Como otimizar as partes mais chatas do seu negócio de design freelance

A maioria dos criativos freelancers tem uma experiência em comum: aquele momento em que eles perceberam o quanto um negócio criativo envolve coisas não criativas. Para mim, foi depois de terminar a tarefa para o meu primeiro cliente e perceber quanto “trabalho de finalização” ainda havia para fazer.

Ser um designer freelancer também significa tirar seu chapéu de design de vez em quando para ser um contador, redator, vendedor e muito mais. Você está executando tudo por conta própria e, embora com certeza, você pode terceirizar e obter ajuda, ainda precisa de uma compreensão sólida de tudo.

Você é o chefe, afinal.

E essas coisas não estão onde seu coração está, e definitivamente não é o que você queria para fazer uma carreira. Então, é realmente uma merda que quanto mais bem sucedido e habilidoso você for, quanto mais clientes você conseguir, mais administração você terá que fazer – tirando tempo de outros projetos de design nos quais você poderia estar trabalhando.

Infelizmente, gastar pelo menos um pouco de tempo em administração e marketing e outras partes do negócio é inevitável. Mas definitivamente existem analgésicos para a situação.

Você pode ficar esperto e descobrir maneiras de gastar o mínimo de tempo possível com essas coisas, para poder ficar cada vez mais em sua “caverna de design” e apenas abrir a cabeça para tarefas administrativas essenciais.

Como freelancer de trabalho lateral, não tenho escolha a não ser trabalhar de maneira incrivelmente inteligente. Tenho certeza que você pode se relacionar. Quando você tem apenas 10 ou mais horas por semana para expandir seus negócios, gastar até uma hora inteira em seu software de faturamento pode parecer um desperdício, como se você estivesse sendo impedido de fazer um trabalho excelente que fará com que as pessoas notem você.

Então, aqui estão as melhores maneiras de trabalhar de forma inteligente e simplificar as coisas chatas.

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Entre todos os hacks e aplicativos que mudam a vida e tudo mais, é fácil ficar sobrecarregado com todos os conselhos de produtividade disponíveis. Algumas ferramentas e professores fazem promessas doces que parecem bastante tentadoras.

Mas muitas pessoas complicam demais. Especialmente quando você está dominando toda essa coisa de simplificação, é melhor manter as coisas simples.

Aqui estão o que eu gosto de chamar de quatro categorias de trabalho inteligente:

1. Terceirize para outra pessoa

Terceirizar parte do seu trabalho para outra pessoa é uma maneira bastante óbvia de se livrar de coisas que você não gosta na sua lista de tarefas. É a tática mais drástica (cortar uma tarefa completamente em vez de apenas economizar tempo), então você economizará muito tempo, mas também é um dos métodos mais caros.

Uma boa maneira de começar é contratar um assistente virtual geral para lidar com algumas coisas que o impedem. Gosto da maneira como Indigo Colton define isso no The Freelance to Freedom Project: “Eles estão assumindo tarefas que sua empresa precisa para funcionar sem problemas, mas você odeia fazer isso ou ocupa muito do seu tempo”.

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2. Automatize usando um aplicativo

Este é o meu método favorito de economizar tempo. A tecnologia é tão inteligente agora, é uma loucura. Deixe-o fazer tudo o que puder por nós. A automação do fluxo de trabalho pode ajudá-lo a pular etapas ou etapas inteiras do seu administrador freelancer. Também é particularmente ótimo para o tipo de coisa administrativa sobre as quais falaremos neste post, pois são principalmente tarefas fáceis e de baixo consumo de energia.

Procurando um ótimo aplicativo de faturamento? Não procure mais.

3. Trabalho em lote

Pegue quaisquer tarefas administrativas ou não criativas que tenham algumas coisas em comum ou sejam feitas na mesma ferramenta, agrupe-as e comece a tratá-las como uma única tarefa ou processo. Como The Muse explica, funciona porque “Esse método supostamente aumenta sua produtividade, ajudando você a evitar essa mudança frenética de marchas que sempre ocorre quando você pula de projeto em projeto”.

Isso pode significar um dia dedicado para reuniões (ou nenhuma reunião). Talvez seja uma hora definida todos os dias em que você envia todos os e-mails, faturas e outras comunicações de saída em vez de fazê-lo quando o assunto aparece. Quaisquer tarefas pequenas ou curtas que aparecem com frequência em sua lista de tarefas, você pode simplificar agrupando em algumas sessões maiores.

4. Criando modelos

Os modelos podem ser usados ​​em praticamente qualquer área do seu negócio de design freelance. Tenho certeza de que você modelou partes do seu processo de design, um modelo básico de contrato e fatura e outros itens básicos. Mas existem muitos outros usos, como postagens de mídia social, e-mails e até mesmo chamadas de consulta de clientes. Você nem sempre pode usar respostas completamente prontas, mas criar modelos ou prompts de “preencher as lacunas” para si mesmo também economiza muito tempo.

Agora, vamos mergulhar nas especificidades.

Gaste menos tempo no e-mail

O e-mail é um dos males mais necessários para qualquer profissional. Não há como evitar falar com os clientes, então você precisa se concentrar em descobrir maneiras de usar menos e-mails e acessar sua caixa de entrada mais rapidamente.

Usar respostas automáticas

Primeiro, configure respostas automáticas para tipos comuns de e-mails que você recebe, como novas consultas de clientes, perguntas frequentes e envios de formulários de contato. Se você está dizendo a mesma coisa para pessoas diferentes repetidamente, você deve usar uma resposta automática para isso.

Mesmo que você ainda precise entrar e responder parte da pergunta de alguém ou fornecer mais informações, esse e-mail automático fornece mais informações às pessoas e ganha tempo para responder! Por exemplo, você pode conectar uma resposta automática ao seu formulário de cadastro de clientes que inclua informações e links sobre o que vem a seguir.

Você ainda precisaria dar uma olhada no seu novo cliente potencial, mas não precisaria se apressar para responder a ele imediatamente, já que isso saiu automaticamente.

A maioria dos formulários de contato terá um recurso de resposta automática integrado, e ferramentas como um CRM ou Zapier podem ajudá-lo a configurá-los para o restante da sua caixa de entrada.

Criar modelos de resposta automática

Para qualquer resposta repetitiva, mas que requer muita personalização para automatizar sua resposta, pule algumas etapas criando um modelo de email que você pode editar e enviar.

Pense em e-mails como explicar sua disponibilidade ou preço para um cliente em potencial – depende do momento e da situação, mas apenas uma parte desse e-mail (a data ou preço real) precisa ser personalizada para cada pessoa.

Isso significa que eles são perfeitos para modelos de e-mail! Eles podem ser criados em seu CRM (sobre o qual falaremos mais tarde), uma ferramenta integrada como Respostas automáticas do Gmail ou simplesmente copiando e colando modelos de um documento do Word em um novo e-mail.

Filtre automaticamente sua caixa de entrada

Estou falando muito mais do que as poucas guias da caixa de entrada, como "Promoção", que o Gmail fornece automaticamente. Você pode realmente desativá-los e criar regras mais avançadas para mover automaticamente as coisas para diferentes tags e pastas, marcar emails como lidos e muito mais com base em seus remetentes, linhas de assunto ou palavras usadas no email. Outros provedores de e-mail também possuem recursos semelhantes.

Quando você precisa se afastar do trabalho do cliente para verificar e-mails, você deseja se concentrar em e-mails importantes. Responda a quaisquer clientes, prospects, parceiros, etc. e volte ao design antes de se distrair com boletins informativos, promoções de descontos e pessoas fazendo uma proposta fria para você.

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Enviar atualizações automáticas

Uma tarefa que sempre me esquecia era enviar atualizações semanais ou de marcos para um cliente. Se eu tivesse um cliente para quem deveria enviar atualizações de terça-feira, ele chegaria às 00h01 de quarta-feira mais de uma vez. Comunicar-se sobre atualizações é importante, mas também pode parecer tedioso, especialmente com clientes que as solicitam o tempo todo.

A melhor maneira de cuidar disso é por meio de boas ferramentas de gerenciamento de projetos e colaboração. Eles terão recursos como notificações por e-mail e resumos que informarão automaticamente seus clientes quando você estiver verificando itens, movendo produtos ao longo de seu pipeline e outros itens “concluindo o trabalho”. E você não precisará enviar um e-mail depois que cada item for riscado da sua lista de tarefas.

Use um agendador de compromissos

Você não odeia todas as idas e vindas necessárias para marcar um encontro? Nunca é tão simples como: "Você está livre neste momento?" "Sim!" "Excelente!" Você está enviando um e-mail para seu cliente e comparando horários tentando encontrar um horário que funcione para ambos.

Em vez disso, uma ferramenta simplificada de agendamento de compromissos, como Acuity ou Calendly, apresenta sua disponibilidade para os clientes e permite que eles reservem um lugar em seu calendário a partir daí. Tão simples.

Encontre e conquiste novos clientes em menos tempo

Fazer marketing de si mesmo e trabalhar com novos leads é outro mal necessário. Você não pode obter novos clientes sem marketing, ou pelo menos marcando-se bem o suficiente para que sua empresa se comercialize. E quando isso começa a funcionar, é preciso mais giro da roda para levar alguém interessado em seus serviços a pagar por eles. Aqui estão as partes que você pode simplificar.

Crie uma sequência de e-mail marketing

Você já deve estar usando e-mail marketing para o seu negócio freelance. Se você fizer isso, provavelmente enviará um boletim informativo por e-mail semanal ou mensal e poderá ter uma oferta de inscrição gratuita em seu site.

Você pode levar isso ainda mais longe para transformar qualquer assinante que ainda não tenha preenchido seu formulário de “contrate-me” em um lead informado e interessado. Use uma sequência de boas-vindas para alimentá-los, informe-os sobre como você pode ajudá-los e, finalmente, apresente seu formulário de “contrate-me” novamente.

Use formulários de contato inteligentes

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Para as pessoas que estão prontas para ir direto para o formulário “contrate-me” em seu site, você quer que esse seja o primeiro passo em um processo de integração de clientes contínuo. Isso significa que você precisa ter formulários de contato detalhados o suficiente para ter todas as informações necessárias para movê-los para a próxima etapa do processo de admissão de clientes para minimizar qualquer ida e volta e economizar estresse. E isso pode significar mais de um formulário de contato em seu site.

Mas quando seus formulários são detalhados, você pode vinculá-los facilmente às próximas etapas. Por exemplo, um formulário detalhado pode levar a uma sequência de e-mail personalizada ou a um e-mail de resposta automática.

Automatize ou lote a promoção de mídia social

Ir para o Facebook ou Twitter para se promover pode facilmente ser uma perda de tempo. Primeiro, há o tempo a cada dia ou semana que o trabalho real de marketing leva. Mas há o tempo extra que você gasta na rede depois de terminar isso, depois de se distrair e começar a rolar pelo feed.

Ao automatizar a publicação de mídia social com uma ferramenta como MeetEdgar ou agendar tudo de uma vez no início de cada semana, você pode voltar ao trabalho e ainda divulgar seu nome.

Use um CRM para contratos e integração

Seu processo de design provavelmente inclui muitos formulários, contratos e outros documentos. Por exemplo, há o contrato inicial, quaisquer faturas, formulários para aprovação de aprovações e tudo isso.

Um CRM facilita o acompanhamento de tudo o que está acontecendo. Uma ferramenta bastante popular entre os designers freelancers ultimamente é o Dubsado, que foca seu produto em ajudar freelancers criativos e donos de pequenas empresas.

Crie campanhas de gotejamento

Quando você está usando um CRM – seja Dubsado ou outra ferramenta – eles facilitam bastante o envio de uma série de e-mails aos clientes. Elas são diferentes das sequências de marketing por e-mail, pois enviam automaticamente documentos do cliente, atualizações etc. para que a administração esteja nos bastidores sem que você se afaste da Adobe.

Ser pago

Lembra daquele momento a-ha que eu te falei? Eu tinha acabado de escrever e editar meu primeiro post de blog freelance e percebi que havia muito mais trabalho a fazer antes de realmente ver meu dinheiro. E pior, eu não poderia ir atrás do meu próximo cliente até que eu fizesse isso. Meu, eu percorri um longo caminho, e aqui está como você pode simplificar também.

Envie faturas automáticas e recorrentes

Se você estiver enviando mais de uma fatura para alguém, faça o possível para eliminar todo o trabalho de uma só vez. A maioria dos softwares de faturamento facilita isso para você.

Você pode definir um cronograma de pagamento antecipadamente e fazer com que as faturas automáticas sejam emitidas de acordo, definir faturas recorrentes para um cliente em andamento ou conectar sua ferramenta de faturamento à sua ferramenta de gerenciamento de projetos para que possam sincronizar umas com as outras.

Automatize lembretes de pagamento

Seria ótimo se todos os clientes estivessem ansiosos e em dia para te pagar, mas essa não é a vida da maioria dos freelancers. Em vez disso, temos que ficar em cima deles, enviar lembretes das próximas datas de vencimento e, nos piores casos, perseguir pagamentos atrasados.

Ou nós? Pode não ser um recurso óbvio em todas as ferramentas de CRM e faturamento, mas a maioria delas permite que você defina emails e lembretes automáticos acionados por prazos de pagamento que você configurou.

Acompanhe receitas e despesas

Depois de receber o pagamento, é hora de comemorar, não ir direto para o seu software de contabilidade. Registrar receitas e despesas não é algo com o qual você deveria gastar tempo.

Entre conectar o software ao seu banco e cartões de pagamento e poder registrar automaticamente as atividades em planilhas personalizadas através do IFTTT ou Zapier, você deve poder fazer login periodicamente e apenas revisar suas finanças, não organizá-las também.

Ao fazer todos esses cortes simples aqui e ali, você não precisa se preocupar com tarefas administrativas mais importantes que não podem ser cortadas. Cinco minutos aqui e cinco minutos ali facilmente somam horas e horas a mais de design que você pode fazer a cada semana.

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