresas fiquem sobrecarregadas com a ideia de usar a IA diariamente. Até recentemente, a tecnologia estava escassamente disponível e cheia de bugs. Como tal, seu uso foi relegado a funcionários que carregavam um pouco de conhecimento tecnológico. Não mais. A IA moderna fica em segundo plano, executando tarefas de suporte que permitem que os funcionários redirecionem seu tempo e exigindo o mínimo de experiência digital inicial. Na verdade, a IA nos aplicativos de escritório pode em breve orientar os funcionários para o melhor uso de seu tempo.

Por exemplo, considere uma série de reuniões convocadas para solucionar problemas de um grande projeto de cliente que encontrou alguns obstáculos. A primeira é presencial, onde as anotações são feitas à mão e uma foto dessas anotações é compartilhada com a lista de participantes. Mais tarde, alguns funcionários remotos participam de uma videochamada para falar diretamente sobre suas novas prioridades e compartilhar uma apresentação atualizada do cliente descrevendo as próximas etapas.

Uma peça robusta de IA colaborativa pode coletar os registros díspares dessas reuniões - notas manuscritas, transcrições de vídeo e imagens incorporadas - e comparar as novas informações com o roteiro original do projeto. Isso inclui fazer com que a IA digitalize a nota manuscrita e a converta em digital, além de analisar as imagens em busca de conteúdo. Em seguida, a lista de tarefas de cada funcionário pode ser atualizada e sincronizada com outras pessoas da equipe para visibilidade máxima e tempo mínimo de ação.

Todas essas ações também poderão ocorrer em aplicativos de escritório - sem a necessidade de produtos adicionais - o que é de particular importância para pequenas empresas cujos funcionários podem não ter estabelecido um fluxo de trabalho padronizado.

Esse potencial representa um momento ideal para as pequenas empresas garantirem que estabeleceram uma linha de base sólida de software de escritório para aproveitar melhor a IA. Isso começa com o treinamento, pois o software só é capaz de aprender sozinho se começar com o pé direito. Idealmente, o treinamento inclui assistência humana na verificação de viés de dados e na priorização da unificação na construção de seu conjunto de tecnologia.

Um local de trabalho unificado é aquele em que os aplicativos internos são produzidos por um único fornecedor para garantir que a comunicação e a segurança em todo o ecossistema permaneçam consistentes e reduzam a chance de redundância. É muito mais fácil para as pequenas empresas iniciar sua jornada de software com o pé direito e unificado em vez de reconfigurar um sistema desconexo à medida que crescem.

Destaque em Segurança

Quanto mais a IA de uma empresa depende de dados sólidos, mais capaz ela se torna de lidar e priorizar tarefas de forma autônoma. Mas, onde os dados são abundantes, como pode acontecer quando as pequenas empresas crescem, o risco de problemas de segurança permanece alto. É provável que as pequenas empresas acreditem que operar a partir de um banco de dados compartilhado significa que existe um único local onde um ataque pode ter o maior efeito, e muitos dos recursos de uma empresa precisarão ser direcionados para a manutenção da privacidade.

No entanto, a própria IA permite maior segurança, e a tecnologia está programada para melhorar com o tempo. Durante o processo de treinamento, os funcionários podem alimentar e rotular pontos de dados atípicos para dar à IA uma noção do que constitui uma violação de dados e, em seguida, corrigir o curso identificando falsos positivos. Mais uma vez, quando a IA de uma empresa é carregada com dados relevantes, ela pode verificar os resultados por conta própria.

Os locais de trabalho unificados refinam ainda mais o processo de verificação de erros, oferecendo muito mais pistas contextuais do que um sistema construído em uma variedade de fornecedores. Não há como saber como as informações serão transferidas entre dois sistemas totalmente diferentes, especialmente no caso de uma violação de dados, e é impossível dizer com precisão quando cada empresa tomará medidas para evitar mais problemas. No entanto, um único fornecedor pode implantar uma atualização de forma rápida e eficiente em todo o ecossistema, além de monitorar facilmente a atividade em todos os seus aplicativos de escritório.

Elevando cada tarefa

Embora os recursos de escala maior da IA ​​atraiam muita atenção, é a simplicidade dos detalhes diabólicos que se destacam. Considere a situação descrita acima, na qual anotações e arquivos de várias reuniões são consolidados e integrados ao fluxo de trabalho de uma empresa. O processo pode ser bom, mas se houver inconsistências ou erros na entrada, a IA provavelmente não fornecerá precisão.

Felizmente, a IA atual e futura se concentra em todas as tarefas de trabalho, não importa quão pequenas sejam – começando com recursos que os funcionários podem esperar em outros lugares, mas podem não ter experimentado em um sistema unificado. Por exemplo, a verificação ortográfica orientada por IA vai além das próprias palavras para destacar erros gramaticais e indicar onde é necessário mais contexto.

Devido à unificação, essa forma de IA está disponível em vários aplicativos na máquina de um funcionário, incluindo navegadores e programas de mídia social. Se os dispositivos de um funcionário estiverem conectados ao sistema unificado, a IA pode rastrear seu uso e regular quais tipos de arquivos podem ser instalados e o nível de acesso que um usuário externo pode ter. Cada uma dessas ações pode ser comunicada a outras pessoas por e-mail ou bate-papo.

O desenvolvimento do Office AI está atualmente operando em um roteiro acelerado em direção à sustentabilidade e longevidade. Treinar um sistema para realizar algumas tarefas é muito menos eficiente do que instalar uma IA que, embora exija algum tempo inicial, consegue crescer e lidar com os fluxos de trabalho atuais e novos à medida que surgem.

Em breve, a tecnologia de IA será vista não como um recurso bônus ou algo bom de se ter, mas como uma ferramenta essencial de produtividade no local de trabalho. Quando isso acontecer, as empresas com experiência anterior em IA estarão posicionadas para ultrapassar a concorrência, portanto, as pequenas empresas devem começar a usar esse software em seus escritórios hoje.

Por Ramprakash “Ram” Ramamoorthy