Comunicações unificadas: o guia definitivo superdivertido

Feche seus olhos. Sério, apenas faça. Agora, imagine um mundo onde mensagens de correio de voz de clientes aparecem automaticamente em seu aplicativo de bate-papo como mensagens, depois são analisadas e convertidas automaticamente em uma tarefa na conta do cliente em seu CRM. Então, em vez de atribuir a tarefa e criar fluxos de trabalho para sua equipe, os membros relevantes da equipe recebem uma notificação automática de que uma tarefa foi atribuída a eles.

É mais provável que vejamos a paz mundial em nosso tempo de vida, certo?! Agora, abra os olhos. Verificação da realidade, as comunicações unificadas (UC) estão aqui e, embora um dia de trabalho como o descrito acima ainda não seja a realidade para 99,9% das empresas, em breve será. Mas, até lá, o que as soluções de comunicações unificadas podem oferecer à minha empresa hoje?

Primeiro, o que são comunicações unificadas?

O Gartner define os produtos de comunicações unificadas (UC) (equipamentos, software e serviços) como:

Aqueles que facilitam o uso interativo de vários métodos de comunicação empresarial. Isso pode incluir controle, gerenciamento e integração desses métodos. Os produtos UC integram canais de comunicação (mídia), redes e sistemas, bem como aplicativos de negócios de TI e, em alguns casos, aplicativos e dispositivos de consumo.

Às vezes chamadas de UCC (comunicações e colaboração unificadas), essas soluções visam consolidar a comunicação empresarial tanto síncrona (como chamadas de voz e videoconferências) quanto assíncrona (como e-mail e mensagens de texto) e fornecer ferramentas de colaboração para agilizar processos . Com uma solução de UC bem integrada, as informações podem fluir entre dispositivos, locais, aplicativos de negócios e (obviamente) pessoas, de forma mais rápida e eficaz. Bem direto até agora, certo?! Vamos mais fundo.

O que as comunicações unificadas podem fazer por mim

Melhor comunicação significa maior produtividade, satisfação do trabalhador e muito tempo e dinheiro economizados. Em uma pesquisa recente, 93% dos funcionários relataram que a integração de ferramentas de UC aumentou sua produtividade. Além disso, 97% observaram uma colaboração aprimorada, 88% reconheceram a rapidez na solução de problemas e 81% relataram uma tomada de decisão mais rápida .

Melhorar a eficiência e a produtividade, reduzir custos, fornecer melhor atendimento ao cliente, menos administração e permitir uma força de trabalho móvel – esses são apenas ALGUNS dos benefícios das comunicações unificadas, mas soam como benefícios que o trabalho busca. Parece que as comunicações unificadas podem obter todos os seus serviços de comunicação de negócios de um único provedor e configurá-los para que funcionem perfeitamente. Parece música para o nosso ouvido!

Mas como as soluções de UC aumentam a produtividade dos funcionários e a eficiência de custos?

Por meio de maior mobilidade , melhor colaboraçãoeotimização.

1. Mobile First

As empresas e os funcionários de hoje são móveis e exigem soluções móveis. Com 98% dos usuários trabalhando remotamente ou de forma colaborativa, a hiperdisponibilidade dos funcionários (no escritório e fora dele) é tão importante quanto a disponibilidade entre canais de aplicativos e recursos de informações corporativas.

As comunicações unificadas levam ambos em consideração, economizando seu dinheiro e melhorando a satisfação e a retenção dos funcionários. Existem 10 vantagens inatas para a mobilidade no local de trabalho: portabilidade, disponibilidade, acessibilidade, dados em tempo real, experiência do usuário aprimorada, propriedade de dispositivo pessoal/Bring Your Own Device (BYOD) e conteúdo visual (câmera embutida) .

A UC não contribui apenas para a produtividade e economia de sua força de trabalho atual, mas também permite que você acesse pools de talentos remotos, envolva funcionários e fornecedores temporários e muito mais. Basta ter uma conexão com a internet e, de preferência, um smartphone. E quem não tem hoje em dia?

Aproximadamente 80% da força de trabalho global, cerca de 3 bilhões de trabalhadores, realizam trabalho físico ou sem mesa, diariamente. E esses trabalhadores geralmente trazem consigo o celular para o trabalho. Isso cria uma oportunidade única para simplificar as comunicações usando aplicativos de funcionários como parte de uma solução de UC.

Dispositivos portáteis, capazes de executar Skype, Facetime ou a solução de UC de sua empresa, são uma alternativa econômica e fácil de usar aos telefones de mesa tradicionais e outras infraestruturas e equipamentos caros e antiquados (alguém disse máquina de fax?!). Tudo é agrupado para que você e seus funcionários não precisem depender de uma dúzia de ferramentas para fazer o trabalho de uma.

Empresas e pequenas empresas veem o potencial e estão adotando rapidamente estratégias de BYOD para capitalizar a oportunidade. E os funcionários? Amando isso! 60% dos funcionários dizem que a tecnologia móvel os torna mais produtivos! Outros quatro em cada dez (40%) reconhecem que isso aumenta sua criatividade. Basicamente, você não é o único a anotar ideias brilhantes em seu celular enquanto está sentado no trono de porcelana.

2. Nação Colaborativa

Lançamos muitas estatísticas para você, mas ainda não terminamos. A colaboração aprimorada dos funcionários é um dos principais impulsionadores dos negócios para 62% das empresas americanas, e é provavelmente por isso que alguns se referem à UC como soluções de colaboração e comunicações unificadas (UCC).

A comunicação de informações é obviamente uma necessidade empresarial. Mas é apenas a primeira etapa do processo. Por exemplo, se você está jantando e sua refeição é insípida, provavelmente não comunicará apenas o problema: “Esta refeição está insípida”. Em vez disso, você comunicará o problema, a solução e atribuirá uma tarefa: “Esta refeição está sem graça. Stacie, você pode me passar o sal, por favor”. E é assim que as ferramentas de colaboração funcionam: elas apresentam problemas com soluções e depois os dividem em soluções menores com metas rastreáveis.

A introdução de ferramentas de colaboração como parte de sua estratégia de UC não apenas faz sentido, mas também economiza tempo e, novamente, evita a compra de equipamentos desnecessários. Uma tela compartilhada em uma videoconferência online é mais barata e tão eficaz quanto uma sala de reunião com projetor. Além disso, uma videoconferência é muito mais fácil de agendar e executar do que uma reunião presencial, especialmente quando muitos de seus funcionários estão remotos ou sem mesa.

Enviar e-mails, fazer ligações e postar informações em quadros de avisos são métodos desatualizados para alcançar seus funcionários remotos, diabos, todos os seus funcionários. O mercado já existe para você ir além e alcançar cada funcionário, então abra os olhos e encontre a solução certa para você, sua empresa e seus funcionários.

3. Afetando a Eficácia

Comunicações Unificadas são, fundamentalmente, sobre comunicações humanas eficazes. No entanto, muitas tarefas podem ser transferidas para as máquinas por meio da automação ou facilitadas pelo processamento digital.

Por exemplo, em vez de tentar entrar em contato com alguém em sua empresa, sem saber quando essa pessoa pode responder, sua solução de UC de escolha pode oferecer um recurso de presença, para que você possa ver se a pessoa que procura está disponível para chamadas, ou de outra forma engajado. Metade das empresas que usam um recurso de presença relatou 'menos mensagens repetidas' ou 'marcação telefônica' - com muitos funcionários economizando até três horas por semana ou 150 horas por ano .

Lembra dos faxes? E como era irritante obtê-los em formato de papel, em vez de arquivos em um servidor ou e-mails? Lembra de ter que digitar o conteúdo do fax no computador? Este ritual ineficaz e arcaico tornou-se obsoleto com a UC, e a floresta tropical agradece por isso.

Isso é apenas a ponta do iceberg. Existem inúmeros exemplos de usos brilhantes de comunicações unificadas, interconectando canais de mídia social com canais não digitais e permitindo uma tomada de decisão mais rápida, um trabalho mais inteligente e muito tempo economizado.

Mas com muitas opções, recursos e aplicativos, surgem desafios.

Os desafios da comunicação unificada para pequenas empresas

As plataformas de comunicações unificadas têm muito a oferecer. Tradicionalmente, as plataformas de UC foram feitas para grandes organizações complexas e lentas. também conhecidas como empresas. Essas UCs ​​desenvolvidas eram igualmente complicadas e complicadas. Eles exigiam equipes locais para gerenciar, servidores locais para executar e um investimento monetário significativo em hardware, software e suporte.

A tecnologia de nuvem mudou tudo isso e fez a UC fazer sentido para empresas menores e até mesmo para negócios locais. À medida que a UC evolui para atender às necessidades das PMEs, os gerentes de TI e os proprietários de negócios geralmente sofrem com as dores do crescimento.

Alguns dos desafios que as PMEs enfrentam hoje ao escolher e implementar uma solução de UC são o que você pode chamar de problemas de “legado” que permaneceram no mercado desde os dias em que ele visava apenas grandes organizações e empresas. Outras são exclusivas do segmento de PME e muitas vezes podem ser ignoradas ao escolher uma mentalidade “empresarial” para implementar uma solução de PME.

Então, o que pode potencialmente ficar entre você e o paraíso da comunicação unificada?

1. Custos altos – De acordo com pesquisa da Jabra [PDF], 73% das empresas com mais de 5.000 funcionários citaram o custo como um obstáculo para a implantação da UC .Embora as soluções em si possam não ter um preço muito alto, o hardware, o suporte e a equipe necessários para executar os sistemas podem realmente aumentar. Sem falar no custo do treinamento, que é muito influenciado pela interface de usuário que a solução oferece.
2. Mau UX (experiência do usuário) – 71% dos funcionários pesquisados ​​usam apenas algumas das ferramentas de comunicação que seus empregadores disponibilizam para eles.Quando perguntados por que, mais de um terço admitiu que simplesmente não sabia como usar algumas das ferramentas oferecidas pela plataforma UC em sua organização. Claro, você pode gastar muito dinheiro treinando seus funcionários em todos os recursos brilhantes de sua solução de UC, mas sem uma interface fácil de usar que não seja desenvolvedor de software (leia-se normal), as pessoas realmente usarão e ousamos dizer amor, é dinheiro liberado no banheiro do software .
3. Resistência dos funcionários – As pessoas não gostam de mudanças.Ajustar-se a novas ferramentas de comunicação e desenvolver novos hábitos já é bastante difícil, mas as pessoas trazem suas ansiedades para trabalhar com elas. Alguns odeiam “anunciar” sua disponibilidade para seus colegas de trabalho. Outros ficam totalmente paranóicos, pensando que seus chefes os estão espionando por meio de seus telefones e computadores . Portanto, é importante incluí-los no processo de avaliação e seleção , mas mesmo assim – o sucesso não é garantido.
4. Questões de interoperabilidade – Sistemas legados antigos não funcionam bem com novas soluções de UC.Então, às vezes, em vez de tornar as coisas mais eficazes, eles acabam criando coisas piores. Outra questão a considerar são as limitações de largura de banda. Um sistema de UC usado por todos os funcionários do escritório pode sobrecarregar a rede local, e muitas vezes é difícil prever os requisitos de largura de banda ao configurar uma solução de UC.

Comunicações unificadas para PME hoje (e amanhã)

As comunicações unificadas não são mais um jogo apenas para os grandes. Comunicações unificadas como serviço (UCaaS) e fornecedores baseados em nuvem agora oferecem soluções com preços competitivos para empresas de todos os tamanhos.

Também não falta demanda: “a maioria das pequenas empresas (86 por cento) está considerando o uso de sistemas de comunicações unificadas (UC) baseados em nuvem como uma possível solução para suas necessidades de comunicação, substituindo suas contrapartes mais tradicionais baseadas em instalações” [PDF].

Não há dúvida de que a implantação rápida e barata de serviços em nuvem continua sendo o principal impulsionador da adoção de UC em pequenas e médias empresas. Mas ainda há um longo caminho a percorrer antes que o paraíso da comunicação unificada que imaginamos seja uma realidade. Os problemas de compatibilidade e interoperabilidade estão lentamente, mas certamente, sendo superados com a consolidação do fornecedor e as opções de integração da API.

Além disso, empresas e fornecedores estão começando a entender que a parte mais importante da implementação de uma solução de UC é garantir que ela realmente beneficie os negócios . E isso só pode ser alcançado por meio de uma avaliação completa das necessidades de negócios, envolvimento dos funcionários na implementação e melhores interfaces de usuário.

O futuro da UC para PMEs é brilhante e, embora ainda haja desafios, está claro que, para a maioria das empresas, é uma decisão sábia.

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