Permanecer em conformidade é fundamental - um guia do gerente sobre regras de relógio de ponto para funcionários que recebem por hora

Os empregadores têm muitas responsabilidades. Algumas responsabilidades envolvem o cumprimento de regras e regulamentos governamentais. Muitos regulamentos envolvem regras de relógio de ponto para funcionários horistas.

O Fair Labor Standards Act (FLSA) impõe regras relativas aos salários, horas extras e horas de seus funcionários.

Quebrar as regras e leis do relógio de ponto pode levar sua empresa a enfrentar penalidades severas e pagar multas caras. É seguro presumir que você deseja evitar a violação do Fair Labor Standards Act.

Existe uma maneira eficaz e eficiente de seguir as leis federais e estaduais para regras de relógio de ponto para funcionários horistas. Isso é feito usando uma solução de controle de tempo para funcionários que inclui um relógio de ponto e funções de controle de tempo.

De acordo com o US Commerce of Labor, o aplicativo de rastreamento de tempo da Connecteam facilita o rastreamento do tempo de seus funcionários, economiza dinheiro e mantém sua empresa em conformidade.

Neste artigo, você aprenderá sobre a importância de uma solução de controle de tempo digital. Mas primeiro, vamos mergulhar nas várias regras de relógio de ponto para funcionários horistas em determinadas situações. Então, temos um guia completo sobre como se manter em conformidade com essas regras.

Vamos entrar nisso!

Funcionário assalariado VS por hora

Ao considerar as regras do relógio de ponto, é importante entender as diferenças entre funcionários assalariados e horistas.

Ao trabalhar com relógios de ponto, também é bom saber as diferenças entre:

• Funcionários em tempo integral e meio período
• Funcionários isentos e não isentos
• Pausas para refeição e descanso
• Folga remunerada e folga não remunerada

Usar a tecnologia certa é a chave para gerenciar sua força de trabalho. Soluções como o Connecteam oferecem às empresas uma maneira fácil de gerenciar horas e manter a conformidade. Esses produtos também podem permitir que você crie ou atualize políticas relacionadas a relógios de ponto.

Estar de plantão

Os setores de varejo, hospitalidade, construção e restaurantes preferem lidar com as mudanças de turno usando o trabalho de plantão. Quando os funcionários trabalham em horário de plantão, eles estão disponíveis para marcar ponto e devem aguardar que seu gerente entre em contato com eles, caso precisem entrar.

No entanto, horários de plantão são ilegais em algumas partes dos Estados Unidos. Essa proibição se deve aos horários de plantão, tornando incrivelmente difícil para os funcionários manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal.

O Consultor de Horas Trabalhadas do Departamento de Trabalho dos EUA fornece mais informações sobre pagamento de plantão para funcionários e empregadores.

Se as horas gastas de plantão são horas trabalhadas é uma questão de fato a ser decidida caso a caso. Todo o tempo de plantão não é horas trabalhadas.

FLSA

Pagar pelo trabalho de plantão é quando um empregador paga a um empregado pelo tempo que esta pessoa estava disponível para trabalhar.

No entanto, nem todos os funcionários de plantão precisam receber pagamento de plantão.

Quando os funcionários esperam pelo trabalho de plantão no local de trabalho ou no escritório de sua empresa, sua empresa deve pagá-los. Por que? Porque a lei federal considera isso uma condição restrita.

Como os trabalhadores estavam no local de trabalho, não podiam usar seu tempo para fins pessoais. Assim, essas horas seriam pagas como horas trabalhadas.

Trabalhando fora do relógio e pagamento de horas extras

Sob o FLSA, os funcionários não isentos recebem pagamento de horas extras quando trabalham mais de 40 horas por semana. O pagamento de horas extras deve ser de pelo menos 1,5 valor normal do funcionário. Os gerentes devem garantir que os funcionários que trabalham mais de 40 horas por semana recebam horas extras.

No entanto, alguns empregadores não estão cientes de que estão infringindo as leis de pagamento de horas extras. Grande parte dessa confusão ocorre quando um funcionário horista trabalha fora do horário. Trabalhar fora do horário acontece quando um funcionário realiza uma tarefa relacionada ao trabalho sem marcar o horário.

Aqui estão alguns exemplos de quando um funcionário deve receber o pagamento:

• Trocar ou entregar os uniformes: muitos empregadores fazem com que os trabalhadores esperem no início ou no final dos turnos para entregar os uniformes ou equipamento de trabalho. As empresas devem pagar aos trabalhadores pelo tempo que passam esperando no local.
• Ajudar os clientes: quando um funcionário ajuda um cliente após o término do turno, esse funcionário deve receber o pagamento pelo tempo gasto com esse cliente.
• Preparando-se para os próximos turnos: os empregadores devem pagar aos funcionários pelo trabalho concluído para abrir um negócio. Por exemplo, sua empresa precisaria pagar a um funcionário para parar no banco para pegar dinheiro para caixas registradoras antes de abrir seu negócio.

Realização de tarefas após o fechamento de uma empresa: um empregador também deve pagar aos funcionários pelas tarefas que concluíram enquanto estavam fora do horário. Por exemplo, uma empresa pode exigir que os funcionários limpem uma loja antes que seus turnos terminem.

Regras de relógio de ponto para funcionários horistas

Você aprendeu como ajudar funcionários horistas a controlar suas horas. Agora, você aprenderá como delinear regras comuns de relógio de ponto para funcionários horistas.

Sistema de rastreamento de tempo

O FLSA não o força a usar um tipo de sistema de rastreamento de tempo. Portanto, você é livre para escolher seu próprio sistema de relógio de ponto. Antes de selecionar um sistema para rastrear horas, certifique-se de que ele mantenha registros precisos das horas de trabalho reais e intervalos.

As empresas usam soluções como o aplicativo de relógio de ponto do funcionário da Connecteam para rastrear o tempo e garantir que os quadros de horários sejam precisos.

As soluções completas de controle de tempo facilitam o rastreamento e o gerenciamento das horas de trabalho, quer os funcionários trabalhem em trabalhos ou projetos. Essas soluções também podem ajudá-lo a melhorar a folha de pagamento, gerenciar quadros de horários e colaborar facilmente com funcionários remotos em tempo real e em trânsito.

Sistemas de controle de tempo como o Connecteam:

• Permita que os funcionários entrem e saiam com um carimbo de data/hora do GPS.
• Rastreie os funcionários ao longo do dia com o rastreamento geográfico Breadcrumbs ao vivo.
• Forneça uma visão geral em tempo real de onde estão os funcionários que marcam presença.
• Ajude os funcionários a solicitar folga com facilidade.
• Exibir quadros de horários atuais e passados.
• Exporte facilmente planilhas de horas para Quickbooks Online ou Gusto para folha de pagamento 100% precisa.
• Faça anotações enquanto estiver em movimento.
• Lembre seus funcionários com notificações automáticas
• Defina limitações e tenha controle direto para evitar roubo de tempo.

Esta empresa de limpeza economizou tempo e dinheiro em rastreamento de tempo, agendamento e muito mais com o aplicativo de rastreamento de tempo móvel Connecteam.

Ainda não está convencido de que uma solução digital é para você? Confira nosso guia completo sobre por que mudar para uma solução de controle de tempo digital é a melhor escolha para sua empresa e seus funcionários.

Tempo de arredondamento

As diretrizes da FLSA permitem que as empresas arredondem as horas dos funcionários para o incremento especificado mais próximo. As empresas podem optar por arredondar o tempo para cima ou para baixo.

Por exemplo, digamos que sua empresa arredonde para o quarto de hora mais próximo. Se um funcionário terminasse o trabalho às 17h11 e você arredondasse em incrementos de 15 minutos (quartos de hora), pagaria ao funcionário até as 17h15.

É importante prestar muita atenção ao rastrear o tempo, principalmente se a sua empresa arredonda horas. A maioria das empresas prefere arredondar horas porque arredondar muito tempo pode levar as empresas a violar leis trabalhistas e salariais.

Lembre-se de que sua empresa também deve pagar horas extras quando o arredondamento fizer com que um trabalhador horista receba o pagamento de horas extras.

Manter registros

As leis salariais e trabalhistas exigem que os empregadores mantenham registros precisos de todos os salários dos funcionários. De acordo com essas leis, o Departamento do Trabalho dos EUA pode inspecionar aleatoriamente os registros salariais das empresas.

O uso de sistemas desatualizados para rastrear as horas dos funcionários pode levar a grandes problemas. Alguns desses problemas podem incluir salários não pagos e violação de leis trabalhistas federais ou estaduais.

Felizmente, soluções como o Connecteam oferecem armazenamento em nuvem ilimitado de registros de horas de trabalho. O armazenamento em nuvem garante que os registros de sua empresa sejam facilmente acessados ​​de qualquer lugar com conexão à internet.

Uma solução de controle de tempo também é útil para manter os relógios de ponto livres de confusão. Manter registros de ponto em papel pode levar a imprecisões. O mesmo vale quando você usa sistemas de controle de tempo desatualizados para funcionários horistas.

Soluções como o Connecteam armazenam as horas dos funcionários horistas e os saldos de folgas em um programa. Esse tipo de recurso evita disputas relacionadas ao relógio de ponto. Atualizar como sua empresa rastreia o tempo de funcionários horistas também ajuda a evitar problemas relacionados à conformidade.

Cronometragem dentro e fora

Como empregador, você decide se os trabalhadores horistas podem chegar mais cedo ou mais tarde. No entanto, a maioria das empresas permite que os funcionários tenham minutos extras (não horas) para chegar atrasado ou adiantado. Alguns funcionários, especialmente aqueles em empresas que usam sistemas de controle de tempo desatualizados, podem facilmente burlar o sistema para obter mais tempo em seus contracheques.

Um aplicativo de relógio de ponto permite que os usuários adicionem limites para marcar o ponto mais cedo e mais tarde. Certas soluções oferecem rastreamento geográfico para permitir que você veja onde e quando os funcionários entram e saem.

Confirmando Horas

Os trabalhadores horistas merecem a oportunidade de confirmar que seus horários de entrada e saída estão corretos no final de seus períodos de pagamento. Felizmente, um aplicativo de relógio de ponto torna a confirmação de horas incrivelmente simples para todos.

Uma solução de relógio de ponto pode enviar notificações quando funcionários horistas enviam suas horas ou solicitam folga. É muito mais fácil ver uma notificação por telefone do que percorrer uma caixa de entrada ou um bate-papo em grupo lotado. Procure uma solução que permita responder a essas notificações no aplicativo. Ser capaz de usar o menor número possível de aplicativos sempre facilita a vida.

Certos aplicativos de rastreamento de tempo também podem se integrar a softwares populares de folha de pagamento. Se a solução de ponto pode se integrar aos sistemas de pagamento da sua empresa, aproveite! As integrações que levam alguns minutos para serem configuradas podem economizar muito tempo para você ou seu departamento de RH a longo prazo.

Definindo Políticas

Os proprietários de empresas devem informar seus funcionários sobre as leis de frequência e relógio de ponto. A maioria das empresas inclui essas informações em seus manuais de funcionários.

Quando se trata de definir políticas relacionadas ao tempo, esclareça as consequências de:

• Adulterar, ou tentar adulterar, o sistema de entrada e saída
• roubo de tempo
• Buddy punching (marcar entrada ou saída para colegas)
• Absentismo

Resumindo as regras do relógio de ponto para funcionários horistas

As empresas devem seguir as regras de relógio de ponto para funcionários horistas. Seguir essas regras protege uma empresa contra erros de folha de pagamento e controle de tempo. Facilite a vida dos funcionários horistas abandonando formas desatualizadas de controlar o tempo e usando um aplicativo de relógio de ponto digital.

Ter um relógio de ponto digital preciso:

• Evita possíveis disputas legais
• Interrompe cálculos incorretos de horas e salários
• Acaba com o demorado rastreamento manual do tempo
• Economiza dinheiro em pagamentos incorretos de funcionários

Não podemos enfatizar o suficiente como o controle de tempo é crítico para o sucesso do seu negócio. Certifique-se de que você está no caminho certo e em conformidade com as regras de relógio de ponto para funcionários horistas, fazendo a escolha inteligente e fácil – vá para o digital!