O que é gestão de estoque: definição, benefícios, técnicas

A gestão de estoques desempenha um papel importante na lucratividade de qualquer negócio. Relacionado ao gerenciamento e logística da cadeia de suprimentos, o gerenciamento de estoque supervisiona a aquisição, movimentação, armazenamento e uso de matérias-primas essenciais para a produção de bens e serviços.

O gerenciamento de estoque também cuida do lado da produção do negócio — gerenciar quanto produto está disponível para vender, garantindo que haja o suficiente para atender à demanda, mas não tanto que a empresa perca dinheiro com estoque não vendido.

Em última análise, o gerenciamento de estoque é um ato de equilíbrio perpétuo, fazendo malabarismos entre entrada e saída para manter os custos baixos e maximizar as vendas e os lucros.

1. Gerenciamento de estoque, definido
2. Benefícios
3. Processo
4. Gerenciamento de estoque x controle de estoque
5. O papel do gerenciamento de pedidos
6. Técnicas de gerenciamento de estoque
7. desafios
8. Sistemas de gerenciamento de estoque
9. Funções e recursos do IMS

O que é gestão de estoque?

Do lado da entrada, isso inclui tarefas específicas, como fornecimento, compra, recebimento, armazenamento, movimentação, venda e remessa de materiais usados ​​para fabricar os produtos de uma empresa. O gerenciamento da produção de estoque envolve o armazenamento de produtos acabados, bem como as vendas e o envio aos clientes.

Quando se trata da lucratividade de um negócio, o gerenciamento de estoque é um ato de malabarismo complexo e de alta velocidade que pode fazer ou quebrar os resultados financeiros do seu negócio. Muito ou pouco de qualquer entrada ou saída pode comprometer a produtividade, a satisfação do cliente e a lucratividade.

Quais são os benefícios da gestão de estoque?

A gestão de estoque é fundamental para o sucesso do negócio. Sem ela, uma empresa não pode ser eficiente, lucrativa ou resiliente. Considerando as muitas variáveis ​​econômicas fora do controle de qualquer pessoa, o gerenciamento de estoque é uma das áreas firmemente sob o controle de cada empresa.

1. Maior eficiência . Em um ambiente de fabricação, manter os níveis ideais de matérias-primas para manter a produção sem interrupção ajuda a aumentar a eficiência. Dois fatores-chave são ter os materiais certos à mão e garantir que eles estejam no lugar certo, na hora certa. Além disso, mover o produto acabado para armazenamento em armazéns evita atrasos na produção devido à falta de espaço. Paralisações ou atrasos em qualquer ponto do processo equivalem a perda de tempo, produtividade e lucros.
2. Custos reduzidos. Manter quantidades ideais (nem muito, nem pouco – o equilíbrio perfeito de Cachinhos Dourados) de matérias-primas minimiza o risco de deterioração ou desperdício, além de evitar o pagamento de materiais antes de serem necessários. Ao manter a quantidade certa de produto para atender à demanda, a empresa não gasta dinheiro com mão de obra e materiais para produzir produtos que não podem ser vendidos com rapidez suficiente.
3. Melhoria na satisfação do cliente. O gerenciamento de estoque bem-sucedido mantém a quantidade certa de produto disponível para atender às necessidades do cliente o mais rápido possível, reduzindo a falta de estoque e deixando os clientes mais satisfeitos.
4. Melhor gestão do fluxo de caixa. A previsão precisa, juntamente com os níveis de estoque precisos e a logística eficiente, gastam menos dinheiro com gastos, produção e armazenamento desnecessários. Isso libera o fluxo de caixa e permite o uso mais eficiente dos recursos de caixa.
5. Melhor tomada de decisão . O gerenciamento de estoque envolve a previsão de demanda, custos e outras necessidades. Mais empresas estão usando software para medir essas variáveis ​​para tomar decisões mais inteligentes baseadas em dados. Isso ajuda a reduzir o custo de gastos desnecessários e previsões de demanda equivocadas.
6. Lucros aumentados . O objetivo final de estar no negócio é lucrar com a criação, produção, venda e entrega de um ótimo produto. Um forte gerenciamento de estoque aumenta os lucros, aumentando a eficiência e reduzindo o desperdício.

Qual é o processo de gerenciamento de estoque?

Um processo de gerenciamento de estoque é o modelo e o guia de como sua empresa gerencia o estoque - a maneira como você adquire, recebe, armazena, usa, vende e envia seu estoque.

O processo começa com os materiais e produtos que você compra e usa para fabricar seus próprios bens e serviços e continua ao longo do ciclo de produção até a venda e entrega aos seus clientes.

Sem um processo de gerenciamento de estoque implantado, é impossível começar a melhorá-lo. E sem um processo, a eficiência está fora de questão. Isso se traduz em gastos desperdiçados, perda de tempo e diminuição de lucros inexistentes.

O processo de gerenciamento de estoque em 5 etapas:

1. Receber e inspecionar produtos. Estabeleça um processo tranquilo e eficiente para receber e inspecionar remessas para ajudar a manter os materiais em movimento. Inspecione sua remessa para garantir que você esteja usando materiais da mais alta qualidade e não pagando por produtos danificados ou de baixa qualidade que precisarão ser devolvidos ou jogados fora ou, na pior das hipóteses, acabarão em seus produtos.
2. Classificar e estocar produtos. Pré-produção, determina quais produtos e materiais precisam ser entregues à produção e quais precisam ser armazenados. Pós-produção, mova os produtos acabados para as áreas de armazenamento apropriadas para atender os pedidos dos clientes e o atendimento dos pedidos.
3. Aceite o pedido do cliente . Seja comércio eletrônico, loja física ou outro, receba os pedidos dos clientes e garanta que todas as partes tenham visibilidade dos pedidos e das informações necessárias. Internamente, certifique-se de que vendas, depósito, atendimento de pedidos e remessa saibam o que está acontecendo.
4. Atender, embalar e enviar o pedido. Certifique-se de que o cliente saiba que você recebeu o pedido e possa descobrir facilmente quando ele será enviado e quando está previsto para chegar.
5. Reordenar novo estoque. Manter um inventário físico preciso é vital. Saber quando e quanto pedir depende de dados de estoque atuais e precisos.

Tipos de inventário

• As matérias-primas são os itens, componentes e produtos necessários para fazer um produto.
• O trabalho em processo é o seu produto sendo fabricado, quando matérias-primas e componentes são combinados com o trabalho de trabalhadores e máquinas para fazer o que é vendido.
• Produtos acabados são os produtos acabados prontos para venda e envio aos clientes.
• Bens MRO (MRO significa manutenção, reparo e operação) são os materiais de que você precisa para continuar fabricando produtos e fazendo negócios, uma forma de despesas gerais que é considerada o custo de fazer negócios.
• O estoque em trânsito descreve os produtos acabados que foram vendidos e enviados ao cliente, mas ainda não foram entregues. Esse trecho da jornada também é chamado de trânsito, inventário de dutos e transporte.
• O estoque intermediário é o mesmo que o estoque de segurança, servindo como uma reserva de emergência para evitar o esgotamento do estoque antes que as lojas possam ser reabastecidas.
• O estoque de antecipação é semelhante ao estoque de reserva ou reserva, mas é obtido e produzido para atender a um aumento previsto na demanda, especialmente aumentos cíclicos ou sazonais.
• A separação do estoque é uma estratégia que reserva certas quantidades de produtos em vários estágios do processo de produção para manter a produção em movimento caso haja falta ou quebra em algum ponto ao longo da linha.
• O estoque de ciclo é mantido disponível para que as empresas possam manter cotas mínimas de produção. Isso também assume a forma de matérias-primas e componentes necessários para cumprir essas cotas.

Gerenciamento de estoque x controle de estoque

Nos negócios, sistemas menores e mais focados operam dentro de sistemas maiores e mais amplos. O mesmo se aplica ao relacionamento entre gerenciamento de estoque e controle de estoque.

Dentro do processo maior de gerenciamento de estoque, o controle de estoque - também chamado de controle de estoque - supervisiona a logística e a movimentação de materiais e produtos dentro de um depósito ou sistema de depósitos.

Localizar itens rapidamente e movê-los com eficiência é essencial tanto para a produção quanto para o atendimento e envio de pedidos, a base para alcançar a alta satisfação do cliente.

O controle de estoque envolve a movimentação direta de materiais e produtos dentro dos armazéns, usando desde carrinhos de mão e empilhadeiras até caminhões, trens e semirreboques. Mas também inclui o uso de software para rastrear, rastrear e gerenciar o fluxo de materiais e produtos dentro, fora e dentro dos armazéns.

Juntamente com o controle de estoque, outra parte do ecossistema de gerenciamento de estoque é o gerenciamento de pedidos. Esta é outra área onde o software certo pode fazer ou quebrar o seu negócio. Como o próprio nome indica, o gerenciamento de pedidos se concentra nos pedidos dos clientes.

No entanto, o gerenciamento de pedidos é mais do que receber os pedidos dos clientes. Envolve o recebimento de pedidos, bem como o processamento e rastreamento de cada pedido. Quando você recebe um pedido, o estoque deve ser localizado, movido, processado e enviado. Durante todo o processo, o estoque deve ser atualizado à medida que o pedido é processado e enviado.

O melhor software de gerenciamento de pedidos é integrado ao controle geral de estoque e à infraestrutura digital de gerenciamento de estoque. O inventário físico não é apenas contado, movido, rastreado e atualizado, mas a organização tem visibilidade desse movimento. A visibilidade permite previsões mais inteligentes e maior eficiência geral.

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Quais são as principais técnicas de gerenciamento de estoque?

Semelhante ao gerenciamento de operações, um tamanho não serve para todos quando se trata de gerenciamento de estoque. Vamos dar uma olhada nas quatro técnicas de gerenciamento de estoque mais populares:

1. Gerenciamento Just-In-time (JIT) : operar um navio com tanta precisão que os materiais e componentes cheguem à medida que são necessários (just in time) para a produção reduz a necessidade de armazenamento e pagamento de peças que não serão usadas imediatamente. Este método japonês popularizado pela Toyota Motor corta muita gordura. Mas, como visto nos últimos anos, o JIT depende fortemente de uma cadeia de suprimentos global funcionando sem problemas. Aumentos acentuados na demanda, pequenas interrupções na cadeia de suprimentos ou até mesmo disputas trabalhistas podem perturbar esse frágil ecossistema.
2. Planejamento de requisitos de materiais (MRP) : a previsão de demanda e vendas impulsiona esse método. Assim como no gerenciamento de estoque em geral, registros precisos de vendas e estoque desempenham um papel essencial. A volatilidade na demanda ou na cadeia de suprimentos também pode deixar uma empresa despreparada ou superpreparada, perdendo vendas devido à falta de estoque disponível ou perdendo dinheiro com o excesso de estoque não vendido.
3. Quantidade de pedido econômico (EOQ) : esse método opera com a premissa de economizar dinheiro ao solicitar quantidades maiores de estoque menos vezes. As necessidades de estoque são calculadas para permitir que o menor número de pedidos adquira a quantidade necessária de materiais ou componentes para as necessidades de produção antecipadas. Ao encomendar quantidades maiores, uma empresa aceita que os custos de manutenção serão maiores. Este método envolve o uso de fórmulas EOQ para estimar os custos do pedido e os custos de manutenção, que são considerados anualmente para determinar as quantidades ideais.
4. Days Sales of Inventory (DSI) : Outra abordagem considera quanto tempo, em média, leva para movimentar o estoque. Isso leva em consideração o estoque de produto acabado, bem como o que está em andamento e aguardando produção; os gerentes de estoque obtêm informações sobre quanto tempo os níveis de estoque atuais provavelmente durarão. O objetivo é manter esse índice - também conhecido como dias de estoque pendentes (DIO), dias em estoque (DII) e idade média do estoque - o mais baixo possível.

Outras técnicas de gerenciamento de estoque incluem:

• A análise ABC é baseada no princípio de Pareto de que 80% de sua receita vem de 20% de seus produtos. A análise ABC ajuda a determinar seus bens e serviços mais e menos valiosos.
• O rastreamento de lote agrupa produtos com características de lote semelhantes, como data de fabricação, local e datas de vencimento, bem como produtos com matérias-primas comuns. Isso ajuda a priorizar o envio e, no infeliz evento de um recall, permite rastrear produtos e rastrear quaisquer problemas até a origem.
• As remessas a granel geralmente reduzem o custo de envio de um item individual, conforme usado no método de gerenciamento de estoque EOQ. A compra a granel pode apresentar outros desafios, como espaço de armazenamento, deterioração e possivelmente encomendar mais do que o necessário para atender à demanda.
• Consignação significa que o fabricante envia mercadorias a um varejista para vender sem fazer com que o varejista compre os produtos antecipadamente. Isso evita potencialmente encomendar muito de um produto pagando apenas por quais produtos são vendidos.
• O cross-docking minimiza a movimentação e o armazenamento de estoque ao carregar o estoque de entrada diretamente nos veículos de remessa de saída.
• A previsão de demanda usa pesquisa de mercado, vendas anteriores e outros dados para prever quanto produto os clientes comprarão. Isso informa quanto estoque manter disponível, bem como quanto precisará ser produzido.
• O dropshipping permite que um varejista ou agente de vendas venda produtos sem manter os produtos reais em estoque. Em vez disso, o pedido vai para o fabricante processar e atender, enviando diretamente ao cliente sem que o vendedor tenha que fazer qualquer remessa ou manuseio.
• FIFO e LIFO são priorização de envio de produtos por ordem de primeiro a entrar, primeiro a sair (FIFO) ou último a entrar, primeiro a sair (LIFO).
• A manufatura enxuta busca maximizar a produtividade e a eficiência, eliminando o que não agrega valor.
• Quantidade mínima de pedido (MOQ) é a menor quantidade de um produto que um fornecedor ou fabricante permitirá que seja encomendado. Este é o valor necessário para vender para ainda obter lucro ou pelo menos empatar.
• A fórmula do ponto de reabastecimento calcula o ponto em que mais estoque deve ser pedido. A fórmula do ponto de reabastecimento multiplica as vendas unitárias diárias pelo prazo de entrega (em dias) desde o pedido até a chegada, incluindo uma margem de estoque de segurança para contabilizar possíveis atrasos ou aumento nas vendas.
• O gerenciamento de estoque permanente usa software para rastrear os níveis de estoque em tempo real, registrando cada unidade de estoque que entra e cada venda que sai.
• O estoque de segurança é uma quantidade de estoque extra mantida como um amortecedor contra a falta de estoque caso ocorra um salto inesperado nas vendas antes que o estoque reordenado chegue.
• O Seis Sigma usa estatísticas e análise de dados para melhorar a eficiência, reduzindo erros e desperdícios nos processos de fabricação.
• O Lean Six Sigma busca eliminar desperdícios e ineficiências nos processos de fabricação e gerenciamento de estoque, especialmente encontrando e corrigindo as causas raízes de falhas e ineficiências.

Processo complexo apresenta muitos desafios

Não é nenhuma surpresa que uma função complexa como o gerenciamento de estoque apresente desafios a cada passo.

• Variáveis ​​como picos de demanda, problemas na cadeia de suprimentos ou paradas de produção podem deixar os níveis de estoque muito baixos. Por outro lado, menor demanda ou superprodução podem levar a um excesso de estoque não vendido. Esses cenários levam à perda de receita por meio de vendas perdidas ou dinheiro desperdiçado em produtos não vendidos.
• Dados imprecisos prejudicam a previsão de demanda.
• Evitando a redução do estoque (mantendo a precisão do estoque). Às vezes, como medida temporária de corte de custos, os níveis de estoque diminuem e não são reabastecidos. Mas isso reduz os estoques intermediários, aumentando o risco de falta de estoque e desapontamento dos clientes.
• A demanda do cliente pode mudar da noite para o dia.
• O gerenciamento da desatualização do estoque requer o equilíbrio entre a necessidade de vender o estoque existente menos procurado e a mudança de direção para atender às novas necessidades dos clientes.
• Gerenciando vários locais e fornecedores.
• A integração com outros sistemas apresenta outra dor de cabeça potencial quando as empresas tentam atualizar sistemas de gerenciamento de software e inventário apenas para descobrir que nem todos são compatíveis entre si.
• Acompanhando a inovação e a tecnologia.

O que é um sistema de gerenciamento de estoque?

Um sistema de gerenciamento de estoque (IMS) governa e executa seu processo de rastreamento de produtos desde o estoque de entrada de matérias-primas e informações até os processos de fabricação, armazenamento, vendas e remessa.

Aqui estão três tipos de IMS:

• Os sistemas de inventário manual são a maneira antiga, contando cada item e atualizando os locais manualmente.
• Os sistemas de inventário periódico fazem com que a equipe conte o inventário físico a cada mês ou trimestre. Os sistemas de código de barras podem ser uma maneira mais rápida, fácil e eficiente de contar e rastrear o estoque, digitalizando o código de barras de um produto.
• Os sistemas de estoque permanente contam e rastreiam o estoque automaticamente usando software para atualizar os estoques quando materiais, componentes e produtos são comprados ou vendidos. Os sistemas RFID usam etiquetas de identificação por radiofrequência para registrar e rastrear o estoque que entra ou sai, atualizando automaticamente o sistema.

O que procurar em um sistema de gerenciamento de estoque

Seu IMS lida com tudo o que você precisa para tornar seu gerenciamento de estoque e, por extensão, seu negócio bem-sucedido. As empresas que investem no software certo para facilitar um IMS obtêm uma vantagem competitiva.

Aqui estão alguns recursos e funcionalidades que um IMS eficaz deve ter:

• O rastreamento de inventário automatizado agiliza e simplifica o trabalho, reduzindo tarefas repetitivas propensas a erros humanos.
• O acesso aos dados em tempo real fornece visibilidade para decisões de gerenciamento de estoque mais inteligentes e lucrativas.
• A previsão de demanda usa os dados em tempo real e o poder analítico do aprendizado de máquina para ajudar a informar as decisões de inventário que podem reduzir o desperdício e aumentar a receita.
• A integração multicanal permite que você se concentre no gerenciamento de estoque real, em vez de lutar com sistemas incompatíveis. Além disso, maior visibilidade dos dados em tempo real em toda a empresa garante que todos vejam os mesmos dados e possam acessar facilmente as informações de qualquer lugar e a qualquer momento.
• O código de barras e a leitura permitem um gerenciamento de inventário mais eficiente com dados mais precisos.
• Alertas e notificações enviam informações importantes para as pessoas que precisam delas para tomar melhores decisões e agir rapidamente.
• O acesso móvel expande o alcance de um IMS para equipes em campo, permitindo tempos de resposta mais rápidos de qualquer lugar.
• O gerenciamento de fornecedores permite uma experiência perfeita ao trabalhar com fornecedores e gerenciar pedidos, remessas, rastreamento e aprovações.
• A otimização de estoque é o cerne do gerenciamento de estoque; um IMS deve ajudá-lo a atingir o estoque equilibrado que minimiza o desperdício e maximiza o lucro.
• Relatórios e análises são ferramentas essenciais para monitorar o desempenho, para ver o que está funcionando e onde melhorias podem ser feitas.

Ter os melhores métodos e sistemas de gerenciamento de estoque implementados pode fazer a diferença entre lutar para sobreviver e ter um negócio duradouro. Você ficará se perguntando como a concorrência faz isso ou terá clientes satisfeitos e lucratividade, apesar de uma economia em dificuldades?