O que é uma Declaração de Salários e Impostos do Formulário W2? O que empregadores e funcionários precisam saber

Você é um funcionário que está curioso sobre o que é uma declaração de salário e impostos do formulário W2 ou um empregador se perguntando se eles precisam fornecê-los? É essencial que empregadores e funcionários entendam suas responsabilidades quando se trata de formulários W2. Este documento fiscal tem implicações vitais para a declaração de impostos e é uma parte essencial do cenário financeiro de qualquer trabalhador. Neste artigo, explicaremos tudo o que você precisa saber sobre as complexidades do formulário W2, desde sua finalidade, conteúdo e prazos de distribuição. Vamos mergulhar!

O que é um Formulário W2?

Um formulário W2 é um formulário de imposto do Internal Revenue Service (IRS) usado para relatar salários, vencimentos e outras formas de remuneração pagas a um funcionário. Em essência, é um registro financeiro abrangente dos ganhos de um funcionário no ano. O empregador deve fornecer ao funcionário uma cópia do formulário W2 preenchido para que ele possa declarar seus impostos de forma correta e eficiente. Além de fornecer uma cópia ao funcionário, o empregador também é obrigado por lei a enviar cópias do formulário ao IRS e a quaisquer agências fiscais estaduais aplicáveis ​​para garantir a transparência e a conformidade.

Quem recebe o Formulário W-2 – Declaração de Salários e Impostos?

Um Formulário W2, também conhecido como Declaração de Salários e Impostos, é enviado a um funcionário que trabalhou para um empregador durante o ano fiscal. Quer o trabalho tenha sido a tempo parcial ou a tempo inteiro, o formulário é emitido pela entidade patronal no final do ano fiscal. Ele inclui informações detalhadas sobre os ganhos do funcionário, impostos retidos e qualquer remuneração recebida, garantindo um registro transparente da renda do funcionário para fins fiscais. É uma exigência que todos os funcionários recebam uma cópia deste formulário para declarar seus impostos. Os empregadores precisam enviar uma cópia deste formulário ao IRS e às agências fiscais estaduais aplicáveis.

Suas responsabilidades como empregador

Como empregador, você é obrigado por lei a fornecer aos funcionários um Formulário W2 no final do ano fiscal. Este formulário, que precisa ser preenchido com precisão e arquivado no prazo, é uma parte significativa das obrigações fiscais de sua empresa. Não se trata apenas de conformidade legal; um W2 oportuno e preciso também ajuda a manter um relacionamento positivo com seus funcionários. É importante que você mantenha registros meticulosos dos salários dos funcionários e impostos retidos ao longo do ano, pois essas informações serão refletidas no Formulário W2 e as discrepâncias podem levar a possíveis problemas com o IRS ou agências estaduais.

Como posso obter meu W-2?

Muitas pessoas ficam inseguras sobre como obter o formulário W-2, mas na verdade é bem simples. Aqui estão algumas dicas úteis sobre como proteger seu W-2:

• Entre em contato com seu empregador: Seu empregador é seu primeiro ponto de contato para os formulários W-2. Eles devem ser capazes de fornecer a documentação necessária ou instruções sobre como acessá-lo e baixá-lo on-line, se tal sistema estiver em vigor
• Faça login no seu sistema de folha de pagamento on-line: Se você tiver acesso on-line ao seu sistema de folha de pagamento, poderá baixar uma cópia do seu W-2 diretamente do site, tornando o processo rápido e sem papel.
• Entre em contato com a Social Security Administration (SSA): A SSA pode fornecer a você uma cópia do seu W-2 se você o perdeu ou não pode obtê-lo de seu empregador. Esta é uma opção de backup útil se você se encontrar em uma situação difícil.
• Solicite uma cópia do IRS: Se você não conseguir receber uma cópia de seu empregador, poderá solicitar uma substituição gratuita do IRS preenchendo o Formulário 4506–T. Essa é uma boa alternativa se outros métodos não forem bem-sucedidos.
• Use serviços de terceiros: Existem vários serviços de terceiros que podem ajudar a recuperar cópias do seu formulário W-2 se todos os outros métodos falharem. Essas empresas geralmente cobram taxas por esse serviço, por isso é aconselhável fazer a pesquisa adequada com antecedência para garantir que você esteja tomando uma decisão informada.

Quando os W-2s vencem em 2023?

Os W-2s para o ano fiscal de 2022 vencem até 31 de janeiro de 2023. Os empregadores devem emitir os formulários W-2 no final do ano civil e devem ser enviados até o último dia de fevereiro. Este é um prazo crucial, e sua falta pode levar a penalidades. É importante que os empregadores garantam que todos os funcionários recebam seus W-2s em tempo hábil, permitindo que preparem seus impostos com precisão e eficiência.

Quais informações o Formulário W-2: declaração de salários e impostos inclui?

Um Formulário W-2 de Declaração de Salários e Impostos fornece uma visão geral abrangente dos dados financeiros de um funcionário para o ano. Este documento atua como uma fonte única de informações vitais para declaração de impostos. A seguir está uma lista de detalhes incluídos no Formulário W-2:

• Nome, endereço e CPF do funcionário
• Nome, endereço e número de identificação do empregador (EIN) do empregador
• Ganhos totais, salários e gorjetas
• Valor do imposto de renda federal retido
• O valor dos impostos da Previdência Social e do Medicare retidos
• Impostos estaduais, locais e/ou municipais retidos
• Qualquer outro rendimento tributável ou deduções declaradas ao IRS

Como preencher o formulário W-2

Vamos ver como preencher o Formulário W-2 caixa por caixa abaixo…

Caixas AF

A caixa A é para o SSN do funcionário. Esse número é uma peça crítica de identificação pessoal para fins fiscais. As caixas B, C e D são para o EIN, endereço do empregador e número de controle. Esses detalhes fornecem informações importantes sobre o empregador. As caixas E e F são para o nome e endereço do funcionário, outro aspecto crítico da identificação pessoal para registros fiscais.

Caixa 1 – Salários, gorjetas, outras compensações

Esta seção contém o total de salários tributáveis, gorjetas e outras remunerações de seu funcionário. Inclui todas as formas de rendimentos sujeitos a tributação.

Quadro 2 – Retenção de Imposto de Renda Federal

Nele consta o valor total do imposto de renda federal descontado do salário do empregado ao longo do ano. Esse valor representa as contribuições fiscais federais pré-pagas do funcionário.

Caixas 3 e 4

Os salários brutos de seu funcionário e os impostos de Previdência Social retidos de seus salários são mostrados nessas caixas. Isso indica quanto de seus ganhos foram sujeitos a impostos de Segurança Social.

Caixa 5 – Salários e gorjetas do Medicare

Esta caixa mostra o valor dos salários e gorjetas sujeitos aos impostos do Medicare. Este é um detalhe importante, pois afeta diretamente os benefícios futuros do Medicare de seu funcionário.

Caixa 6 - Imposto do Medicare retido

Esta seção contém o valor total dos impostos do Medicare retidos do contracheque do funcionário. Como os impostos da Previdência Social, essas contribuições influenciam os benefícios do Medicare do funcionário.

Caixa 7 – Dicas de segurança social

Se aplicável, esta caixa contém a quantidade total de gorjetas relatadas a você por seu funcionário. Estas gorjetas contam como rendimentos do trabalho para efeitos de cálculo das contribuições para a Segurança Social.

Caixa 8 - Gorjetas alocadas

Esta caixa captura a quantidade de gorjetas alocadas ao seu funcionário, com base na receita de gorjeta relatada. Isso ajuda a fornecer uma imagem mais precisa dos ganhos totais do funcionário.

Caixa 9

Esta caixa não é mais usada e deve ser deixada em branco.

Caixa 10 - Benefícios de assistência a dependentes

Esta seção mostra a quantidade de benefícios de assistência a dependentes fornecidos por sua empresa. Pode incluir coisas como cuidados infantis financiados pelo empregador ou serviços de cuidados a adultos dependentes.

Quadro 11 – Planos não qualificados

Esta seção inclui o valor da remuneração diferida não qualificada paga ao funcionário. Ele cobre todos os pagamentos que não fazem parte de um plano de compensação diferida qualificado para impostos.

Caixa 12

Esta caixa inclui vários tipos de compensação e benefícios diferidos. Os planos 401(k) são Este processo pode diferir dependendo do software.

Caixa 13

Na caixa 13, há três caixas de seleção. O empregador deve assinalar se algum destes se aplica:

• Funcionário Estatutário: Refere-se a funcionários que, apesar de receberem salários, são tratados como autônomos quando se trata de impostos FICA (Segurança Social e Medicare). O IRS tem diretrizes específicas sobre quem se qualifica como funcionário estatutário.
• Plano de aposentadoria: Esta caixa deve ser marcada se o funcionário participou do plano de aposentadoria de sua empresa durante o ano fiscal. Isso pode afetar a capacidade do funcionário de deduzir contribuições para um IRA tradicional.
• Auxílio-doença de terceiros: Esta caixa deve ser marcada se um terceiro, como uma companhia de seguros, pagou auxílio-doença ao seu funcionário.

Caixa 14 – Outros

Na caixa 14, os empregadores têm a liberdade de relatar qualquer informação fiscal adicional que não caiba nas caixas padrão. Isso pode incluir itens como contribuições sindicais, cobertura de saúde patrocinada pelo empregador ou contribuições após impostos para um plano de aposentadoria.

Caixas 15 a 20

Essas caixas referem-se a impostos estaduais e locais. Eles incluem o número de identificação fiscal estadual e estadual do empregador, o salário estadual do funcionário, gorjetas etc., imposto de renda estadual, nome da localidade, salários locais, gorjetas etc. e imposto de renda local. Nem todos os funcionários terão entradas nessas caixas, mas, quando relevante, o empregador deve relatar com precisão essas informações.

O que fazer se você não recebeu seu formulário IRS W2?

Se até o final de fevereiro você não tiver recebido o Formulário W-2 de seu empregador (ou ex-empregador), você deve primeiro contatá-los para saber se e quando o W-2 foi enviado. Se foi enviado pelo correio, pode ter sido devolvido ao seu empregador devido a um endereço incorreto. Depois de entrar em contato com seu empregador, se você não receber seu W-2, poderá ligar para o IRS para obter assistência no número 800-829-1040.

Tipos de Formulário W do IRS

Existem vários tipos de formulários W emitidos pelo IRS, aqui estão alguns:

O que fazer se você encontrar um erro no seu W-2

Se você encontrar um erro em seu W-2, notifique imediatamente seu empregador e solicite um W-2 corrigido. Seu empregador emitirá um W-2c, um W-2 corrigido. Nunca altere você mesmo o W-2 original.

Como anexar seu W2

Anexar seu W-2 à sua declaração de imposto de renda é um processo simples. Aqui está exatamente como fazer isso:

1. Reunir documentos. Reúna seu W-2 e quaisquer outros documentos que você anexará à sua declaração de imposto de renda.
2. Digitalizar ou fotocopiar. Digitalize os documentos ou faça cópias se forem formulários em papel.
3. Crie uma pasta eletrônica. Crie uma pasta em seu computador na qual você armazenará os documentos.
4. Carregar documentos. Envie seus formulários digitalizados/fotocopiados para a pasta eletrônica.
5. Anexe os documentos à devolução. Use o software que você está usando para arquivar seus impostos para anexar os documentos ao retorno.

Dicas de Formulário W2

Arquivar impostos pode ser uma tarefa difícil para muitas pessoas. Aqui estão algumas dicas para certificar-se de arquivar seu W-2 corretamente e no prazo:

• Verifique suas informações com atenção . Certifique-se de que todas as suas informações sejam precisas e atualizadas.
• Verifique novamente a precisão. Revise o formulário cuidadosamente antes de enviá-lo para garantir que não haja erros.
• Envie na hora. Certifique-se de arquivar seu W-2 antes da data de vencimento para não incorrer em taxas atrasadas.
• Consulte um profissional tributário. Em caso de dúvida, entre em contato com um profissional tributário qualificado para obter mais conselhos e assistência sobre deduções fiscais e como preencher seu W-2.
• Pagamentos de impostos estimados. Se você não estiver recebendo um salário ou salário, pode ser necessário fazer pagamentos estimados de impostos ao longo do ano.

Palavras Finais

Compreender o formulário W-2 e suas implicações para funcionários e empregadores é crucial. É uma parte essencial do processo de declaração de impostos e pode desempenhar um papel significativo na determinação de quanto imposto de renda um indivíduo deve pagar. Este formulário também fornece informações valiosas para os empregadores, ajudando-os a acompanhar os valores que pagaram em salários e impostos ao longo do ano.

Certifique-se de manter registros precisos, arquivar no prazo e entender suas responsabilidades, seja você um funcionário ou um empregador. Isso pode ajudá-lo a evitar possíveis problemas ou penalidades no futuro.

Encontrar o melhor software tributário para autônomos e proprietários de pequenas empresas também é importante, pois pode tornar o processo de registro mais fácil e eficiente.

Qual é a diferença entre um 1099 e um W-2?

Um Formulário 1099 é para relatar a renda de não funcionários, como freelance ou trabalho contratado, enquanto um Formulário W-2 é usado para relatar salários, vencimentos e outros tipos de remuneração de funcionários.

Os empregadores também são obrigados a reter os impostos da renda dos funcionários relatados nos Formulários W-2, enquanto as regras 1099 exigem que os contratados independentes sejam responsáveis ​​pelo pagamento de seus próprios impostos sobre a renda informada nos Formulários 1099.

Qual é a diferença entre um formulário W-4 e um formulário W-2?

Um Formulário W-4, também conhecido como Certificado de Retenção do Empregado, é preenchido pelos funcionários para que os empregadores saibam quanto imposto de renda federal deve ser retido de seus contracheques. O funcionário pode ajustar este formulário sempre que sua situação pessoal ou financeira mudar. Por outro lado, um formulário W-2 é um relatório anual gerado pelos empregadores que detalha a renda total que um funcionário ganhou e o valor dos impostos federais, estaduais e outros retidos de seu contracheque ao longo do ano. Assim, o formulário W-4 é usado para antecipar as obrigações fiscais, enquanto o formulário W-2 reflete o que foi realmente ganho e retido.

O que é “Cafe 125” em um formulário de imposto W-2?

“Cafe 125” em um formulário de imposto W-2 refere-se à Seção 125 do código do IRS. Esta seção refere-se às contribuições antes dos impostos que os funcionários fazem para um plano de lanchonete, que inclui benefícios como prêmios de seguro de saúde, odontológico e oftalmológico. Essas contribuições são feitas com dólares antes dos impostos e, portanto, não estão sujeitas à retenção de imposto de renda federal, impostos da Previdência Social ou impostos do Medicare. A notação 'Cafe 125' no formulário W-2 é um indicador de tais contribuições feitas pelo funcionário durante o ano fiscal.

O que é o Formulário W-2G?

O Formulário W-2G, também conhecido como Certos Ganhos de Jogos de Azar, é um formulário fiscal usado para relatar a receita obtida com tipos específicos de atividades de jogos de azar. Essas atividades incluem loterias, sorteios e outros empreendimentos de apostas que atendem a limites de pagamento específicos. Os pagadores de tais ganhos são obrigados a emitir um formulário W-2G para o destinatário se os ganhos excederem determinados valores, que variam dependendo do tipo de jogo e estão sujeitos à retenção de imposto de renda federal.

Quanto dinheiro você precisa ganhar para obter um W-2?

Em geral, os empregadores são obrigados a fornecer um formulário W-2 a qualquer funcionário que ganhou pelo menos $ 600 em salários, gorjetas ou outras remunerações durante o ano. Esta regra também se aplica se o empregado teve algum valor de imposto retido, independentemente de sua renda total. No entanto, é importante observar que, mesmo que você tenha ganhado menos de US$ 600, ainda é responsável por relatar toda a sua renda ao IRS.

O que devo fazer se perder meu W-2?

Se você perdeu seu formulário W-2, deve entrar em contato imediatamente com seu empregador e solicitar uma cópia duplicada. Os empregadores são legalmente obrigados a fornecer uma substituição, se solicitado. Se o seu empregador não fornecer um substituto, você pode entrar em contato com o IRS, que pode obrigar seu empregador a emitir um novo. O IRS também pode fornecer a você um Formulário W-2 substituto para usar se seu empregador não fornecer uma substituição em tempo hábil.

Até que data os W-2s devem ser enviados aos funcionários?

O IRS exige que os empregadores distribuam os formulários W-2 a seus funcionários até 31 de janeiro do ano seguinte ao ano fiscal. Isso permite que os funcionários tenham tempo suficiente para registrar suas declarações fiscais antes do prazo de 15 de abril. Se os empregadores não cumprirem esse prazo, poderão sofrer penalidades. Portanto, os funcionários devem entrar em contato diretamente com seus empregadores se não tiverem recebido o W-2 até o início de fevereiro.

O que devo fazer se a cópia do W-2 de um funcionário for devolvida como não entregue?

Se a cópia do formulário W-2 de um funcionário for devolvida como não entregue, é responsabilidade do empregador fazer uma tentativa razoável de obter um endereço de correspondência correto. O empregador deve então reenviar o formulário W-2 para o novo endereço. Se o empregador não conseguir obter um endereço correto, ele deve armazenar com segurança o W-2 não entregue e fornecê-lo ao funcionário mediante solicitação pessoalmente ou por e-mail.

Os empregadores podem fornecer W-2s aos funcionários eletronicamente?

Sim, os empregadores podem fornecer formulários W-2 para seus funcionários eletronicamente. No entanto, o empregador deve primeiro obter o consentimento por escrito do funcionário para receber o W-2 em formato eletrônico. Esse consentimento pode ser dado eletronicamente e, uma vez dado, é válido para todos os anos futuros, a menos que o funcionário o revogue.

Um funcionário pode receber mais de um W-2?

Sim, um funcionário pode receber vários formulários W-2 se trabalhou para mais de um empregador durante o ano fiscal. Eles também podem receber um formulário W-2 corrigido se o empregador cometer um erro no formulário original, resultando na necessidade de corrigir e reemitir o formulário. Cada formulário W-2 representa os ganhos e impostos retidos por um empregador separado.

Quais são as penalidades por enviar W-2s com atraso?

As penalidades por enviar formulários W-2 com atraso são baseadas em quando você registra as informações corretas no IRS. A multa é de $ 50 por formulário se você arquivar dentro de 30 dias da data de vencimento, aumentando para $ 110 por formulário se arquivada entre 31 dias após a data de vencimento e 1º de agosto. Após 1º de agosto ou se você não arquivar, a penalidade pode ser de até $ 270 por formulário. Por desrespeito intencional, a penalidade é de pelo menos US$ 550 por formulário, sem limite máximo.

Um empregador pode cobrar por um W-2 substituto?

Sim, os empregadores podem cobrar uma taxa razoável pela emissão de um formulário W-2 substituto. Essa taxa é normalmente equivalente ao custo real incorrido pelo empregador no processamento e geração do formulário de substituição, incluindo despesas relacionadas à pesquisa, recuperação de dados e preparação de documentos. No entanto, vale a pena notar que muitos empregadores fornecem esse serviço gratuitamente como cortesia para seus funcionários.

Imagem: Envato Elements