O que é um formulário W9 e como ele é usado?

A temporada de impostos está se aproximando rapidamente! você está pronto para isto? Ao preencher impostos ou gerenciar a folha de pagamento, entender e usar os formulários corretos é essencial. Uma forma, em particular, é relativamente comum, mas muitas vezes incompreendida. Este artigo explicará o que é um formulário W9, quem precisa preenchê-lo e por que é importante para empresas e indivíduos. Continue lendo para saber mais sobre este importante documento!

O que é um Formulário W9?

Um formulário W-9 é um documento do IRS usado para coletar informações de indivíduos ou empresas. Isso inclui seu nome, endereço, número de identificação do empregador (EIN) e outras informações vitais. Essas informações são usadas ao declarar impostos ou preparar documentos de folha de pagamento. É importante fornecer informações precisas no formulário para garantir relatórios fiscais adequados ao longo do ano. O formulário permite que quaisquer pagamentos feitos a uma empresa sejam relatados às agências federais, estaduais e locais apropriadas em tempo hábil.

Quem Precisa Preencher o Formulário W-9 - Solicitação de Número de Identificação do Contribuinte e Formulário de Certificação

Qualquer fornecedor, contratado ou proprietário de pequena empresa que receba pagamentos de uma empresa deve preencher o Formulário W-9. Este formulário deve ser preenchido para receber o pagamento das empresas com as quais você faz negócios. Além disso, todos os indivíduos que reivindicam benefícios do tratado fiscal em sua declaração de imposto de renda também devem preencher este formulário.

• Empreiteiros independentes que prestam serviços a empresas. Empreiteiros independentes são trabalhadores autônomos que não são empregados por uma empresa, mas fornecem serviços autônomos ou contratados para empresas
• Pagamentos de várias fontes de receita. Indivíduos que recebem dinheiro e pagamentos de transações imobiliárias, cancelamento de dívidas, dividendos, juros de hipotecas e outras fontes de renda, como royalties, devem fornecer um W9 ao pagador.
• Funcionários de uma empresa. Se a empresa não reter impostos de sua renda, o funcionário precisará preencher um formulário W9. Isso permite que o pagador saiba quanto impostos devem ser pagos.
• Consultores de investimentos e instituições financeiras. Consultores de investimento e instituições financeiras, como bancos e cooperativas de crédito, devem fornecer um Formulário W9 a cada cliente para relatar adequadamente qualquer receita recebida.
• Sociedades de Responsabilidade Limitada. Todas as LLCs devem preencher um formulário W9 para seus proprietários, a fim de relatar qualquer receita recebida. Isso garante que os impostos apropriados sejam pagos.
• Propriedades ou Trusts. Se uma pessoa recebeu fundos de um espólio ou fideicomisso, ela precisará relatar esses fundos por meio de um formulário fiscal W9. Embora um fundo ou propriedade não precise emitir um pagamento, todos os pagamentos feitos precisam ser relatados.

Como preencher um formulário fiscal W9

Ao preencher um formulário fiscal W9, é importante prestar muita atenção a todas as informações solicitadas. Informações incorretas podem atrasar sua declaração de imposto. Abaixo estão os itens que você precisará preencher para preencher o formulário:

Faça o download do formulário fiscal W9 aqui

Seu nome

Digite seu nome legal completo na caixa apropriada, conforme mostrado em seu imposto de renda. Se você for uma LLC, insira o nome da LLC para garantir a conformidade com as leis tributárias. Certifique-se de que todos os nomes estão escritos corretamente e com precisão.

Nome da empresa

O nome da empresa deve ser incluído se for diferente do seu nome legal indicado na linha um. Se for o mesmo, você pode deixar em branco.

Classificação Fiscal Federal

Nesta seção, você precisará marcar a caixa com a classificação fiscal correta para a pessoa listada na seção de nome do seu formulário. As opções de classificação incluem Individual/proprietário único ou LLC de membro único, Corporação C, Corporação S, Sociedade, Fideicomisso/propriedade, Sociedade de responsabilidade limitada e Outros.

Códigos de isenção

Aqui você inserirá os códigos para quaisquer isenções que você reivindicará. Esses códigos são aplicados apenas a determinadas entidades e não a indivíduos. Um código de beneficiário isento pode ser inserido aqui se o beneficiário estiver isento de impostos retidos.

Endereço

Digite o endereço de correspondência da sua empresa aqui, incluindo qualquer número de suíte aplicável para garantir que os documentos fiscais sejam enviados para o local apropriado. Certifique-se de que essas informações estejam atualizadas, pois elas serão usadas para relatórios de impostos. Entender isso errado pode causar problemas para você no futuro.

Listar Número(s) de Conta(s)

Esta etapa é opcional e permite listar os números de conta associados a quaisquer pagamentos que você planeja receber, como de um fornecedor. Isso é útil para fins de rastreamento e pode facilitar a declaração de impostos.

Número de Identificação do Contribuinte (TIN) correto

Você precisará inserir o EIN, o número do Seguro Social ou o número de identificação do contribuinte individual de sua empresa nesta seção. O TIN deve corresponder ao nome fornecido na caixa um para garantir que não haja problemas para receber seu reembolso.

Assinatura e Data

Por último, não se esqueça de assinar e datar o formulário. Ao assinar este documento, você atesta, sob pena de perjúrio, que forneceu informações corretas e que é o contribuinte listado na caixa um. Certifique-se de revisar seu formulário para precisão antes de enviá-lo.

Quando você deve pedir um W-9?

As empresas devem solicitar um formulário W-9 de qualquer parte com quem se envolvam em uma transação comercial, especialmente quando essas transações envolvem pagamentos por serviços prestados. Especificamente, as empresas devem solicitar um formulário W-9 de:

• Empreiteiros independentes : se você estiver pagando a um contratado independente $ 600 ou mais em um ano civil, precisará emitir um formulário 1099-NEC no final do ano. Para preencher o 1099-NEC, você precisará das informações fornecidas no W-9.
• Freelancers : semelhante aos contratados independentes, se você pagar US $ 600 ou mais a um freelancer em um ano, precisará coletar um W-9 deles para se preparar para a temporada de impostos.
• Fornecedores : Se você estiver fazendo negócios com outras empresas ou indivíduos que fornecem bens ou serviços, é uma boa prática coletar um W-9. Esta informação pode ser necessária para futuros relatórios fiscais.
• Escritórios de Advocacia : Em certas circunstâncias, até mesmo os pagamentos a escritórios de advocacia precisam ser informados. Então, você pode precisar solicitar um formulário W-9 deles.
• Proprietários : se uma empresa deduzir o aluguel como despesa comercial, pode ser necessário emitir um formulário 1099 para o proprietário. Um formulário W-9 fornecerá as informações necessárias para fazer isso.
• Pequenas empresas : se você estiver fazendo negócios com uma pequena empresa, é aconselhável ter um formulário W-9 preenchido em arquivo. Isso é importante para a manutenção de registros de sua empresa e pode ser necessário para relatórios fiscais.
• Indivíduos que reivindicam benefícios do acordo fiscal : esses indivíduos precisarão preencher um formulário W-9 para fornecer as informações necessárias ao IRS.

Ao coletar os formulários W-9, você garante que possui as informações necessárias para cumprir as obrigações de declaração de impostos, mitigando assim possíveis problemas relacionados a impostos no futuro. Sempre mantenha essas informações armazenadas com segurança, pois elas contêm detalhes confidenciais.

Penalidades por não conformidade com o Formulário W-9

A não conformidade com o formulário fiscal W9 pode ter implicações significativas para indivíduos e empresas. É imperativo que todas as entidades relevantes preencham este formulário de forma precisa e completa para evitar possíveis armadilhas. Algumas das repercussões por não aderir a este mandato incluem:

• Multas e penalidades : O Internal Revenue Service (IRS) pode impor multas às empresas que não coletarem os formulários W9 das entidades que pagam. Pelo que sei, corte em 2021, a penalidade por não obter um W9 e não reter o backup quando necessário pode chegar a $ 530 por incidente. O IRS também pode impor penalidades se as informações fornecidas no formulário forem imprecisas ou incompletas.
• Atrasos no pagamento : se você deixar de fornecer um W9 preenchido a uma empresa com a qual está trabalhando, ela poderá atrasar ou reter o pagamento. Isso ocorre porque eles precisam das informações do W9 para relatar com precisão os pagamentos que fazem a você.
• Retenção de backup : Se um pagador não receber um formulário W9 preenchido corretamente de um beneficiário, o pagador pode ser obrigado a reter uma parte dos pagamentos feitos ao beneficiário, conhecido como “retenção de backup”. A partir de 2021, a taxa de retenção de backup é de 24%.
• Declaração incorreta de impostos : se o TIN ou outras informações cruciais estiverem imprecisas no W9, os pagamentos podem ser declarados incorretamente ao IRS. Isso pode levar a complicações fiscais tanto para o beneficiário quanto para o pagador, incluindo possíveis auditorias.
• Consequências Legais : Além de multas e penalidades, o descumprimento da legislação tributária pode ter outras repercussões legais. Isso pode incluir possíveis processos civis ou criminais, dependendo da escala e natureza da não conformidade.

Dadas essas possíveis consequências, é fundamental garantir que um formulário W9 seja preenchido corretamente e prontamente quando solicitado. Sempre verifique as informações fornecidas e consulte um profissional tributário se tiver dúvidas ou perguntas.

Dicas de formulário W-9 do IRS

É importante preencher o formulário W-9 do IRS de forma precisa e completa. Aqui estão algumas dicas que irão ajudá-lo a preencher as informações necessárias.

• Revise as instruções cuidadosamente e completamente. Isso garantirá que você entenda todas as informações exigidas no formulário.
• Certifique-se de usar a versão mais recente do formulário. O IRS atualiza frequentemente o formulário, portanto, verifique se você está usando a versão mais atualizada.
• Certifique-se de incluir todas as informações necessárias, incluindo seu nome, endereço e número de identificação fiscal.
• Se você estiver reivindicando benefícios do tratado fiscal ou retenção na fonte, certifique-se de enviar um W-9 preenchido com sua declaração de imposto de renda.
• Verifique todas as informações fornecidas para reduzir as chances de erros.
• Para facilitar a vida, pesquise e use o melhor software tributário para autônomos.
• Finalmente, mantenha uma cópia do seu W-9 preenchido para seus registros. Você nunca sabe quando pode precisar.

Como um formulário W9 se compara a outros tipos de formulários?

Comparado a outros tipos de formulários fiscais, o formulário W9 é único, pois é usado apenas para fins de relatório. Não exige declaração de renda; em vez disso, fornece ao IRS informações sobre quem recebeu pagamentos e quanto foi pago.

Embora as informações coletadas neste formulário possam ser usadas para outros fins relacionados a impostos, o próprio W9 não é usado para preencher declarações fiscais ou calcular dívidas fiscais.

Formulário W9 vs Formulário W4

Ao contrário do Formulário W4, que é usado para calcular a retenção de impostos para indivíduos, o formulário W9 é estritamente para fins de relatório.

Embora ambos os formulários exijam informações sobre o nome, endereço e número de identificação fiscal de um indivíduo, o formulário W9 é normalmente usado por empresas para relatar pagamentos a outras empresas, enquanto o formulário W4 é usado por indivíduos para relatar sua renda e status de retenção de impostos.

Outras diferenças importantes entre os formulários W9 e W4 incluem o fato de que o formulário W9 geralmente é preenchido apenas por empresas, enquanto o formulário W4 pode ser preenchido por indivíduos e empresas.

Formulário W9 do IRS vs Formulário W2 do IRS

A diferença entre o formulário IRS W-9 e o formulário IRS W2 é que o formulário W2 é usado para relatar salários e impostos retidos para funcionários, enquanto o formulário W9 é usado para relatar pagamentos feitos por empresas a outras empresas ou indivíduos.

Outra diferença é o fato de que o formulário W2 deve ser enviado ao IRS por um empregador, enquanto o formulário W9 é normalmente preenchido e enviado diretamente ao beneficiário pelo pagador.

Além disso, o formulário W2 também inclui informações sobre o status de retenção de impostos e o número do seguro social de um funcionário, enquanto o formulário W9 simplesmente coleta informações básicas de pagamento.

No geral, os formulários W9 e W2 são importantes para garantir a conformidade fiscal e relatar os pagamentos feitos ao longo do ano.

Formulário 1099 Vs Formulário W-9

A principal diferença entre o formulário 1099 e o formulário W9 é que o formulário 1099 é usado para relatar pagamentos feitos apenas a um contratado independente.

Ambos os formulários requerem algumas das mesmas informações básicas, mas o formulário 1099 requer relatórios mais detalhados. Certifique-se de estar ciente das regras 1099 para empregadores.

Com que frequência o W-9 precisa ser obtido?

O formulário W-9 deve ser obtido todos os anos, ou no caso de uma nova empresa ou funcionário, sempre que suas informações mudarem. É importante manter um registro atualizado e preciso dessas informações para garantir a declaração e declaração de impostos adequadas ao longo do ano. Independentemente da frequência, é uma boa prática obter um novo W-9 de seus beneficiários anualmente, a fim de garantir que quaisquer alterações em suas informações ou status fiscal sejam refletidas com precisão. Isso é simples e pode economizar muito tempo e aborrecimento.

Tenho que relatar meu W9 ao IRS?

Não, você não precisa relatar seu W-9 diretamente ao IRS. No entanto, é sempre uma boa ideia manter uma cópia do seu W-9 preenchido para seus registros, caso precise consultar as informações posteriormente. Se você não tiver certeza de como registrar os impostos corretamente, poderá obter aconselhamento tributário gratuito na linha gratuita de atendimento ao cliente do IRS.

Qual é a maneira mais segura de enviar o formulário W-9 do Internal Revenue Service?

A maneira mais segura de enviar um W-9 ao IRS é normalmente por arquivo eletrônico ou por meio de um portal online seguro. Isso garante que suas informações pessoais e financeiras confidenciais permaneçam protegidas o tempo todo. Você também pode considerar o uso de software de criptografia ou outras medidas de segurança para proteger ainda mais seus dados durante a transmissão. Qualquer que seja o método escolhido, é importante praticar boas práticas de segurança e proteção online, como usar senhas fortes e nunca compartilhar informações confidenciais por e-mail.

Devo inserir meu EIN ou SSN no formulário W-9?

Não há uma resposta definitiva para essa pergunta, pois o IRS pode usar seu EIN ou SSN ao relatar pagamentos feitos a você. No entanto, em geral, é uma prática recomendada sempre inserir seu EIN no formulário W-9, pois fornece uma camada extra de proteção contra roubo de identidade e fraude. Se você não possui um EIN e é um indivíduo ou um único proprietário, você sempre pode usar seu SSN.

Posso me recusar a preencher um formulário W9?

Sim, você pode se recusar a preencher um formulário W-9. No entanto, se você fizer isso, a pessoa ou empresa que solicitou pode ser obrigada a reter e pagar impostos sobre os pagamentos que fizer a você. Portanto, geralmente é do seu interesse atender à solicitação de um formulário W-9 e fornecer as informações necessárias.

Quem pode me pedir para preencher um formulário W9?

Uma solicitação de formulário W-9 é normalmente enviada por qualquer entidade que pague outra pessoa ou empresa em um ano fiscal. Isso pode incluir empregadores, bancos, instituições financeiras, credores e outras empresas que fazem pagamentos a indivíduos ou entidades por serviços prestados ou bens adquiridos. Os indivíduos também podem ser solicitados a preencher este formulário se estiverem recebendo receita de uma empresa para pagamentos de aluguel, royalties, emprego etc. Informação.

Você tem que relatar w9 sobre impostos?

Sim, se você receber renda ou pagamentos para os quais um Formulário W-9 foi solicitado, essa renda deve ser declarada em sua declaração de imposto de renda. Isso inclui quaisquer pagamentos recebidos de empregadores, instituições financeiras e outras empresas por bens adquiridos e serviços prestados. Pagamentos de aluguel, royalties, salários do emprego – tudo isso deve ser incluído em seu valor tributável ao declarar impostos. Subtraia quaisquer deduções ou créditos fiscais aplicáveis ​​para chegar ao valor total devido.

O W-9 é usado para autônomos?

Sim, um formulário W-9 é normalmente usado para autônomos e contratados independentes. Isso ocorre porque eles são normalmente responsáveis ​​por pagar seus próprios impostos e relatar sua renda, em vez de retê-los por um empregador. Quer você seja um freelancer ou proprietário de uma pequena empresa, é importante entender o W-9 e como ele pode ajudá-lo a garantir a conformidade fiscal e a geração de relatórios. Certifique-se de pesquisar respostas sobre pagamentos de impostos estimados para proprietários de pequenas empresas e autônomos.

Palavras Finais

Em resumo, o formulário W9 é um documento vital para empresas e indivíduos. Isso permite que eles relatem com precisão os pagamentos feitos ao longo do ano e ajuda a garantir que os impostos sejam devidamente retidos ou pagos. Embora possa parecer uma tarefa intimidante no início, reservar um tempo para entender quais informações precisam ser fornecidas no formulário pode ajudar a reduzir possíveis penalidades por erros ou omissões.

Compreender como este formulário se compara a outros formulários do IRS, como o Formulário W4 e 1099, ajudará você a preparar melhor suas declarações fiscais de acordo com os regulamentos atuais. Com essas dicas em mente, preencher um W-9 não deve mais parecer assustador, mas sim se tornar parte de sua rotina regular de contabilidade. Você também pode aliviar a ansiedade de preencher o formulário procurando o melhor software tributário para autônomos para ter certeza de que está fazendo tudo certo.

Imagem: Envato Elements