Como acessar o valor total das reuniões virtuais para pequenas empresas

As pequenas empresas podem não conseguir oferecer os recursos das grandes empresas e não podem prever, com 100% de certeza, como as coisas estarão internamente daqui a alguns anos. Eles ainda estão crescendo, afinal, e as perspectivas econômicas atuais parecem sombrias, às vezes. O que as pequenas empresas podem oferecer, porém, é atender os funcionários onde eles estão.

Uma plataforma de videoconferência confiável, poderosa e flexível faz maravilhas para pequenas empresas, mesmo que não realizem muitas reuniões. A tecnologia do software de reunião virtual evoluiu para incorporar análise, gerenciamento de tarefas e tempo e monitoramento do fluxo de trabalho disponível para todos os funcionários. Ele estabelece as bases para uma pequena empresa em desenvolvimento adicionar funcionários e estabelecer protocolos duradouros e sustentáveis, não importa o quão grande eles se tornem.

Aqui estão algumas considerações importantes que as pequenas empresas devem ter em mente ao comprar esta ferramenta de negócios principal:

Seguro e protegido

“Zoombombing” tornou-se uma piada corrente no início da pandemia do COVID-19, quando a maioria das operações de trabalho em todo o mundo mudou para online. A ideia era que um estranho pudesse invadir uma videochamada em andamento para causar confusão e trollar os participantes. O que começou como um aborrecimento inócuo se transformou em um risco de segurança que custou um bom dinheiro ao Zoom: a empresa pagou um processo de US$ 85 milhões em 2021.

Não é mais aceitável que o software de videoconferência tenha nada além dos mais altos padrões de segurança, e a maioria dos fornecedores intensificou seu jogo de proteção. Comece priorizando o software que suporta, ou mesmo requer, autenticação de dois fatores. Ele apresenta uma etapa extra, mas efetivamente bloqueia qualquer golpista sem acesso a vários dispositivos pertencentes a um usuário individual. Alguns fornecedores de software oferecem seu próprio software de autenticação e o uso dos dois juntos simplifica os esforços de segurança. Além disso, embora grande parte do software moderno de bate-papo por vídeo seja baseado em nuvem, faz sentido favorecer fornecedores que administram data centers físicos, adicionando um obstáculo adicional para os hackers passarem.

Muitos problemas podem ser evitados quando o software dá autoridade à pessoa que está executando a chamada. Procure ofertas que permitam ao host “bloquear” as chamadas em andamento. Isso garante que ninguém novo possa entrar, mesmo que tenha sido convidado ou tenha conseguido um link para a chamada. Priorize o software que encaminha as solicitações de compartilhamento e gravação de tela também para as pessoas que realizam as reuniões virtuais.

Juntos para sempre

Graças aos desenvolvimentos em SaaS, particularmente em recursos de automação, o software de reunião é capaz de se concentrar no que ocorre antes e depois da própria reunião. Por exemplo, se uma empresa está hospedando um webinar, o software pode permitir que os usuários personalizem convites ou enviem pesquisas pré-evento, enviando posteriormente por e-mail a todos os participantes uma transcrição da conversa, gerada automaticamente.

As pequenas empresas devem considerar investir em uma plataforma de reunião do mesmo fornecedor que executa o restante de seus aplicativos. Isso produz inúmeros benefícios, incluindo um maior nível de segurança devido à capacidade dos fornecedores de monitorar problemas de um local centralizado. A opção também desbloqueia as funções analíticas incorporadas na maioria dos softwares de videoconferência. Como continuação do exemplo de webinar acima, a solução de tecnologia certa pode extrair informações automaticamente quando a reunião for concluída, como os resultados de pesquisas ou figuras-chave discutidas em uma apresentação de slides, analisar alguns números e enviar os resultados a todos os participantes e funcionário. Os últimos destinatários encontrarão tarefas importantes adicionadas a seus calendários e números minuciosos incorporados em planilhas de rastreamento - tudo possível porque as diferentes partes do software se comunicam perfeitamente.

Pode ser tentador para as pequenas empresas renunciar a esse processo e simplesmente escolher o fornecedor que oferece a solução mais barata. A verdadeira economia vem da interoperabilidade de várias ferramentas relacionadas, agrupadas e precificadas como um pacote de aplicativos de colaboração.

Próximo ou distante

O software certo de videoconferência faz maravilhas pela experiência do funcionário. Quando unificados com outros aplicativos, os funcionários mantêm uma visão panorâmica da rotina diária e podem ajustar as tarefas rapidamente para executar quaisquer pivôs necessários. Ele também maximiza o tempo do funcionário, permitindo a distribuição de agendas antes das reuniões virtuais e permitindo quadros brancos virtuais durante a chamada.

No entanto, um bom software de reunião envia a mensagem de que uma empresa entende como seus funcionários trabalham.

As pequenas empresas devem priorizar o software de reunião com um componente móvel. Parece um dado adquirido - todas as empresas de tecnologia não deveriam criar aplicativos móveis para complementar suas ofertas de desktop? do que alguns podem pensar. Além disso, quando esse software opera em um sistema unificado, até mesmo as reuniões móveis são exploradas em busca de dados úteis para orientar e atualizar os fluxos de trabalho.

Como os funcionários se envolverão com o software, teoricamente, de todo o mundo, é importante que as pequenas empresas usem uma tecnologia que mantenha um registro de atividades para que os supervisores revisem após o fato. Se ocorrer uma violação de segurança, isso pode ser um recurso inestimável para rastrear o que aconteceu e corrigir a vulnerabilidade para durar por períodos de crescimento.

Padrões e práticas para reuniões virtuais

As pequenas empresas devem construir seu conjunto de software com a eficiência em mente. É fácil ignorar esse aspecto quando há apenas alguns funcionários que podem fazer exceções a todas as regras, mas quando a empresa crescer, será importante estabelecer as melhores práticas para quando novas contratações, principalmente novos gerentes, surgirem.

O software também estabelece um precedente: agora, quando algo importante surge, os funcionários são incentivados a realizar reuniões virtuais para disseminar informações, sabendo que serão comunicadas de forma eficaz e haverá uma trilha de papel virtual caso os fios sejam cruzados.

Mais importante ainda, o software de videoconferência economiza o tempo das pequenas empresas - uma mercadoria que empresas de todos os tamanhos devem proteger a todo custo.