A organização sem fins lucrativos de St. John ganhou visibilidade total nas operações diárias e comunicação simplificada (estudo de caso)

A St. John é uma organização sem fins lucrativos que opera em 40 países em todo o mundo e está envolvida em vários negócios e façanhas humanitárias e foi essencialmente estabelecida em 1100 DC, o que torna a St. John a marca mais antiga do mundo!

Como a maioria das organizações sem fins lucrativos, a St John está focada em obter doações e gerenciar efetivamente seus voluntários e funcionários e também enfrentava alguns dos mesmos desafios que muitas organizações sem fins lucrativos enfrentam diariamente: entender quantas horas funcionários e voluntários estão trabalhando, gerenciar formulários, relatórios e checklists preenchidos por voluntários, agilizando a comunicação, aprimorando os processos de integração e treinamento e muito mais.

A St. John estava à procura de uma solução completa que pudesse ajudá-los a enfrentar esses desafios para que pudessem expandir totalmente sua organização, e foi exatamente isso que levou a St. John à Connecteam.

“Na filial da África do Sul, o Connecteam é muito útil para acompanhar nossas operações e equipes de ambulâncias e nossos membros voluntários, que chamamos de 'A Brigada'. Esses membros são compostos por jovens voluntários e membros adultos. O Connecteam provou ser vital para manter uma lista precisa e atualizada dos membros de nossa equipe e suas informações e rastrear seu trabalho voluntário em tempo hábil. Parte de nossa equipe está operando totalmente fora do escritório e parte do escritório, então estamos usando o sistema de controle de tempo de várias maneiras flexíveis.”

Dianne, Diretora Nacional da Juventude, e Jon, Diretor de Ambulância, sentaram-se conosco (Connecteam) para compartilhar suas experiências com nosso aplicativo para funcionários.

1. Antes do Connecteam, o que você usava nas operações diárias?

Uma das razões pelas quais viemos para o Connecteam é porque não tínhamos uma boa maneira de rastrear digitalmente nossos membros e funcionários. Estávamos fazendo tudo por papelada e precisávamos ir para um formato digital. E procuramos plataformas que pudessem nos ajudar a fazer isso, onde pudéssemos ficar sem papel.

A Connecteam também nos deu um nível de supervisão em nível nacional para saber o que nossos níveis locais estavam fazendo. Para nossa divisão de Joanesburgo, temos uma supervisão imediata sobre o que nossos membros e funcionários estão fazendo diariamente, o que antes não tínhamos. Contamos com relatórios manuais que foram relatados uma vez por mês por alguém que talvez também não tenha visto todas as pessoas.

Eu poderia literalmente entrar a qualquer momento no Connecteam e ver o que está acontecendo e ter um entendimento totalmente atualizado. Por exemplo, posso olhar agora para Durban e ver qual médico está em qual evento e a que horas. Uma grande mudança para nós, como você pode entender!

2. Conte-nos sobre os desafios que você enfrentou antes do Connecteam.

Portanto, houve alguns motivos pelos quais começamos a procurar soluções digitais. Por um lado, nosso sistema estava aberto à manipulação, era apenas papelada e perderíamos muitas informações e registros. Porque era tudo papel se alguém se mudasse, e se não entregassem os registros, a gente perdia isso. Literalmente, só receberíamos as informações (sobre o que nosso pessoal estava fazendo, quantos pacientes eles atenderam, quantas horas de voluntariado eles estavam fazendo etc.) no final do mês, se é que as conseguíamos.

Também preencheu uma enorme lacuna de comunicaçãopara nós. Por sermos uma estrutura tão antiga e uma organização sem fins lucrativos e paramilitar estabelecida, tudo é muito hierárquico historicamente. Por exemplo, como Responsável de Juventude, teria de enviar um e-mail para os responsáveis ​​de Juventude de várias áreas e eles iriam depois divulgar a informação. Agora não precisamos mais fazer isso. Não precisamos depender de pessoas, então isso cria uma comunicação perfeita em toda a organização e podemos alcançar cada voluntário diretamente. Portanto, mesmo que tenhamos um oficial que não é muito bom em se comunicar, essa pessoa e sua equipe ainda recebem o mesmo nível de informação.A Connecteam nivelou o campo de jogo para nós.

Também para os membros da nossa equipe, digamos que eu esteja situado no leste de Londres, agora posso verificar quantas horas trabalhei e ver o que outras pessoas estão fazendo em todo o país.A Connecteam capacitou o usuário em um nível final para se envolver conosco (Dianne e Jon).

Outra coisa a acrescentar que foi bastante útil, e de fato necessária, é que estamos executando um projeto COVID-19 agora, onde estamos fornecendo profissionais de saúde para vários hospitais em todo o país e a marcação geográfica é muito importante para que possamos podemos ver que as pessoas estão onde deveriam estar quando marcam o ponto. Foi muito fácil acompanhar nossos voluntários e funcionários.

Esse é um aspecto bastante importante, que era importante para o nosso negócio mesmo antes do COVID 19. Como fazemos muito trabalho médico baseado em eventos, vamos a eventos esportivos, shows etc. funcionários que trabalham nesses eventos que podem trabalhar para nós de hora em hora. Portanto, para o cálculo das horas dos voluntários, é muito importante ver se as pessoas estão onde dizem estar e há quanto tempo estão lá. Anteriormente, isso funcionava com papel e caneta – nada muito eficiente. Então, se alguém chegasse e dissesse que chegou às 10h e saiu às 16h, não havia como validar se realmente era esse o caso.

3. Conte-nos sobre os recursos que você mais usa e como eles são úteis para sua empresa e funcionários.

Rélogio de ponto

Depois disso, o relógio de ponto é o principal recurso que usamos e o geofence, insistimos em que todos o usem. Na verdade, uma das razões pelas quais adotamos um plano de preços premium é garantir que a geofence exista. Portanto, para todos os eventos, hospitais e assim por diante, habilitamos a geofence para garantir que todos estejam entrando e saindo onde deveriam estar.

link de convite

O link de convite tornou nossa vida muito mais fácil, podemos simplesmente enviar um link para novos membros da equipe ou voluntários e deixá-los preencher suas informações relevantes. Depois podemos agregar e torna todo o processo de onboarding e offboarding muito limpo e organizado – foi exatamente para isso que viemos, para começar, procurando organizar e acompanhar melhor os membros da nossa equipe.

Comunicação direcionada usando grupos inteligentes

Também usamos grupos inteligentes para separar a comunicação entre nossa equipe, especialmente porque temos membros adultos, crianças, voluntários etc. Não podemos ter crianças no mesmo grupo que adultos, por razões óbvias como proteção infantil e tudo mais. Isso tem sido muito útil de usar e usamos o Connecteam para realmente enviar conteúdo para grupos de maneira direcionada, para que eles obtenham conteúdo relevante apenas para eles.

Atualizações

Então, através de atualizações, temos enviado palestras, concursos, essas coisas. As atualizações são uma ótima maneira de aprimorar ainda mais nossa comunicação e engajamento com nossos voluntários e funcionários pagos. Realmente faz uma grande diferença.

Agendamento

Dianne diz que usa o cronograma para fins de treinamento, o que é super eficaz e Jon pretende começar a usá-lo no futuro, conforme a necessidade, especialmente porque pode ajudar a oferecer turnos para voluntários e funcionários pagos e pode ajudar a dimensionar nossa organização como bem.

Personalizar pastas e conteúdo

CARGAS. Portanto, quando se trata de pastas personalizadas, é para lá que enviamos todos os nossos links, atualizações e políticas. Por exemplo, criamos formulários e listas de verificação para que, quando o médico chegar ao seu plantão, possa verificar os veículos e muito mais. Criamos políticas e regulamentos para que, se alguém estiver confuso sobre o que precisa vestir, pode consultar os regulamentos, e os jovens podem ver as políticas específicas para eles diretamente no Connecteam por meio do recurso de personalização. Por meio desse recurso, podemos garantir que todos leiam e assinem as políticas para que todos estejam na mesma página. Também cria um nível de responsabilidade que gostamos bastante.

Também criamos uma aba de treinamento com as pastas personalizadas e a vinculamos ao nosso Google Drive, então, ao invés de enviar documentos para o Connecteam, criamos apenas um hiperlink para o Drive para que todas as nossas coisas sejam armazenadas na nuvem e permitimos o acesso a ele para nossas equipes.

4. Qual ROI você experimentou?

Nosso ROI começa quando finalmente conseguimos quantificar quantas pessoas temos e quão eficazes elas foram, então temos isso imediatamente. Sabemos exatamente quantos membros temos em cada local, o que não seria o mesmo para outras empresas e especialmente sem fins lucrativos. Como somos uma organização sem fins lucrativos, saber quantos membros da equipe você realmente tem pode ser mais desafiador do que você imagina, Connecteam nos deu uma ideia imediata de quantos membros temos.

No que diz respeito ao voluntariado, podemos dizer exatamente quais as qualificações que temos em geral, podemos fazer um pedido de habilidades por lá e também podemos ver que tipo de tempo nossos voluntários estão fazendo, como estão, onde e o que eles estão fazendo.

E a comunicação é bem épica.

Isso nos permitiu administrar e pagar as pessoas de uma maneira que não poderíamos. Portanto, os quadros de horários e o relógio de ponto realmente criaram uma maneira eficaz de administrar essas duas áreas para que possamos ver os pagos e os voluntários. Essa flexibilidade dos quadros de horários e do relógio de ponto é muito legal e útil para nós.

5. Quais foram suas impressões sobre o processo de implementação?

Fizemos bastante desenvolvimento com Yuval e todos os outros da equipe. Todos na Connecteam são ótimos, os tempos de rotatividade foram incríveis. Yuval é muito fantástico! Ele não dorme.

6. Você recomendaria o Connecteam para seus colegas?Por que?

Já recomendamos o Connecteam!Nós o apresentamos à equipe internacional de St. John, que agora o está usando no nível de CEO.

E existem algumas outras organizações que usam o Connecteam também, com base em nossa experiência.

Dianne, “Recomendei-o a recrutadores para gerenciamento de funcionários de grandes empresas internacionais e também o recomendei de modo geral a muitos outros gerentes.

Agora estamos implementando o Connecteam em St. John em uma área diferente que é nossa equipe paga, nossa equipe de treinamento e nossos centros. Estamos trazendo para nossos funcionários e não para nossos serviços de ambulância”.

7. O que te surpreendeu no Connecteam?

Achei muito legal que todos da Connecteam estão abertos a sugestões, o que é bem legal. Isso foi surpreendente, mas totalmente bem-vindo.

8. Algo mais que você gostaria de acrescentar sobre sua experiência com o Connecteam?

Acho fantástico como todos na Connecteam vão além para ajudar seus clientes.

Quando começamos a usar o Connecteam para o ICC (evento que tivemos aqui na África do Sul), lançamos outra conta do Connecteam, que não foi pensada para esse fim. Mas todos na Connecteam literalmente se esforçaram para tentar garantir que funcionasse. E conseguimos cumprir horários para 270 crianças fazendo coisas diferentes em lugares diferentes. E fomos capazes de nos comunicar internacionalmente, embora não tenha sido projetado para isso, o Connecteam não hesitou em me ajudar pessoalmente a tentar descobrir tudo. Então, do lado do cliente, o serviço da Connecteam e a vontade de ser simplesmente incrível são realmente épicos. Isso nos fez trabalhar de forma muito mais inteligente do que faríamos e como éramos antes. Eu amo o produto.

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