O Guia do Proprietário de Pequenas Empresas sobre Impostos para Equipes Remotas

À medida que mais e mais empresas mudam para o trabalho remoto, os proprietários de pequenas empresas precisam estar cientes das implicações fiscais de ter uma equipe remota. Este guia abordará os princípios básicos de impostos para equipes remotas e dicas para proprietários de pequenas empresas permanecerem em conformidade enquanto economizam dinheiro.

Os diferentes tipos de trabalhadores remotos

Antes de mais nada, vamos discutir os três tipos de trabalhadores remotos:

Trabalhador em tempo integral

Um trabalhador em tempo integral é um funcionário que trabalha para uma empresa em um horário regular, normalmente pelo menos 30 horas por semana. Eles são considerados parte da força de trabalho tradicional da empresa e geralmente têm direito a seguro saúde, folga remunerada e planos de aposentadoria. Eles também são considerados funcionários para fins fiscais, e a empresa é responsável por reter impostos de seus contracheques e fazer contribuições para a Previdência Social e Medicare.

Contratante

Um empreiteiro é um indivíduo que presta serviços a outra empresa com base em contrato. Eles não são considerados parte da força de trabalho tradicional da empresa e não têm direito aos mesmos benefícios dos funcionários em tempo integral. Eles são considerados autônomos para fins fiscais e são responsáveis ​​pelo pagamento de seus impostos, incluindo os impostos autônomos. Eles recebem pagamento por projeto ou por hora, em vez de um salário fixo.

Único proprietário

Um único proprietário é um indivíduo que administra seu próprio negócio e é o único proprietário da empresa. Eles não são considerados parte da força de trabalho tradicional de uma empresa e não são elegíveis para benefícios de funcionários. Eles são considerados autônomos para fins fiscais e são responsáveis ​​pelo pagamento de seus impostos, incluindo os impostos autônomos.

Como pagar trabalhadores remotos

Existem diferenças entre pagar trabalhadores remotos nos EUA e trabalhadores internacionais. Aqui está uma olhada no que você deve ter em mente.

Pagamento de trabalhadores remotos baseados nos EUA

Para trabalhadores remotos baseados nos EUA, os proprietários de pequenas empresas devem seguir as leis e regulamentos do estado onde o funcionário remoto reside. Você pode ter que reter impostos federais e estaduais de seus contracheques, fazer contribuições para a Previdência Social e Medicare e emitir um formulário W-2 para o funcionário no final do ano.

Existem também várias maneiras de pagar trabalhadores remotos nos EUA, como cheques de depósito direto e plataformas de pagamento online.

Depósito direto

O depósito direto é o método de pagamento mais comum para trabalhadores remotos. Trata-se de transferir o salário do funcionário diretamente para sua conta bancária. Este método de pagamento oferece uma maneira conveniente e segura para os trabalhadores remotos receberem seu pagamento e permite o rastreamento fácil dos pagamentos.

cheques de papel

Alguns trabalhadores remotos podem preferir receber um cheque em papel enviado para seu endereço residencial. Este método pode ser menos seguro do que o depósito direto, pois os cheques podem ser perdidos ou roubados pelo correio.

Plataformas de pagamento online

Trabalhadores remotos também podem receber pagamentos por meio de plataformas online como PayPal, Venmo ou Zelle. Essas plataformas permitem transferências eletrônicas rápidas e seguras e a capacidade de rastrear despesas.

Pagamento de Trabalhadores Remotos Internacionais

Em relação aos métodos de pagamento, há menos opções para trabalhadores remotos internacionais. No entanto, ainda é rápido e fácil pagar trabalhadores remotos de qualquer lugar do mundo com a escolha certa.

Transferência Internacional de Dinheiro

O serviço internacional de transferência de dinheiro, como Western Union ou Moneygram, é uma boa opção para empresas que desejam pagar trabalhadores remotos em sua moeda local.

Transferência Bancária Internacional

As transferências bancárias internacionais envolvem o envio de pagamentos diretamente para a conta bancária do trabalhador remoto. Para fazer isso, você precisará das informações da conta bancária do funcionário, incluindo o número da conta, o número de roteamento e o código SWIFT do banco. A empresa também precisará de uma conta que possa processar transferências eletrônicas internacionais.

As transferências bancárias internacionais podem levar vários dias e taxas podem estar associadas à transferência. Os custos variam dependendo do país e do banco utilizado. Também é importante observar que a taxa de câmbio pode oscilar, afetando o valor que o funcionário recebe.

Plataformas de pagamento online

Muitas plataformas de pagamento online, como Paypal, Transferwise e Payoneer, podem acomodar pagamentos internacionais. Por exemplo, o Paypal permite que as empresas enviem pagamentos a trabalhadores remotos em mais de 200 países e regiões. Ele também oferece uma variedade de opções para receber pagamentos, como transferência bancária, cartão de crédito ou débito ou saldo do PayPal.

Impostos para Funcionários Remotos

Os impostos para equipes remotas são baseados na localização do funcionário, não na empresa. Aqui está uma olhada em como você pagaria impostos se estivesse pagando trabalhadores remotos nos Estados Unidos versus trabalhadores remotos baseados internacionalmente.

Impostos para trabalhadores remotos baseados no mesmo estado

Os impostos são normalmente mais simples de arquivar quando os trabalhadores remotos trabalham no mesmo estado que o empregador. Os trabalhadores remotos precisarão declarar impostos no estado em que residem, desde que sejam considerados residentes.

Enquanto isso, os empregadores são responsáveis ​​por reter os impostos estaduais e arquivar os impostos estaduais. Alguns estados têm regras específicas para trabalhadores remotos, por isso é essencial verificar as leis tributárias do estado ou consultar um profissional tributário.

Impostos para trabalhadores remotos baseados em outro estado

Se você tiver funcionários trabalhando remotamente em diferentes estados, precisará seguir as leis tributárias do estado em que residem. As empresas precisarão reter o imposto de renda federal e os impostos sobre a folha de pagamento (Segurança Social e Medicare) do pagamento do funcionário remoto, assim como fariam com qualquer outro funcionário. Além disso, eles precisam emitir um formulário W-2 para o funcionário remoto no final do ano, que usará para registrar seus impostos.

Os benefícios dos funcionários para trabalhadores remotos - como seguro de saúde, planos de aposentadoria e até despesas de home office - também são essenciais a serem considerados. Alguns proprietários de pequenas empresas podem ser elegíveis para créditos fiscais de assistência médica - com base nas leis estaduais. Esse crédito pode ajudar a compensar o custo de fornecer seguro saúde aos funcionários e está disponível para empresas com menos de 25 funcionários em tempo integral.

Planos de aposentadoria, como 401(k)s e SEP IRAs, permitem que você forneça benefícios a trabalhadores remotos e economize dinheiro em impostos. As contribuições para esses planos são dedutíveis de impostos.

Além dos benefícios e impostos para pequenas empresas, os trabalhadores remotos devem estar cientes de suas responsabilidades durante a temporada de impostos. Eles podem precisar declarar impostos no estado em que trabalham e moram. Alguns estados têm o que é conhecido como "regra de conveniência", que exige que os funcionários que trabalham remotamente de outro estado paguem impostos em ambos os estados.

Impostos para trabalhadores remotos baseados em outro país

Proprietários de pequenas empresas devem seguir as leis e regulamentos do país onde o funcionário internacional reside. Pode ser mais complexo, pois diferentes países têm diferentes leis e regulamentos tributários.

Em alguns casos, o proprietário da empresa pode ter que reter impostos do pagamento do funcionário, fazer contribuições para um sistema de previdência social local, declarar impostos no país onde o funcionário está baseado e lidar com taxas de conversão de moeda e taxas bancárias. Eles também devem cumprir as leis e regulamentos trabalhistas internacionais, como leis de salário mínimo, pagamento de horas extras e férias.

Como simplificar seus impostos e folha de pagamento

Gerenciar impostos e folha de pagamento pode parecer intimidador, especialmente para proprietários de pequenas empresas que estão fazendo isso pela primeira vez.

Uma boa dica é usar um software de impostos e folha de pagamento que pode ajudá-lo a calcular automaticamente deduções e créditos e também pode ajudá-lo a arquivar seus impostos eletronicamente. Alguns serviços populares de folha de pagamento são OnPay, Gusto e ADP Run.

Uma opção alternativa é contratar um profissional tributário para ajudá-lo a navegar pelo código tributário e garantir que você aproveite todas as deduções e créditos disponíveis. Fiverr tem consultores financeiros, serviços de preparação de impostos e serviços de impostos comerciais que podem ajudá-lo a lidar com impostos e folha de pagamento.

Independentemente do método escolhido, mantenha registros precisos de todas as suas receitas e despesas e quaisquer deduções ou créditos aos quais você é elegível. Um formulário adequado tornará a declaração de seus impostos mais gerenciável e garantirá que você receba todas as deduções e créditos. Além disso, mantenha-se atualizado sobre quaisquer alterações na legislação tributária dos estados em que você trabalha e mora, para que possa se planejar de acordo e aproveitar as novas deduções ou créditos.

Considerações finais sobre impostos para trabalhadores remotos

Os impostos para equipes remotas podem ser complexos, mas os proprietários de pequenas empresas podem economizar dinheiro e manter a conformidade ao entender o básico e aproveitar as deduções e créditos disponíveis. Proprietários de pequenas empresas podem manter seus impostos em ordem usando um serviço de folha de pagamento, ao mesmo tempo em que fornecem benefícios valiosos para funcionários remotos.

É aconselhável contratar um profissional de impostos que esteja familiarizado com as leis tributárias dos EUA e internacionalmente para garantir que você esteja cumprindo todas as regulamentações necessárias e aproveitando quaisquer créditos ou deduções disponíveis para você.

Se você precisar consultar um profissional, o Fiverr tem especialistas em impostos e folha de pagamento que podem ajudá-lo a manter a conformidade.

‍