Videoconferência em casa: dicas para se tornar um profissional

Publicados: 2023-08-11

A videoconferência em casa está se tornando cada vez mais comum devido a mais pessoas trabalhando remotamente.

Esteja você trabalhando remotamente temporariamente, trabalhando em casa permanentemente ou planejando videoconferências em um escritório, é importante sair o mais profissionalmente possível durante essas videochamadas. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a aproveitar ao máximo esse estilo de comunicação.

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Conferência de casa

Há três áreas que precisam ser abordadas quando você está em uma conferência em casa:

Aparência profissional – Uma das primeiras coisas que as pessoas notam quando você fala com elas em um vídeo é sua aparência. Quer se trate de luz, som ou vestido, seus visuais precisam parecer profissionais.
Atuando profissionalmente – A videoconferência é uma atividade relacionada ao trabalho. Portanto, mesmo se você estiver em casa, prepare-se como faria se estivesse no escritório. Evite multitarefa ou vasculhar sua mesa em busca de materiais. Se precisar falar com um membro da família ou fazer qualquer barulho não relacionado, certifique-se de usar o recurso mudo!
Evitando distrações – A videoconferência com familiares, animais de estimação e campainhas em segundo plano pode ser difícil. No entanto, é importante tentar limitar essas distrações enquanto estiver em chamadas com colegas ou clientes.

videoconferência de casa

Parecer profissional em uma chamada de vídeo

Ter aparência e soar profissionais em videochamadas significa assumir o controle do seu ambiente. Não se trata apenas de sua aparência individual; trata-se também de obter a melhor aparência e som ao seu redor. Aqui estão algumas das áreas mais importantes a serem consideradas.

Iluminação

Ninguém quer parecer que está sentado em uma caverna. Aqui estão algumas dicas sobre como otimizar a fonte de luz para suas videochamadas.

Enfrente sua fonte de luz: quando a luz vem de trás de você, seu fundo fica iluminado, mas seu rosto fica escuro. As pessoas em uma videochamada querem ver você, então posicione a luz à sua frente ou coloque o laptop na frente de uma janela ou luminária para obter a melhor imagem.
Inclua várias luzes: uma única fonte de luz pode criar uma tonelada de sombras, o que pode distrair durante uma reunião. Se possível, vá para uma sala com várias janelas ou use uma luz suspensa e uma lâmpada para obter luz de várias direções.
Use luz natural quando possível: a luz solar tende a parecer mais uniforme e menos dura do que a luz artificial. Portanto, se você estiver fazendo uma videoconferência durante o dia, procure encontrar um espaço com muitas janelas para aproveitar a melhor luz natural.
Considere um Ring Light: Às vezes, a luz natural não é uma opção. Se você costuma fazer videoconferência à noite ou se seu escritório doméstico fica em um porão, uma fonte de luz dedicada pode ser benéfica. Um anel de luz fornece a melhor cobertura uniforme bem na frente do seu computador.
Teste sua iluminação: simplesmente olhar para si mesmo na câmera pode ajudá-lo a determinar se precisa de mais ou menos luz ou se precisa mudar de direção.

chamada de vídeo de casa

Roupas

Vestir-se bem em uma videochamada é tão importante quanto pessoalmente, portanto, certifique-se de estar no seu melhor. Aqui estão algumas dicas sobre como se vestir adequadamente.

Não use xadrez ou risca de giz: quando você usa esses padrões em uma videochamada, o movimento pode criar uma distração visual para os outros participantes.
Atenha-se a tons moderados: preto e branco podem ser profissionais quando você está trabalhando em um ambiente de escritório, mas podem afetar as configurações de luz de sua videochamada. Se a câmera detectar toneladas de branco brilhante, por exemplo, ela pode se ajustar e fazer com que o restante da tela pareça mais escuro.
Vista-se casualmente: mesmo que você passe a maior parte dos dias trabalhando de moletom, uma videochamada exige algum profissionalismo. Não use algo que não usaria para se encontrar pessoalmente com clientes ou colegas.
Vista-se completamente: você pode ficar tentado a se vestir apenas da cintura para cima, pois é provável que essa seja a única parte de você que as pessoas verão. No entanto, você nunca sabe se terá que se levantar para obter materiais de apresentação ou outra coisa. Atenha-se a roupas casuais de negócios completas, para estar seguro.
Use algo que faça você se sentir confiante: Embora o profissionalismo seja importante, você ainda quer se sentir confortável e confiante. Use os itens que fazem você se sentir pronto para se comunicar livremente e se concentrar no conteúdo de sua reunião.

videoconferência de casa

Câmera

Sua câmera é o que permite que você realmente se conecte com outros participantes visualmente. Use estas dicas para garantir uma conexão suave.

Coloque a câmera no nível dos olhos: Colocar a câmera abaixo ou acima pode criar um ângulo estranho para o vídeo. Além disso, é mais provável que você realmente olhe para a câmera em vez de para si mesmo na tela se estiver no nível dos olhos.
Encontre a posição certa: Idealmente, sua câmera deve mostrar sua cabeça e ombros, ou talvez a metade superior de seu tronco. Experimente o posicionamento do computador e da cadeira para encontrar a distância certa.
Use um fundo neutro: Toneladas de desordem no fundo do seu escritório podem distrair e não ser profissionais. Encontre um local que pareça arrumado e não inclua nada potencialmente sensível ou embaraçoso.
Considere um plano de fundo virtual: alguns programas como o Zoom oferecem a opção de usar planos de fundo virtuais, para que você possa optar por fazer sua reunião em frente a um horizonte ou outra foto de sua escolha. Você precisará de um plano de fundo simples para que esse recurso funcione. E você só deve usar esta opção se não for distrair os participantes ou parecer pouco profissional.
Limite de atraso: às vezes, sua câmera pode atrasar os movimentos ou congelar se houver muita tensão na sua conexão com a Internet. Na medida do possível, feche outras guias do computador e desconecte outros dispositivos durante as chamadas.

Som

Os outros participantes também precisam ser capazes de ouvi-lo quando for sua vez de compartilhar. Essas dicas podem ajudá-lo a transmitir a mensagem com clareza.

Cuidado com atrasos de som: Às vezes, o som fica lento durante uma chamada, o que pode fazer com que os participantes tentem falar ao mesmo tempo. Certifique-se de sinalizar que deseja falar antes de pular e falar sobre alguém.
Considere a compra de um microfone: se você faz chamadas de vídeo regularmente, o som integrado do seu computador pode não estar de acordo com seus padrões de qualidade. Você pode comprar um microfone separado e conectá-lo ao seu computador para que as pessoas possam ouvi-lo com mais clareza.
Use fones de ouvido: quando o som vem dos alto-falantes do computador, às vezes ele pode retornar ao microfone e criar um eco. Evite isso usando fones de ouvido.
Encontre um local silencioso: algumas partes da sua casa ou escritório provavelmente são mais silenciosas do que outras. Se possível, encontre um local com porta ou algum isolamento para limitar o ruído extra.
Fale com clareza: quando for sua vez de compartilhar, enuncie e projete para que as pessoas possam ouvi-lo claramente, assim como faria durante uma reunião pessoal.

Antes da reunião, teste a câmera e a qualidade do som para garantir uma conexão forte. Isso evita atrasos e confusão durante a chamada, o que pode parecer pouco profissional.

chamadas de vídeo de casa

Agir profissionalmente em uma chamada de vídeo

Seguir a etiqueta adequada de videoconferência ajuda as reuniões a serem mais tranquilas e garante que você não seja rude.

Lembre-se desses fatores em sua próxima ligação para manter o profissionalismo e a eficiência, aproveitando ao máximo o tempo de todos.

Foco

Não faça várias tarefas durante uma chamada. Mesmo que as pessoas não possam vê-lo, elas podem perceber quando você não está prestando atenção.

Muitas plataformas de videoconferência têm recursos que indicam quando você não está envolvido ativamente, como quando está navegando em outra janela. Permanecer atento não apenas mostra respeito, mas também garante que você esteja contribuindo e processando informações ativamente.

Mudo

Silenciar não é apenas uma cortesia - é essencial. Silenciar o microfone quando não estiver falando evita que comentários acidentais sejam transmitidos.

Essa prática garante que os ruídos de fundo do seu ambiente, como um toque de telefone ou campainha, não interfiram no fluxo da reunião. Ao silenciar, você protege a clareza da chamada para todos.

Use uma Agenda

Reuniões estruturadas são reuniões eficazes. Uma agenda fornece um roteiro para as discussões, permitindo que os participantes se preparem e se envolvam com eficiência.

Ao hospedar, esboce um esboço dos tópicos principais e compartilhe-o com antecedência. Isso garante que todos os participantes venham preparados, tornando a reunião mais proveitosa e minimizando desvios do assunto principal.

Mantenha os materiais próximos

Antecipação é a chave. Ao participar de uma reunião virtual, tenha todos os materiais pertinentes organizados e ao seu alcance. Isso minimiza interrupções e pausas incômodas enquanto você se esforça para localizar um documento ou slide de apresentação específico.

Uma configuração organizada exala profissionalismo e garante uma experiência de chamada mais tranquila para todos os envolvidos.

videoconferência de casa

Limpe sua tela

A preparação se estende ao seu espaço de trabalho digital. Se você pretende compartilhar a tela, certifique-se de que as guias e aplicativos não relacionados estejam fechados.

Desative qualquer notificação pop-up em potencial, seja de aplicativos de mensagens ou atualizações de software. Essa abordagem proativa garante que a reunião permaneça focada e os participantes não sejam expostos inadvertidamente a informações não relacionadas ou confidenciais.

Ser pontual

A pontualidade é uma prova de profissionalismo. Entrar tarde em uma videochamada envia uma mensagem inadvertida de desrespeito ou indiferença ao tempo dos outros.

Assim como você não entraria tarde em uma reunião pessoal, o mesmo princípio se aplica às reuniões virtuais. Priorize o gerenciamento de tempo para garantir que você esteja sempre pronto.

Faça contato com os olhos

Reuniões virtuais apresentam desafios únicos, sendo um deles manter uma conexão genuína. Mesmo em um ambiente digital, o contato visual desempenha um papel crucial.

Resista ao desejo de assistir ao seu próprio feed de vídeo ou se distrair. Olhar diretamente para a câmera, principalmente ao falar, reforça o engajamento e a atenção à discussão.

videoconferência de casa

Evitando distrações em uma chamada de vídeo

O ambiente de trabalho remoto apresenta várias distrações potenciais que podem prejudicar a eficiência e o profissionalismo das videochamadas. Aqui estão várias distrações comuns e estratégias para combatê-las.

Família

Filhos e cônjuges podem entrar em seu escritório ou fazer barulho do lado de fora. Embora seja natural que os membros da família fiquem curiosos ou precisem de ajuda, é essencial comunicar a eles a importância de suas reuniões.

Ao estabelecer limites e informá-los com antecedência, você pode minimizar as interrupções e manter um ambiente profissional.

crianças de videoconferência

animais de estimação

Nossos amigos peludos podem ser companheiros maravilhosos durante o dia de trabalho, mas podem não compreender a importância de suas reuniões virtuais. Um cão ansioso pode latir, ou um gato curioso pode desfilar em seu teclado nos momentos mais inoportunos.

Para mitigar essas possíveis interrupções, é aconselhável encontrar um espaço fechado e silencioso para suas chamadas.

Se isso não for viável, talvez você possa criar uma área de recreação ou brinquedos para ocupá-los durante a reunião, ou até mesmo considerar a possibilidade de recrutar um membro da família para mantê-los ocupados em outra sala.

Barulhos ao ar livre

Os sons externos, seja o zumbido do trânsito, crianças brincando ou toques esporádicos de campainhas, podem ser imprevisíveis e intrusivos.

Embora alguns ruídos estejam fora do nosso controle, tomar medidas preventivas pode reduzir drasticamente seu impacto. Procure um local em sua casa menos afetado por sons externos - seja uma sala voltada para o quintal ou um porão isolado.

Cortinas grossas ou vedações de janelas podem amortecer ainda mais os ruídos externos, garantindo que sua chamada permaneça profissional e ininterrupta.

Telefones

Nesta era de conectividade constante, nossos telefones estão sempre zumbindo com notificações, mensagens de texto ou chamadas. Embora sejam essenciais para a comunicação, podem ser prejudiciais durante uma videochamada, dividindo sua atenção.

Além de apenas definir o telefone como silencioso, considere colocá-lo com a face para baixo ou em outro cômodo.

O objetivo é criar um espaço onde você possa mergulhar totalmente na videochamada, demonstrando respeito e comprometimento com a conversa em questão.

E-mails

Com nossas vidas cada vez mais digitalizadas, uma enxurrada de notificações por e-mail, pop-ups ou alertas de bate-papo pode ser tão perturbador quanto qualquer interrupção física.

Essas distrações não apenas fragmentam sua atenção, mas também podem desviar o foco de outras pessoas se você estiver compartilhando a tela.

Antes de sua ligação, aloque alguns minutos para organizar seu espaço de trabalho digital. Feche as guias e aplicativos estranhos e, se necessário, ative os modos 'Não perturbe' em todos os aplicativos que possam causar interrupções. Isso promove um ambiente digital propício para discussões produtivas.

Visitantes

Mesmo em um ambiente de trabalho remoto, podem ocorrer visitas inesperadas de vizinhos, amigos ou familiares. Esses visitantes bem-intencionados podem não estar cientes de seus compromissos de videoconferência.

É benéfico compartilhar sua rotina de trabalho em casa com as pessoas ao seu redor. Considere colocar uma placa ou notificação educada de 'Não perturbe' na porta da frente durante reuniões cruciais.

Ao definir esses limites, você garante que seus compromissos profissionais sejam tratados com o respeito que merecem.

Conversa Irrelevante

A eficiência nas reuniões é muitas vezes comprometida por digressões. Embora seja da natureza humana se envolver em brincadeiras despreocupadas ou compartilhar anedotas pessoais, é essencial encontrar um equilíbrio.

Se você estiver moderando, gentilmente conduza a conversa de volta aos trilhos se ela desviar do assunto. Também é útil alocar horários específicos para bate-papos casuais, talvez no início ou no final da chamada, garantindo que a agenda principal não seja comprometida e ao mesmo tempo fomentando a camaradagem entre os participantes.

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O que fazer e o que não fazer em videoconferência

Navegar no mundo da videoconferência pode ser um pouco complicado, especialmente com tantos fatores a serem considerados.

Para ajudar a agilizar o processo e garantir que você se apresente da melhor maneira possível, aqui está uma tabela de comparação destacando o que fazer e o que não fazer para uma videochamada bem-sucedida.

Seja você um usuário ocasional ou em videochamadas diariamente, esta tabela serve como uma referência rápida e útil para manter suas interações virtuais profissionais e produtivas:

Aspecto	fazer	Não é
Aparência	Use traje casual de negócios.	Não use xadrez, risca de giz ou vista-se apenas da cintura para cima.
Iluminação	Utilize a luz natural; enfrentar sua fonte de luz.	Não deixe a luz vir de trás de você.
Câmera	Coloque a câmera na altura dos olhos; use um fundo neutro.	Não tenha itens confusos ou sensíveis em segundo plano.
Som	Use fones de ouvido; considere a compra de um microfone.	Não confie apenas no áudio integrado do computador; evitar ecos.
Comportamento profissional	Ser pontual; faça contato com os olhos; usar uma agenda.	Não multitarefa; evite conversas irrelevantes durante a chamada.
distrações	Avise a família sobre as reuniões; feche abas irrelevantes.	Não deixe os telefones no alto; evite ter animais de estimação no espaço de trabalho.

Conclusão

A conferência em casa com vídeo é uma ótima maneira de as pequenas empresas e seus funcionários manterem contato enquanto trabalham em casa.

Com essas dicas, você pode dar o seu melhor e parecer mais profissional enquanto realiza mais a cada sessão.

Imagem: Depositphotos.com