Dicas das equipes de conteúdo mais produtivas

Se pudéssemos lhe dar uma chave para uma maior produtividade, uma chave que pudesse, por mágica, lhe devolver algumas de suas noites e fins de semana, como você acha que seria? Estamos supondo que você não esperaria que se parecesse com um fluxo de trabalho. No entanto, seu fluxo de trabalho se não for eficiente pode estar roubando suas noites e finais de semana.


O fluxo de trabalho do marketing de conteúdo

Os estágios do fluxo de trabalho de marketing de conteúdo são mais ou menos assim:

Desenvolvimento de ideias de conteúdo

Priorizando o desenvolvimento de conteúdo

Criando

Organizando e armazenando

Publicando e promovendo

À medida que uma equipe de conteúdo passa por cada um desses estágios, os dados geralmente passam de planilhas para e-mails e documentos do Word para frente e para trás. Está cheio de ineficiências, e os produtores de conteúdo se sentem sobrecarregados, frustrados e improdutivos.

Ao adotar esses 25 hábitos, você pode fazer melhorias em seu fluxo de trabalho para obter resultados como estes:

• Passar menos noites e fins de semana no trabalho
• Como fazer solicitações de orçamento mais proveitosas
• Coordenação de esforços entre plataformas
• Aumentando a valorização e visibilidade para sua equipe
• Simplificando os processos de aprovação

1. Pesquise em todos os lugares por ideias de conteúdo

Ofereça incentivo a todos em sua organização – incluindo aqueles que não estão envolvidos na criação de conteúdo – para enviar suas ideias.

Procure ideias nas seguintes áreas:

• Feedback do cliente
• Material que você lê
• Pessoas com quem você discorda
• Equipes orientadas para o cliente (vendas e atendimento ao cliente)
• Imprensa da indústria
• Conferências, webinars e painéis
• Hashtags usadas no Twitter
• Perguntas e respostas do LinkedIn
• Notícia
• Coisas que você acha estúpidas

1. Estabeleça um processo de produção de conteúdo

Crie um processo para permitir que as pessoas sugiram, solicitem ou compartilhem conteúdo e ideias. Isso pode ser feito internamente com sua empresa ou você pode solicitar sugestões de fora com um processo de solicitação. Por exemplo, você pode usar um formulário da Web, um endereço de e-mail dedicado ou uma ferramenta de gerenciamento de trabalho. Manter um documento em execução de seus processos, certifique-se de que todos o entendam e torne um requisito para que todos sigam o mesmo sistema.

1. Selecione um proprietário do processo

Designe uma pessoa que gerencie os processos de conteúdo solicitado. Isso pode tornar um processo complexo e ineficiente em um processo fácil. Essa pessoa não precisa necessariamente fazer muito trabalho, ela atua como coordenadora classificando e organizando as ideias à medida que elas chegam, simplificando o trabalho da equipe editorial.

1. Inclua resumos criativos em cada solicitação

Exija que cada solicitação de conteúdo inclua um briefing criativo para que os produtores tenham todas as informações básicas necessárias para criar conteúdo que atenda ao brief e tenha impacto. O briefing criativo deve ajudar todos os envolvidos a entender quais são os objetivos finais de todo o conteúdo. Crie um modelo para resumos de conteúdo que se aplique a todos os tipos de conteúdo. Manter o resumo criativo o mais simples possível, mas comunicar informações suficientes para garantir que os critérios sejam atendidos.

1. Identifique os objetivos de negócios de cada solicitação

Peça aos solicitantes que vinculem cada ideia de conteúdo a uma meta de negócios clara. É provável que o conteúdo gere receita? Se não, como o conteúdo é útil? Qual será seu efeito provável e como esse efeito será mensurável? Por exemplo, você espera que uma postagem de blog de qualidade faça com que as pessoas visitem seu blog com mais frequência. Talvez você espere que um único conteúdo gere mais leads ou vendas? As pessoas que irão criar o conteúdo precisam entender seu propósito e valor comercial conforme pretendido.

1. Conheça o contexto de cada solicitação

Faça perguntas aos solicitantes de conteúdo, como como o conteúdo deve ser direcionado; em que contexto esse conteúdo teria impacto; como ele se encaixa com o conteúdo existente; como ela suporta uma estratégia mais ampla.

1. Configure uma estratégia de distribuição de conteúdo

Entenda cedo como você distribuirá cada parte do conteúdo. Não assuma como esse conteúdo vai chegar lá. Certifique-se de que quem é responsável pela distribuição saiba por que está fazendo isso. Antes de criar qualquer conteúdo, pense nos custos e nos recursos relacionados à sua distribuição eficaz. Em seguida, certifique-se de que sua estratégia de distribuição se ajuste ao seu orçamento e seu objetivo.

1. Identifique todos os formatos e tipos de conteúdo que você precisa

Pense em todos os formatos e tipos de conteúdo que você precisa para fazer backup de suas metas de conteúdo. Você vai precisar de imagens para mídias sociais? Infográficos? Postagens no blog? Vídeos? Páginas de destino? Trabalhe todos os tipos e formatos de conteúdo que você precisa para ser eficaz.

1. Priorize todas as solicitações de conteúdo

Não considere todas as solicitações de conteúdo iguais. Estabelecer um sistema de priorização é importante, especialmente quando é uma equipe pequena ou os recursos que você tem são limitados. Verifique sua lista de prioridades regularmente. Não empreenda um projeto só porque ele caiu no seu colo. Considere qual será o impacto da vontade e considere que efeito o tempo pode ter sobre esse impacto.

1. Saiba a quantidade de trabalho que você pode se comprometer

Identifique quais partes do seu negócio você apoia. Decida quem você é responsável dentro de seu negócio e quem você não é.

Em seguida, decida como alocar o tempo entre as partes do negócio que você identificou.

1. Lide com solicitações aleatórias de forma consistente

Espere o inesperado. As solicitações ad-hoc acontecerão e podem prejudicar o trabalho priorizado de uma equipe de conteúdo. Pense em definir regras sobre como você lidará com solicitações aleatórias. Algumas equipes de conteúdo permitem que apenas uma dessas solicitações seja trabalhada a qualquer momento.

Ter um plano em prática reduzirá o número dessas solicitações e ajudará você a manter sua estratégia dentro do cronograma. Isso também ajudará a evitar o esgotamento em sua equipe de conteúdo.

1. Responda consistentemente aos solicitantes

Mantenha os solicitantes informados sobre o processo. Depois que uma solicitação de conteúdo for enviada a você, não deixe essa solicitação desaparecer no éter. As pessoas querem ser atualizadas a cada passo do caminho. Estabeleça um processo de comunicação com os solicitantes. Informe-os se você rejeitar suas ideias, aceitar suas ideias e se forem necessárias mais informações. Comunique-se com eles sobre o cronograma de produção.

1. Saiba quando dizer não

É tão simples como saber quando dizer não. Quanto mais você estiver comunicando suas prioridades e os resultados pelos quais está trabalhando, mais fácil será dizer não. Toda vez que você diz não, fica mais fácil para sua gerência entender que você precisa de mais recursos.

1. Crie modelos de conteúdo

Os modelos ajudam os autores a criar conteúdo de forma consistente e eficiente. Faça um modelo para todos os tipos de conteúdo que você produz: press releases, e-books, folhetos, etc. Se você definir a estrutura de cada tipo de conteúdo, quanto tempo leva, sua equipe vê o que deve fazer.

1. Projete um sistema de lembretes

Crie um sistema de lembretes para ajudá-lo a acompanhar seus marcos de conteúdo. Eles não precisam ser alertas ou e-mails automatizados. Uma simples lista de tarefas em um bloco em sua mesa pode ser tão eficiente quanto.

1. Identifique seus produtores, revisores e aprovadores

Entenda quem produz, revisa e aprova o conteúdo em todas as etapas do seu processo. Quando as expectativas não são claras, podem surgir ineficiências. Por exemplo, se você enviar exemplos de rascunhos de conteúdo para pessoas que não precisam vê-lo, você está desperdiçando o tempo delas e o seu.

1. Crie um ambiente de responsabilidade

As pessoas nem sempre seguem o processo de revisão mais suave, estão ocupadas, se distraem ou procrastinam. Com cada produtor, revisor e aprovador, deixe claro o que você espera e quando espera. Peça a cada parte que tente se comprometer a entregar o que é necessário no prazo.

1. Comunicar

Todos os elos da cadeia precisam saber onde uma parte do conteúdo está no processo. As partes interessadas precisam saber o que está planejado para o futuro. Coisas tão simples como alguém tirando férias precisam ser conhecidas por todos. A produção de conteúdo nunca tem um ponto final verdadeiro – o trabalho é contínuo. Busque feedback em todas as etapas do processo para saber onde as coisas estão funcionando e onde melhorias podem ser feitas.

1. Saiba como é "concluído"

Para que o conteúdo avance sem problemas, toda a equipe deve entender quando uma parte do conteúdo é concluída.

1. Tome uma decisão sobre onde armazenar os arquivos

Quando o conteúdo é concluído, onde você coloca os arquivos? Como outras pessoas podem acessar os arquivos? Armazene seus arquivos de conteúdo em um local acessível a qualquer pessoa que precise.

1. Torne os nomes dos arquivos consistentes

Configure convenções de nomenclatura de arquivos. Quando você nomeia os arquivos de maneira consistente, pode classificá-los facilmente. Por exemplo, iniciando cada nome de arquivo com a data.

1. Publique na hora certa

Só porque o conteúdo está completo não significa que é hora de publicá-lo. Seja flexível ao selecionar quando o conteúdo completo for publicado, então você poderá ser estratégico na publicação e promoção. Por exemplo, um pacote de conteúdo lançado em alguns dias pode ter mais impacto.

1. Integre sua promoção com seu conteúdo

Quem está promovendo seu conteúdo mantém essas pessoas informadas para que tenham recursos e planos para quando o conteúdo estiver pronto.

1. Desenvolva as melhores práticas promocionais

Encontre as melhores práticas de promoção de conteúdo para sua organização. Descubra quais hashtags funcionam melhor em suas postagens de mídia social. Recicle suas melhores postagens de blog mais antigas. O que funcionar melhor, faça-o e faça-o regularmente.

Conclusão

Quanto melhor você e todos aqueles com quem você trabalha entenderem como seu fluxo de trabalho de conteúdo deve funcionar, mais produtivo será.