O que é uma Declaração de Salários e Impostos do Formulário W2? O que empregadores e funcionários precisam saber

Você é um funcionário que está curioso sobre o que é uma declaração de salário e impostos do formulário W2 ou um empregador se perguntando se eles precisam fornecê-los? É essencial que empregadores e funcionários entendam suas responsabilidades quando se trata de formulários W2. Neste artigo, explicaremos tudo o que você precisa saber. Vamos mergulhar!

O que é um Formulário W2?

Um formulário W2 é um formulário de imposto do Internal Revenue Service (IRS) usado para relatar salários, vencimentos e outras remunerações pagas a um funcionário. O empregador deve fornecer ao funcionário uma cópia do formulário W2 preenchido para que ele possa declarar seus impostos. O empregador também é obrigado a enviar cópias do formulário ao IRS e a quaisquer agências fiscais estaduais aplicáveis.

Quem recebe o Formulário W-2 – Declaração de Salários e Impostos?

Um Formulário W2, também conhecido como Declaração de Salários e Impostos, é enviado a um funcionário que trabalhou para um empregador durante o ano. O formulário é emitido pelo empregador no final do ano fiscal e inclui informações sobre impostos retidos e eventuais compensações recebidas.

Todos os funcionários devem receber uma cópia deste formulário para declarar seus impostos. Os empregadores precisam enviar uma cópia deste formulário ao IRS e às agências fiscais estaduais aplicáveis.

Suas responsabilidades como empregador

Como empregador, você é obrigado por lei a fornecer aos funcionários um Formulário W2 no final do ano fiscal. Este formulário precisa ser preenchido com precisão e arquivado a tempo para evitar penalidades do IRS ou de agências estaduais.

É importante que você mantenha registros precisos dos salários dos funcionários e impostos retidos ao longo do ano, pois essas informações serão refletidas no Formulário W2.

Como posso obter meu W-2?

Muitas pessoas não sabem como obter o formulário W-2, mas na verdade é bem simples. Aqui estão algumas dicas sobre como obter o seu W-2:

1. Entre em contato com seu empregador: Seu empregador deve ser capaz de fornecer a documentação necessária ou instruções sobre como acessá-lo e baixá-lo.
2. Faça login no seu sistema de folha de pagamento on-line: Se você tiver acesso on-line ao seu sistema de folha de pagamento, poderá fazer o download de uma cópia do seu W-2 diretamente do site.
3. Entre em contato com o Social Security Administration (SSA): O SSA pode fornecer uma cópia do seu W-2 se você o perdeu ou não pode obter um de seu empregador.
4. Solicite uma cópia do IRS: Se você não conseguir receber uma cópia de seu empregador, poderá solicitar uma substituição gratuita do IRS preenchendo o Formulário 4506–T.
5. Use serviços de terceiros: Existem vários serviços de terceiros que podem ajudar a recuperar cópias do seu formulário W-2 se todos os outros métodos falharem. Essas empresas geralmente cobram taxas por esse serviço, portanto, faça a pesquisa adequada com antecedência.

Quando os W-2s vencem em 2023?

Os W-2s para o ano fiscal de 2022 vencem até 31 de janeiro de 2023. Os empregadores devem emitir os formulários W-2 no final do ano civil e devem ser enviados até o último dia de fevereiro. É importante que os empregadores garantam que todos os funcionários recebam seus W-2s em tempo hábil, a fim de se preparar para seus impostos.

Quais informações o Formulário W-2: declaração de salários e impostos inclui?

Um Formulário W-2 de Declaração de Salários e Impostos fornece uma visão geral abrangente dos dados financeiros de um funcionário para o ano. A seguir está uma lista de detalhes incluídos no Formulário W-2:

• Nome, endereço e CPF do funcionário
• Nome, endereço e número de identificação do empregador (EIN) do empregador
• Ganhos totais, salários e gorjetas
• Valor do imposto de renda federal retido
• O valor dos impostos da Previdência Social e do Medicare retidos
• Impostos estaduais, locais e/ou municipais retidos
• Qualquer outro rendimento tributável ou deduções declaradas ao IRS

Como preencher o formulário W-2

Vamos ver como preencher o Formulário W-2 caixa por caixa abaixo…

Caixas AF

A caixa A é para o SSN do funcionário. As caixas B, C e D são para o EIN, endereço do empregador e número de controle. As caixas E e F são para o nome e endereço do funcionário.

Caixa 1 – Salários, gorjetas, outras compensações

O total de salários tributáveis, gorjetas e outras remunerações de seu funcionário.

Quadro 2 – Retenção de Imposto de Renda Federal

A soma total do imposto de renda federal retirado do salário do funcionário ao longo do ano.

Caixas 3 e 4

Os salários brutos de seu funcionário e os impostos de Previdência Social retidos de seus salários são mostrados nessas caixas.

Caixa 5 – Salários e gorjetas do Medicare

Este é o valor dos salários e gorjetas sujeitos aos impostos do Medicare.

Caixa 6 - Imposto do Medicare retido

O valor total dos impostos do Medicare retidos do contracheque do funcionário.

Caixa 7 – Dicas de segurança social

Se aplicável, esta é a quantidade total de gorjetas relatadas a você por seu funcionário.

Caixa 8 - Gorjetas alocadas

Esta é a quantidade de gorjetas atribuídas ao seu funcionário, com base na receita de gorjetas relatada.

Caixa 9

Esta caixa não é mais usada e deve ser deixada em branco.

Caixa 10 - Benefícios de assistência a dependentes

Esta é a quantidade de benefícios de cuidados dependentes fornecidos pelo seu negócio.

Quadro 11 – Planos não qualificados

Este é o valor da remuneração diferida não qualificada paga ao empregado.

Caixa 12

Os planos 401(k) estão entre os tipos de remuneração relatados nesta caixa. As instruções IRS W2 fornecem detalhes dos códigos usados ​​nesta seção.

Caixa 13

Aqui, você pode informar se o funcionário é um funcionário estatutário, que é alguém que trabalha para você, mas não é um funcionário no sentido tradicional. Esta caixa também inclui uma caixa de seleção onde você pode indicar se o funcionário recebeu auxílio-doença de terceiros.

Caixa 14 – Outros

Esta caixa é usada para informações adicionais, como contribuições sindicais, prêmios de seguro de saúde pagos pelo funcionário e outras deduções.

Caixas 15 a 20

Os impostos estaduais e locais são listados nessas caixas, incluindo o valor retido do salário de um funcionário e o valor sujeito a esses impostos.

O que fazer se você não recebeu seu formulário IRS W2?

Se você não recebeu seu Formulário W-2 do IRS para o ano fiscal atual, existem algumas etapas que você pode seguir para localizá-lo. Primeiro, entre em contato com seu empregador e pergunte quando os formulários foram enviados.

Se necessário, você também pode entrar em contato diretamente com o IRS. Se você não conseguir localizar seu formulário, precisar de ajuda para preenchê-lo ou não tiver certeza de como declarar impostos, sempre poderá consultar um profissional tributário.

Tipos de Formulário W do IRS

Existem vários tipos de formulários W emitidos pelo IRS. Vamos dar uma olhada neles…

Formulário W-2: Declaração de Salários e Impostos

Um formulário que os empregadores devem emitir para seus funcionários até o final de janeiro de cada ano. Ele detalha os salários de um funcionário, salário e quaisquer deduções tomadas pelo empregador.

Formulário W4: Certificado de Provisão de Retenção do Funcionário

Este formulário é usado para determinar quanto imposto de renda federal deve ser retido do contracheque de cada funcionário.

Formulário W9: Pedido de NIF e Certificação

Este formulário é usado para solicitar um número de identificação fiscal (TIN) de um indivíduo, empresa ou outra entidade.

Formulário W2G: Determinados ganhos em jogos de azar

O W2G é emitido quando determinados ganhos em jogos de azar excedem $ 600 em valor e é usado para relatar quaisquer pagamentos de atividades de jogos de azar, como loterias e sorteios.

O que fazer se você encontrar um erro no seu W-2

Se você encontrar um erro em seu W-2, entre em contato com seu empregador o mais rápido possível. Seu empregador pode precisar emitir um formulário corrigido se alguma das informações estiver incorreta. Em alguns casos, a correção pode ser feita de forma rápida e fácil.

Se o erro for mais complexo, seu empregador pode precisar registrar uma declaração corrigida no IRS. Embora você provavelmente não receba aconselhamento tributário gratuito ao conversar com um profissional tributário, pode valer a pena se o erro for grave.

Como anexar seu W2

Anexar seu W-2 à sua declaração de imposto de renda é um processo simples. Aqui está exatamente como fazer isso:

1. Reunir documentos. Reúna seu W-2 e quaisquer outros documentos que você anexará à sua declaração de imposto de renda.
2. Digitalizar ou fotocopiar. Digitalize os documentos ou faça cópias se forem formulários em papel.
3. Crie uma pasta eletrônica. Crie uma pasta em seu computador na qual você armazenará os documentos.
4. Carregar documentos. Envie seus formulários digitalizados/fotocopiados para a pasta eletrônica.
5. Anexe os documentos à devolução. Use o software que você está usando para arquivar seus impostos para anexar os documentos ao retorno.

Dicas de Formulário W2

Arquivar impostos pode ser uma tarefa difícil para muitas pessoas. Aqui estão algumas dicas para certificar-se de arquivar seu W-2 corretamente e no prazo:

• Verifique suas informações com atenção . Certifique-se de que todas as suas informações sejam precisas e atualizadas.
• Verifique novamente a precisão. Revise o formulário cuidadosamente antes de enviá-lo para garantir que não haja erros.
• Envie na hora. Certifique-se de arquivar seu W-2 antes da data de vencimento para não incorrer em taxas atrasadas.
• Consulte um profissional tributário. Em caso de dúvida, entre em contato com um profissional tributário qualificado para obter mais conselhos e assistência sobre deduções fiscais e como preencher seu W-2.
• Pagamentos de impostos estimados. Se você não estiver recebendo um salário ou salário, pode ser necessário fazer pagamentos estimados de impostos ao longo do ano.

Palavras Finais

A declaração de salários e impostos do formulário W2 é um documento importante para empregadores e funcionários. Os empregadores são responsáveis ​​por garantir que esses formulários sejam preenchidos com precisão para todos os seus funcionários a cada ano.

Encontrar o melhor software tributário para autônomos e proprietários de pequenas empresas também é importante, pois pode tornar o processo de registro mais fácil e eficiente.

Qual é a diferença entre um 1099 e um W-2?

Um Formulário 1099 é para relatar a renda de não funcionários, como freelance ou trabalho contratado, enquanto um Formulário W-2 é usado para relatar salários, vencimentos e outros tipos de remuneração de funcionários.

Os empregadores também são obrigados a reter os impostos da renda dos funcionários relatados nos Formulários W-2, enquanto as regras 1099 exigem que os contratados independentes sejam responsáveis ​​pelo pagamento de seus próprios impostos sobre a renda informada nos Formulários 1099.

Qual é a diferença entre um formulário W-4 e um formulário W-2?

Um formulário W-4 é usado pelos empregadores para determinar quanto imposto eles devem reter dos contracheques de um funcionário, enquanto um formulário W-2 relata os salários e retenções de impostos que foram realmente retidos no final do ano. Ambos os formulários são arquivados no IRS, mas apenas o empregador preenche e arquiva um formulário W-4. O funcionário preenche e arquiva um Formulário W-2.

O que é “Cafe 125” em um formulário de imposto W-2?

O Cafe 125 refere-se a contribuições feitas pelos empregadores para os prêmios de seguro de saúde, odontológico e oftalmológico dos funcionários. Essas contribuições não estão sujeitas à retenção de imposto de renda federal, impostos de seguridade social ou impostos do Medicare e são informadas nesta seção do formulário.

O que é o Formulário W-2G?

O formulário W-2G é um formulário fiscal usado para relatar determinados ganhos em jogos de azar. Ele informa o nome do destinatário, endereço, número do Seguro Social e o valor dos ganhos do ano. O formulário deve ser preenchido por qualquer pagador de ganhos de jogos de azar se os ganhos estiverem sujeitos à retenção de imposto de renda federal.

Quanto dinheiro você precisa ganhar para obter um W-2?

Geralmente, os empregadores são obrigados a emitir um formulário W-2 para funcionários que recebem salários totais de $ 600 ou mais durante o ano. Isso inclui qualquer combinação de salários, gorjetas e outras compensações informadas no Formulário 1099.

O que devo fazer se perder meu W-2?

Se você perdeu seu formulário W-2, entre em contato com seu empregador ou o pagador de renda para obter uma nova cópia. O empregador ou pagador é obrigado por lei a fornecer a você um novo Formulário W-2 se você solicitar um. Se eles não o fornecerem, entre em contato com o IRS para obter assistência na obtenção de uma cópia.

Até que data os W-2s devem ser enviados aos funcionários?

Os empregadores são obrigados a enviar os formulários W-2 aos funcionários até 31 de janeiro. Se o prazo não for cumprido, os empregadores podem estar sujeitos a penalidades. Os funcionários devem entrar em contato diretamente com os empregadores se não tiverem recebido o W-2 na data especificada.

O que devo fazer se a cópia do W-2 de um funcionário for devolvida como não entregue?

Se a cópia do W-2 de um funcionário for devolvida como não entregue, os empregadores devem fazer um esforço razoável para obter um endereço correto do funcionário e reenviar o formulário. Se o empregador não conseguir obter um endereço correto, deverá fornecer o formulário ao funcionário mediante solicitação pessoalmente ou por e-mail.

Os empregadores podem fornecer W-2s aos funcionários eletronicamente?

Sim, os empregadores podem fornecer W-2s aos funcionários eletronicamente se o funcionário consentir por escrito. O consentimento por escrito deve descrever o tipo e o escopo das informações a serem divulgadas e deve ser executado pelo funcionário antes de receber seu formulário W-2 eletronicamente.

Um funcionário pode receber mais de um W-2?

Sim, um funcionário pode receber mais de um W-2 se trabalhar para mais de um empregador em um ano civil ou se um empregador não emitir um formulário em tempo hábil e precisar emitir uma versão corrigida.

Quais são as penalidades por enviar W-2s com atraso?

A multa por enviar W-2s com atraso é de US$ 50 por declaração se a falha no arquivamento não for corrigida em até 30 dias a partir do momento em que deveria ter sido arquivada. Se a falha não for corrigida até 1º de agosto, a penalidade aumenta para US$ 110 por devolução. Ele sobe para $ 270 após 1º de agosto ou sem depósito. Para desrespeito intencional, sobe para $ 550 por retorno.

Um empregador pode cobrar por um W-2 substituto?

Sim, um empregador pode cobrar por um W-2 substituto. A taxa deve ser razoável e normalmente não pode exceder o custo de produção do formulário. Os empregadores devem levar em conta quaisquer custos associados à pesquisa e produção das informações necessárias para preencher o formulário.

Imagem: Envato Elements