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O que é um assistente virtual – e 47 tarefas que eles podem fazer por você

Publicados: 2023-07-31

Um leitor pergunta:

O que faz um assistente virtual?E como alguém pode ajudar meu negócio?Dirijo uma pequena empresa, mas o volume de e-mails e consultas de clientes explodiu.É desafiador se manter organizado.No entanto, não podemos contratar um assistente administrativo ou gerente de escritório em tempo integral - nem temos espaço, porque nosso escritório é pequeno.Um colega sugeriu que eu contratasse um assistente virtual.Você pode me dar uma ideia dos tipos de tarefas que um assistente virtual pode fazer?

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— Howard de Albuquerque, Novo México

Howard, esta é uma ótima pergunta. Sim, vamos explicar exatamente o que faz um assistente virtual. Nós iremos um melhor para você.

No final deste artigo, descrevemos 42 tarefas diferentes que um assistente virtual (VA) pode realizar para uma pequena empresa, para que você tenha exemplos para se basear. Mas primeiro, vamos responder algumas informações básicas.

O que é um assistente virtual?

Um assistente virtual, muitas vezes abreviado para VA, é um profissional que atua em um ambiente de trabalho remoto, prestando assistência em diversas áreas, como tarefas administrativas, iniciativas de desenvolvimento de negócios, gerenciamento de mídias sociais, campanhas de marketing e muito mais.

Esses profissionais são fundamentais na operação diária de pequenas empresas, empreendedores e funções gerenciais, oferecendo suporte no gerenciamento de tarefas recorrentes e no manuseio de trabalhos administrativos que, de outra forma, consomem um tempo valioso.

Embora esses assistentes normalmente operem em seus escritórios domésticos, sua localização geográfica pode ser em qualquer lugar – nos Estados Unidos ou no exterior.

Os assistentes virtuais tiveram um aumento em sua popularidade nas pequenas empresas na última década, principalmente devido à sua flexibilidade.

Dependendo das necessidades do seu negócio, um VA pode ser contratado em período parcial ou integral. Quer você precise de seus serviços por 20 horas, 30 horas ou até mesmo uma semana inteira de 40 horas, os VAs oferecem versatilidade para atender às suas necessidades exclusivas.

O modelo de remuneração para assistentes virtuais pode ser bastante variado. Alguns podem preferir ser pagos por hora, enquanto outros podem optar por um salário fixo semanal ou mensal.

Em muitos casos, você pode encontrar uma proposta de valor melhor contratando um assistente virtual em tempo integral por vários motivos:

• Os preços podem ser surpreendentemente acessíveis, especialmente para trabalhadores offshore.
• É mais fácil integrar um assistente em tempo integral em fluxos de trabalho regulares e obter benefícios mais profundos do acordo.
• Um VA em tempo integral estará mais bem posicionado para aprender quaisquer aplicativos de software especiais de que você precisa, desenvolver relacionamentos cordiais com colegas de trabalho e clientes e crescer com você à medida que o negócio cresce.

Existem dois tipos principais de assistentes virtuais – freelancers independentes e aqueles associados a uma empresa ou agência.

Quando você colabora com uma empresa de assistente virtual, geralmente se comunica com um gerente que compreende suas necessidades e garante que você obtenha um VA mais adequado para suas operações.

Benefícios de um assistente virtual

No mundo dos negócios em ritmo acelerado, o uso de um assistente virtual pode ampliar significativamente sua produtividade. Considere isso – como um empresário ou um gerente-chave aloca seu tempo pode ser o determinante mais crítico do sucesso do negócio.

Assim, é imprescindível que eles se concentrem em atividades de alto valor e assuntos estratégicos, deixando as tarefas rotineiras e administrativas para seu assistente virtual de confiança.

Rob Levin, presidente da Work Better Now, coloca desta forma, baseando-se em sua própria experiência.

“Para gastar tempo em atividades de alto valor, era importante para mim gastar menos tempo em atividades de baixo valor. É por isso que não apenas contratei um assistente virtual há 5 anos, mas também fundei uma empresa, Work Better Now , para fornecer assistentes virtuais a outros empresários.”

Andrew Cohen, sócio da Levin e CEO da Work Better Now, diz que a pergunta mais comum feita pelos possíveis clientes da empresa é “o que um assistente virtual pode fazer por mim?”

Para responder a essa pergunta, Cohen fornece uma lista de 47 tarefas que um assistente virtual pode realizar.

47 tarefas que um assistente virtual pode fazer

Um assistente virtual é um contratado independente altamente qualificado que executa remotamente uma infinidade de tarefas. Desde o agendamento de compromissos até a triagem e resposta a e-mails, as funções de um VA são abrangentes.

No entanto, agendamento e e-mails são apenas a ponta do iceberg. Se uma tarefa pode ser realizada online, um VA é mais do que capaz de executá-la.

Este recurso é o seu guia completo para navegar no mundo dos assistentes virtuais, esclarecendo suas funções e destacando os benefícios significativos que eles podem trazer para o seu negócio.

Gerenciamento de calendário

A tarefa de gerenciar um calendário, tanto profissional quanto pessoal, costuma ser um dos maiores desafios para os empreendedores.

Os assistentes virtuais entram aqui, transformando uma tarefa assustadora em um processo sem esforço, fornecendo lembretes e agendando compromissos. Oferecem os seguintes serviços:

1. Coordenar e agendar chamadas e compromissos.Uma tarefa que pode economizar cerca de 10 horas por semana aos proprietários de empresas, liberando-os de tarefas que consideram complicadas.

A chave para o sucesso aqui é fornecer ao seu VA regras claras sobre agendamento, incluindo quem e quando agendar. Eles também podem ajudar na coordenação de cronogramas para outros membros da equipe.

2. Confirme os compromissos.É uma prática recomendada fornecer ao seu VA uma lista de compromissos para confirmar, principalmente para o dia seguinte. Essa prática pode evitar perda de tempo causada por compromissos esquecidos ou cancelamentos de última hora da outra parte.

3. Forneça lembretes sobre chamadas e compromissos.Pode ser fácil esquecer de fazer uma ligação, especialmente quando você está fora do escritório ou em reuniões consecutivas. Um VA pode fornecer lembretes oportunos, ligando ou enviando mensagens de texto alguns minutos antes de seu compromisso para garantir que você se lembre.

4. Reagende ligações e compromissos.Um VA também serve como sua ponte de comunicação, informando a outra parte sobre qualquer mudança de horário e confirmando o horário remarcado.

5. Fornecer aviso de mudanças de cronograma para outras pessoas.O assistente virtual também notificará a outra parte e confirmará o horário reagendado.

6. Proteja o tempo.VAs também podem ajudar a proteger seu tempo de interrupções desnecessárias. Eles podem interferir e recusar educadamente solicitações de reuniões que podem não ser uma prioridade.

7. Envie e mantenha uma “lista de pendências”.Os assistentes virtuais podem fornecer a você uma lista semanal de pessoas que não responderam às solicitações de reunião ou ligação, alertando-o quando sua intervenção pode ser necessária.

8. Informe outras pessoas importantes quando estiver fora da cidade.Os VAs também podem manter seus entes queridos informados sobre sua programação de viagens. Eles podem compartilhar um convite de calendário com as datas fora da cidade e os detalhes do seu voo e hotel, garantindo uma comunicação perfeita.

Gerenciamento e comunicações de e-mail e contatos

Na era digital, um grande volume de e-mails pode inundar sua caixa de entrada, e manter uma lista de contatos atualizada pode se tornar uma tarefa em si.

É aqui que entra em jogo a experiência de um assistente virtual. Ao confiar essas tarefas a um VA, você pode recuperar horas preciosas do seu tempo. Aqui está uma olhada na gama de atividades que um VA pode realizar:

9. E-mails de tela.Os assistentes virtuais podem gerenciar sua caixa de entrada com base em regras específicas definidas por você. Eles podem executar tarefas como excluir, responder, encaminhar e-mails ou sinalizar e-mails críticos para sua atenção.

10. Adicione pessoas aos contatos.Toda vez que você se relaciona com alguém novo, seja em uma ligação, reunião ou qualquer outra forma de interação, seu VA pode garantir que os detalhes da pessoa sejam adicionados imediatamente aos seus contatos.

11. Atualize as informações das pessoas para contatos.Pode haver casos em que você não tenha acesso imediato a todas as informações de um contato. Nesses casos, um VA pode gradualmente preencher essas lacunas, adicionando informações aos contatos quando estiverem disponíveis, como detalhes de uma assinatura de e-mail.

12. Adicione contatos ao CRM.Um dos principais motivos pelos quais as pequenas empresas não aproveitam seu aplicativo de CRM de forma eficaz é a demorada entrada de dados envolvida. Seu VA pode assumir essa tarefa, adicionando e organizando seu sistema de CRM.

Tarefas do Telefone

Quando você precisa de alguém para lidar com interações telefônicas ou até mesmo realizar tarefas leves de recepcionista sem a necessidade de uma presença física, um assistente virtual pode estar à altura da ocasião.

13. Desempenhar funções leves de recepcionista.Há casos em que você pode esperar chamadas importantes, mas pode não estar disponível para atendê-las pessoalmente. É aqui que um assistente virtual se torna inestimável.

Ao redirecionar essas chamadas para o seu VA, você pode garantir que não perderá nenhuma comunicação vital, além de poder se concentrar em suas tarefas principais sem interrupções.

14. Transcreva mensagens de voz.Em nossa era digital acelerada, a maioria dos correios de voz pode ser acessada por e-mail. Estes podem ser encaminhados para o seu AV que, além de transcrever o conteúdo do correio de voz, também pode realizar as atividades de acompanhamento necessárias.

Isso pode incluir entrar em contato com o chamador ou definir lembretes para você responder, simplificando assim seus processos de comunicação.

Viagem

A tarefa de organizar voos e hotéis para viagens de negócios pode ser um processo surpreendentemente demorado, muitas vezes afastando você de suas principais operações comerciais. É aqui que as habilidades de um assistente virtual podem ser indispensáveis. Um VA pode lidar com:

15. Voos de pesquisa.Dados seus critérios específicos, como companhias aéreas preferidas, arranjos de assentos e horários, um VA pode realizar uma análise completa de várias opções de voo.

Eles podem então apresentar-lhe as melhores alternativas, garantindo não só que viaja confortavelmente, mas também poupa tempo considerável ao longo de um ano.

16. Pesquise hotéis.De maneira semelhante à pesquisa de voos, seu VA pode se aprofundar nas opções de hotéis com base em suas preferências exclusivas.

Isso pode incluir fatores como o tipo de acomodação, localização, comodidades disponíveis e quaisquer tarifas especiais às quais você possa ter direito. Eles podem, então, compilar uma seleção pré-selecionada, poupando-lhe o incômodo de navegar por várias opções.

17. Reserve voos e hotéis.Com suas decisões tomadas e armadas com seu cartão de crédito e informações de passageiro frequente, seu VA pode cuidar do processo de reserva.

Isso pode ser uma tarefa tediosa para lidar pessoalmente, mas um VA pode gerenciar isso com eficiência, economizando tempo e reduzindo a probabilidade de erros.

18. Pesquise opções de transporte.Isso abrange várias possibilidades, desde aluguel de carros e caronas até transporte público local, dependendo da sua preferência e da natureza da sua viagem.

19. Reserve o transporte.Depois que as melhores opções são identificadas, seu VA pode dar um passo adiante e lidar com as reservas, da mesma forma que gerenciam seus voos e hotéis. Isso garante uma experiência de viagem perfeita do início ao fim.

20. Organizar eventos.Se sua viagem envolver a participação ou hospedagem de eventos, seu VA pode cuidar da pesquisa e tomar as providências necessárias. Isso pode incluir encontrar um restaurante adequado para um jantar de negócios, reservar um espaço para reuniões ou até mesmo garantir ingressos para um show local.

21. Suspenda jornal ou correio.Quando você estiver ausente, seu VA pode garantir que os serviços regulares em sua residência, como entrega de jornais ou correio, sejam temporariamente suspensos. Isso adiciona outra camada de conveniência às suas viagens e garante que suas operações domésticas sejam atendidas na sua ausência.

Desenvolvimento de negócios

Quando se trata da tarefa de desenvolvimento de negócios, a carga de trabalho pode ser substancial e multifacetada.

Desde a pesquisa de leads em potencial em plataformas como o LinkedIn até a localização de informações de contato cruciais, como endereços de e-mail, essas atividades geralmente envolvem um trabalho de base demorado.

Um assistente virtual pode assumir as rédeas dessas tarefas, permitindo que você dedique seu foco às interações interpessoais essenciais para fazer vendas bem-sucedidas.

22. Pesquise leads no LinkedIn.Para negócios B2B e, ocasionalmente, operações B2C, manter uma lista de clientes em potencial é uma tarefa imperativa. Depois de obter uma compreensão profunda de seus requisitos, um assistente virtual pode realizar uma pesquisa completa no LinkedIn, criando uma lista exaustiva de clientes em potencial que se alinham ao seu perfil de cliente ideal.

23. Encontre endereços de e-mail.Um VA pode navegar habilmente em bancos de dados e empregar estratégias eficazes de pesquisa do Google para localizar os endereços de e-mail de clientes em potencial que você deseja contatar. Isso não apenas garante que você tenha as informações de contato corretas, mas economiza tempo e esforço para encontrá-las por conta própria.

24. Apresentações de design.Seu VA pode adicionar um toque profissional às suas propostas, localizando e inserindo o logotipo do cliente em potencial e combinando a cor do texto de acordo. Além disso, eles podem aprimorar a apresentação animando os slides conforme necessário, dando a você uma vantagem em seus esforços de desenvolvimento de negócios.

Gerenciamento

À medida que sua empresa cresce, inevitavelmente resulta em uma demanda maior por várias funções de gerenciamento. Isso pode incluir tarefas como montar relatórios para clientes, o que pode exigir a coleta de grandes quantidades de dados existentes.

Ou talvez você esteja procurando expandir sua equipe e precise de ajuda com as atividades de recrutamento. Seu assistente virtual pode assumir essas responsabilidades, proporcionando a você tempo e flexibilidade para se concentrar em aspectos mais estratégicos do seu negócio

25. Monte relatórios.Um VA pode projetar e gerar relatórios que acompanham os principais indicadores de desempenho (KPIs) em intervalos predeterminados. Esses relatórios fornecem um instantâneo claro do desempenho do seu negócio, ajudando você a tomar decisões informadas.

26. Ajude a recrutar funcionários.A luta para encontrar o talento certo muitas vezes pode ser tão intensa quanto a competição por clientes, se não mais.

Seu VA pode filtrar os perfis do LinkedIn com base nos critérios que você fornecer, compilando uma lista de candidatos em potencial que podem ser adequados para sua equipe. Isso não apenas simplifica seu processo de recrutamento, mas também garante que você tenha um conjunto mais amplo de talentos para escolher.

Contabilidade

Se gerenciar os aspectos financeiros do seu negócio, como manter livros ou enviar faturas, induz uma sensação de pavor em você, talvez seja hora de delegar essas tarefas a um assistente virtual.

27. Mantenha os livros.Com treinamento e instruções apropriados, seu assistente virtual pode lidar com tarefas financeiras, como revisão e conciliação de transações e realização de reconciliações mensais. Isso garante um processo simplificado de contabilidade e registros financeiros consistentes para o seu negócio.

28. Crie e envie faturas.Ao utilizar modelos de fatura, um assistente virtual pode redigir faturas profissionais e distribuí-las aos seus clientes. Isso garante um faturamento pontual e preciso, contribuindo para um fluxo de caixa saudável.

29. Persiga os pagamentos iniciais.Estabelecer um processo de contas a receber é crucial para todas as empresas. Seu VA pode seguir este processo para cobrar os pagamentos devidos, o que pode incluir o escalonamento do problema para o proprietário da empresa ou para a pessoa relevante, quando necessário.

recados pessoais

Gerenciar as responsabilidades da vida pessoal ao lado de um negócio próspero pode ser exigente. Tarefas como fazer reservas em restaurantes ou enviar presentes são essenciais para manter seus relacionamentos pessoais.

No entanto, eles também podem ser demorados. Ao aproveitar os serviços de um assistente virtual, você pode lidar com essas responsabilidades com mais eficiência.

30. Faça reservas pessoais em restaurantes.Com acesso às suas preferências pessoais e detalhes de login para plataformas de reserva como Open Table, seu VA pode fazer reservas em restaurantes em seu nome e até coordenar com os convidados.

31. Faça compras.Às vezes, até plataformas como a Amazon podem não ter o que você precisa ou o processo de compra pode ser muito tedioso. Seu VA pode ajudar nas compras online para garantir os itens de que você precisa.

32. Pesquise e envie presentes.Para ocasiões em que um cartão-presente genérico não é suficiente, seu assistente pode encontrar algo diferente e providenciar a entrega.

33. Administre a logística do seu hobby.Seja garantindo um estúdio para os ensaios de sua banda de garagem ou organizando as reuniões do seu clube do livro, um VA pode aliviar os encargos logísticos, permitindo que você se entregue aos seus hobbies sem estresse.

34. Rastreie pedidos problemáticos.Quando um pedido não chega a tempo, seu VA pode entrar em contato com o fornecedor, lidando com tempos de espera e solução de problemas, mantendo você informado durante todo o processo.

35. Administre o calendário familiar.O agendamento de eventos familiares e o rastreamento de compromissos podem ser facilmente gerenciados por seu assistente virtual, liberando mais do seu tempo pessoal.

36. Agendar consultas médicas.Dado detalhes relevantes, como datas de nascimento e informações de seguro, um VA pode organizar consultas médicas e até mesmo começar a preencher a papelada necessária.

37. Pagar contas pessoais.Para compras pouco frequentes ou fornecedores que não oferecem opções de pagamento online, um assistente virtual pode gerenciar os pagamentos de contas.

38. Ligue para as lojas para obter informações.Esteja você procurando uma garrafa rara de uísque ou um presente especial, seu VA pode fazer as ligações necessárias para encontrar a loja que vende o item que você está procurando.

Operações

Como proprietário de uma pequena empresa, seu foco deve estar no planejamento estratégico para o futuro de sua empresa, conceituando novos produtos e serviços e conduzindo iniciativas que elevarão seus negócios. Assim, tarefas operacionais como preenchimento de formulários online e gerenciamento de arquivos podem ser delegadas a um sistema de apoio confiável, um assistente virtual.

39. Preencha formulários online.O seu assistente virtual, munido dos dados pertinentes da empresa, pode preencher vários formulários, como os necessários para subscrever produtos de Software as a Service (SaaS), poupando-lhe um tempo precioso.

40. Faça anotações de webinars.Quando você está interessado no conteúdo de um webinar, mas não pode alocar tempo para assisti-lo, mesmo que seja sob demanda, seu AV pode “participar” em seu nome, anotar pontos-chave e fornecer um resumo abrangente.

41. Converta arquivos.Se você precisar de um formato de arquivo diferente, digamos, um JPEG em vez de um PDF, seu VA pode lidar com a conversão para você.

42. Faça pesquisas.Seu VA pode realizar pesquisas iniciais para decisões cruciais, como avaliar vários produtos SaaS para determinar qual seria o mais adequado para suas necessidades.

43. Configure projetos em seu sistema de gerenciamento de projetos.Um VA pode configurar novos projetos em sua ferramenta de gerenciamento de projetos e estender convites aos participantes relevantes, garantindo um início tranquilo.

44. Lide com o gerenciamento de arquivos.Seja Dropbox ou um servidor local para armazenamento de arquivos, seu assistente virtual pode garantir a organização de arquivos apropriada com convenções de nomenclatura precisas. Eles também garantem que as permissões de acesso sejam alocadas corretamente.

45. Programe as mídias sociais.Seu assistente virtual pode simplificar sua estratégia de mídia social agendando suas postagens de acordo com o processo que você delineou.

46. ​​Revise e edite cartas, blogs e apresentações.Às vezes, cargas de trabalho esmagadoras podem levar a erros inadvertidos. Seu VA pode ajudar a revisar e editar comunicações importantes, como cartas, blogs e apresentações, garantindo conteúdo profissional e livre de erros.

47. Mantenha um manual de assistente virtual.Os proprietários de empresas muitas vezes preferem estabelecer processos em vez de aderi-los estritamente. Seu VA pode manter um manual documentando suas tarefas, o que é útil, especialmente durante ausências inesperadas.

Aqui está um resumo da diversa gama de tarefas que um Assistente Virtual pode realizar, tudo organizado em uma tabela de comparação conveniente.

Coisas que um assistente virtual não faz

Claro, existem algumas coisas que seu assistente virtual não fará. Você não precisa se preocupar com a atitude de um assistente virtual se pedir a ele para fazer algo. Um VA não:

• Role os olhos para você.Pelo menos você não vai ver se isso acontecer! E você não vai “ouvi-lo” em nenhuma comunicação.
• Requer um escritório maior ou outra mesa .Essas pessoas não irão compartilhar seu espaço de escritório, então não há necessidade de criar espaço extra.
• Interrompa o drama.Com assistentes virtuais, você não terá grandes egos para mimar. Você não precisará pisar em ovos ou se preocupar com a fofoca sobrepondo-se ao profissionalismo. A natureza do relacionamento ser de longa distância significa que o drama no escritório é inexistente.

Próximas etapas para obter um assistente virtual

• Identifique as tarefas em seu negócio que seria melhor terceirizar.Dica: concentre-se em tarefas que não exijam sua experiência.Pergunte a si mesmo se a tarefa é o melhor uso do seu tempo ou seria melhor realizada por outra pessoa?
• Use serviços como Work Better Now para identificar assistentes virtuais que atendam às suas necessidades.

Se você deseja expandir seus negócios, parar de fazer tarefas que o incomodam ou apenas deseja mais tempo livre, um VA é uma virada de jogo. Acho que você pode ver que contratar um assistente virtual pode ser a chave para o seu sucesso. Espero que isso ajude você a decidir se um VA é adequado para o seu negócio.

Boa sorte!

Para mais informações sobre assistentes virtuais, leia:

• Como ter sucesso em sua pequena empresa fazendo menos com assistentes virtuais?
• 22 segredos para contratar o assistente virtual certo

Todas as respostas às perguntas dos leitores vêm do Conselho Editorial do Small Business Trends, com mais de 50 anos de experiência comercial combinada. Se você gostaria de enviar uma pergunta, envie-a aqui.

Imagem: Depositphotos.com