Por que precisamos da documentação do produto?

Como a maioria dos proprietários de empresas, você provavelmente pensa na documentação do produto como uma reflexão tardia. É algo que você cria quando sobra tempo depois que todo o resto termina.

Ao desenvolver seu produto, você reunirá algumas instruções rápidas para ajudar os usuários a começar com o pé direito e pronto.

No entanto, a documentação do produto é uma das partes mais importantes do seu negócio – é a ponte entre seu produto e seus clientes. Deixar de reconhecer o poder por trás da documentação do produto pode ser catastrófico para o seu negócio e mantê-lo no lugar quando você deveria estar subindo.

Leia também; por que a documentação técnica é importante.

O que é Documentação do Produto?

Você sabe o que é, então vou ser breve.

A documentação do produto é simplesmente qualquer tipo de informação criada para ajudar os clientes a entender e usar seu produto recém-lançado ou atualizado.

Isso pode ser algo tão pequeno quanto uma página de perguntas frequentes em seu site ou um manual detalhado em PDF que acompanha um produto físico. Geralmente, ele se divide em duas categorias:

Qualquer forma de instrução conta tecnicamente como documentação do produto. Ainda assim, está claro que há documentação que funciona e é adequada ao propósito e documentação que simplesmente não é boa o suficiente, mas entraremos nisso corretamente abaixo.

Você pode usar uma ferramenta como Docsie para criar um documento com facilidade.

Por que as empresas precisam de documentação do produto?

Do ponto de vista comercial, a documentação do produto é importante por alguns motivos:

Isso economiza seu tempo

O maior benefício é que você economiza tempo e dinheiro. A documentação adequada do produto pode reduzir drasticamente o número de chamadas e e-mails de suporte que você recebe, economizando seu dinheiro.

Isso ocorre porque você está colocando o poder da funcionalidade nas mãos de seus usuários, e eles podem se auto-atender. Isso significa menos tempo para entrar em contato com você e pedir que você os conduza pelo produto, liberando sua equipe de suporte para outros assuntos.

Aumenta a satisfação e fidelização do cliente.

Se os seus clientes encontrarem facilmente as respostas que procuram, ficarão mais satisfeitos com o seu produto – e com a sua empresa.

Quando você fornece a alguém um produto ou serviço (como um SaaS), a maioria dos usuários só quer ficar preso ao núcleo do que você está oferecendo. Eles não querem se sentar em linhas telefônicas de clientes ou sair em um bate-papo ao vivo. Eles só querem continuar com as coisas.

A documentação adequada, bem pensada e abrangente do produto permite que isso aconteça facilmente, pois eles podem fazer o autoatendimento e saber exatamente como se configurar e resolver possíveis problemas que possam estar enfrentando.

Isso porque a documentação do seu produto faz parte da experiência do produto, não apenas um acessório ou um acessório.

Pense em como a Apple e o Google fazem isso com a embalagem de seus produtos, como é abrir um novo iPhone.

É elegante e minimalista, mas é eficaz. Ele informa de forma rápida e fácil tudo o que você precisa saber sobre o produto sem ser esmagador. É isso que você deve buscar com a documentação do seu produto.

Como os clientes têm uma boa experiência com seu produto, isso, por sua vez, aumenta a probabilidade de os clientes recomendarem você e continuarem usando seu produto ou serviço. Isso pode aumentar sua reputação e aumentar seu sucesso como empresa, independentemente da métrica que você usar.

Melhora o suporte ao cliente

A documentação do produto também pode ajudar a melhorar o suporte ao cliente, fornecendo um local central para todas as respostas a perguntas comuns.

Não estou falando tanto sobre a documentação incluída, mas, em vez disso, o que agora é mais comum é fornecer documentação do produto com o produto que pode ajudar o usuário a configurar e resolver os problemas mais básicos que podem encontrar.

Se o usuário quiser mais ajuda, geralmente será direcionado para a base de conhecimento do produto online, que terá um conteúdo mais extenso.

Esse conhecimento online ainda conta como documentação do produto e faz parte da experiência do produto, então você deve considerar isso!

Veja a base de suporte do Google, por exemplo.

Não importa com qual produto você está tendo problemas ou o que você está tentando fazer, a base de conhecimento é apresentada de uma maneira ridiculamente fácil e poderosa que ajuda a dar aos usuários o que eles precisam para obter resultados.

Em última análise, este é o cenário ideal, pois os clientes podem resolver seus problemas sem assistência.

Por que os clientes precisam da documentação do produto?

A documentação eficaz do produto não é apenas uma maneira de os usuários entenderem como ligar seus dispositivos ou onde colocar as baterias. É muito mais do que isso e, ainda assim, muitas empresas não reconhecem isso. Assim, eles continuam a publicar documentação de produtos abaixo da média que não favorece seus negócios.

A documentação do produto é poderosa por alguns motivos;

1. Isso os ajuda a entender seu produto

A documentação do produto é essencial para ajudar os clientes a entender como seu produto funciona e o que eles podem fazer com ele. Eles podem comprar seu produto por um motivo, mas educá-los sobre todo o potencial do seu produto os faz sentir como se estivessem se beneficiando de uma relação custo-benefício séria e abre muitas portas sobre como eles podem aproveitar ao máximo sua experiência com o produto .

Quanto mais instruídos forem seus usuários, mais eles se envolverão e interagirão com seu produto, e mais valiosos eles acharão seu negócio. É assim que você cria clientes fiéis e recorrentes!

2. Economiza tempo

Assim como a documentação fantástica do produto economiza seu tempo, também economiza o tempo do usuário! Em vez de entrar em contato com o suporte ao cliente ou procurar ajuda em fóruns, eles podem simplesmente consultar a documentação do produto e encontrar a resposta que procuram.

O que faz uma boa documentação do produto?

Ok, vamos entrar no núcleo deste post. O que torna a documentação do produto eficaz? Por que você não pode simplesmente digitar uma lista de instruções e perguntas frequentes e pronto?

Bem, você poderia, em teoria, mas não vai servir para você. Novamente, a documentação do seu produto é uma parte essencial da sua experiência com o produto, e isso não pode ser declarado o suficiente. Os dois se complementam, ao invés de a documentação ser um mero acessório ou extra opcional.

Existem algumas coisas que fazem uma boa documentação do produto:

1. É fácil encontrar

A documentação do produto deve ser fácil para os clientes encontrarem. A última coisa que você quer é que os clientes desistam de tentar encontrar respostas porque não conseguem localizar sua documentação. Certifique-se de que é facilmente acessível a partir do seu site, interface do produto ou embalagem.

2. É abrangente

A documentação do produto deve ser abrangente e abranger todos os principais recursos e casos de uso do seu produto. Se você tiver um produto complexo, considere criar vários níveis de documentação (por exemplo, iniciante, intermediário e avançado) para tornar mais fácil para os clientes encontrarem o que estão procurando.

É aqui que entra em jogo ter uma base de conhecimento digital detalhada, extensa e facilmente navegável. Você não pode fisicamente ter manuais tão grossos quanto livros entregues junto com eles para produtos físicos. Você deve encontrar o equilíbrio certo que funcione para você, seu público-alvo e seu produto específico.

3. Está atualizado

A documentação do produto deve ser mantida atualizada com as últimas alterações em seu produto. Se você lançar novos recursos ou fizer alterações nos existentes, certifique-se de atualizar sua documentação de acordo. Isso ajudará a garantir que os clientes sempre tenham informações precisas sobre seu produto.

4. Está bem escrito

A documentação do produto deve ser bem escrita e livre de jargões técnicos. Lembre-se de que sua documentação provavelmente será a primeira impressão que os clientes terão de seu produto, portanto, certifique-se de que seja clara e concisa.

Você não quer sobrecarregar o usuário ou estressá-lo por não entender o que fazer. Embora as instruções do flatpack da Ikea sejam um pouco conhecidas de uma maneira engraçada por isso, isso não se aplica a todos os negócios.

Um usuário de SaaS, por exemplo, não quer se esforçar para descobrir como fazer as coisas funcionarem. Eles entendem que há uma curva de aprendizado, mas querem embarcar o mais rápido possível.

Como um negócio, isso é precisamente o que você quer também. Clientes felizes e funcionais que são integrados ao seu negócio da maneira mais fácil possível. Cabe a você fazer isso acontecer.

Além disso, um pouco de uma dica superior aqui.

Certifique-se de estar escrevendo para seu público-alvo. Se você estiver escrevendo instruções para um jogo de tabuleiro infantil, precisará escrever de uma maneira que eles entendam. Isso é muito diferente de como você escreveria instruções para software de contabilidade, por exemplo.

Como criar sua documentação de produto de sucesso

Eu poderia fazer um guia completo de como fazer a documentação do produto em um passo a passo, mas a verdade é que existem tantas variáveis. O que funciona para o produto de uma empresa concorrente pode não funcionar para você em termos de estilo e design.

Alguns produtos exigem manuais literais (como a fabricação de máquinas de impressão em nível de fábrica) e outros se destacam com um simples flashcard de pontos necessários. Depende de você.

No entanto, criar uma documentação de produto bem-sucedida não precisa ser complicado. Basta seguir estas dicas simples para ajudá-lo no processo.

1. Mantenha tudo organizado

A documentação do produto deve ser bem organizada e fácil de navegar. Considere usar títulos, subtítulos e sumários para ajudar os clientes a encontrar o que estão procurando.

2. Torne-o visual

A documentação do produto deve ser visualmente atraente e fácil de entender. Use imagens, capturas de tela e vídeos para complementar seu texto e ajudar a explicar conceitos complexos. Lembre-se de que uma boa documentação do produto tem tudo a ver com transmitir o máximo possível de informações valiosas da maneira mais fácil, portanto, use imagens para conseguir isso.

3. Use ferramentas adequadas

Embora você possa simplesmente abrir um documento do Word para redigir a documentação do seu produto, você precisará dele para ter uma aparência adequada. Isso significa que você deve usar as ferramentas adequadas para criar a documentação ideal que seja adequada à finalidade.

Aqui estão algumas ferramentas que podem ajudar:

• Ferramentas de criação de documentação como Docsie para ajudar a simplificar e automatizar todo o processo de ponta a ponta
• Ferramentas de escrita de IA, como Jasper, para ajudar a escrever o conteúdo
• Piktochart para criar gráficos e visuais
• Ferramentas como Grammarly para verificar a precisão e profissionalismo do conteúdo final

4. Escreva para seu público

A documentação do produto deve ser escrita para o seu público-alvo. Evite usar jargão técnico ou linguagem excessivamente complicada. Em vez disso, concentre-se em tornar sua documentação clara e concisa.

5. Mantenha-o atualizado

A documentação do produto deve ser mantida atualizada com as últimas alterações em seu produto. Isso ajudará a garantir que os clientes sempre tenham informações precisas sobre seu produto. Isso pode levar tempo, mas desde que você seja organizado e produtivo com sua abordagem, poderá encontrar um fluxo de trabalho que funcione para você.

Para você

A documentação do produto é essencial para empresas e clientes.

Responder a perguntas e problemas comuns pode aumentar a satisfação do cliente e repetir os negócios. Criar uma documentação de produto bem-sucedida não é difícil, mas requer algum planejamento e esforço.

Seja proativo em sua abordagem e você pode ter certeza de colher os muitos benefícios que a documentação do produto tem a oferecer.