Você pode usar uma conta bancária comercial para uso pessoal?

Um leitor pergunta:

Recentemente, fui contratado como contador de uma pequena empresa manufatureira.Meu chefe, o proprietário,usa a conta bancária da empresa para uso pessoal- e isso está me deixando louco!Ele saca dinheiro com cartão de débito para despesas pessoais.

Na semana passada, sua esposa comprou uma TV de tela grande para sua casa usando um cheque em branco que ele assinou da conta comercial.De um dia para o outro nunca sei quanto dinheiro o negócio vai ter.

Expliquei que é uma prática recomendada separar fundos comerciais e pessoais, mas ele me disse que não importa, já que a empresa é uma LLC e ele é o único proprietário.Quem está certo?Meu chefe?Ou eu?E o que devo fazer?

— Roxanne de Nova York

Por que não usar uma conta bancária comercial para uso pessoal

1. Torna mais difícil gerenciar o fluxo de caixa

Quando você mistura fundos comerciais e pessoais, a situação do fluxo de caixa da empresa pode se tornar confusa e mais difícil de prever.

Por exemplo, a empresa pode não ter fundos suficientes quando uma conta comercial essencial vence. Isso pode acontecer porque o proprietário opta por pagar as despesas pessoais da conta comercial ao mesmo tempo.

Alguns empresários simplesmente olham para o saldo bancário, veem um valor positivo e pensam que podem gastar livremente. Essa mentalidade pode levar rapidamente a uma crise de fluxo de caixa, interrompendo a estabilidade financeira do negócio.

2. Corrói a proteção de responsabilidade pessoal

Um proprietário de uma corporação ou sociedade de responsabilidade limitada (LLC) pode ser responsabilizado pessoalmente por dívidas comerciais se elas combinarem fundos pessoais e comerciais.

Muitos proprietários estabelecem LLCs ou corporações precisamente para limitar sua responsabilidade pessoal por dívidas comerciais. No entanto, se o proprietário confundir as linhas entre finanças pessoais e empresariais, essa proteção de responsabilidade pode ser comprometida.

Em alguns casos, sabe-se que os tribunais “perfuram o véu corporativo”, responsabilizando o proprietário pelas dívidas comerciais.

Esse risco é particularmente alto para LLCs e corporações de um único proprietário, cujos proprietários podem pensar que a separação de fundos não importa, pois são o único proprietário.

Isso pode sair pela culatra significativamente, especialmente se o negócio fechar, deixando para trás dívidas comerciais que um credor não pago pode perseguir o proprietário para recuperar.

3. Exagera ou subestima as deduções fiscais

Para serem consideradas deduções fiscais comerciais, as despesas devem ser para fins comerciais. Quando as contas pessoais são pagas com uma conta bancária comercial, isso complica a identificação das despesas comerciais reais.

Como resultado, você pode perder deduções legítimas. Como alternativa, você pode categorizar erroneamente as despesas pessoais como relacionadas aos negócios, levando a multas e uma pesada conta de impostos do IRS se você for auditado.

A gravidade desse problema aumenta quando os empresários negligenciam manter seus registros financeiros atualizados.

Muitas vezes, os proprietários esperam até a hora do imposto para categorizar as despesas. Quando chega esse momento, as memórias desaparecem e os proprietários se veem vasculhando pilhas de recibos, lutando para distinguir entre despesas pessoais e profissionais. Este cenário está propício a erros dispendiosos.

4. Torna a contabilidade desnecessariamente complexa

5. Leva a objeções de outras partes interessadas

Ter uma distinção clara entre finanças pessoais e empresariais é crucial para manter a transparência e a confiança com outras partes interessadas.

Acionistas, investidores e parceiros de negócios podem ficar preocupados rapidamente se perceberem que você está tratando o negócio como seu cofrinho pessoal.

Tal comportamento pode levantar sérias questões sobre a integridade da gestão financeira do negócio e minar a confiança daqueles que investem em seu sucesso.

O fundador da WeWork descobriu isso da maneira mais difícil. A empresa de alto nível, que já foi avaliada em US$ 47 bilhões, entrou com pedido de IPO no verão de 2019. As divulgações de arquivamento revelaram a autonegociação do fundador, incluindo empréstimos pessoais que ele obteve da empresa a taxas abaixo do mercado.

Em outras palavras, o fundador estava desviando fundos da empresa para fins pessoais.

O maior investidor da empresa o obrigou a deixar o cargo de CEO. No final, ele teve que se demitir da empresa que fundou!

WeWork é um exemplo de alto perfil. Lembre-se, porém, mesmo em uma pequena empresa sem planos para uma oferta pública inicial, as partes interessadas podem processar por apropriação indevida de fundos, fraude ou violação do dever fiduciário.

Portanto, se houver outros proprietários ou investidores, o pagamento de despesas pessoais de uma conta comercial acabará por alcançá-lo.

6. Pode negar parte do benefício do Subcapítulo S

Contas combinadas podem prejudicar o melhor plano tributário do Subcapítulo S.

Um subcapítulo S é uma eleição que você faz com o IRS para tratar os impostos como um repasse e evitar a dupla tributação da corporação e do proprietário.

Outra vantagem de um Subcapítulo S é que ele pode reduzir os impostos trabalhistas (impostos do Medicare e da Seguridade Social) para o proprietário.

Aqui está como funciona. O proprietário torna-se funcionário da empresa. Contanto que receba um salário razoável, o proprietário não precisa pagar impostos trabalhistas sobre distribuições corporativas além do salário.

No entanto, se o proprietário receber distribuições não salariais sem manter um bom controle de quanto está gastando, poderá entrar em conflito com o IRS.

Como? Aceitando distribuições que superam em muito seu salário. A lei tributária exige que o salário do proprietário não seja excessivamente baixo em comparação com as distribuições de lucro.

O que pode acontecer é o proprietário perder a noção de quanto está tirando da empresa para fins pessoais. Isso é fácil de fazer quando você mistura despesas pessoais e comerciais e não possui bons controles contábeis.

Como afirma o Nolo.com, “se o IRS concluir que o proprietário de uma corporação S tentou sonegar impostos sobre a folha de pagamento disfarçando o salário do funcionário como distribuições corporativas, ele pode caracterizar novamente as distribuições como salário e exigir o pagamento de impostos e multas trabalhistas, que podem incluir imposto sobre a folha de pagamento. penalidades de até 100% mais penalidades por negligência.”

7. Torna mais difícil lucrar e crescer

Quanto mais disciplinada for uma empresa em relação às finanças, maior será a probabilidade de sucesso. Se você é negligente ao lidar com contas bancárias, isso pode fazer com que sua empresa não tenha disciplina fiscal de outras maneiras. E isso coloca um impedimento desnecessário na sua frente.

Quaisquer relatórios financeiros podem mostrar uma imagem imprecisa do negócio, porque podem incluir despesas pessoais. Como no mundo você pode gerar uma demonstração útil de lucros e perdas (P&L) sem dados limpos?

No mínimo, você terá que parar para limpar seus dados primeiro. Isso rouba a capacidade de geração de relatórios em tempo real.

No geral, ao misturar fundos pessoais e empresariais e não manter a disciplina, torna-se mais difícil administrar o negócio em busca de lucros e sucesso.

Melhores práticas para despesas comerciais e pessoais

É comum que as pequenas empresas comecem com o proprietário usando fundos pessoais para alavancar o empreendimento. Assim, do ponto de vista do proprietário, pode parecer perfeitamente aceitável continuar misturando finanças pessoais e empresariais.

De fato, uma pesquisa revelou que 27% dos proprietários de empresas admitiram usar a mesma conta para fins pessoais e comerciais.

No entanto, a mistura de fundos torna-se problemática quando o negócio está em plena operação. Portanto, para manter a clareza financeira e evitar possíveis problemas, é recomendável seguir estas oito práticas recomendadas:

Contas bancárias pessoais e comerciais separadas

Um pequeno empresário deve sempre ter duas contas correntes: uma conta pessoal e uma conta comercial.

É muito mais fácil quando você mantém seus negócios e sua vida pessoal separados e bem organizados. Leia mais com a especialista em impostos Barbara Weltman sobre por que você precisa separar as finanças da sua empresa.

Receba um salário

O proprietário de uma pequena empresa deve estabelecer um salário consistente para si. Se a estrutura de negócios for uma corporação ou Subcapítulo S, o proprietário deve se tornar um empregado. Isso cria um fluxo de renda regular, reforçando a separação de fundos pessoais e comerciais.

Para um único proprietário, é útil estabelecer uma retirada ou transferência regular a cada duas semanas para uma conta pessoal.

Essa abordagem estruturada evita mergulhos imprevisíveis em contas comerciais para necessidades pessoais. Além de promover uma boa disciplina fiscal, também aumenta a transparência financeira, dois fatores cruciais para o crescimento sustentável e a longevidade do negócio.

Distribuições de Take Profit em montantes fixos

Muitos proprietários individuais e proprietários de LLC geralmente recebem distribuições de lucro, além de seu salário. Essa prática é totalmente aceitável e pode fornecer flexibilidade financeira extra.

No entanto, é crucial fazer isso com responsabilidade. Saques irregulares ou pagamentos aleatórios de contas pessoais de contas comerciais podem criar caos financeiro. Em vez disso, as distribuições devem ser tomadas como montantes fixos planejados, uma vez ou algumas vezes por ano.

Esses eventos planejados podem ser incorporados ao planejamento tributário e de aposentadoria e fazer parte da estratégia de crescimento do negócio.

Essa abordagem ajuda a manter a clareza da saúde financeira do negócio e garante que os fundos sejam usados ​​com sabedoria e não sejam desperdiçados em gastos impulsivos.

Use cartões de crédito separados

Mantenha bons registros de impostos

Mantenha seus registros fiscais atualizados durante todo o ano. O impacto da procrastinação pode ser caro.

Uma boa manutenção de registros ajuda você a ficar longe de problemas fiscais. Muitas vezes, não é má intenção que coloca os proprietários de pequenas empresas em maus lençóis com o IRS e outras autoridades fiscais. Em vez disso, a má contabilidade e a falta de documentação causam problemas desnecessários. É um erro forçado.

A má manutenção de registros também pode fazer com que você pague mais impostos.

Um bom planejamento tributário se torna difícil quando você não tem uma imagem financeira clara. Portanto, é provável que você chegue na hora do imposto apenas para descobrir que havia estratégias que poderia ter empregado para reduzir os impostos.

Mas como você não tinha bons livros e a capacidade de olhar para o futuro antes do final do ano fiscal, você perdeu.

Gerenciar para um orçamento

Nos negócios, é mais provável que você prospere e seja bem-sucedido se definir metas e um orçamento.

Isso inclui definir um orçamento para pagar a si mesmo um “salário”.

Não basta retirar dinheiro de sua conta bancária em dribs e drabs. Você não terá uma imagem clara de qual é a sua taxa de queima de despesas mensais para o negócio. Sua taxa de queima deve ser gravada em seu cérebro!

Como proprietário, você também precisa saber quantas vendas precisa fazer a cada mês para cobrir sua taxa de queima.

É muito mais provável que você atinja seus objetivos se sempre souber EXATAMENTE o que é necessário para obter lucro a cada mês. Em suma, você deve sempre saber:

• quanto sua empresa precisa ganhar e
• quanto pode gastar.

Certifique-se de executar uma declaração mensal de lucros e perdas e outros relatórios financeiros. Eles ajudam você a permanecer no caminho certo.

Pague sempre as obrigações em dia

Pagar obrigações em dia é fundamental na gestão empresarial. Negligenciar o cumprimento dessas responsabilidades financeiras pode levantar bandeiras vermelhas sobre o uso pessoal de fundos comerciais.

Tudo pode parecer bem até que a empresa comece a perder pagamentos e, em seguida, os problemas rapidamente se tornem uma bola de neve. Portanto, é uma regra prática estabelecida nos negócios pagar a todos que você deve em dia.

Essa prática responsável ajuda a evitar muitos problemas legais e promove a confiança entre sua empresa e seus parceiros ou credores. Além disso, garante o bom funcionamento do seu negócio, evitando qualquer interrupção por falta de pagamento de serviços ou suprimentos críticos.

Respeite as outras partes interessadas

Se o seu negócio envolve investidores, parceiros, acionistas ou membros da LLC, é de extrema importância lidar com os fundos com a máxima integridade. Lembre-se de que essas partes interessadas têm um interesse legítimo em como os fundos comerciais são usados.

Eles precisam de transparência e têm o direito de participar das decisões sobre questões financeiras. Ao manter as despesas comerciais e pessoais separadas e aderir às melhores práticas, você mantém uma abordagem comercial transparente e responsável.

Isso não apenas aumenta a confiança das partes interessadas, mas também evita a percepção de conduta financeira inadequada, reforçando a reputação do seu negócio.

Em conclusão, usar uma conta comercial para atender às necessidades financeiras pessoais é uma prática imprudente e perigosa.

É uma abordagem que pode prejudicar a saúde financeira e a estabilidade do negócio e potencialmente levar a repercussões legais.

Seja um empresário mais inteligente. Adote a disciplina financeira, mantenha limites claros entre finanças pessoais e empresariais e siga as melhores práticas para administrar seus negócios com sucesso.

Aqui está uma tabela de comparação simplificada para resumir os possíveis problemas com o uso de uma conta bancária comercial para uso pessoal e as práticas recomendadas para evitá-los:

Todas as respostas às perguntas dos leitores vêm do Conselho Editorial do Small Business Trends, com mais de 50 anos de experiência comercial combinada.Se você gostaria de enviar uma pergunta,envie-a aqui.

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