Unificação: uma poderosa solução de software tudo-em-um por um único fornecedor

Mesmo as pequenas e médias empresas realizam negócios em nível global, o que exige altos níveis de comunicação e visibilidade entre as unidades de negócios. Quando uma mão não sabe o que a outra está fazendo, uma pequena empresa não pode crescer. Portanto, a maioria das pequenas empresas modernas pode se beneficiar de aplicativos mínimos de CRM, rastreamento de dados, comunicação e calendário trabalhando em sincronia para manter todos alinhados e focados nas tarefas.

Embora cada programa possa operar por conta própria, é na colaboração deles que reside a verdadeira produtividade. O esforço para reconciliar informações entre aplicativos é significativo e propenso a erros humanos – a entrada manual de dados geralmente é necessária – e sistemas remendados ou desconexos criam silos. Somente quando as soluções são unificadas e as ferramentas são integradas nativamente umas com as outras, as empresas podem se beneficiar de serviços de aplicativos cruzados, como automação, IA/ML e pesquisa abrangente, que servem para economizar tempo e energia das empresas.

Há mais de uma maneira de unir programas diferentes em um ecossistema de negócios e nem todos são criados iguais. Acredito que o conceito de “unificação” produz os números mais fortes em taxa de adoção interna, aquisição de clientes e ROI. Plataformas qualificadas, incluindo Zoho One, oferecem dezenas de aplicativos a partir dos quais os clientes podem personalizar o pacote de software que funciona melhor para suas necessidades de negócios.

Continue lendo para saber mais sobre a unificação, seus benefícios e como desbloquear seu potencial:

O problema da integração

O software empresarial destina-se a resolver problemas, não causar novos, e as empresas geralmente tentam obter o máximo de sua tecnologia montando um conjunto de aplicativos ad-hoc, o que adiciona desafios de implementação desnecessários, principalmente para pequenas empresas que não possuem suporte de TI.

Essa prática é bastante comum em tecnologia, onde é conhecida como integração por meio de APIs ou a capacidade de sistemas de diferentes fornecedores se comunicarem entre si. Talvez um aplicativo de calendário permita que os usuários participem de videochamadas em uma plataforma separada ou um software de fatura capture pagamentos usando um processo de transação seguro desenvolvido por um concorrente. Os clientes gravitam para a integração porque muitas vezes permite que eles construam um sistema interno mais responsivo e comunicativo sem alterar nenhum fornecedor.

O principal problema com a integração é que não há garantias de que os programas sempre funcionarão tão bem uns com os outros. Muitas vezes, um grande fornecedor é mais incentivado a incentivar a migração para suas próprias plataformas do que a atualizar continuamente a capacidade de incluir concorrentes em seu ecossistema.

Quando esses diferentes softwares conseguem ser coerentes, a experiência pode ser bastante desigual. Os problemas variam de problemas tão simples quanto diferentes tipos de arquivos proprietários até a falta de responsabilidade quando ocorrem violações de segurança.

Como é a unificação

À primeira vista, a unificação se assemelha à integração no que ela permite: aplicativos díspares unidos em conjunto para dar suporte a todas as operações de negócios. No entanto, na unificação, o ecossistema digital é composto por aplicativos que são todos originários do mesmo fornecedor, como seriam no Zoho One. O conceito produz uma plataforma tudo-em-um, em vez de uma que precisa se esforçar um pouco para sincronizar tudo.

Na melhor das hipóteses, a unificação parece perfeita. Imagine digitalizar uma fatura usando um telefone celular, enviar o arquivo para um software de cobrança que envia um ping ao cliente e processa o pagamento, atualizando automaticamente as notas do cliente em um CRM e coletando dados acionáveis ​​em cada etapa do processo. Embora esse fluxo de trabalho seja possível em vários sistemas, um sistema unificado garante que nenhuma informação se perca na tradução nem que uma peça do quebra-cabeça se torne obsoleta.

Os sistemas unificados são adotados mais rapidamente pelos funcionários do que os integrados. Por um lado, a UI/UX em todos os aplicativos unificados é basicamente a mesma - porque todos são feitos pelo mesmo fornecedor e, do ponto de vista da marca, é de seu interesse manter uma interface consistente. Os elementos de um sistema unificado geralmente interagem entre si a partir dos próprios aplicativos, economizando o tempo dos funcionários na busca pelo que precisam. Por exemplo, o Zoho Workspace, um componente central do Zoho One, funciona como um painel personalizado e fornece visibilidade do funcionamento de seus pares.

Além disso, os sistemas unificados possuem medidas de segurança muito mais altas do que poderiam ser montadas entre os concorrentes - e as atualizações de software podem ser enviadas para todos os aplicativos de uma só vez.

O que a unificação permite

Além dos benefícios mais gerais da unificação, como tranquilidade e capacitação dos funcionários, a composição de plataformas unificadas permite que as equipes reduzam processos de trabalho redundantes e aumentem a comunicação em toda a organização.

Em particular, aqui estão alguns benefícios visíveis:

• Coleta e análise automática de dados: Os sistemas integrados são compostos de elementos individuais que são constantemente alimentados com dados, mas geralmente esses dados permanecem em silos e só podem ser usados ​​por um fornecedor. A unificação corrige essa falta de comunicação oferecendo visibilidade total em todos os aplicativos; os dados podem então ser coletados e analisados ​​por qualquer funcionário da organização. Na verdade, algumas plataformas, como Zoho One, utilizam IA para classificar processos automaticamente e apresentar dados como visualizações compartilháveis.

• Agrupamento personalizado: os clientes não precisam se inscrever em todos os aplicativos em um sistema unificado – empresas em crescimento não podem antecipar todas as iniciativas futuras. Muitas vezes, os fornecedores constroem modelos de preços personalizados que incluem a funcionalidade de que uma empresa precisa e a flexibilidade de adicionar ou subtrair conforme necessário ao longo do tempo. Esse processo parece relativamente indolor em comparação com o incômodo de rastrear um fornecedor totalmente novo para aprimorar um sistema integrado.

• Correção de erros Swift: Os usuários também podem esperar que menos erros persistam com a unificação. Quando os fornecedores têm visibilidade de todas as facetas das experiências de CX/UX de seus clientes, eles podem solucionar problemas rapidamente e implantar correções de bugs em todo o ecossistema. Em alguns casos, as empresas que praticam a unificação podem antecipar problemas antes que eles surjam – elas conhecem cada idiossincrasia de seus aplicativos.

Um futuro unificado do trabalho

Os fornecedores de tecnologia vêm praticando a diversificação há algum tempo, o que significa que estão aumentando sua linha de produtos e expandindo as ofertas atuais para proteger seus negócios contra uma recessão ou mudança sísmica no setor. Em breve, essas empresas poderão permitir que seus relacionamentos com os clientes evoluam naturalmente, garantindo ao mesmo tempo uma funcionalidade completa e sem atritos. Os concorrentes não estarão pulando para aumentar o nível de integração de seus produtos se estiverem criando seus próprios aplicativos, então a hora de abandonar um sistema integrado para um unificado é agora.