O que a automação de RP significa para os profissionais de RP?

O mundo se move muito mais rápido do que antes, e o impacto das mídias digitais e sociais forçou o papel dos profissionais de RP a evoluir dramaticamente. Felizmente, as soluções de automação de relações públicas ajudaram equipes em todo o mundo a se adaptarem ao cenário cada vez mais complicado da mídia.

A crescente complexidade de como as informações trafegam certamente não tornou as equipes de comunicação menos carentes de tempo, mas as tecnologias baseadas em IA podem ajudar os profissionais de RP a trabalhar de maneira mais inteligente.

Seja lançando argumentos de venda para repórteres, monitorando histórias, criando estratégias de campanhas ou comprovando o ROI, as ferramentas de automação de relações públicas podem ajudar os profissionais de comunicação a liberar tempo e se concentrar no que fazem de melhor: cultivar relacionamentos e criar mensagens que tenham repercussão.

Vamos explorar algumas das maneiras pelas quais a automação de RP pode desbloquear a produtividade das equipes de comunicação por meio de IA e estratégias baseadas em dados.

Contente

• Como as relações públicas e a automação se combinam?

• Automação de divulgação de mídia

• Automação de monitoramento de mídia

• Automação de relatórios de relações públicas

• Automação de mídia social

• Automação de planejamento de relações públicas

• Automação e RP devem coexistir

Como as relações públicas e a automação se combinam?

À medida que a IA cresceu na consciência pública e se tornou mais comum nos ambientes empresariais, uma preocupação comum é que a tecnologia acabe por substituir os profissionais humanos.

Claro, há quem sinta que a automação de relações públicas atinge o cerne da profissão: as relações. Afinal, você não pode (ou pelo menos não deveria) automatizar seu relacionamento com as pessoas.

Mas, embora não queiramos automatizar tudo , a automação certamente pode ser usada para lidar com parte do trabalho intenso que acompanha a função de um profissional de RP.

Quando aproveitada corretamente, a automatização de algumas tarefas, como monitoramento de mídia, divulgação de mídia, mídias sociais e relatórios, pode economizar tempo e, ao mesmo tempo, melhorar o planejamento e os resultados.

“Usar ferramentas para automatizar nossas tarefas nos ajuda a ser mais inteligentes em nosso trabalho e, ao mesmo tempo, a melhorar nossa produtividade”, disse Wendy Marx, presidente da Marx Communications. “Isso transforma as relações públicas de uma arte intuitiva em uma profissão mais rigorosa, apoiada por dados e análises.”

Soluções de tecnologia baseadas em IA, como o Meltwater Suite, podem ajudar os profissionais de RP a realizar mais e a criar uma estratégia de RP que produza resultados de negócios tangíveis. Ao automatizar tarefas manuais tediosas e munir as equipes de relações públicas com dados concretos, a Meltwater permite que você crie programas de relações com a mídia mais focados, entenda melhor seu público e tome decisões mais informadas.

Vamos dar uma olhada mais de perto em como os profissionais de relações públicas estão incorporando a automação em seu trabalho diário com alguns exemplos.

Automação de divulgação de mídia

Construir listas de mídia pode ser entediante. Com a automação, pode ser menos.

Uma tecnologia como a solução de relações com a mídia da Meltwater apresenta um banco de dados de mídia robusto para que os profissionais de RP possam estar extremamente focados em sua divulgação e apresentação. Além disso, nosso software enriquece automaticamente os perfis de jornalistas do banco de dados com as informações mais recentes e adiciona regularmente novos contatos.

Diga adeus às horas gastas construindo uma lista de mídia estática – Meltwater torna isso uma coisa do passado.

“Depois de 10 anos de pesquisas manuais para criar listas de divulgação como relações públicas digitais, a criação automatizada de listas reduziu um trabalho que costumava levar três dias em média por lançamento, para uma manhã de trabalho, no máximo”, disse Corinne Card, cofundadora da Mídia de história completa.

Otimizando esforços de divulgação

Além da construção de listas, a automação também pode ajudar os profissionais de RP no acompanhamento, facilitando a otimização do alcance de toda a equipe. Uma solução como o Meltwater apresenta uma ferramenta semelhante a CRM, que ajuda a sincronizar os esforços de divulgação da sua equipe na mídia para evitar situações como jornalistas sendo abordados sobre a mesma história por dois membros diferentes da equipe.

Isso também ajuda a acompanhar as interações com os jornalistas, o que torna mais fácil construir relacionamentos com eles, pois você tem um registro de todos os compromissos anteriores. Com o Meltwater Media Outreach, você também pode rastrear métricas como e-mails enviados, taxa de abertura, taxa de rejeição e muito mais. Essas soluções têm como objetivo ajudar você a economizar tempo e, ao mesmo tempo, tornar sua divulgação mais eficaz.

“Ao rastrear quem abriu meus argumentos de venda, posso adaptar meu acompanhamento aos repórteres que podem ter visto minha mensagem e se desviado versus uma mensagem que não foi aberta, seja porque o repórter excluiu a mensagem sem lê-la ou porque ainda está esperando para ser leia”, Adam Yosim, executivo de contas sênior, Stanton Communications.

Contando com a tecnologia mais recente, você e sua equipe podem gastar menos tempo em tarefas manuais. Soluções como a Meltwater agora aproveitam a IA generativa para automatizar a produção de comunicados à imprensa. Ao aproveitar o Chat GPT, o PR Assistant da Meltwater pode redigir um comunicado de imprensa escrito por IA para você; simplesmente forneça ao sistema uma explicação em linguagem natural sobre o assunto do seu comunicado e a ferramenta redigirá a cópia.

Quer ver em primeira mão como a Meltwater pode ajudar a automatizar os processos de RP?

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Automação de monitoramento de mídia

O panorama da mídia só cresceu em sua complexidade na última década. Os profissionais de RP precisam saber quem está falando sobre suas marcas ou clientes em notícias tradicionais, mídias sociais, blogs, podcasts, fóruns online e muito mais. Isso levanta a questão: como diabos você deve fazer isso?

Monitore fontes de mídia em grande escala

Felizmente, as tecnologias modernas podem ajudar a automatizar o processo de monitoramento de mídia, vasculhando todos esses dados para encontrar para sua equipe as histórias certas de que você precisa para informar sua estratégia de relações públicas.

Uma ferramenta como a solução Media Monitoring da Meltwater verifica mais de 270.000 fontes de notícias em todo o mundo. Além disso, você pode escolher até 15 canais de mídia social diferentes para monitorar a qualquer momento.

“Relatórios automatizados de menções à mídia todas as manhãs às 7h me permitem começar o dia sabendo o que está acontecendo nos setores dos clientes”, explica Chloe DeYoung, gerente de relações públicas da Element. “Recebo alertas para meus clientes, seus porta-vozes, notícias do setor e até menções de concorrentes.”

As tecnologias modernas de RP podem automatizar o processo de coleta de “recortes” para que as equipes possam concentrar mais tempo na criação de campanhas eficazes e na elaboração de mensagens relevantes, em vez de vasculhar as notícias do dia. Além disso, a IA pode escanear todo esse conteúdo e analisá-lo em busca de menções, sentimentos e muito mais.

“Na minha primeira colocação em cooperativa, fiz os 'recortes'”, diz Celia Sollows, presidente da The Little Public Relations Company. “Recebíamos notícias por fax, folheávamos vários jornais, recortamos as matérias, colamos no papel, depois fotocopiamos e entregamos. A contagem e análise de palavras foram feitas manualmente. Hoje eu entro em uma plataforma e recebo histórias e análises.”

Como a IA ajuda no monitoramento de crises

Automatizar este processo é especialmente importante quando se trata de gestão de crises.

Com a solução de escuta social da Meltwater, os profissionais de RP podem criar pesquisas para o nome da sua marca e quaisquer outras palavras-chave relevantes (por exemplo, nomes de produtos, executivos seniores, etc.) que provavelmente serão mencionadas quando as pessoas estiverem discutindo seu negócio e seu setor. Você também pode definir alertas a serem enviados às principais partes interessadas quando houver picos incomuns desses termos sendo discutidos nas redes sociais.

Dica: Confira nosso blog para saber como criar relatórios de análise de monitoramento de mídia.

Automação de relatórios de relações públicas

Os profissionais de RP precisam de ser capazes de demonstrar o sucesso dos seus esforços e apresentar provas conclusivas de que as relações públicas proporcionam resultados comerciais tangíveis. Infelizmente, o processo de relatório muitas vezes pode ser um problema para muitas equipes de RP.

Mas as novas tecnologias podem automatizar grande parte do processo de relatórios para que os profissionais de RP tenham sempre acesso a métricas dinâmicas e atualizadas sobre o seu desempenho.

“A automação, se usada corretamente, pode realmente ajudar a monitorar as métricas da campanha”, diz Kristina Markos MLS, instrutora de comunicações do Lasell College. “Ter acesso instantâneo a dados e métricas é fundamental.”

O poder dos painéis personalizáveis

Uma solução como o Meltwater dá às equipes de RP acesso a painéis personalizáveis ​​por meio de nossa ferramenta Analisar. Com o Meltwater, você pode acompanhar perfeitamente uma ampla variedade de métricas essenciais para os profissionais de RP, incluindo:

• Exposição na mídia
• Equivalência de valor publicitário (AVE)
• Sentimento
• Alcance nas mídias sociais
• Compartilhamento de voz

Nossos painéis personalizáveis ​​são sempre atualizados com dados em tempo real em qualquer escala de tempo que sua equipe escolher, seja dias, meses ou até mesmo ano após ano. Dessa forma, você obtém as informações mais recentes e relevantes em questão de segundos.

“Quando chega a hora de reportar sobre nosso trabalho como agência, podemos ver uma cobertura abrangente, desde a mídia tradicional, passando pelas redes sociais, até o conteúdo de influenciadores”, diz DeYoung. “Em seguida, trabalhamos com análises para rastrear visitas ao site e caminhos de nossos esforços.”

Você pode usar esses painéis para criar relatórios automatizados que são enviados por e-mail em intervalos regulares. Além disso, a nova cobertura da mídia pode ser compartilhada por e-mail com colegas em formato de boletim informativo automatizado, garantindo que os sucessos da equipe de RP sejam destacados de forma consistente dentro da empresa.

Automação de mídia social

A automação da mídia social mudou o jogo para muitos profissionais de relações públicas. Ferramentas que permitem às marcas agendar postagens para economizar tempo e atrair mais tráfego para seu site.

Embora automatizar postagens nas redes sociais seja conveniente, ainda é importante interagir com seus seguidores.

“A mídia social é mais do que um depósito de links”, diz Andy Crestodina, cofundador e diretor de marketing da Orbit Media. “É um lugar para conversar. Se essas postagens sociais automatizadas são a única coisa em seu stream, isso não é bom.”

Além disso, tecnologias como Meltwater podem ajudá-lo a automatizar os relatórios sobre suas iniciativas de mídia social.

Nossa plataforma permite que você acompanhe o desempenho de suas postagens em tempo real. Você pode ver o desempenho de cada canal, bem como uma visualização entre canais que destaca o conteúdo principal em todos os seus canais sociais, tanto pagos quanto orgânicos. Você também pode analisar análises para acompanhar uma campanha específica e comparar esses resultados com sua programação social normal.

Automação de planejamento de relações públicas

A automação desempenha um papel vital no planejamento de suas campanhas e estratégia de relações públicas. Os profissionais de RP precisam entender os tópicos que interessam ao público e as conversas que acontecem online das quais sua marca pode fazer parte.

Uma solução de escuta social como o Meltwater pode ajudá-lo a aproveitar essas conversas. Isso permite que você acompanhe os tópicos de tendência para que possa saltar para as histórias antes de seus concorrentes.

Aproveitar a automação e estratégias baseadas em dados para capitalizar as tendências ajudará sua marca a permanecer visível no vasto cenário da mídia online, além de mostrar que sua equipe está atenta aos interesses do seu público.

“Saber que tipo de conteúdo está repercutindo em qual público e em que horário específico é tudo”, disse Lauren Cranston, especialista em relações públicas e mídia social da Skyword. “Como a atividade nas redes sociais flutua, ter essas informações automatizadas ao meu alcance é essencial para ajudar a construir uma estratégia.”

Automação e RP devem coexistir

As principais agências de relações públicas do mundo estão aproveitando a automação e a IA para planejar campanhas, monitorar fontes de mídia, fornecer relatórios holísticos e muito mais. No atual ambiente de mídia on-line acelerado, é simplesmente demais para qualquer equipe manter o controle de todas essas tarefas sem a ajuda da tecnologia.

Tecnologias como a Meltwater podem ajudar os profissionais de RP a automatizar processos, tomar decisões mais informadas, obter melhores resultados e fornecer dados e análises que comprovem o ROI das estratégias de RP.

Dessa forma, as equipes podem ser mais eficientes e, ao mesmo tempo, permanecer fiéis à construção de relacionamentos que é a essência da profissão.

Saiba mais sobre como a Meltwater pode ajudá-lo a automatizar os processos de RP preenchendo o formulário abaixo: