Connecteam é o aplicativo nº 1 para funcionários usado por agências de atendimento

Sem dúvida, as agências de assistência podem atuar como um verdadeiro salva-vidas para as pessoas que precisam de assistência. No entanto, esta é geralmente uma tarefa desafiadora e difícil tanto para o paciente quanto para seu(s) cuidador(es) por vários motivos.

As agências de atendimento enfrentam uma infinidade de desafios que podem tornar as operações diárias uma tarefa árdua e demorada. Por exemplo, preenchimento manual de formulários com caneta e papel ou agendamento que leva a muita papelada e, muitas vezes, erros ou erros. As agências de atendimento também enfrentam altas taxas de rotatividade de funcionários, má comunicação, falta de engajamento e muito mais.

É por isso que decidimos nos concentrar em como e por que centenas de agências de atendimento recorreram à Connecteam para ajudá-las a superar esses desafios. Com o Connecteam, as agências de atendimento podem melhorar drasticamente suas operações, comunicação e engajamento com seus cuidadores e com toda a equipe. Ao fazer isso, os cuidadores podem se concentrar em fornecer o melhor atendimento possível aos seus pacientes e a alta gerência pode se concentrar na execução eficiente das operações e procedimentos diários.

Desafios enfrentados pelas agências de atendimento antes do Connecteam

Papelada sem fim

Toda a papelada principal é preenchida por meio de métodos tradicionais, como formulários em papel. Este é um processo ineficiente, pois esses formulários precisam ser vistos e executados pela administração imediatamente, mas as agências de atendimento nem sempre os recebem.

Além disso, as agências de assistência também enviam muitas informações e anexos por e-mail aos funcionários; ocupando muito tempo.

Informações Espalhadas em Vários Lugares

Os materiais de que os cuidadores precisam regularmente estão no escritório ou são levados para cada local. É inconveniente e uma bagunça. Sempre que as agências de atendimento precisam atualizar esses materiais, você precisa imprimir novos papéis e entregá-los a cada cuidador e isso nem sempre é fácil com os horários de todos. É impossível ter certeza de que cada cuidador possui o material mais recente.

Falta de engajamento e comunicação dos funcionários

A equipe não consegue se comunicar facilmente, a maioria dos outros cuidadores são salvos nos telefones pessoais dos funcionários ou não são.

A atualização dos cuidadores leva muito tempo, seja um desejo de aniversário ou uma atualização processual importante, as agências estão enviando e-mails em massa ou mensagens de texto. Rastrear quem lê sua mensagem ou e-mail é tedioso e demora muito.

Tempo perdido em treinamento e integração

As agências de atendimento tendem a ter muitos cuidadores saindo nos primeiros seis meses, portanto, todo o tempo que eles gastam treinando e integrando-os é irrelevante. As agências de atendimento precisam de uma maneira mais eficiente e rápida de fazer isso, garantindo que o novo cuidador seja profissional e esteja pronto para começar.

“Os objetivos da Phoenix Homecare and Support eram melhorar o envolvimento dos funcionários, digitalizar nossos formulários em papel e criar um hub central da empresa. A Connecteam nos ajudou a alcançar todos esses objetivos. Nossos funcionários estão usando o aplicativo diariamente e preenchendo formulários importantes com mais frequência do que antes. Como agência de atendimento domiciliar, é importante para nós podermos fornecer aos nossos cuidadores as ferramentas de que precisam para desempenhar suas funções com eficiência.” – Garrett Williams

Com base em todos os desafios listados acima, os cuidadores entendem que, com o aplicativo de cuidador certo, eles podem agilizar os processos diários para não se envolverem com muita papelada. Em vez disso, a solução certa permite que eles se concentrem no paciente. É por isso que tantas agências de assistência recorrem à Connecteam.

Na verdade, leia como uma agência de atendimento conseguiu economizar muito tempo em tarefas administrativas e manter sua equipe conectada e engajada.

O aplicativo Connecteam Caregiver encerra desafios comuns, veja como…

Agendamento de trabalho

Para despachar e gerenciar as chamadas de um usuário do serviço, as agências de atendimento utilizam o recurso de agendamento de tarefas do Connecteam para fornecer todas as informações relevantes ao seu cuidador de maneira fácil e rápida:

• Atribuição de cuidadores para serviços com base em diferentes requisitos.
• Fornecer todas as informações relevantes, incluindo horário de início, endereço e instruções especiais.
• Registros de quando um funcionário entrou e saiu, além de sua localização.
• Gerentes e funcionários podem adicionar notas de turno com comentários e fotos, se necessário.
• Permitir que os funcionários aceitem e rejeitem turnos (opcional – pode ser desabilitado).
• Crie tarefas de turno para que você tenha supervisão total do progresso de sua equipe e seus funcionários saibam exatamente o que precisam fazer.
• Os funcionários podem enviar mensagens diretamente aos gerentes quando marcam sua agenda diretamente de seu telefone, se algo não estiver claro ou faltar.
• Receba uma notificação automática se alguém estiver se aproximando da hora extra para que você possa lidar com o assunto imediatamente.
• Todas as informações de agendamento de trabalho são salvas e relatórios podem ser criados para revisar o desempenho do funcionário, atendimento e tempo gasto em cada cliente.
• Confunda o agendamento gratuito com suas próprias limitações personalizáveis.

Na verdade, o Capterraanalisou as principais soluções de software para cuidadores e enfermeiros e classificou o Connecteam como a melhor solução para agendamento eficiente.

Simplifique a comunicação

A comunicação com os cuidadores é crítica, mas não é uma tarefa fácil. Com a maioria da equipe em movimento, manter todos na mesma página e engajados pode representar um verdadeiro desafio.

Aqui estão alguns dos melhores métodos e ferramentas de comunicação usados ​​por agências de assistência/prestadores de assistência que utilizam o Connecteam:

• Notificações push em tempo real para atualizações e anúncios: para comunicação formal e informal.Desde comemorações de aniversários e eventos até o envio de um memorando do CEO, passando por atualizações sobre novos serviços disponíveis, mudanças de turno ou novas vagas na empresa.
• Comunicação direcionada :fornecer a cada funcionário as informações relevantes de que ele precisa. Diferenciando facilmente entre liberdade condicional, funcionário por hora, interino, gerentes de serviços de assistência, cuidadores ou locais. Os gerentes podem ver facilmente quem não leu ou visualizou anúncios ou mensagens importantes e podem contatá-los em particular. A gerência também pode revisar os melhores horários para publicar anúncios ou atualizações em toda a empresa com base no uso dos funcionários.
• Diretório de funcionários: torne mais fácil para os funcionários pesquisar informações de contato com um diretório digital de funcionários.Os cuidadores podem pesquisar por nome, localização ou até função profissional.
• Grupos e canais de chat: agilize a comunicação do dia a dia de forma fácil e eficiente.Permita aos cuidadores um canal direto de comunicação com seu respectivo gerente ou crie chats em grupo para disseminar informações a um grupo de cuidadores.

Aumente o engajamento dos funcionários

As agências de assistência muitas vezes sentem a necessidade de colocar os cuidadores no centro e elevar o envolvimento geral dos funcionários nas empresas.

Algumas das práticas comuns usadas para melhorar o envolvimento dos funcionáriosincluem:

• Pesquisas periódicas – seja uma simples pesquisa de feedback de duas perguntas ou uma robusta pesquisa de satisfação do funcionário, as agências de atendimento usam o Connecteam para permitir que os funcionários compartilhem seus comentários com facilidade e eficiência.
• Feedback do instrutor – permitindo que o cuidador forneça feedback sobre o instrutor e a sessão de treinamento.
• Newsletters – newsletters são uma maneira eficiente de manter a equipe na mesma página, fornecendo atualizações recentes sobre o negócio, atividades, crescimento, etc.
• Álbuns de fotos e imagens – compartilhamento de fotos e imagens de eventos importantes com a equipe.
• Caixa de sugestões – geralmente usada para permitir que todos os membros da equipe compartilhem suas ideias e pensamentos em tempo real sobre como fazer as coisas melhor e levantar ideias de melhoria.
• Política de portas abertas – os prestadores de cuidados com uma política de portas abertas permitem que seus cuidadores abordem as principais partes interessadas (gerentes de serviço, liderança, RH) com perguntas ou problemas, fornecendo um canal direto que é rastreável e eficiente.
• Questionários – crie questionários e revise as respostas dos funcionários para fornecer feedback sobre o que eles podem melhorar.
• Eventos – publique eventos de toda a empresa, como um dia de diversão na empresa ou um happy hour para manter os funcionários envolvidos e conectados.

Melhor conformidade em toda a empresa

Como a conformidade é uma grande parte do dia-a-dia das agências de assistência e dos prestadores de assistência, os formulários 'Ler e assinar' são comuns e frequentemente utilizados pelos responsáveis ​​pela conformidade para reconhecimento individual das políticas e regulamentações da empresa.

Os documentos de conformidade de leitura e assinatura comumenteusados ​​por agências de atendimento incluem o seguinte:

• Desativação da diretiva de tempo de trabalho de 48 horas
• Políticas e procedimentos de medicamentos
• Política de administração de medicamentos
• Auxílio na política de autoadministração de medicamentos
• Auditoria e monitoramento da política de medicamentos
• Apólice de cobrança
• Política de drogas controladas
• Política de medicamentos fora de casa
• Política de erro de medicação e quase falha
• Medicamento de venda livre
• Política e procedimento de descarte seguro de medicamentos
• Política e procedimento de armazenamento de medicamentos
• Política e procedimento de treinamento e competência
• política de assédio sexual
• Outros lêem e assinam documentos.

Automatizar listas de verificação e relatórios

As operações do dia-a-dia são frequentemente acompanhadas por documentos relevantes. As agências de atendimento que usam o Connecteam podem digitalizar formulários diários, listas de verificação e relatórios. Ao digitalizar e automatizar formulários diários, listas de verificação e relatórios, as agências de atendimento podem reduzir o atrito das atividades diárias, automatizar o fluxo de informações, melhorar o tempo de resposta e obter melhor supervisão.

Aqui estão alguns exemplos populares:

• Relatório resumido de inspeção do supervisor para um cuidador
• Avaliação de risco de queda
• Avaliação de risco de medicamentos
• Lista de verificação do guindaste
• Avaliação da grade da cama
• Verificação visual do equipamento
• Avaliação do trabalhador noturno
• Relatório de incidente
• Banco de horas
• Rastreamento de quilometragem (semanal ou mensal)
• Reembolso de despesas
• Avaliação de desempenho do funcionário

Todas as entradas enviadas pelos funcionários são registradas digitalmente, podem ser enviadas automaticamente para um endereço de e-mail predefinido como uma cópia em PDF e também podem ser exportadas em um formato compatível com o Excel.

Além disso, você pode receber relatórios automatizados que são enviados para qualquer pessoal interno ou externo com todas as informações que desejam receber com base no recurso de filtro. Além disso, você pode usar os campos do gerente para monitorar e fornecer feedback ao usuário nos formulários diários. Além disso, os gerentes também podem fornecer feedback ao vivo aos funcionários diretamente do formulário enviado para garantir que tudo seja feito corretamente. A Connecteam tem a confiança de mais de 1.000 agências de atendimento – comece com a avaliação gratuita agora!

Processo de integração tranquilo

A necessidade de lidar com a alta rotatividade de funcionários e prestar um serviço de alto nível leva as agências de atendimento a criar um processo de onboarding no aplicativo para tornar o desenvolvimento do crescimento da equipe mais eficiente e rápido. Além disso, você também pode arquivar funcionários antigos para que seus dados nunca sejam perdidos. Normalmente, isso envolve:

• Uma carta formal de boas-vindas ao funcionário na empresa
• Manual do funcionário
• Políticas da empresa
• Nova lista de verificação do funcionário
• Formulário de informações pessoais
• Formulário de cancelamento (a diretiva de tempo de trabalho de 48 horas)
• Declaração de férias pré-reservadas
• Formulário de pedido uniforme
• Informações para crachá da empresa
• Feedback resumido do treinamento
• Leia e assine os formulários apropriados

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Desenvolva habilidades profissionais por meio do treinamento

O treinamento no aplicativo é usado por agências de atendimento para fornecer todos os materiais de treinamento relevantes para os indivíduos da agência. Mantenha os cuidadores atualizados com treinamento contínuo que eles podem concluir diretamente em seus dispositivos móveis. Além disso, monitore o progresso dos funcionários durante o treinamento com atualizações em tempo real sobre os cursos concluídos.

As práticas de treinamento comuns incluem treinamento profissional e relacionado à conformidade:

• treinamento de demência
• Treinamento em cuidados com o estoma
• Treino de primeiros socorros
• treinamento de elevação
• Treinamento de Abuso e Negligência Exploração (ANE)
• treinamento de assédio sexual
• Testes e questionários.

Transferir Políticas da Empresa para Connecteam

As agências de atendimento geralmente disponibilizam recursos digitais para suas equipes, para que possam encontrar facilmente as informações de que precisam em um só lugar. Ao fornecer recursos digitais facilmente acessíveis para seus cuidadores, as agências de atendimento podem reduzir a confusão e os erros, garantir que todos os cuidadores estejam na mesma página e aumentar a satisfação dos funcionários.

Os recursos mais comuns geralmente compartilhados com as equipes incluem:

• Políticas e protocolos
• Manual do funcionário
• Guias 'Como fazer' (uso de equipamentos eletrônicos/login em um serviço da web, etc.)
• Código de Ética
• política de assédio sexual
• política uniforme

Necessidades de Recursos Humanos

Equipes de RH e executivos em agências de atendimento utilizam o Connecteam para automatizar processos e para melhor controle sobre questões relacionadas à força de trabalho:

• Indique um Amigo;torna mais fácil para a força de trabalho recomendar amigos para uma posição que ajuda a aumentar seu alcance de recrutamento.
• Formulário de informações pessoais para integração de novos funcionários, como informações pessoais, informações de contato, contato de emergência, documentos como formulários de impostos e identificação com foto, etc.
• Atualização de informações de contato , como endereço, nome, número de celular, e-mail, informações de conta bancária e muito mais.
• Pesquisas de satisfação de funcionários ou avaliações de desempenho.

Rastreamento de tempo preciso

Quando se trata de controle preciso do tempo e folhas de pagamento, as agências de atendimento contam com a Connecteam para tornar esse processo tranquilo.

• Para marcar o ponto de entrada e saída dos turnos com um carimbo de localização GPS para que os funcionários sejam registrados no local correto.
• Envio de notificações push para lembrar os funcionários de entrar ou sair.
• Utilizando notas e tags para atender a necessidades específicas (como filtragem por cliente ou datas específicas).
• Exportação de folhas de pagamento, por turno ou total. Integra-se diretamente com QuickBooks Online e Gusto para folha de pagamento sem erros.
• Visualização de quadros de horários atuais e passados.
• Solicitação de folga – os funcionários recebem um alerta no segundo em que uma solicitação é aprovada ou negada.
• Adicione anexos de turno.
• A assinatura de planilhas de horas adiciona segurança extra para os gerentes para reduzir o roubo de tempo dos funcionários.
• Carregar arquivos para o relógio de ponto.

Além disso, você pode usar o recurso de geofence para que os usuários possam marcar o ponto apenas quando estiverem na casa do cliente, reduzindo assim o roubo de tempo.

Conclusão

O Connecteam é um aplicativo líder de gerenciamento de funcionários completo com vários recursos projetados para ajudar a dimensionar seus negócios de agência de atendimento. Com o Connecteam, as agências de assistência simplificam o agendamento de tarefas, agilizam a comunicação, melhoram o envolvimento dos funcionários, garantem a conformidade, automatizam listas de verificação e relatórios, integram novos funcionários com eficiência e treinam os funcionários existentes com novas habilidades, além de rastrear e armazenar com precisão as horas e os quadros de horários dos funcionários.

Além disso, as opções de preço do Connecteam são óbvias, então comece com a avaliação gratuita e, para saber mais, confira este link e sinta-se à vontade para agendar um tour gratuito do produto para ver se o Connecteam atende às suas necessidades de negócios.