O que faz um assistente virtual exatamente? Tudo o que você queria saber

Como proprietário de uma empresa, você sabe muito bem que o dia tem 24 horas, e mesmo que isso não seja suficiente.

Com tudo o que você precisa fazer - contratar e gerenciar funcionários, administrar e garantir que sua empresa esteja funcionando de maneira lucrativa, você simplesmente não tem tempo para fazer tudo 100% da melhor maneira possível.

Nem você deveria!

Uma das soluções fáceis para uma situação como essa é contratar um assistente. Mas se não houver espaço no orçamento para uma assistente em tempo integral, uma boa alternativa é contratar uma assistente virtual.

Porém, pode ser difícil saber exatamente como contratar um assistente virtual, bem como os pontos mais delicados sobre o que um assistente virtual faz. Permita-nos esclarecer algumas dessas questões entrando em detalhes sobre como um assistente virtual pode ajudar sua empresa.

Por que e quando você precisa contratar um assistente virtual?

Na maioria das vezes, nunca há um momento ruim para contratar um assistente virtual, por isso é sempre melhor contratar um pouco antes de se tornar absolutamente necessário!

Os assistentes virtuais podem assumir muitas tarefas diferentes e ajudar de várias maneiras, ajudando você a reduzir sua carga de trabalho. Ao delegar as tarefas que você realmente não precisa fazer, você terá mais tempo para se concentrar no núcleo do negócio, em vez de ficar atolado em um trabalho demorado.

Contratar um assistente virtual também pode ser uma boa ideia para qualquer negócio que esteja em processo de expansão. Este é sempre um momento agitado para uma empresa, o que significa que é inevitável que tarefas importantes se percam na confusão. Mas ter um assistente virtual pode ajudar a garantir que os detalhes não sejam esquecidos e que tudo permaneça no caminho certo durante esse período agitado.

O que faz um assistente virtual?

Então, “o que faz um assistente virtual?” você pode estar pensando consigo mesmo. É uma questão bastante aberta. Em certo sentido, isso depende do tipo de assistente virtual que você contrata, porque há uma variedade de especialidades. Mas também cabe a você decidir o que deseja que seu assistente virtual faça e, em seguida, verifique se o assistente virtual contratado pode fazer tudo o que você precisa (além de ser um bom funcionário para o seu negócio).

Para ser mais específico, há uma variedade de tarefas que a maioria dos assistentes virtuais poderá realizar para você, para aumentar a produtividade do seu local de trabalho.

• Uma das funções mais fundamentais é gerenciar sua agenda, bem como todas as suas necessidades de agendamento de trabalho. Com um assistente virtual, ficará mais fácil agendar, confirmar e receber lembretes sobre todos os seus compromissos, economizando muito tempo e ajudando você a ser mais eficiente.
• A comunicação interna e externa é outra área em que os assistentes virtuais podem fornecer muita ajuda. Um assistente virtual pode gerenciar listas de contatos e e-mails de triagem, apenas repassando aqueles que precisam de atenção imediata. Com a ajuda de um assistente virtual, também fica mais fácil enviar e-mails em massa para clientes ou funcionários e rastrear um endereço de e-mail de que você precisa.
• Em alguns casos, os assistentes virtuais poderão fazer algum trabalho contábil e ajudar a gerenciar os livros de sua empresa. Isso pode significar revisar transações na conta bancária da sua empresa, enviar faturas ou acompanhar pagamentos que não foram recebidos. Desnecessário dizer que isso pode economizar muito tempo e esforço, pois a maior parte desse trabalho é monótono, mas precisa ser feito.

Como contratar um assistente virtual

De muitas maneiras, saber como contratar um assistente virtual requer as mesmas habilidades de preencher qualquer outro cargo em sua empresa. Claro, você ainda precisa adaptar o processo; contratar um CEO é diferente de contratar um funcionário da linha de frente, então você precisa realmente adaptar o processo de contratação – o teste, as perguntas da entrevista, até mesmo os locais de origem dos candidatos – é feito sob medida para contratar um assistente virtual.

Aqui estão algumas dicas rápidas:

1. Determine as tarefas que você deseja que seu assistente virtual faça. Faça um balanço de suas necessidades e descreva as tarefas que deseja terceirizar para um assistente virtual. Com isso em mente, você poderá escrever uma descrição do trabalho para o que seu assistente virtual precisa fazer durante o trabalho. Resumindo, você precisa saber com antecedência o que vai pedir para o seu assistente virtual fazer.
2. As tarefas de trabalho que você anota estarão, pelo menos em parte, relacionadas à próxima etapa, que é determinar seu orçamento. Afinal, você não pode exigir muito de um assistente virtual sem oferecer uma compensação adequada por essas tarefas. O orçamento que você tem ajudará a determinar se você contratará um assistente em tempo integral, um assistente em meio período ou se deseja contratar um assistente virtual por tarefa, o que também pode ser uma opção. Lembre-se de que você deseja deixar parte do seu orçamento destinado ao desenvolvimento dos funcionários, incluindo o do assistente virtual, se puder vê-los na empresa por um longo prazo.
3. Depois de finalizar sua lista de tarefas e seu orçamento, você pode postar a descrição do seu trabalho e esperar que os candidatos o encontrem. A partir daí, trata-se de revisar os candidatos, conduzir entrevistas e fazer a devida diligência para encontrar o melhor assistente virtual da mesma forma que faria para qualquer outro trabalho.

Quando você contrata um assistente virtual, é uma boa ideia restringir a uma lista restrita de candidatos e depois fazer um teste para ver se eles podem lidar com o trabalho. Você deseja que eles comecem a trabalhar, portanto, fazer um teste ajudará a garantir que você encontre a pessoa certa. Depois de acreditar que encontrou o assistente virtual certo, é importante definir as expectativas do que você espera receber do cargo, bem como uma lista de verificação de integração do que você deseja que seu novo assistente virtual alcance. Isso provavelmente coincidirá com a lista original de tarefas que você deseja terceirizar. Mas nunca é demais reiterar por que você contratou um assistente virtual e o que você precisa dessa função.

Por que contratar um assistente virtual?

Após todo o processo que você percorre para contratar um assistente virtual, é importante não esquecer por que você precisava de um em primeiro lugar. Ter isso em mente ajudará a garantir que você aproveite ao máximo seu assistente virtual, certifique-se de ter a pessoa certa para o trabalho e de fornecer a melhor direção e gerenciamento possíveis.

Para começar, você contratou um assistente virtual para economizar tempo em determinadas tarefas. Mas você também fez isso para economizar dinheiro, reduzindo alguns dos custos indiretos associados aos funcionários internos tradicionais. Também é possível contratar um assistente virtual em meio período, um funcionário remoto ou contratar alguém que apenas execute as tarefas de que você precisa, o que também pode economizar dinheiro para sua empresa.

A contratação de um assistente virtual também é feita para liberar o tempo dos empresários e gerentes para se concentrar mais em medidas gerais que podem melhorar o negócio, em vez de gastar muito tempo nas operações do dia-a-dia - o clássico 'trabalhar em seu negócio, e não nele '. Essas operações diárias devem ser executadas com mais eficiência, o que, por sua vez, liberará tempo para o proprietário e os gerentes serem mais eficientes na maneira como gastam seu tempo. Se isso não estiver acontecendo, pode ser necessário reavaliar a necessidade de um assistente virtual ou como as tarefas atribuídas ao assistente virtual estão sendo realizadas.

Software de gerenciamento de negócios e funcionários: sua ferramenta de gerenciamento de assistente digital multifuncional

Mas, se contratar um assistente virtual parece assustador, você sempre pode usar uma maneira intuitiva e fácil de gerenciar seu assistente virtual e gerenciar e delegar facilmente algumas de suas tarefas mais demoradas: usando um funcionário e aplicativo de gerenciamento, como o Connecteam.

Imagine um mundo onde você pode simplesmente dizer ao seu assistente virtual o que fazer e fazer com que ele cuide de tudo a partir daí (enquanto dá a você supervisão completa)? Tudo o que você tem mais chances de delegar pode ser feito pelo app Connecteam – nem precisa de treinamento!

Imagine um mundo onde seu –

• O assistente virtual pode se integrar em seu próprio ritmo, por meio dos recursos de treinamento remoto digitalizado
• Tarefas repetitivas, como agendamento de funcionários, podem ser facilmente automatizadas, o que significa que você não precisa mais se esforçar para descobrir quem está disponível para trabalhar e se preocupar se tiver algum conflito de agendamento.
• Os funcionários podem entrar e sair por conta própria, por meio de seus smartphones (e até mesmo de um local específico com geofence).
• A comunicação em toda a empresa pode ser tão simples quanto postar uma atualização em um aplicativo e, em seguida, enviar lembretes automáticos para quem ainda não o viu.
• Simplifique fluxos de trabalho e gerencie projetos de maneira mais eficiente com a ferramenta de gerenciamento de tarefas integrada.

Sem a necessidade de treinamento, um plano gratuito para sempre e uma avaliação gratuita de 14 dias de todos os planos pagos, há uma razão pela qual mais de 36.000 empresas adoram usar o Connecteam para gerenciar seus assistentes virtuais, funcionários e negócios.

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