As 10 ferramentas que eu não poderia administrar minha agência de SEO SaaS sem

Como agência de marketing digital SaaS, a Accelerate usa muitas das principais ferramentas de otimização de mecanismos de pesquisa (SEO) para auditoria, análise e otimização aprofundadas dos canais online de nossos clientes. Mostramos a eles como se destacar de seus concorrentes com classificações de pesquisa aprimoradas e conteúdo envolvente.

Mas administrar uma agência requer outras ferramentas além do SEO. Por exemplo, temos membros da equipe de todo o mundo, então preciso manter a comunicação e acompanhar no que todos estão trabalhando. Os aplicativos de gerenciamento de tempo, recrutamento e RH são, portanto, essenciais para uma agência eficiente.

Neste post, apresentarei as 10 soluções de software que me ajudam a executar o Accelerate com sucesso, incluindo minhas ferramentas de SEO favoritas.

O que são ferramentas de SEO?

As ferramentas de SEO informam o desempenho de um site, para que você possa otimizar seu conteúdo e obter classificações mais altas nos mecanismos de pesquisa. Quanto maior a posição em uma página de resultados do mecanismo de pesquisa (SERP), mais tráfego orgânico o site atrairá. (O principal resultado no Google obtém aproximadamente 28,5% de todos os cliques.)

Origem da imagem

Ferramentas automatizadas podem realizar pesquisas de palavras-chave e análises de dados para você, economizando tempo e ajudando você a comparar vários sites com muito mais precisão do que uma planilha. Depois de descobrir quais palavras-chave segmentar, você pode monitorar facilmente as classificações do mecanismo de pesquisa para ver como seus ajustes estão funcionando.

As principais ferramentas de SEO permitem medir o desempenho da pesquisa por país, região ou idioma. Eles também revelam dados valiosos sobre backlinks, fornecem comparações com marcas concorrentes e destacam novas oportunidades de otimização.

As 10 ferramentas sem as quais não poderia administrar minha agência

Na Accelerate, aprendemos como é importante usar ferramentas eficazes. As ferramentas de automação de marketing SaaS e SEO nos ajudam a reduzir tarefas demoradas, aprender sobre as necessidades de nossos clientes e fornecer conteúdo otimizado que direciona as pessoas para seus sites. Para mim, torna a gestão da agência muito mais fácil.

De todas as ferramentas que usamos, essas são as 10 que eu não poderia ficar sem.

1. Teclado

Origem da imagem

Como uma agência global, também temos uma mistura de funcionários internos e remotos em todo o mundo, portanto, uma ferramenta de comunicação que conecte todos é vital. Descobrimos isso no Dialpad, uma plataforma tudo-em-um que combina telefone, vídeo e mensagens.

A combinação de comunicação síncrona e assíncrona é ótima, pois geralmente trabalhamos em fusos horários. A videoconferência era ideal durante a pandemia, mas ainda a usamos o tempo todo - é a melhor coisa depois de uma reunião pessoal.

O Dialpad é mais confiável do que a maioria das alternativas de telefone Zoom existentes. Ele também inclui SMS e mensagens em grupo, e você pode facilmente transformar um bate-papo em uma chamada, se necessário. Como tudo está em um sistema, é fácil encontrar conversas anteriores.

O serviço de telefonia VoIP nos economiza dinheiro, e a qualidade da chamada HD nos ajuda a parecermos profissionais. Gostamos dos recursos de encaminhamento de chamadas e correio de voz visual, além da capacidade de adicionar ou remover usuários do sistema sempre que precisarmos.

Mais uma coisa útil é o Dialpad Ai, que permite análise de sentimentos (nos ajudando a ver o que nossos clientes realmente pensam!) e transcrição automática de chamadas e reuniões. Isso significa que não há mais anotações!

2. PandaDoc

Origem da imagem

Como qualquer empresa com uma grande base de clientes, passamos muito tempo elaborando propostas, cotações e contratos. Nosso software preferido para isso é o PandaDoc, que nos ajuda a gerenciar a criação, edição e assinatura de documentos digitais.

O PandaDoc acelera o processo de criação fornecendo uma biblioteca de modelos. É fácil usar as ferramentas de edição de arrastar e soltar e podemos personalizar uma proposta ou modelo de contrato comercial com nossa própria marca e trazer dados do nosso CRM. A ferramenta vem com análises para nos mostrar qual design e conteúdo funciona melhor.

A capacidade de assinar eletronicamente e colaborar dentro do documento também economiza tempo - podemos passá-lo para frente e para trás até que todos estejam satisfeitos, sem usar o equivalente a uma floresta inteira de papel ou ficar sentado esperando pelo correio tradicional! Também recebemos notificações instantâneas quando um cliente abre, comenta ou assina um documento.

O software eSignature da PandaDoc é juridicamente vinculativo, bem como compatível com ESIGN e UETA, o que é tranquilizador para todos. Nós o usamos para contratos de funcionários, bem como acordos de clientes.

3. Faça

Origem da imagem

Essa ferramenta é semelhante ao Zapier, pois vincula seus aplicativos favoritos e compartilha informações entre eles para ajudá-lo a automatizar processos manuais, o que é muito útil para uma empresa ocupada como a Accelerate!

O Make fornece uma plataforma visual na qual você pode projetar, criar e automatizar qualquer coisa, desde tarefas e fluxos de trabalho até aplicativos e sistemas. A boa notícia é que você não precisa de nenhum conhecimento de codificação para fazer isso - há uma interface simples de arrastar e soltar que permite personalizar modelos de fluxo de trabalho ou criar novos do zero.

Além do aumento geral da produtividade, achamos mais útil para automatizar a geração, pontuação e qualificação de leads. Também podemos programar a ferramenta para coletar depoimentos de clientes, organizar tarefas de acompanhamento e trazer dados de clientes de diferentes plataformas.

4. SerpWatch

Origem da imagem

Juntamente com outros softwares de SEO, o SerpWatch é uma das minhas ferramentas preferidas - é um rastreador de classificação SERP avançado com recursos que incluem monitoramento proativo de classificação de palavras-chave e análise de dados. Nós o usamos para verificar os resultados dos clientes, garantindo que eles estejam no topo dos rankings de busca.

A ferramenta é simples de usar e fornece insights para informar nossas estratégias de SEO. Podemos verificar as classificações de pesquisa de um site com capturas de tela dos últimos 10 dias, criar e baixar relatórios e gerenciar clientes a partir de um painel dedicado de marca branca.

Com todos os dados de classificação consolidados em um só lugar, você pode comparar diferentes pontos de dados de SEO em um gráfico de linha única e visualizar classificações entre locais em um mapa global. Acho particularmente útil monitorar simultaneamente diferentes métricas de desempenho sem alternar as guias e receber notificações sobre o movimento das palavras-chave.

5. BrainyHR

Origem da imagem

O BrainyHR nos permite lidar com a maioria dos processos de nossa empresa em um único sistema, com automação para reduzir o tempo gasto em tarefas rotineiras de RH. Podemos rastrear facilmente férias e dias de doença, realizar avaliações de desempenho (ou permitir que os funcionários se autoavaliem) e configurar programas de recompensas para o envolvimento dos funcionários.

Todas as informações essenciais sobre os funcionários são armazenadas em um só lugar, incluindo sua biografia, qualificações e contato de emergência. Podemos fazer upload de documentos como currículos e os gerentes podem adicionar notas. Por segurança, configuramos permissões para que apenas pessoas relevantes tenham acesso a esses dados.

O BrainyHR simplifica os processos de integração e desligamento, pois podemos criar modelos para tarefas de rotina, atribuí-las e visualizar seu status. A ferramenta também se integra ao Slack e envia notificações quando alguém está de licença, comemorando um aniversário ou conquistando uma nova recompensa.

6. Ásana

Origem da imagem

A Asana é outra ferramenta essencial para o gerenciamento de agências. Ele nos permite rastrear tarefas, fluxos de trabalho e alguns tipos de projetos. A Asana é personalizável, por isso conseguimos adaptá-la ao Accelerate, com cada membro da equipe gerenciando as tarefas de uma maneira que funcione para eles.

Gostamos do aspecto colaborativo, com todos cientes de quem é responsável por quais tarefas e a capacidade de anexar comentários e informações. O sistema envia atualizações sempre que ocorre uma alteração em qualquer tarefa, e a visualização de vários projetos é útil para uma perspectiva geral do que está acontecendo.

Outros recursos úteis incluem mensagens de vídeo, onde você pode gravar e compartilhar um vídeo seu explicando algo, e a capacidade de integrar suas tarefas com um calendário e bloquear o tempo sem sair da Asana.

7. Ahrefs

Origem da imagem

Ahrefs é uma ferramenta de SEO popular e uma das nossas favoritas no Accelerate. Gostamos do prático painel central, onde você pode ver todos os seus projetos rapidamente, as ferramentas avançadas de filtragem e a riqueza de insights de 295 bilhões de páginas indexadas.

A ferramenta automatizada facilita a pesquisa de palavras-chave e garante que todo o conteúdo que produzimos seja totalmente otimizado. Nós o usamos para pesquisar os sites de nossos clientes, usando o recurso de “auditoria do site” para realizar um rastreamento em tempo real para detectar erros e destacar oportunidades. Ele irá até mesmo direcionar problemas conhecidos e fornecer soluções recomendadas.

O Ahrefs permite segmentar páginas de alto desempenho para analisar suas semelhanças e revelar o conteúdo mais vinculado em um nicho específico. Ele fornece dados de fluxo de cliques dos principais mecanismos de pesquisa e nos ajuda a ficar atentos a alterações nos algoritmos do Google.

A Ahrefs também possui o maior banco de dados de backlinks (mais de 16 trilhões), o que nos ajuda a encontrar backlinks de concorrentes e identificar oportunidades. Um estudo da Ahrefs descobriu que 43,7% das páginas de alto nível no Google contêm links recíprocos, então podemos recomendá-los aos nossos clientes.

8. GoHire

Origem da imagem

Como um negócio em rápido crescimento, precisamos de uma ferramenta de contratação avançada que nos permita gerenciar o processo de um só lugar. A GoHire possui um sistema de rastreamento de candidatos criado especificamente para empresas de marketing, além de um software de agendamento de entrevistas. É fácil de usar para nossos candidatos e para nós.

Podemos publicar em mais de 15 sites de empregos com um clique e, fundamentalmente, ficar por dentro dos locais das listas e seus status. Ele se integra a outras ferramentas como Glassdoor, Indeed, Slack e LinkedIn, para que as pessoas possam se inscrever de qualquer lugar.

Queremos os melhores talentos, e o GoHire nos ajuda a tomar decisões informadas com base em estatísticas e relatórios. Ele acelera o processo de seleção com perguntas de triagem, questionários e avaliações e permite comunicação rápida por meio de mensagens em tempo real e modelos de e-mail pré-preenchidos.

9. TimeDoctor / Toggl

Origem da imagem

Usamos duas ferramentas diferentes de gerenciamento de tempo, TimeDoctor e Toggl. Ambos são aplicativos que rastreiam o tempo, exibindo um total de horas trabalhadas por dia, semana e mês. Os funcionários podem registrar seus projetos e pausas e até controlar o tempo quando estão offline.

Isso é especialmente útil para trabalhadores remotos e autônomos, que podem estar trabalhando em horários flexíveis. Podemos garantir que eles recebam o pagamento certo – e isso também significa que podemos cobrar de nossos clientes com precisão. Os administradores podem editar manualmente a hora, se necessário.

O TimeDoctor faz capturas de tela e registra pressionamentos de tecla e visitas à web para mostrar quantas horas foram contadas como “produtivas”. Ele envia alertas automáticos se não houver atividade por um tempo e se alguém estiver gastando muito tempo em sites não relacionados ao trabalho.

O Toggl tem 100 integrações úteis, incluindo uma que permite criar ou iniciar entradas de horário com base em eventos de calendário, como conferências SaaS. O recurso Toggl Track aciona automaticamente sugestões de entrada de tempo com base no software que você está usando.

Com notificações por e-mail e relatórios resumidos, os gerentes são mantidos informados sobre possíveis problemas de desempenho ou equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Nosso objetivo não é monitorar nossos companheiros de equipe, mas essas ferramentas facilitam a investigação se acharmos que há um problema.

10. heylogin

Origem da imagem

Quando você usa tantos aplicativos diferentes, é difícil lembrar os detalhes de login de todos eles. É por isso que adoramos o heylogin, que dispensa completamente as senhas e permite que você use seu smartphone para acessar todos os aplicativos baseados na web.

Ele usa uma máscara de login especial que permite que você faça login com um clique. Crie uma senha segura sempre que se registrar (que é salva automaticamente no heylogin) e basta deslizar o telefone para fazer login em qualquer site em um Mac ou PC. (Ou no próprio telefone, se você estiver fora de casa).

Podemos compartilhar e sincronizar logins com colegas sem escrever senhas. Os logins são criptografados de ponta a ponta e sincronizados em todos os dispositivos, e podemos ativar ou desativar o acesso a qualquer momento usando o controle deslizante. Os clientes acham reconfortante aprender sobre esse protocolo de segurança.

Origem da imagem

Construa sua própria caixa de ferramentas

Juntamente com o marketing de conteúdo e o marketing de referência, o SEO é vital para o reconhecimento da marca. Se você administra uma agência digital, definitivamente precisa dessas ferramentas para ajudar na criação de conteúdo e na promoção de seus clientes.

Ahrefs e Serpwatch são minhas ferramentas de SEO preferidas, juntamente com softwares essenciais para gerenciamento de tarefas, contratação e comunicação. Suas escolhas dependerão do seu negócio e objetivos, mas você pode usar minha lista para inspirar sua pesquisa. A maioria das ferramentas tem avaliações gratuitas, para que você possa ver se elas funcionam para você antes de se comprometer.