Como iniciar uma empresa de caminhões bem-sucedida (Lista de verificação de 10 etapas)

A logística em geral, e os negócios de transporte rodoviário em particular, são muitas vezes o motor da economia. É verdade para muitos países, e definitivamente para os EUA.

As empresas de transporte rodoviário estão constantemente movendo materiais de fornecedores para fabricantes e, em seguida, entregando produtos acabados de fabricantes para consumidores. De fato, mais de 70% das mercadorias transportadas de um local para outro nos Estados Unidos são transportadas por caminhões.

Sem esses fluxos constantes, toda a economia literalmente parará de se mover. É por isso que, enquanto muitas outras empresas tiveram que fechar durante os bloqueios do COVID-19, o negócio de caminhões não apenas continuou funcionando, mas teve ainda mais trabalho do que antes da pandemia.

“Acho que a pandemia realmente acelerou as entregas de última milha e, portanto, estamos vendo um aumento mais rápido nesse segmento do que acho que você teria tradicionalmente sem a pandemia”, diz Jason Morgan, editor da Fleet Equipment

Em fevereiro de 2021, o índice de fretes bateu um novo recorde. O frete de vans continua a aumentar, e é esperado um crescimento de 27% na próxima década, de acordo com a American Trucking Associations.

Cortesia de Truckstop.com

Com tudo isso dito, não é de surpreender que o negócio de caminhões seja muito lucrativo, mas também incrivelmente competitivo. Muitos motoristas de caminhão todos os anos decidem trabalhar por conta própria, iniciam uma empresa de caminhões e fracassam. O maior erro é esquecer que dirigir uma empresa de caminhões não é o mesmo que dirigir um caminhão.

Você pode ser um motorista de caminhão de classe mundial, mas para ter sucesso na administração de um negócio de caminhões, você precisa ser um bom empresário antes de tudo.

Os desafios mais comuns de administrar uma empresa de transporte rodoviário também são típicos para empresas de entrega de última milha, food-trucks e muitas outras operações de serviço de campo com funcionários móveis:

• Defasagens de informações e distorções entre o gerente e os funcionários
• Pilhas intermináveis ​​de relatórios, geralmente papelada manual
• Uma infinidade de protocolos de segurança e regulamentos de conformidade legal devem ser seguidos
• Agendar funcionários leva muito tempo e conflitos de agendamento ou sobreposição são frequentemente
• A comunicação interna é confusa
• A integração e o treinamento são complicados
• O rastreamento de tempo e a contabilidade são complexos e exigem muita contagem e verificação dupla
• Custos de viagem e “dinheiro da gasolina” para rastrear e reembolsar
• O controle de eficiência é difícil ou inaplicável para funções baseadas em resultados finais
• O gerenciamento de faturas, ordens de serviço e pagamentos é demorado e difícil

Portanto, se você está procurando dicas sobre como iniciar um negócio de caminhões, essas 10 etapas o direcionarão na direção certa e o ajudarão a fazer a transição de um motorista de caminhão de primeira para um empresário e gerente de caminhão bem-sucedido.

10 dicas sobre como iniciar uma empresa de caminhões com sucesso:

1. Encontre o mercado ou nicho certo

O passo mais importante para iniciar e administrar um negócio de caminhões bem-sucedido é encontrar o mercado certo ou, melhor ainda, um nicho específico do mercado para atender.

Em primeiro lugar, é crítico por causa da alta concorrência. Por exemplo, obter receitas decentes com uma van seca é especialmente difícil na maioria dos mercados, simplesmente porque há muita concorrência de grandes transportadoras e outros proprietários-operadores que tentam puxar as cargas “mais fáceis”.

É por isso que, como regra geral, ao iniciar uma nova empresa de transporte rodoviário, concentre-se em mercados que as grandes transportadoras evitam. Em outras palavras, considere transportar cargas especializadas. E isso nos leva ao segundo ponto de por que procurar o mercado certo é muito importante desde o início.

O mercado que você escolher determinará os veículos e equipamentos que você compra ou aluga, as taxas que você cobra e as rotas de frete que você pode atender.

As frotas geralmente são divididas por categorias operacionais e tipos de carga, como:

• Pacote
• Frete geral
• Bens domésticos
• Caminhões tanque
• Transporte pesado
• Materiais de construção
• Veículos motorizados
• Produtos petrolíferos
• Volume
• Sólidos refrigerados
• Commodities agrícolas

Em média, máquinas, veículos eletrônicos e motorizados representam cerca de 27% das mercadorias enviadas por caminhoneiros nos Estados Unidos. A coisa mais comum que os caminhões transportam são máquinas, seguidas por eletrônicos e veículos motorizados. Além disso, o frete misto inclui commodities como alimentos e suprimentos para restaurantes.

Na maioria dos casos, optar por concentrar o seu negócio de transporte rodoviário em algumas cargas de nicho, por exemplo, transportar produtos frescos e carne em frigoríficos, ou entregar alguns materiais especiais pode proporcionar-lhe vantagens, nomeadamente menos concorrência, trabalho durante todo o ano, resistência a recessões , e flexibilidade que os grandes operadores de frota geralmente não têm.

No entanto, mercados e locais diferentes têm todos os tipos de paisagens diferentes, portanto, sempre comece com uma pesquisa para descobrir o que é relevante para o local onde você vai operar.

2. Comece com um plano de negócios

A ideia de iniciar um negócio de caminhões em 2021 pode parecer intimidadora. Pode parecer que grandes frotas corporativas da Amazon, Walmart e similares dominam o mercado e não há lugar para novas pequenas empresas de caminhões.

Os números teimosos, no entanto, dizem que 91% das empresas de transporte rodoviário são bastante pequenas, operando com seis ou menos caminhões em sua frota. Isso significa que caras e garotas como você, que administram pequenas empresas de transporte rodoviário, realmente causam o maior impacto no setor de transporte e logística.

Mas antes de correr para comprar uma frota de caminhões usados ​​e sair para a estrada, certifique-se de fazer alguma pesquisa e planejamento, para obter uma visão mais ampla do setor e desenvolver um plano básico de negócios de caminhões.

Este plano de negócios para iniciar uma empresa de transporte rodoviário deve começar com uma pesquisa de mercado e resultar em uma estratégia clara e orientada por dados, com metas passo a passo que respondam a todas as perguntas básicas, como:

• Quais são os tipos de veículos e equipamentos que você precisa comprar ou alugar?
• Quais são os tipos de cargas e fretes com os quais você trabalhará e onde encontrá-los?
• Onde sua frota ficará sediada e quem você deve contratar para dirigir para você?
• Quais tarifas são aplicáveis ​​e como você vai cotar, faturar e cobrar de seus clientes e corretores de frete?
• Quem são seus principais concorrentes e quais são seus pontos fortes e fracos?
• Quem são seus clientes ideais e o que você pode oferecer a eles?
• Quem são seus clientes secundários e como você pode diversificar?

Um plano de negócios é o seu roteiro sobre como iniciar e administrar uma empresa de caminhões de sucesso. Agora, é provável que, uma vez que seu negócio de caminhões cresça, você queira atualizá-lo ou alterá-lo mais tarde, mas por enquanto o mais importante é colocar suas bases no lugar.

Ele ajuda você a manter o foco, definir metas claras, definir os valores da sua empresa e se preparar para possíveis desafios.

Escrever um plano de negócios pode parecer muito trabalhoso, especialmente quando há tantos fatores a serem considerados, mas é um passo muito importante a ser dado no caminho para iniciar uma empresa de caminhões. Além disso, você pode usar nosso modelo de plano de negócios gratuito!

3. Registre sua empresa de caminhões e obtenha todas as licenças necessárias

Iniciar um negócio de caminhões deve começar com o registro de sua empresa e a obtenção das licenças e autorizações comerciais necessárias.

Existem mais de 150.000 jurisdições de depósito nos EUA, todas com requisitos independentes. Dependendo do seu serviço e do seu estado, um número diferente de licenças e autorizações pode ser aplicado ao seu negócio. Com base nisso, você pode exigir alguns ou todos os seguintes itens para administrar uma empresa de caminhões:

• Número do Departamento de Transportes dos Estados Unidos (USDOT)
• Número do Motor Carrier (MC) da Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA)
• Uma carteira de motorista comercial (CDL) e quaisquer endossos necessários: A lei federal exige que os motoristas de veículos comerciais a motor obtenham uma CDL. (Entre em contato com a agência de licenciamento do seu estado para mais detalhes)
• Seguro de caminhão comercial
• Credenciais do International Registration Plan (IRP) e decalque do International Fuel Tax Agreement (IFTA)

Administrar um negócio de caminhões como uma corporação adequadamente estruturada ou uma Empresa de Responsabilidade Limitada (LLC) permite que você separe seus ativos pessoais e passivos comerciais e reduza alguns riscos de perdas inesperadas. Além disso, oficializar seu negócio dessa forma, pode lhe trazer diversas vantagens jurídicas, fiscais e comerciais.

Se você decidir seguir esse caminho e formar uma corporação ou LLC, precisará seguir as seguintes etapas:

• Nomeie um agente registrado que deve estar presente em um endereço físico (não em uma caixa postal) e ser capaz de assinar e receber avisos legais, mandatos estaduais, penhoras salariais e documentos fiscais durante o horário comercial específico. Os agentes registrados devem ser acessíveis de forma consistente. Uma entrega perdida pode comprometer a boa reputação da sua empresa com o estado ou permitir que uma ação judicial seja processada contra você sem o seu conhecimento.
• Obtenha seu número de identificação do empregador para abrir uma conta bancária. Seu número de identificação do empregador, ou EIN, é como um número de segurança social para sua empresa. Este número de nove dígitos é necessário para abrir uma conta bancária comercial e deve estar presente em todas as declarações fiscais durante a vida de sua empresa.

Juntamente com seguros, compras ou arrendamentos de equipamentos e outros arquivamentos e registros necessários, todo o processo pode levar algum tempo e você deve estar pronto para isso.

4. Compre ou alugue o equipamento certo

O equipamento adequado e o veículo certo para o trabalho podem ser o momento de sucesso ou fracasso, assim que você começar a administrar seu negócio de caminhões.

Ao selecionar equipamentos para iniciar uma empresa de transporte rodoviário, considere os seguintes itens:

• O veículo pode acomodar as necessidades de sua carga? Por exemplo, se você estiver transportando itens perecíveis, considere um compartimento refrigerado.
• Comprar ou alugar equipamentos é a melhor opção para o seu novo negócio?
• Você pode e deve buscar algum financiamento empresarial para isso?

Você pode fechar um plano de cobertura de seguro antes de comprar os caminhões e equipamentos, mas, no mínimo, é importante saber o tipo de equipamento que deseja para calcular antecipadamente todos os custos associados.

5. Tenha um back office eficiente

Começar uma empresa de caminhões vai muito além de estar pronto para transportar cargas.

Ter um back office eficiente é essencial para construir operações de negócios de caminhões bem organizadas, funcionando como uma máquina bem lubrificada que continua em movimento, ganha um bom dinheiro e conquista clientes a longo prazo. Torna-se crítico quando você começa a contratar motoristas que precisa despachar em tempo real. É aí que administrar as operações diárias de uma empresa de transporte rodoviário pode se tornar bastante desafiador à medida que você cresce.

Você pode terceirizar seu back office para despachantes e corretores, mas pode ficar caro, e você deve selecioná-los muito meticulosamente, porque um despachante pode fazer ou quebrar seu negócio de caminhões.

Alternativamente, você pode fazer isso sozinho, pelo menos no início, e administrar sua empresa de caminhões, literalmente fora da cabine do caminhão.

Apenas alguns anos atrás, para fazer isso, você precisava ter um laptop, um roteador de internet portátil ou acesso à conexão de internet wi-fi e uma impressora. Você também precisava de um sistema de contabilidade complexo instalado em seu computador para administrar seus negócios.

Felizmente, esses dias se foram há muito tempo e hoje você não precisa de muito mais do que seu smartphone e um software simples de gerenciamento de frota e rastreamento por GPS ou um aplicativo móvel de despacho de caminhão.

Felizmente, existem soluções como o Connecteam que são tudo-em-um e combinam todos esses recursos em um único aplicativo de gerenciamento de funcionários para dispositivos móveis.

O Connecteam é um aplicativo líder de gerenciamento de pequenas empresas que ajuda centenas de proprietários de pequenas empresas a economizar tempo e dinheiro nas operações diárias, simplificar a comunicação com colegas de equipe, fornecedores e parceiros, mantendo um dedo no pulso e supervisionando todo o desempenho da empresa, desde um aplicativo de gerenciamento de negócios tudo-em-um.

Tudo o que você precisa para executar com eficiência as operações da sua empresa de transporte rodoviário desde o início e desenvolver seus negócios - sob o mesmo teto.

• Despacho e agendamento rápidos e simples para atribuir rotas e planejar entregas, fornecer informações relevantes como horário, endereço e instruções especiais. Envie notificações e lembretes, seja notificado quando os motoristas reconhecem ou rejeitam um turno, fazem check-in atrasado ou quando concluem suas tarefas.
• O rastreamento de tempo móvel habilitado por GPS com rastreamento de tempo preciso permite que seus funcionários marquem o ponto de entrada e saída diretamente de seus smartphones. Sempre que o funcionário entra e sai, em um local designado, um registro de data e hora em tempo real e a localização do GPS são marcados.
• Exporta facilmente planilhas de horas com o clique do botão e envia para a integração do Connecteam com Quickbooks Online e Gusto para folha de pagamento 100% precisa.
• Relatórios em tempo real do campo para agilizar os relatórios do campo para o escritório com relatórios digitais em tempo real a serem enviados em qualquer lugar, como solicitações de reparo de caminhões, inspeções de veículos e muito mais.
• Ferramenta eficiente de comunicação da equipe para comunicação logística e operacional, atualizações importantes, anúncios, grupo em tempo real e chats privados com notificações push e muito mais.
• Gerenciamento de tarefas simples para alocar tarefas únicas para suas equipes sem mesa e incluir lembretes integrados para sua equipe executar e receber atualizações automaticamente em tempo real na conclusão da tarefa. Exemplos de tarefas únicas incluem renovação de licença e inspeção anual de veículos.
• Protocolos de conformidade e segurança por meio de formulários de 'ler e assinar' e acesso instantâneo a informações e recursos importantes de segurança, como protocolos de segurança, treinamento contínuo de segurança e relatórios de segurança em tempo real.
• Treinamento remoto sem esforço para novos contratados a bordo de seus motoristas de forma rápida e eficiente e acelere-os e crie uma experiência de integração estruturada com leitura e assinatura de formulários, questionários, vídeos, PDFs e muito mais.

6. Procure ativamente por cargas e pedidos

Quando você está iniciando uma empresa de caminhões, você terá que encontrar cargas e fretes para transportar. Se você é novo no setor de caminhões, as placas de carregamento on-line podem ajudá-lo a encontrar frete para que você possa começar a transportar. Você pode experimentar placas de carga gratuita, como NextLOAD.com, ou pagar uma assinatura mensal para outras.

Outra opção para iniciar um negócio de caminhões seria começar a trabalhar em rede e construir relacionamentos com clientes em potencial por meio de esforços de marketing e networking. Entre em contato diretamente com os transportadores locais e encontre clientes em potencial onde eles fazem negócios.

Depois de ter uma base sólida de clientes, você pode construir esses relacionamentos. Em alguns casos, você pode começar a transportar diretamente para seus clientes e estabelecer suas próprias pistas, o que cria uma renda regular e estável.

7. Garantir a conformidade com os regulamentos e protocolos de segurança

Administrar um negócio de caminhões significa manter-se atualizado com os requisitos de arquivamento urgentes, que vão desde as declarações fiscais trimestrais da IFTA até renovações de vários anos para CDLs.

Os caminhoneiros enfrentam vários regulamentos de conformidade das autoridades federais, estaduais e locais – desde emissões de ruído, taxas de registro e seguro, recibos e contas e muito mais. Além disso, há também questões ambientais como anti-marcha lenta, gases de efeito estufa e outras regulamentações de redução de emissões impostas nos níveis estadual e local. Os custos de conformidade estão facilmente superando seus benefícios, este é um grande desafio enfrentado pelos proprietários de pequenas empresas de caminhões.

Cumprir as leis federais para que os motoristas não trabalhem horas extras ou sofram esgotamento é uma obrigação para os departamentos de RH, mas às vezes é mais fácil falar do que fazer.

O Departamento de Transporte dos EUA afirma claramente que os motoristas devem descansar por 30 minutos durante um turno de oito horas e limitar o tempo de condução a 11 horas por dia com um limite de 14 horas - isso eleva o total semanal para 80. No entanto, afirma que os motoristas podem trabalhar mais de 70 horas se tiverem descansado por pelo menos 34 horas seguidas.

Em agosto de 2019, a Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA), sob o Departamento de Transportes dos Estados Unidos, anunciou mudanças em suas regras de horário de serviço que aumentarão bastante a flexibilidade dos motoristas de caminhão enquanto estiverem em serviço. E isso já faz muito tempo para muitos caminhoneiros.

Leia agora as últimas leis de transporte rodoviário que entraram em vigor em 2019.

Para garantir a conformidade, muitas empresas de logística usam um relógio de ponto móvel para rastrear intervalos e controlar o tempo. Na verdade, as empresas de logística que confiam no Connecteam contam com rastreamento de tempo preciso com GPS e mobile-first para que seus funcionários possam entrar e sair diretamente de seus smartphones. Sempre que o funcionário entra e sai, um registro de data e hora em tempo real e a localização do GPS são marcados.

8. Acompanhe suas receitas e despesas

Quando você está se perguntando como administrar uma empresa de caminhões de sucesso, não se esqueça de que, como proprietário de uma empresa, você deve sempre cuidar do dinheiro primeiro. Um fator-chave na administração de um negócio de caminhões é ter uma maneira robusta e transparente de rastrear receitas e despesas.

Em relação às empresas de transporte, isso é especialmente importante em termos de logística, porque os pagamentos geralmente são recebidos semanas ou meses após a entrega e pode ser difícil rastrear os gastos enquanto você está na estrada.

Para ajudar a evitar obstáculos comuns de inicialização, lembre-se das seguintes práticas recomendadas:

• Assine um software de contabilidade ou contrate um contador. Um software de contabilidade online como o Xero pode ajudá-lo a controlar suas receitas e despesas mesmo quando você estiver fora de casa. Eles também podem ajudá-lo a encontrar um contador ou guarda-livros para ajudar a mantê-lo no caminho certo.
• Entenda quando e como você será pago pelas entregas. Os contratos de envio geralmente prevêem o pagamento de 30 a 90 dias após a entrega. Esses atrasos podem ser gerenciados, mas somente se você estiver ciente deles com antecedência.
• Manter registros completos de despesas comerciais. Mantenha um arquivo de faturas, recibos e canhotos de cheque para que possa comprovar suas despesas, se necessário.
• Mantenha suas finanças pessoais e empresariais separadas. Manter contas bancárias separadas para uso comercial e pessoal.

Administrar uma empresa de caminhões de sucesso também implica que você deve garantir um fluxo regular de caixa na fase inicial do seu negócio. Sua empresa de caminhões levará muitos meses antes de começar a ganhar regularmente. Não se esqueça que os clientes geralmente levam de dois a três meses para fazer o pagamento final e liquidar todas as dívidas.

Portanto, apesar de obter os clientes e entregar seus serviços, você pode receber os pagamentos depois de muitos meses. Isso significa que você deve ter dinheiro suficiente disponível para fazer face às despesas diárias da sua empresa e para pagar os salários dos seus funcionários. Você precisará de dinheiro para cobrir despesas como reparos e combustível. Você pode obter fundos imediatos para ter capital de giro de uma empresa de factoring. Muitas dessas empresas oferecem capital de giro para pequenas empresas.

9. Contrate os melhores motoristas e mantenha-os

Um dos elementos mais importantes para iniciar uma empresa de caminhões é pensar em como e onde você pode contratar os melhores motoristas e garantir que eles permaneçam.

As empresas de transporte rodoviário mais bem-sucedidas oferecem alguns dos mesmos benefícios aos seus motoristas, como:

• Bônus para motoristas sem acidentes
• Bônus de reconhecimento por assinar e permanecer
• Seguro de saúde
• Agendamento flexível
• Cartões-presente (restaurantes, varejo, etc.)
• Cartões de férias, aniversário ou aniversário
• Eventos de valorização do motorista

A lista acima é um bom exemplo a ser considerado ao iniciar uma empresa de caminhões, pois pode ajudar a reduzir as taxas de rotatividade. Se você estiver interessado em mais ideias para benefícios e vantagens para funcionários modernos, dê uma olhada neste artigo.

10. Siga as tendências do setor de transporte rodoviário e as previsões do futuro

Se você ainda sonha em administrar uma empresa de caminhões e se pergunta como iniciar uma empresa de caminhões, este vídeo é para você.

Aproveite a visão geral e as expectativas dos negócios de caminhões quentes de um especialista do setor e certifique-se de manter-se atualizado com as últimas tendências do setor de caminhões.

Linha de fundo sobre como iniciar uma empresa de caminhões

A indústria de caminhões é um dos pilares, sustentando as economias dos EUA e da Europa. É a maior forma de transporte de materiais e fontes em terra, por isso é natural que esta indústria nunca fique sem demanda.

Ter uma grande frota de veículos e a melhor equipe é metade da batalha, o outro é ter operações de back-office eficientes para manter tudo sob controle.

Connecteam é um software de gerenciamento de serviço de campo usado por muitas pequenas empresas para evitar falhas de comunicação, atrasos e erros, simplificar as operações diárias e simplificar as comunicações. Ele permite que proprietários e gerentes de pequenas empresas eliminem o papel, automatizem procedimentos diários, criem processos claros, preencham instantaneamente atualizações importantes, melhorem a conformidade, padronizem a comunicação operacional e, ao todo, avancem os negócios com esse impressionante conjunto de recursos.